Совершенствование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, используется активный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет  суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в ЗАО «ППФ Тимашевская» по каждой сумме, выданной под отчет. Счет 71 дебетуется на выданные под отчет суммы в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так, при приобретении подотчетными лицами за плату у других организаций и лиц оборудования, требующего монтажа, дебетуется счет 07 «Оборудование к установке» и кредитуется счет 71

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Рассмотрим основные операции в бухгалтерском учете предприятия на счетах учета подотчетных сумм. Работник ЗАО «ППФ Тимашевская» был направлен в служебную командировку в г.Калугу сроком на пять дней. Выданный аванс на командировочные расходы составил 3600 руб. Работником был своевременно представлен авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы за пять суток по найму жилого помещения в сумме 3000 руб. (включая НДС – 457,63 руб.), учтены суточные за пять дней в размере 3500 руб. Итого: 6500 руб.

Оформляются следующие  бухгалтерские проводки:

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- 3500 руб. - списана с подотчетного лица сумма суточных на себестоимость продукции;

Дебет 26 «Общехозяственные расходы»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- 2542,37 руб. - отражена сумма расходов по найму помещения без НДС;

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- 457,63 руб. - отражена сумма НДС

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам»

Кредит 19 «Расчеты по НДС»

- 457,63 руб. - зачтен НДС по оплате жилого помещения.

Остановимся более подробно на отражении в учете расходов по командировкам. При направлении работника в командировку в январе 2009 года ему был выдан аванс в размере 10000 руб. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет, к которому были приложены документы, подтверждающие следующие расходы:

- оплата стоимости проезда к месту командировки и обратно - 4700 руб.;

- оплата стоимости проживания в месте командировки - 3500 руб.;

- суточные за 7 дней - 1400 руб.

Таким образом, принятые на основании авансового отчета расходы  по командировке составили 9600 руб. (4700 руб. + 3500 руб. + 1400 руб.).

Сумма неизрасходованных  средств - 400 руб. (10000 руб. - 9600 руб.) работником не возвращена.

По распоряжению руководителя предприятия неизрасходованная  и своевременно не возвращенная сумма  удерживается из заработной платы работника. В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50 «Касса»

- 10 000 руб. - выданы из кассы денежные средства под отчет (аванс на командировочные расходы)

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- 9600 руб. - отнесены на расходы предприятия расходы по командировке на основании авансового отчета

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- 400 руб. - списана неизрасходованная и своевременно не возвращенная сумма аванса

Дебет 73/2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

- 400 руб. - отражена сумма задолженности работника перед предприятием

В таблице 10 приведем схему  учетных записей по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ЗАО «ППФ Тимашевская» (Приложение И).

Таблица 10 - Схема учетных записей по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ЗАО «ППФ Тимашевская» за 2009 г.

 

 

 

С кредита счетов	Содержание операции	Сумма тыс. руб.	В дебет счетов	Содержание операций	Сумма, тыс. руб.
50	Выданы денежные средства в подотчет	2899,3	10	Оприходованы материалы, купленные подотчетными лицами	100,82
			19	Отражен НДС	2,2
			20	Отражены командировоч. основного производства	4,6
			23	Отражены командировоч. вспомогательн. производства	24,0
			25	Отражены командировоч. цехов	16,5
			26	Отражены командировоч. управления	219,0
			50	Возвращен остаток	2454,1
			60	Отражены расчеты с  поставщиками	118,5
			70	Отражен перерасход командировочных	8,4
			76	Отражены обязательства	152,9
			91	Отражены списанные суммы	310,1
х	Оборот по дебету	2899,3	Оборот по кредиту		3438,3
х	Остаток на 01.01.2010	2,0	х		х

 

Таким образом, изучив данные по учету подотчетных лиц на предприятии, сделаем выводы и разработаем методы совершенствования учета.

 

    

        3 Рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами

 

Рассмотрев порядок  ведения бухгалтерского учета можно  отметить, что бухгалтерский учет ведется сформированной бухгалтерской  службой в соответствии с нормами  современного законодательства. На 2009 год формирована учетная политика в целях учета и налогообложения, разработаны график документооборота, рабочий план счетов.

Недостатком в формировании бухгалтерского учета можно отметить низкую квалификацию кадров, так как  за последние 7 лет повышение квалификации не проходил ни один бухгалтер.

При ведении  бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами были изучены следующие документы по учету подотчетных лиц: бухгалтерский баланс (форма №1 строка 240 «Дебиторская задолженность; Отчет о движении денежных средств (форма №4); Положение об учетной политике предприятия; главная книга по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и корреспондирующим счетам; журнал-ордер № 7; журнал регистрации авансовых отчетов; приказы о направлении сотрудников в командировку;  расходный кассовый ордер (форма № КО-2); приходный кассовый ордер (форма № КО-1); командировочное удостоверение (форма № Т-10); служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а); журналы учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих из командировки; платежная ведомость (форма № -Т-53); авансовый отчет (форма № АО-1); заявление на выдачу денежных средств в подотчет; доверенность (формы № М-2 и М-2а);  акт на списание представительских расходов; прочие  (счет,  квитанция,  проездные  билеты,  акт  закупки  товарно-материальных ценностей и т.п.).

В ходе изучения данных были найдены ошибки в учете. Рассмотрим исправление ошибок в учете предприятия.

Таблица 11 - Обобщение результатов проверки учета расчетов с подотчетными лицам в ЗАО «ППФ Тимашевская»

Содержание нарушения	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Влияние на показатели отчетности
Выдача денег под  отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее  выданным авансам				Не повлияло
Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие)				Не повлияло
Не верно отнесены на расходы предприятия командировки менеджера	26	71	15000	Занижение себестоимости
Не удержана не возвращенная во время подотчетная сумма	70	73/2	1300	Занижена себестоимость продукции
Не списана  вовремя  не израсходованная подотчетная  сумма	73/2	94	10300	Занижена себестоимость продукции
Неверно отражены представительские  расходы через подотчетное лицо	44	71	90000	Занижена себестоимость продукции

 

Итогом проверки явились  выявленные нарушений на сумму 116600 руб.

Предприятию предложено исправить выявленные нарушения  корректирующими проводками и исправлениями  ошибок в документах.

Важнейшим фактором эффективной работы предприятия является своевременная и высококачественная подготовка, переподготовка и повышение квалификации персонала бухгалтерии, что способствует обширному диапазону их теоретических знаний, практических умений и навыков.

 Эффективность труда бухгалтерии повысится в связи с тем, что на освоение новых видов работ и работа в старых условиях у работников с более высоким образовательным уровнем уходит в 2-2,5 раза меньше времени.

Автоматизация бухгалтерского учета позволяет анализировать  и планировать деятельность организации. Благодаря универсальности программ автоматизации учета, их используют как бухгалтера, так и менеджеры, руководители и учредители. В ЗАО «ППФ Тимашевская» используется уже более 5 лет программа 1С:Бухгалтерия» версия 7.7.

Данный программный продукт давно устарел, появилась более совершенная версия 8.0, в которой наиболее профессионально и современно ведется учет подотчетных лиц в деятельности предприятия.

Стоимость программного обеспечения:

1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ  -  10800руб.

Лицензия на сервер «1С: Бухгалтерия 8 ПРОФ» - 8000руб.

1С:Предприятие. Дополнительная  лицензия на 5 пользователей – 20000 руб.

Обучение работы в  программе 10000 руб. на 1 группу из 5 человек.

В связи с внедрением данной программы в ЗАО «ППФ Тимашевская» предполагается снижение трудоемких операций (ведение налогового учета, формирование отчетности), поэтому нецелесообразно держать штат бухгалтеров в количестве 5 человек, таким образом предлагается сократить численность бухгалтерии на 1 человека.

Произведем расчет затрат: 10800 + 8000 + 20000 + 10000 = 48800 руб.

На  покупку данной программы можно направить чистую прибыль.

Предложенные методы повышения эффективности учета  подотчетных сумм на предприятии  позволят вести учет более эффективно.

 

Заключение

 

В данной работе было изучено состояние бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «ППФ Тимашевская».

За 2007-2009гг. отмечено, что выручка ЗАО «ППФ Тимашевская» увеличилась в 2009г. на 266580 тыс. руб. по сравнению с 2007г. и на 50921 тыс. руб. увеличилась в 2009 году по сравнению с 2008г. в связи с увеличением объемов продаж продукции предприятия.

Прибыль от продаж в 2009 году по сравнению с 2007 годом увеличилась а 23370 тыс. руб. По сравнению с 2008 годом  прибыль снизилась на 15722 тыс. руб.

На конец 2009 года чистая прибыль составила 7805 тыс. руб., что на 20514 тыс. руб. меньше 2007 года и на 36715 тыс. руб. чем в 2008 году.

На снижение уровня прибыли  повлиял рост коммерческих и  прочих расходов.

Среднегодовая стоимость  основных фондов, особенно производственных, снизилась на 39578 тыс. руб. в 2009 году по сравнению с 2007 годом и на 35862 тыс. руб. по сравнению с 2008 годом, так как произошло выбытие износившегося и морально устарелого оборудования.

Положительным показателем  деятельности предприятия является повышение оборотных средств  предприятия на 151823 тыс. руб., или на 59,2% в 2007 году по сравнению с 2009 годом и снизилась на 6588 тыс. руб. в 2009 году по сравнению с 2008 годом или на 1,6%.

Имущество ЗАО «ППФ Тимашевская» образовано в основном за счет собственных средств, которые увеличились на 52278 тыс. руб. и составили 217245 тыс. руб. Заемные средства предприятия увеличились на 74136 тыс. руб. и составили 677346 тыс. руб.

Среднесписочная численность  персонала с 2007 по 2009 гг. увеличилась на 40 человек, а с 2008 по 2009 год на 2 человека.

Отмечено увеличение производительности труда персонала на 817,5 тыс. руб. в 2009 году по сравнению с 2007 годом и на 180,6 тыс. руб. по сравнению с 2008 годом на что повлиял рост выручки о продаж.

За 2007-2008 годы среднемесячная заработная плата выросла на  6287,4 руб. и в 2008-2009 гг. на 2524,5 руб. Фонд оплаты труда составил 49296,9 тыс. руб. в 2009 году, что выше на 24182,9 тыс. руб. по сравнению с 2007 годом.

На расчеты с подотчетными лицами в ЗАО «ППФ Тимашевская» распространяется порядок проведения кассовых операций. Это означает, что если подотчетному лицу поручено произвести оплату товаров, работ и услуг других организаций, то данные платежи не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами, который составляет 100 тыс. руб. по одной сделке с одним юридическим лицом в день.

Выдача наличных денег  из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или  надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у ЗАО «ППФ Тимашевская» подотчетное лицо обычно получает доверенность и инструктируется бухгалтером о необходимости получения требуемой товарной и платежной документации. В первую очередь, накладной на отпуск товаров с указанием отдельной строкой суммы НДС, и квитанции к приходному кассовому ордеру. В этом случае при представлении подотчетным лицом авансового отчета НДС отражается на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», и затем списывается на зачет с бюджетом, после оприходования товарно-материальных ценностей на склад.