Теоретичних та практичних аспектів організації обліку та аудиту розрахунків з оплати праці

Весь персонал товариства підрозділяється  на виробничий, тобто персонал основної сфери діяльності, і невиробничий – працівників сфери обслуговування, підсобних господарств, які діють при товаристві.

Для обліку прийняття  на роботу працівника застосовується Наказ (розпорядження) про прийом на роботу (ф. № П-1), в якому заповнюється прізвище, ім'я по-батькові, ідентифікаційний код, дата народження, сімейний стан, з якого числа виходити на роботу, строком на який час куди приймається,  категорія, професія і табельний номер.

Завізований особою, відповідальною за прийняття на роботу, проект наказу в необхідних випадках є направленням на переговори і пропуском в відділ для ознайомлення з умовами роботи.

Керівник структурного підрозділу робить висновок про можливість зарахування: на зворотній стороні  проекту наказу вказується, ким може бути прийнятий на роботу той, хто наймається, за яким розрядом, чи з яким окладом і тривалість строку випробування.

Згода працівника з умовами  праці, результати переговорів, в разі необхідності медичного огляду, відмітки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежному мінімуму та інші відмітки проставляються на зворотній стороні форми.

Проект наказу про  прийом на роботу працівника, якому  встановлюють оклад, візується у  відповідній службі підприємства для  підтвердження відповідної посади і окладу, що встановлюється за штатним розписом.

Підписаний керівником наказ оголошується працівнику під  розписку.

У разі першого оформлення на роботу на кожного працівника у  відділі кадрів заповнюють трудову  книжку, куди потім вносять всі зміни, пов'язані з місцем роботи, посадою і т.д. Трудова книжка зберігається у відділі кадрів до звільнення або виходу на пенсію.

На підставі Наказу про  прийом на роботу відділ кадрів робить запис у трудовій книжці, заповнює особисту картку працівника (ф. № П-2), вносить його прізвище до табеля обліку відпрацьованого часу. Записи в особовій картці мають відповідати записам, здійснюваним у трудовій книжці. За кожним працівником закріплюється табельний номер.

Картки комплектуються за структурними підрозділами ТОВ «Вуглемеханізація-МАТО» в алфавітному порядку створюючи картотеку працівників. Особові картки працівників, що вибули, підшиваються у спеціальній справі для кожного працівника.

При оформленні переведення працівника застосовується Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (ф.№П-5), в якому вказується прізвище, ім'я, по-батькові, перевести постійно чи тимчасово, попереднє місце роботи, підрозділ, розряд, табельний номер і підпис, а також нове місце роботи, розряд, підрозділ, посада, табельний номер і підпис. Основою для переводу є підпис працівника і підпис уповноваженої особи відділу кадрів. Наказ заповнюється відділом кадрів у двох примірниках. Один примірник зберігається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії.

Наказ візує начальник відділу, дільниці попереднього і нового місця роботи та підписує керівник підприємства.

На підставі наказу про  переведення на роботу начальник  відділу робить відмітки в особовій картці ф. № П-2,. трудовій книжці та інших документах.

На зворотній стороні робляться відмітки про нездані майново-матеріальні та інші цінності, що були закріплені за працівником.

Для оформлення щорічної та інших видів відпустки, що надається  працівникам ТОВ у відповідності до чинного законодавства, колективними договорами, контрактами та графіками відпусток застосовується Записка про надання відпустки (ф. № Т-6), який заповнюється у двох примірниках. Один залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії. Підписується відділу, дільниці та керівником підприємства, при цьому також складається розрахунок суми відпускних.

На підставі даного Наказу відділ кадрів робить відмітки в особовій картці працівника, а  бухгалтерія  проводить розрахунок заробітної плати, що належить виплатити за відпустку. При наданні відпустки без оплати поруч із зазначенням кількості днів відпустки зазначається «без оплати».

Відмітки про здачу  інструменту, спецодягу та іншого господарського інвентарю на період відпустки працівника в записці чи списку при надання  відпустки не робляться.

При звільненні працівника, за винятком тих, які звільняються вищестоящим органом у відділі кадрів оформляються у двох примірниках на всіх працівників Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (ф. № П-8). Один примірник залишається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії.

В Наказі вказується прізвище, ім'я по-батькові, табельний номер, професія і причина звільнення, число  з якого звільняється, підстава, працює з якого числа і до якого  часу використана відпустка, компенсація  за який період. Підписується начальником, керівником підприємства та працівником, який звільняється.

Якщо працівник відпрацював  на даному підприємстві більше 20 років  і звільняється на пенсію, то йому виплачується одноразова виплата середньої заробітної плати по підприємству за календарний місяць. Компенсація за невикористану відпустку розраховується як і відпустка.

У розділі «Довідка про нездані майново-матеріальні та інші цінності» робляться відмітки про нездані цінності, які закріплені за працівником.

На підставі Наказу про припинення трудового договору бухгалтерія робить остаточний розрахунок із працівником.

Поряд з обліком особового  складу на ТОВ «Вуглемеханізація-МАТО»   організовано облік використання робочого часу.

Для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих, для контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для складання статистичної звітності з праці використовують Табель обліку використання робочого часу (ф. № Т-12), який складається в одному примірнику уповноваженою особою.

Табельний облік застосовується з метою аналізу і контролю за використанням робочого часу і  станом трудової дисципліни. Дані табельного обліку використовуються також для визначення заробітку працівників, які перебувають на погодинній оплаті праці, та окремих виплат іншим працівникам.

Табель являє собою  іменний список усіх працівників  відділу, служби та іншого структурного підрозділу товариства з позначками проти кожного прізвища про використання робочого часу і ведеться окремо за категоріями, а в межах категорії працюючих – у порядку табельних номерів або в алфавітному порядку.

Табель містить відомості  про відпрацьований час, години понаднормової  роботи, запізнення і неявки, причини яких зашифровуються умовними позначками. Значно спрощується табельний облік при реєстрації тільки відхилень від нормальної тривалості робочого дня (через хвороби, відрядження, прогули простої, години понаднормової роботи). При цьому підставою для позначок у табелі про робочий час, невідпрацьований з поважних причин, є листки тимчасової непрацездатності, накази про надання відпусток, посвідчення про відрядження та інші документи.

Включення до табеля і  виключення з нього працівників  здійснюється на підставі первинних документів щодо обліку кадрів.

Оформлений належним чином табель засвідчується підписами  відповідальних осіб (начальником структурного підрозділу, табельником) і в установлений термін подається до бухгалтерії  підприємства для нарахування заробітної плати.

Для нарахування заробітної плати робітникам потрібні не лише дані про відпрацьований час, але  і про виконану роботу. Документування виробітку робітників є необхідною умовою одержання достовірної інформації про кількість і якість виконаних робіт.

Для нарахування основної заробітної плати працівникам з погодинною оплатою праці необхідні відомості  про посадові оклади (на основі штатного розпису); про присвоєні розряди (на основі наказів по підприємству), а також дані табельного обліку відпрацьованого ними часу за відповідний місяць. При відрядній оплаті праці розцінки визначаються виходячи з установлених розрядів роботи, тарифних ставок і норм виробітку (норм часу).

Відрядна розцінка визначається шляхом ділення погодинної тарифної ставки, яка відповідає розряду роботи, що виконується, на погодинну норму виробітку.

Наряд на відрядні роботи складають майстри або виконавці  робіт. У залежності від характеру  і обсягу робіт наряд виписують  на одну зміну або на більш тривалий період часу, але не більш ніж на місяць.

Наряди виписують на окремі робочі процеси, передбачені  нормами, на комплекс робіт (як правило, приведений до єдиного укрупненого  нормативу), на кожний обліковий об’єкт відповідно до технічної документації і видаються бригаді або робітнику до початку роботи. Наряди на відрядну роботу є основними документами для обліку виконаних робіт і їх якості, нарахування заробітної плати, що належить бригаді або окремому робітнику.

Первинні документи  по обліку виробітку продукції і  виконаних робіт, що містять показники нормованого часу і розцінки, після перевірки підписуються нормувальником і передають разом з прикладеними до них додатковими документами в бухгалтерію для здійснення розрахунків по заробітній платі.

Первинними документами  доплат робітнику-відряднику є:

• лист на доплату - у випадках, коли з незалежних від робітника обставин виникають відхилення від встановленого технологічного процесу, що викликають допоміжні витрати робочого часу порівняно з встановленою нормою;
• лист простою (ф. № П-16) - лист на оплату простою з встановленою нормою;
• акт про брак (ф. № П-46) - за умови, що частковий брак продукції стався з вини (або без вини) робітника;
• табель -для відмітки фактичних годин нормової і понаднормової роботи кожного працівника.

Первинна документація, що надходить у бухгалтерію ТОВ «Вуглемеханізація-МАТО», по обліку виробітку і нарахування заробітної плати старанно перевіряється з погляду відповідності сум нарахованої заробітної плати, кількості і якості прийнятої від робітників продукції, дотримання цехами і підприємством в цілому установленого фонду заробітної плати, тарифних ставок, окладів, відрядних розцінок, систем преміювання і т.п.

Заробітна плата спеціалістам нараховують так: при повному  робочому місяці проставляється присвоєний оклад згідно з наказом по підприємству й відповідно до посади, а при не повному робочому місяці -оклад ділиться на кількість робочих днів у цьому робочому місяці й отриману денну заробітну плату множать на кількість відпрацьованих (згідно з табелем) робочих днів.

Для встановлення фактичності даних бухгалтерського обліку  проводиться інвентаризація,  у тому числі і розрахунків з оплати праці.  В ході проведення інвентаризації за розрахунками з оплати праці перевіряється реальність заборгованості за розрахунковими відомостями, підсумки яких порівнюються з Головною книгою.

Окрім цього, повинні бути виявлені суми, погашення яких не вимагалось своєчасно, і які підлягали перерахуванню  на рахунок депонентів, а також  суми та причини виникнення переплат (дебіторської заборгованості).

Перевіряється правильність нарахованих  сум та утриманих податків, а також  своєчасність їх перерахування до відповідних  бюджетів; за документами встановлюється тотожність розрахунків з банком, іншими організаціями.

Для обліку розрахунків  з оплати праці з залученими робітниками укладається трудова угода на виконання робіт. В цьому документі наведено умови виконання робіт, вартість робіт та інші показники. Виконана робота приймається за Актом приймання-здачі робіт, за яким здійснюються остаточні розрахунки.

При нарахуванні допомоги з тимчасової втрати працездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, відповідно до чинного законодавства перші п'ять днів хвороби оплачуються власником або уповноваженим їм органом за рахунок коштів підприємства установи за основним місцем роботи в порядку, встановленому урядом. При цьому складаються певні документи, включаючи одержаний від працівника литок непрацездатності, заяву-розрахунок.

Отже, на підприємстві первинний облік розрахунків з оплати праці ведеться у розрізі обліку в відділі кадрів і в бухгалтерії товариства на підставі складання типових форм документів відповідно до вимог чинного законодавства.

 

2. 4 Організація аналітичного і синтетичного обліку розрахунків з оплати праці

 

На ТОВ «Вуглемеханізація-МАТО» перевірені і затверджені первинні документи з обліку праці та її оплати узагальнюються і групуються по кожному працівнику для організації розрахунків з ними.

Ведення аналітичного і синтетичного обліку дає змогу одержати інформацію як у детальному вигляді, так і узагальнену.

Після розрахункової обробки первинних  документів по обліку виробітку, відпрацьованого  часу та іншої вихідної інформації для розрахунків по оплаті праці, складаються розрахунково-платіжні відомості, які узагальнюють статистичні дані по розрахунках з робітниками та службовцями. Розрахункова-платіжна відомість є регістром аналітичного обліку, який складається по кожному табельному номеру, кожному цеху, категоріях працюючих щомісячно.