Учет, аудит и анализ издержек обращения в торговле

Транспортные  – по этой статье аудитор проверил наличие и правильность оформления  первичных документов, правильность корреспонденции счетов, правомерность отнесения затрат на данную статью (Расходы связанные с доставкой (включая погрузочно-разгрузочные работы) товаров транспортом и персоналом предприятия торговли, подлежат включению в соответствующие калькуляционные статьи затрат (расходы на оплату труда, амортизация основных средств и другие)).

Расходы на оплату труда – проверялись начисление и выплата заработной платы работникам списочного и несписочного состава  за фактически отработанное время по действующим на предприятии формам и системам оплаты труда, выплаты компенсационного характера (компенсации за неиспользованный отпуск, компенсации женщинам, находящимся в отпуске по уходу за детьми). Кроме того, в состав расходов на оплату труда включаются выплаты и за неотработанное время (оплата отпусков, оплата вынужденного прогула и т.п.). с   

Отчисления  на социальные нужды - начисление и  уплата обязательных отчисления на социальные нужды, соблюдение при расчете норм, установленных законодательством.

Расходы на аренду и содержание зданий, сооружений, помещений, оборудования и инвентаря – проверяются  договора аренды, акты выполненных  работ, счета на оплату, выставляемые арендодателем и прочими сторонними организациями, оказывающими коммунальные услуги; порядок и сроки уплаты платежей за текущую аренду зданий, помещений, оборудования и инвентаря, причитающихся арендодателю; расходы на содержание в чистоте помещений, оплату коммунальных услуг; отнесения данных затрат на расходы будущих периодов, в случае авансовых платежей за следующий месяц.

Амортизация основных средств - основной задачей контроля по учету основных средств является проверка правильности начисления амортизации. В процессе проведения аудита издержек обращения в ООО «ТрансВолгаОйл» аудитором было установлено наличие и правильность оформления актов о приеме-передаче объекта основных средств, инвентарных карточек учета объекта основных средств и ведомостей начисления амортизации, правильность и последовательность применения принятого в учетной политике организации метода начисления амортизации.

Отчисления  и затраты на ремонт основных средств  – были проверенны суммы расходов на проведение всех видов ремонтов (текущих, средних, капитальных) основных средств, в том числе правомерность  отнесения расходов по ремонту арендованных основных средств (включая помещения) на издержки обращения. Проверялось документальное оформление проведенного ремонта, наличие кассовых, товарных чеков и счетов-фактур с товарными накладными на приобретенные материалы и инструменты, сметы на проведенные работы.

Износ специальной  одежды, малоценных и быстроизнашивающихся предметов – проверялось начисление расходов на ввод в эксплуатацию специальной  одежды, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, правильность корреспонденции счетов, и правомерность начисления износа и списания спецодежды и МБП.

Расходы на топливо, газ и электроэнергию – в ООО  «ТрансВолгаОйл» на данную статью отнесены затраты на приобретение ГСМ для  арендованных автомобилей и личного  транспорта сотрудников используемого в хозяйственных целях, с выплатой компенсации. Соответственно было проверенно наличие и правильность оформления договоров аренды автомобилей, приложений к трудовым договорам, договоров с поставщиком ГСМ, заправочных чеков с информационными талонами, и счетов-фактур с товарными накладными на ГСМ приобретенными за отчетный период (месяц). Также по этой статье учитываются затраты на электроэнергию – проверяется правильность корреспонденции, наличие счетов на оплату, акта об оказании услуг, счет-фактура.

Расходы на торговую рекламу – в первую очередь  проверяются суммы расходов на рекламу  по отчетным периодам, так как расходы  на торговую рекламу, включаемые в состав издержек обращения, при налогообложении  принимаются по нормам, утвержденным в законодательном порядке. Также проверяются первичные документы и корреспонденция счетов.

По прочим издержкам  обращения торговой деятельности аудитор  проверил:

 – командировочные  расходы – правильность расчета  сумм командировочных расходов, соответствие их законодательству;

 – расходы  по подготовке кадров – наличие  копий документов, подтверждающих  право учебного заведения на  ведение подобного рода      

деятельности;

 – мобильная  связь – наличие договора на  оказание услуг корпоративной  связи и пакета документов предусмотренных условиями договора и законодательством;

 – представительские  расходы – соблюдение установленных  законодательством норм по сумме  представительских расходов, включаемых  в издержки обращения;

 – расходы  по охране – оформление договоров, наличие актов выполненных работ;

 – расходы  по страхованию собственного  и арендованного имущества –  правильность и своевременность  списания уплаченных сумм на  издержки обращения. Суммы расходов  по страхованию собственного  и арендованного имущества должны списываться равномерно в течении всего периода на который было страховано имущество;

 – компенсации  за использование личных автомобилей  сотрудников – соответствие нормам  законодательства в части отнесения  сумм компенсации на издержки  обращения, наличие приказов на использование личных автомобилей сотрудников и дополнительные соглашений с каждым из сотрудников чей личный автомобиль используется ООО «ТрансВолгаОйл» в служебных целях.

 – Износ  по нематериальным активам –  правильность и последовательность  применения способа амортизации НМА указанного в учетной политике организации. Проверяется срок полезного использования установленный в карточке учета НМА, который определяется, исходя из времени действия объекта НМА. При невозможности определения срока полезного использования амортизация начисляется 20 лет, что тоже отражено в учетной политике ООО «ТрансВолгаОйл»

В процессе проведения проверки аудитором были выявлены ошибки, в документальном оформлении операций, связанных с издержками обращения. Ошибок в корреспонденции счетов обнаружено не было.

 

2.4 Выявленные  в ходе аудита ошибки и рекомендации  по их устранению

 

При проверке издержек обращения наиболее часто встречаются  следующие ошибки и нарушения:

1.  Отсутствие, либо неправильное оформление  первичной документации на поступившие товары. Очень часто отсутствует товарно-транспортная накладная на товар поступивший от иногородних поставщиков.

2. Неверный расчет  либо отсутствие выплат компенсационного  характера (компенсации за неиспользованный  отпуск, компенсации женщинам, находящимся в отпуске по уходу за детьми) и выплат за неотработанное время (оплата отпусков, оплата вынужденного прогула и т.п.)

3. Ошибки в  отнесении затрат на расходы  будущих периодов, в случае авансовых  платежей за следующие отчетные  периоды.

4. Неверно определенный  срок полезного использования  ОС и как следствие – неверно  исчисления сумма амортизации.  Также ошибочное исчисление суммы  амортизации может вызвать неправильно  определенная дата принятия ОС  к учету.

5. При проведении  фактической проверки результатов ремонта ОС не обнаружены материалы и инструменты, отраженные в сметах.

6. Списание спецодежды  не в соответствии с ее сроком  службы, а по фактическому износу, без составления соответствующих  актов и приказов.

7. В случае  если в организации имеется собственный либо арендованный автотранспорт – отсутствие заправочных чеков.

8. При осуществлении расходов по страхованию собственного и арендованного имущества – ошибочное списания уплаченных сумм на издержки обращения целиком в отчетном периоде, тогда как суммы расходов по страхованию собственного и арендованного имущества должны списываться равномерно в течении всего периода на который было страховано имущество

9. Неверно определенный срок полезного использования НМА и как следствие – неверно исчисления сумма амортизации.

10. При выплате компенсации за использование личных автомобилей сотрудников – часто отсутствуют дополнительные соглашений с каждым из сотрудников чей личный автомобиль используется организацией в служебных целях и также как правило, нет четкого разграничения между километражем пройденным в служебных и в личных целях и как следствие – списание организацией ГСМ потраченного на личные нужды сотрудников.

В процессе проведения проверки в ООО «ТрансВолгаОйл»  аудитором были выявлены ошибки, в документальном оформлении операций, связанных с издержками обращения:

- между ООО  «ТрансВолгаОйл» и ООО «Лукойл-Интер-Кард»  заключен договор на приобретение  ГСМ через сеть АЗС ООО «Лукойл-Уралнефтепродукт»  с оплатой посредствам кредитных  карт. В ряде случаев заправочные чеки к авансовым отчетам не подложены, а именно:

АЗС ОЭЛ-98 №4 ТО0335198 от 21.05.2008 на сумму 487,5руб.

АЗС Луна  №234 ТО0384177 от 16.07.2008 на сумму 791,7руб.

АЗС ТЕМП  ТО0327488 от 27.08.2008 на сумму 594,0руб.

АЗС ОЭЛ-98 №4 ТО0335198 от 15.10.2008 на сумму 502,5руб.

Уфа, АЗС №70 BS0334773 от 10.12.2008 на сумму 585,0руб.

- между ООО «ТрансВолгаОйл» и ОАО «МСС-Поволжье» заключен договор на оказание услуг корпоративной связи. Документы подтверждающие права сотрудников на сотовые телефоны, как на свою собственность, необходимые для подтверждения правомочного отнесения расходов по корпоративной связи на издержки обращения в бухгалтерии организации отсутствуют.

- у двух сотрудников  ООО «ТрансВолгаОйл»  менеджера   Березина С.С. и менеджера Мочалова И.Е. в личном деле отсутствуют дополнительные соглашения о выплате компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

- в феврале  2008 года директор организации  изучил курс  «Обучение и аттестация  по охране труда» в НОУ «Учебно-курсовой комбинат» за что было оплачено 2800 рублей по счету №149 от 18.02.2008. Эта сумма была отнесена на издержки обращения, но никаких документов (свидетельство об аккредитации, лицензия) подтверждающих право НОУ «Учебно-курсовой комбинат» на ведение подобной деятельности аудитору представлено не было.

- 30 октября  2008 по приказу директора с формулировкой  «в связи с фактическим износом»  в организации было списано  5 комплектов спецодежды «Иней», и 5 пар сапог «Ангара» общей  стоимостью 8660 рублей. Срок эксплуатации данных вещей 3 и 2,5 года соответственно, приобретены они были в ноябре 2007 года. Никаких актов о списании или решений комиссии аудитору предоставлено не было.

- в июле 2008 года  ООО «ТрансВолгаОйл» был застрахован  автомобиль ГАЗ 33021 г/н М427УН63 на один год. В соответствии с законодательством сумма страховки должна была быть распределена на весь период страхования автомобиля и списываться по отчетным периодам, но бухгалтер приняла к учету в качестве издержек обращения всю сумму сразу.

Руководителю и главному бухгалтеру ООО «ТрансВолгаОйл» можно дать следующие рекомендации:

- с целью  улучшения системы внутреннего  контроля и обеспечения ее  большей эффективности целесообразно  введение внутреннего аудита, при  отсутствие такой возможности  возложить обязанность по контролю за отдельным участком расходов на отдельного человека (к примеру за расходами на топливо, газ и электроэнергию и их документальным оформлением на Мочалова И.Е);

- усилить внутренний  контроль учета операций с  издержками обращения;

- бухгалтеру, по  возможности, пройти курсы по  повышению квалификации, более внимательно  наблюдать за изменениями в   законодательстве касающимся учета  издержек обращения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Анализ состава и структуры  издержек обращения

3.1. Теоретические  основы анализа издержек обращения  в торговле

Перед большинством коммерческих организаций стоит  задача увеличения прибыли от продаж. Этой цели можно достичь несколькими  путями:

-  наращивание объемов продаж,

-  повышение  цен реализации;

-  за счет  снижения себестоимости продукции,  работ, услуг.

Возможности наращивания  объемов продаж ограничены конъюнктурой рынка. Ценовая политика организации  также находится в рамках, заданных конкурентной средой, в которой находится организация. В этих условиях увеличение прибыли может быть достигнуто лишь за счет снижения издержек обращения.

Расходы на продажу (издержки обращения) представляют собой  выражение текущих затрат, связанных  с процессом обращения товаров.

Анализ расходов на продажу предполагает:

• изучение динамики роста (снижения) расходов в целом  по организации и по статьям в  соответствии с динамикой товарооборота;