Учет и анализ движения денежных средств организации

Налоговые органы обязаны  контролировать применение контрольно-кассовой техники, в частности:

- проверять соблюдение  закона;

- контролировать полноту  учета выручки;

- проводить проверки  выдачи кассовых чеков;

- налагать штрафы на  организации и предпринимателей, нарушающих требования закона [26, с. 87].

Штрафы налагаются в случаях  и порядке, которые установлены  Кодексом РФ об административных правонарушениях [КоАП РФ]. В соответствии с ним  налоговые органы вправе самостоятельно наложить штраф в двух случаях. Первый - продажа товаров, выполнение работ  и оказание услуг без применения контрольно-кассовой техники [статья 14.5]. Второй - нарушение порядка работы с денежной наличностью, в том  числе неоприходование или (неполное оприходование) выручки [статья 15.1].

Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке  всеми организациями и индивидуальными  предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. За неприменение  ККТ предусмотрена административная ответственность в виде штрафа, налагаемого:

• на граждан - в размере 1500-2000 руб. (15-20 МРОТ);
• на должностных лиц - в размере 3000-4000 руб. (30-40 МРОТ);
• на юридических лиц - в размере 30 000-40 000 руб. (300-400 МРОТ).

С целью предотвращения возможных  злоупотреблений при расчетах наличными  денежными средствами порядок осуществления  организациями кассовых операций на территории Российской Федерации достаточно жестко регламентирован. Порядок открытия расчетного счета, совершения и оформления операций по нему определяется Центральным  Банком РФ.

 

1.2. Понятие и  виды движения денежных средств

 

 

В рыночной экономике денежные средства образуют основу расчетов всех хозяйственных операций и действий.

Деньги - особый товар, стихийно выделившийся из товарного мира для осуществления роли всеобщего эквивалента. Они являются самостоятельной формой меновой стоимости всех других товаров, обеспечивающей связь товаропроизводителей в условиях общественного разделения труда.

Денежные средства предприятия  могут находиться в кассе (счет 50 «Касса»), на расчетных счетах в банках (счет 51 «Расчетные счета»), на валютных счетах в банках (счет 52 «Валютные  счета»), на специальных счетах в  банках (счет 55 «Специальные счета в  банках»). Они могут быть зафиксированы  в денежных документах (счет 50 «Касса»), находиться в пути (счет 57 «Переводы  в пути») или быть в виде финансовых вложений (счет 58 «Финансовые вложения»). Кроме того, они могут числиться  в составе резервов под обесценение  вложений в ценные бумаги (счет 59 «Резервы под обесценение ценных бумаг»).

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ (в редакции от 28.03.2002 г.) документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем и  главным бухгалтером предприятия  или уполномоченными на то лицами. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства  предприятия считаются недействительными  и не должны приниматься к исполнению.

Наличный денежный оборот включает движение всей налично-денежной массы за определенный период времени  между населением и юридическими лицами, между физическими лицами, между юридическими лицами, между  населением и государственными органами, между юридическими лицами и государственными органами. Налично-денежное движение осуществляется с помощью различных видов  денег: банкнот, металлических монет, других кредитных инструментов (векселей, банковских векселей, чеков, кредитных  карточек) [28, с. 117].

Денежные средства от основной деятельности обеспечивают выполнение основных производственно-коммерческих функций. Поскольку основная деятельность компании является главным источником прибыли, она должна являться и основным источником денежных средств.

Расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими  предпринимательской деятельности, могут производиться наличными  деньгами без ограничения суммы  или в безналичном порядке.

Расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут  производиться также наличными  деньгами, если иное не установлено  законом.

Наличные денежные расчеты - произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты  за приобретенные товары, выполненные  работы, оказанные услуги.

 

Рис. 1.1 Схема движения денежных потоков [40, с. 39]

 

В кассах организаций могут  храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых ежегодно обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих организаций. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем организациям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

По организации, в состав которой входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя организации. По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям организации, расположенным вне места ее нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

При наличии у организации нескольких счетов в различных учреждениях банков организация по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка организация направляет уведомления об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета. При проверке данной организации учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного  оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

При этом лимит остатка  кассы устанавливается:

- для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России ежедневно в конце рабочего дня, - в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы организации с утра следующего дня;

- для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России на следующий день, - в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

- для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России не ежедневно, - в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

- для организаций, не имеющих денежной выручки, - в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) [18, с. 47-48].

Установленные учреждением  банка лимиты остатка наличных денег  в кассе письменно сообщаются каждой организации для чего могут использоваться вторые экземпляры представленных расчетов по форме 0408020. Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе организации (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и другие), а также в соответствии с договором банковского счета. Организации обязаны сдавать в учреждения банков все наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе.

Организации могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше 3 рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в учреждении банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков, и в последующем указанные средства выдаются в очередности, установленной федеральными законами, иными правовыми актами Российской Федерации и разрабатываемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

Непредставление расчета  на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в один из обслуживающих  банков приводит к тому, что лимит  остатка кассы организации будет  считаться нулевым. Не сданная в  таком случае в банк денежная наличность считается сверхлимитной. А это  может повлечь за собой наложение  штрафных санкций за нарушение правил наличного денежного оборота.

При проверке обычно банк просит клиентов представить: кассовую книгу, отчеты кассира, авансовые отчеты, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, платежные ведомости по зарплате, приказ о назначении кассира и договор о материальной ответственности с ним, приказы на подотчетных лиц. Также просит чековую книжку и расчет лимита кассы (даже если он установлен проверяющим банком). Срок проверки - один-два дня. Затем составляется справка о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью. Она оформляется в двух экземплярах - для банка и для клиента (если не выявлено нарушений). Если при проверке работники банка обнаружат нарушения порядка кассовой дисциплины, то составляется третий экземпляр справки для налоговой инспекции. Если клиент со всем согласен, он подписывает справки, и они утверждаются председателем правления банка. Только затем фирма получает свой экземпляр. Проверка клиента обслуживающим банком проводится раз в два года. Помимо поручения Центрального банка, у банка есть план количества проверок, который он не может не выполнить.

Кроме того, банк может проверить  повторно. Обычно это бывает в тех  случаях, когда у фирмы появляется новый вид расходов или она  снимает «неестественно» большие  деньги. Допустим, компания всегда брала  деньги на канцтовары и вдруг берет  на закупку сельхозпродукции, что  в принципе ей не свойственно. Тогда  банк обязан проверить и отразить в своей отчетности, что была повторная  проверка, и написать ее причину. По правилам, установленным Центральным  банком, представители обслуживающего банка должны сами явиться с проверкой  на предприятие.

Помимо лимита кассы банковские работники проверяют, правильно  ли оприходованы наличные денежные средства, полученные в банке. Например, если в банке получены 30 000 рублей, а  в кассу оприходованы всего 28000 рублей, то бухгалтеру придется объяснить работникам банка, куда же делась разница. Еще один объект внимания - расчеты наличными  деньгами [23, с. 39].

Расчеты наличными деньгами в условиях нестабильных рыночных отношений  широко распространены. В этой связи  ЦБ РФ регулярно устанавливает лимит (ограничение) наличных расчетов между  юридическими лицами по одной операции в день. В настоящее время, согласно указанию «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» от 14.11.2001 г. N 1050-У, лимит составляет 60 тыс. руб.

Основные расчеты между  предприятиями проводятся при помощи расчетных счетов. Для открытия расчетного счета необходимо представить в  банк следующие документы:

1) копии учредительных  документов;

2) копии свидетельства  о государственной регистрации  предприятия;

3) справку о постановке  на учет в налоговой инспекции;

4) справки о постановке  на учет в фондах социального  страхования и обеспечения;

5) карточки с образцами  подписей должностных лиц, заверенные  в установленном порядке. [31, с. 296]

Расчетные счета открываются  юридическим лицам, имеющим самостоятельный  баланс.

Расчеты через расчетные  счета осуществляются преимущественно  на основе приказа предприятия-плательщика  или на основе его согласия. Исключения составляют платежи банком по своей  инициативе за просроченные ссуды и  за проценты по ссудам, а также платежи  по платежным требованиям и инкассовым поручениям организаций, предоставляющих  предприятиям коммунальные услуги, обеспечивающих носителями энергии и связью. Кроме  того, банки могут осуществлять платежи  с расчетного счета предприятия  без его согласия также по исполнительным листам судов, налоговых органов  и других учреждений, которым законодательство или местные органы власти предоставляют  такое право.

В настоящее время в  России для безналичных расчетов используются 7 следующих основных способов:

1) платежными поручениями;

2) платежными требованиями;

3) инкассовыми поручениями;

4) аккредитивами;

5) чеками;

6) при помощи векселей;

7) с использованием банковских  карт.