Учет кассовых операций

     Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на компьютере.

     Печатью заверяются документы, для которых  это предусмотрено законодательством.

     Первичные документы в ТОО «Ингострой» оформляются в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

     В соответствии Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности, применяется перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов, утвержденный руководителем организации и согласованный с главным бухгалтером.

     Прием наличных денег в кассу ТОО  «Ингострой» оформляют приходным кассовым ордером (форма № КО-1) (приложение 1, 2), в котором указывают: от кого поступают деньги, на какие цели или за что их вносят, сумму, дату.

       Приходный кассовый ордер заполняется  в бухгалтерии и поступает  в кассу при оформлении приема  денег. 

     После приема денег в кассу плательщику  выдают квитанцию за подписью главного (старшего) бухгалтера и кассира. Квитанция  удостоверяет, что деньги действительно внесены в кассу.

       При получении денег из банка  квитанцию к ордеру не выписывают. Печать организации проставляется посередине отрывной линии, так что бы печать охватила часть приходного ордера и часть квитанции.

     Выдачу  наличных денег из кассы оформляют расходным кассовым ордером (форма № КО-2) (приложение 3, 4). В нем указывают: кому, на какие цели или за что выданы деньги, сумму, дату.

       Расходный кассовый ордер выписывает  бухгалтерия, как правило, на  основании заявления получателя, которое заполняется на оборотной стороне ордера. Заявление визирует, т. е. делает разрешительную надпись, руководитель предприятия. Выдачу денег по ордеру кассир удостоверяет своей подписью.

     Лицо, получившее деньги, также расписывается  в ордере. Деньги по расходному кассовому ордеру выдают только в день его выписки. Не разрешается выдача расходного кассового ордера для получения денег из кассы на руки непосредственно получателю.

     При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру кассир тщательно проверяет  правильность его оформления, наличие и подлинность подписей руководителя хозяйства и главного бухгалтера, наличие перечисленных в документе приложений.

     При несоблюдении хотя бы одного из этих требований ордер к оплате не принимается. При  выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует от получателя предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Номер документа, место и дату его выдачи отмечают в расходном кассовом ордере.

     Если  деньги выплачивают по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера бухгалтерия указывает фамилию, имя и отчество лица, через которое производится выдача. Доверенность остается у кассира и прикладывается к расходному кассовому ордеру

     Все кассовые документы заполняют четко, ясно, без каких-либо исправлений. Исправления (даже оговоренные) в кассовых документах не допускаются.

     Приходные и расходные кассовые ордера нумеруют раздельно в порядковой последовательности от начала до конца года.

     Все приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до подачи в кассу регистрируют в бухгалтерии в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3) (приложение 5, 6). Журнал открыт раздельно на приходные и расходные кассовые документы.

     На  все кассовые документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, после их исполнения кассир ставит специальный штамп или надпись: "Получено" - на приходных документах и "Оплачено" — на расходных документах с указанием даты (число, месяц, год).

     Деньги  из кассы выдают также на основании платежных ведомостей при выплате заработной платы (оплаты труда). Расходный кассовый ордер (форма № КО-1) (приложение 7, 8) оформляют (или наложение штампа) на фактически выплаченную по ведомости общую сумму заработной платы (оплаты труда). Против фамилий лиц, не получивших деньги, кассир ставит штамп или делает отметку от руки "Депонировано".

       На титульном листе платежной  ведомости делают надпись о  фактически выплаченной сумме,  а также о сумме, оставшейся  неполученной и подлежащей депонированию.

     Учет  кассовых операций кассир ведет в  Кассовой книге (формы № КО-4), которая  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана  печатью предприятия; количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

     Каждый  лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одну их них (с горизонтальной линовкой) заполняет кассир как первый экземпляр, она остается в книге; вторую (без горизонтальных линеек) заполняют с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Как отчет кассира, она является отрывной частью листа.

       Записи кассовых операций начинаются  на лицевой стороне неотрывной  части листа (после строки «Остаток  на начало дня»). Предварительно  лист необходимо свернуть пополам  по линии  отреза так, чтобы  отрывная часть листа была подложена под ту часть, которая остается в книге.

     Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают  на лицевую сторону неотрывной части  и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. Бланк отчета до конца операций за день не отрывается.

     По  строке «в том числе на зарплату»  указывается сумма по платежным  ведомостям на заработную плату, не списанная  в расход по кассе.

     При незначительном объеме кассовых операций, кассовые отчеты допускается составлять один раз в 3-5 дней.

     В кассовой книге указывают номер  документа, от кого получены и кому выданы деньги, корреспондирующий счет, сумму (приход, расход). Ежедневно, в  конце рабочего дня, кассир подсчитывает в книги итоги и выводит  остаток на конец дня.

     Подчистки и неоговоренные исправления  в книге не допускаются. Исправления  заверяются подписями кассира и  главного бухгалтера.

       Контроль за ведением  кассовой  книги и кассовых операций  возлагается на главного бухгалтера.

     Заполненный лист отчета кассира (кассовой книги) приведен ниже (таблица 3.1).

     Поскольку в ТОО «Ингострой» применяется автоматизированная форма учета кассовых операций кассовая книга ведется и  в автоматическом режиме, распечатывается и брошируется в хронологическом порядке.  
 
 
 
 
 

Таблица 3.1

     Отчет кассира ТОО «Ингострой»

Касса за 10 марта 2008 г.       

 

Кассир Фисенко   

Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве:

      двух  приходных и  одного  расходных получил

    (прописью)             (прописью) 

Бухгалтер    Салина  
 

       Оттуда все данные автоматически регистрируются в журнале учета хозяйственных операций.

     Пример: ТОО «Ингострой» в течение одного рабочего дня (05.02.2008 г.):

• получила по чеку из банка наличные деньги в сумме 250 000 тенге на выплату заработной платы в сумме 200 000 тенге и на хозяйственные нужды в сумме 50 000 тенге.
• Полученные наличные деньги оприходованы по приходному кассовому ордеру № 19;
• из этой суммы 200 000 тенге по расходному кассовому ордеру № 25 (на основании платежной ведомости № 2 за январь 2008г.) выдана заработная плата сотрудникам организации за 2 половину января 2008 года;
• одному из сотрудников (Серову Р.В.) выдана подотчет по расходному кассовому ордеру № 26 сумма в размере 30 500 тенге на приобретение канцелярских товаров.

     Остаток денег в кассе организации  на начало дня составлял 40 500 тенге.

     Бухгалтерские проводки по совершенным кассовым операциям отражаются в журнале учета хозяйственных операций следующим образом (таблица 3.2): 

  Таблица 3.2

     Журнал  хозяйственных операций ТОО « Ингострой» за январь 2008 года

 
 

     Помимо  наличных денег, в кассе могут храниться акции, облигации государственных займов, векселя, чековые книжки, другие ценные бумаги и бланки строгой отчетности. К бланкам строгой отчетности относятся : абонементы на получение питания в столовой, диетического питания, питания в столовых учебных заведений, лечебно-профилактического питания; талоны для отпуска персоналу бесплатного спецпитания (молока или других равноценных пищевых продуктов) и т.п. Билеты, талоны, абонементы и другие бланки строгой отчетности учитываются на счете 1350 «Прочие материалы», как материальные ценности, по фактической себестоимости их приобретения. Материально ответственные лица ведут учет бланков в Приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по каждому наименованию и номинальной стоимости. Операции по приходу и расходу бланков оформляются Приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности. Ежемесячно материально ответственное лицо представляет в бухгалтерию отчет о движении бланков строгой отчетности. При подготовке знаков к реализации специально назначаемая руководителем субъекта комиссия с участием материально ответственного лица вскрывает пачки и производит полистный подсчет бланков (знаков). Результаты подсчета вносят в Акт о результатах проверки абонементов, талонов и других знаков, выявленных при полистном пересчете вскрытых пачек. При  выявлении расхождений в Акте фиксируются данные упаковочной этикетки и фактического наличия знаков в пачке. На основании акта могут быть предъявлены претензии изготовителю знаков. На абонементах на питание и других знаках при подготовке их к продаже ставится штамп (печать) субъекта.

      Билеты, талоны, абонементы и другие бланки строгой отчетности учитываются  на за балансом счете  «Бланки строгой  отчетности» по их номинальной стоимости. Аналитический учет на этом счете ведется по каждому наименованию бланков с указанием серии, номеров, количества, номинальной или учетной стоимости, по материально ответственным и подотчетным лицам в карточках-справках по выданным и использованным бланкам строгой отчетности. 

      Фактическая себестоимость бланков списывается  при  выдаче их по кредиту счета 1350 «Прочие материалы» и дебету счета 7212 «Общие и административные расходы» или других счетов по принадлежности. Номинальная стоимость проданных  бланков списывается с за балансового счета  и отражается в карточках-справках на основании Актов на списание использованных бланков строгой отчетности, отчеты и других документов, подтверждающих продажу или уничтожение бланков.