Учет кассовых операций и заработной платы

     В штате предприятия предусмотрена  должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении на работу кассира, руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, вслед за тем с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

     На  основании заключенного с ним  договора о материальной ответственности  кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги, а также за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

     Договор о материальной ответственности  с кассиром заключается в соответствии со ст. 244 Трудового кодекса РФ и постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

     Письменные  договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены предприятием, учреждением и организацией с работниками (достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне, утвержденном в установленном порядке.

     Отсутствие  договора о полной материальной ответственности исключает возможность взыскания сумм допущенных недостач в полном объеме. В этом случае к кассиру может быть применена только ограниченная материальная ответственность: взыскан ущерб в размере, не превышающем его оклад.

     На  малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора. В случае необходимости временной замены кассира, исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке.

     Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

     Помещение кассы для обеспечения необходимых  условий сохранности денежных средств должно быть специально оборудовано (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег). Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны.

     Всю полноту ответственности за создание условий сохранности денег в  помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк, несет руководитель (директор) предприятия.

     Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим  законодательством.

     Перед открытием помещения кассы и  металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

     3.2. Лимит наличных денежных средств

     В соответствии с правилами все  предприятия независимо от формы  собственности должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они получены: на выдачу заработной платы, на командировочные, операционные, хозяйственные и другие расходы.

     Максимальная  сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитам. Лимит остатка могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы в течение трех дней, включая день получения денег в банке. Всю денежную наличность сверх лимита наличных денег в кассе устанавливается обслуживающим банком всем предприятиям, организациям и учреждениям независимо от формы собственности и сферы деятельности. Предприятия, не имеющие его, должны ежедневно сдавать в банк всю денежную наличность. Не сданная в банк денежная наличность считается сверхлимитной.

     Лимит остатка кассы для предприятий устанавливается банком по согласованию с предприятием в размере, необходимом для обеспечения нормальной работы предприятия.

     Сверх установленного лимита деньги предприятия  обязаны сдавать в банк.

     Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

     Для установления лимита остатка наличных денег в кассе, предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме №0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

     Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном  порядке по обоснованной просьбе  предприятия (в случае изменения  объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и другие), а также в соответствии с договором банковского счета.

     3.3. Документирование кассовых операций

     Основанием  для отражения в бухгалтерском  учете (учетных регистрах) движения наличных денежных средств служат первичные документы.

     Постановлением  Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

• № КО-1 «Приходный кассовый ордер» - применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации;
• № КО-2 «Расходный кассовый ордер» - применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации,
• № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» - применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов;
• № КО-4 «Кассовая книга» - применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе;
• № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» - применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

     Порядок действий при оформлении кассовых документов в бухгалтерии.

     Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

     • проверяют правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;

• оформляют приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;
• получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;
• регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);
• передают кассиру приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами.

     Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписываются на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

     Приходный кассовый ордер и квитанция к приходному кассовому ордеру, которая является его частью, заполняются одновременно и подписываются главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Квитанция приходного ордера выдается только после получения денег.

     Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к  ней платежей, регистрируются после  их выдачи.

     Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

     Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

     Прием и выдача денег по кассовым ордерам  может производиться только в день их составления.

     Выдача  приходных и расходных кассовых ордеров, или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

     Порядок действий при оформлении кассовых документов кассиром

     Кассир  при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:

• проверяет наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
• проверяет правильность оформления документов;
• проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

     В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

     Прием наличных денег в кассу

     В случае соблюдения всех перечисленных  выше требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги.

     При приеме наличных денег кассир проверяет  их платежеспособность в соответствии с Признаками платежеспособности банкнот и монеты Банка России, утв.

     Положением  ЦБ РФ от 09.10.2002 № 199-П «О порядке ведения  кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

     Полученная  кассиром сумма должна соответствовать  указанной в приходном кассовом ордере (форма № КО-1).

     После приема денег кассир подписывает  квитанцию и расшифровывает подпись  (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира.

     Квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная  главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, выдается на руки сдавшему деньги.

     Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения  или выдачи по ним денег подписываются  кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

     Наличные  деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

     Выдача  наличных денег из кассы

     В соответствии с п. 14 «Порядок ведения  кассовых операций в Российской Федерации» выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

     Выдача  денег по расходным  кассовым ордерам.

     Выдача  денег лицам, не состоящим в списочном  составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.