Теоретичних та практичних аспектів організації обліку та аудиту розрахунків з оплати праці

На товаристві також відсутній  графік документообігу, що негативно  позначається на якості і оперативності  надання первинних документів по обліку розрахунків з оплати праці.

Графік документообігу – це затверджений порядок обробки інформації, що зазначена в первинних документах, який регламентує строки складання, надання та обробки первинних документів; визначає перелік документів, час їх просування та обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок передачі документів по інстанціях для обробки, строк надходження документів до бухгалтерії, термін обробки і проходження документів всередині облікового відділу і завершення всіх робіт за звітний період до складання бухгалтерського балансу та звітності.

Графік документообігу повинен сприяти покращенню усієї роботи на підприємстві, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня автоматизації облікових робіт.

Організацію документального оформлення обліку операцій з оплати праці на ТОВ «Вуглемеханізація-МАТО» наведено на рис. 3.2.

 

Рисунок 3.2 - Схема документального  оформлення обліку операцій з оплати праці.

 

Нами пропонується форма графіка  надходження в бухгалтерію ТОВ  «Вуглемеханізація-МАТО» первинних  документів, в якому передбачені  такі графи: №  з/п, найменування документа, основне його призначення, термін, на який складається документ, посадова особа, що підписує документ, куди і в який строк подається документ, відповідальна особа за приймання документів (Додаток А).

Контроль за дотриманням графіку документообігу покласти на головного бухгалтера підприємства. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії необхідних документів та відомостей є обов’язковими для всіх підрозділів та служб підприємства .

Таким чином, вважаємо що запропоновані нами пропозиції відносно вдосконалення організації бухгалтерського обліку розрахунків з оплати праці на ТОВ «Вуглемеханізація-МАТО» дозволять забезпечувати отримання достовірної інформації щодо оплати праці та підвищити рівень ефективності ведення обліку оплати праці.

 

3.2 Вдосконалення забезпечення виплати  відпусток

 

Під час вивчення питання організації  обліку розрахунків з оплати праці, а саме в частині обліку відпусток, на ТОВ «Вуглемеханізація-МАТО», на наш погляд доцільним буде створення  резерву відпусток. Оскільки, проаналізувавши графік відпусток, можна зробити висновок, що він розроблений таким чином, що витрати на заробітну плату в період червень - серпень приводять до збільшення виробничої собівартості, що негативно впливає на фінансовий результат в даному періоді.

Створення даного резерву дозволить  забезпечити рівномірний розподіл  витрат на оплату відпусток протягом певного періоду. Завдяки цьому, здійснення цих витрат не призводитиме до зростання виробничої собівартості у місяці виплати.

Оплата щорічних основних і додаткових відпусток, а також грошові компенсації  за невикористану відпустку входять  до складу фонду додаткової заробітної плати. Згідно П(С)БО 26 “Виплати працівникам”, відпускні – це поточні виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню. Працівник має право отримати їх у майбутніх періодах. А зобов’язанням вони визнаються через створення забезпечення у звітному періоді. Докладніше про процедуру та особливості створення забезпечення зазначено в ПСБО 11 його п.13 робить резерв на оплату відпусток обов’язковим для всіх.

Ми пропонуємо наступний порядок  створення даного резерву. Щомісячний резерв на оплату відпусток визначають як добуток фактично нарахованої  працівникам заробітної плати і  відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці. Потім результат додатково збільшують на суму, достатню для сплати соціальних внесків до страхових фондів, які нараховуються на відпускні. Даний розрахунок можна представити у вигляді формули:

 

…………      ……….. (3.1)

 

де РВ – резерв відпусток;

ФОПфм – фактичний фонд оплати праці звітного періоду, у тому числі премії, відпускні, допомоги по тимчасовій непрацездатності та всі інші виплати, які враховують при обчисленні середньої заробітної плати для оплати відпусток і відпусток працівників, які мають дітей;

ОВрп – планова річна сума оплати щорічних відпусток;

ФОПрп – плановий річний фонд оплати праці;

КН – коефіцієнт нарахувань до соціально-страхових фондів, розрахований таким чином: (100+К₁+К₂):100, де К₁, К₂  – це ставки за якими роботодавець нараховує внески відповідно до пенсійного фонду, фондів страхування.

 

Застосування резерву відпусток  має кілька особливостей:

1.За рахунок суми забезпечення  можна відшкодовувати тільки ті витрати, для покриття яких його створено тобто профінансувати оплату щорічних відпусток  та додаткових відпусток працівникам, які мають дітей, і компенсацій за невикористані відпустки.

2.Оплату за учбові і творчі відпустки за рахунок резерву не покриваються, а відносяться відразу на витрати відповідного місяця. Оскільки, згідно з вимогами п.5 П(С)БО 11 зобов’язання (яким є резерв) визнається, якщо його оцінка може бути достовірно визначена та існує ймовірність отримання зменшення економічних вигод у майбутньому внаслідок його погашення. А провести таку оцінку щодо учбових відпусток дуже складно, крім того їх оплачують лише за умови успішного навчання. Що ж до творчої відпустки, то про те що вона знадобиться працівнику, роботодавець може взагалі не знати на початку року.

3. Облік руху та залишків на  оплату чергових відпусток ведуть на субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток». За його кредитом показують створення забезпечення в кореспонденції з рахунками 23”Виробництво”, 91”Загальновиробничі витрати”, 92”Адміністративні витрати”, 93”Витрати на збут” (залежно від того, яку роботу виконує працівник). Якщо оплату праці  працівників включають до складу до складу різних витрат (залежно від місця їх роботи), суму створюваного резерву розподіляють між видами витрат пропорційно до обсягу зарплати за відповідний період;

4. Компенсацію за невикористані  відпустки бухгалтер нараховує  записом    Д-т 471  К-т 661.

5. Якщо створеного резерву в  одному із місяців виявилося  не достатньо, частину відпускних, яка виходить за межі забезпечення, списують у дебет одного з перелічених вище витратних рахунків проводкою: Д-т 23 (або 91,92,93)  К-т 661.

6. Коли протягом року (операційного  циклу) резерв вичерпано і необхідність  у ньому зникла – його більше  „не підтримують”. Наприклад резерв почали створювати з січня, виходячи з графіка відпусток, але влітку ситуація змінилась, і всі працівники (за їх бажанням та з дозволу адміністрації) відгуляли свої відпустки до вересня. Згідно з п.8 ПСБО 11 ймовірність вибуття активів (грошових коштів на виплату відпускних) уже немає: забезпечення має існувати доти, доки у працівника є не використані протягом звітного року дні відпочинку. В результаті із вересня по грудень резерву не поповнюють.

7. Залишок забезпечення переглядають  на кожну дату балансу та за потребою коригують (збільшують або зменшують). На наш погляд, робити це треба станом на 31 грудня звітного року, коли ймовірність вибуття активів для погашення майбутніх зобов’язань нульова, суму таких забезпечень сторнують. При цьому необхідно порівнювати залишок резерву з добутком кількості днів не використаних працівниками щорічних відпусток і їх середньоденної зарплати. До суми резерву на оплату відпусток додають відрахування на державне соціальне страхування за встановленими нормативами. На результат, визначений після порівняння коригують резерв. Сторнування здійснюється записом Д-т 23 (або 91,92,93) К-т 471.

8. Величину резерву на виплати  відпусток працівникам показують  у рядку 400 ”Забезпечення виплат  персоналу” розділу 2 „Забезпечення наступних виплат і платежів” пасиву Балансу. Крім того у примітках до фінансової звітності наводять такі дані про створений резерв:

- його залишки на початок  і кінець звітного періоду;

- його збільшення протягом звітного  періоду внаслідок створення  або додаткових відрахувань;

- суму, використану протягом звітного  періоду;

- невикористану суму, сторновану  у звітному періоді.

В табл. 3.1 наведено кореспонденція обліку нарахування та виплати відпускних із застосуванням субрахунку 471.

 

Таблиця 3.1 - Кореспонденція з обліку нарахування та виплати відпускних із застосуванням субрахунку 471

№ з/п	Зміст операції	Дебет	Кредит
1	Здійснені щомісячні  відрахування на утворення забезпечення відпусток	23,91, 92,93	471
2	Нараховано працівникові відпускні за червень	471	661
3	Нарахований внесок на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування на суму відпускних	471	651
4	Нараховано єдиний соціальний внесок на суму відпускних за червень	471	653

 

Створення та використання резерву  на перші п’ять днів тимчасової непрацездатності в зв’язку з захворюванням здійснювати аналогічно до резерву на відпустки.

Таким чином, можна відзначити, що питання створення резерву відпусток  є досить актуальними для ТОВ  «Вуглемеханізація-МАТО» і дозволять  підприємству уникати різкого зростання виробничої собівартості.

 

3.3 Вдосконалення проведення внутрішнього контролю

 

В ринкових умовах господарювання зростає  потреба в удосконаленні методологічних та організаційних аспектів аудиту оплати праці. Аудит є об’єктивною необхідністю у врегулюванні соціально-трудових відносин, шляхом активізації механізму трудових ресурсів, з одного боку, та правильного розподілу витрат на їх відтворення з іншого. Внутрішній контроль є однією із функцій управління господарською діяльністю підприємства. Одним із його вирішальних завдань є надання інформації про діяльність підприємства для прийняття ефективних управлінських рішень, що можливе лише за раціональної його організації. Організовуючи систему внутрішнього контролю на ТОВ «Вуглемеханізація-МАТО» необхідно дотримуватися системного підходу, що забезпечить його найбільшу результативність та, в свою чергу, визначить раціональність контрольної діяльності. Ефективна організація внутрішнього контролю є одним із заходів, спрямованих на вдосконалення управління підприємством, яка забезпечує високий рівень виконання його завдань, чіткий порядок у його веденні.

Таким чином, правильна організація  внутрішнього контролю на ТОВ «Вуглемеханізація-МАТО»  забезпечить керівництво та власників  достовірною інформацією про стан справ і на основі цього визначить перспективи його подальшої діяльності.

Суб’єктами внутрішньогосподарського контролю виступають особа або  група осіб, які наділені відповідними правами та обов’язками зі здійснення контрольних функцій над об’єктами контролю.

На нашу думку, суб’єктами внутрішнього контролю виступають:

• суб’єкти організації (керівник, власник або підпорядкований йому орган - на них покладено обов’язок організувати контрольну діяльність на підприємстві);
• суб’єкти здійснення контролю (працівники підприємства, які підпорядковані керівнику підприємства; підрозділи апарату управління, на яких делеговано контрольні функції адміністрацією).

Пропонуємо характеристику суб’єктів  аудиту  щодо забезпечення вимог  оплати праці структурувати наступним  чином (рис. 3.3).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 3.3 - Завдання суб’єктів внутрішньогосподарського контролю за розрахунками з оплати праці працівникам

Управлінський персонал та бухгалтери виконують згідно своїх посадових  інструкцій попередній, поточний та наступний  контроль. Суб’єкти ведення бухгалтерського обліку виконують наступні контрольні процедури щодо облікового відображення фактів господарського життя з виплат працівникам в первинних документах, регістрах обліку й у регламентованих та управлінських звітах:

- перевірка дотримання чинного законодавства, норм колективного договору та соціального пакету стосовно облікового відображення виплат працівникам;

- встановлення правильності розрахунку  величини соціальних гарантій, які  залежать від продуктивності  виконання трудових обов’язків;

- забезпечення єдиних методологічних  засад облікового відображення  виплат працівникам та формування  й подання фінансової, податкової, статистичної та управлінської  звітності щодо даного об’єкту  облікового відображення звітності.

Бухгалтер ТОВ «Вуглемеханізація-МАТО» здійснює перевірку законності оплати праці як відповідно до поданих документів, чинного законодавства, так і в межах затвердженого рівня виплат у колективному договорі.