Совершенствование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

         В   соответствии   с   нормативными   актами    ЗАО «ППФ Тимашевская»  составляет бухгалтерскую отчетность и предоставляет ее в установленные сроки органам статистики и государственной власти.

При необходимости, аудиторскую проверку осуществляет ООО «Аудит без границ».

 2 Оценка организации и ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «ППФ Тимашевская»

      2.1 Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами называются работники организации, получающие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно-хозяйственные (в том числе представительские) расходы. Список подотчетных лиц утверждается руководителем организации. Учет расчетов с ним осуществляется с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» [8, с. 114].

На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок проведения кассовых операций. Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировочные расходы, обязано в трехдневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно-хозяйственные расходы, то отчет составляется в трехдневный срок после истечения времени, на который эти суммы выданы. В случаях, когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него НДФЛ.

Сотруднику, командируемому в другую организацию, полагаются сохранение среднего заработка на срок командировки и компенсация расходов (по проезду к месту назначения и обратно, по найму жилого помещения и суточные за время нахождения в командировке).

Суммы на командировочные расходы  выдаются подотчетному лицу при наличии приказа (распоряжения) по направлению его в командировку. Размеры выдаваемых на командировочные расходы сумм ограничены законодательством.

Кроме командировочного удостоверения  подотчетное лицо получает бланк  служебного задания, в котором отражена цель командировки и который по прибытии должен быть заполнен отчетом о ее выполнении. При возврате из командировки сотрудник заполняет также авансовый отчет, к которому прикладываются все оправдательные расходные документы (командировка, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки и т.п.).

В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель организации может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов. Об этом делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть неизрасходованный остаток в кассу. Эта сумма может быть удержана и из зарплаты подотчетного лица.

Бухгалтерия не имеет  права выдавать подотчетные суммы  сотрудникам, не представившим авансовые отчеты о расходовании предыдущих подотчетных сумм.

Целью учета расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «ППФ Тимашевская» и является формирование бухгалтерской отчетности и операций в области расчетов с подотчетными лицами на основании нормативных и законодательных актов в области бухгалтерского учета [8, с. 115].

Нормативно – правовые документы, регулирующие расчеты организации с подотчетными лицами и работниками, в том числе:

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000г. № 117-ФЗ» (ред. от 19.07.2009), в котором законодательством определены налоговые выплаты по суммам учета расчетов с подотчетными лицами, изложены методы определения налогового вычета из налогооблагаемой прибыли на суммы представительских расходов [1]
2. «Федеральный закон от 21.11.1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 03.11.2006 №183-ФЗ), в тором приводятся нормы учета на предприятии [3].
3. Порядок ведения кассовых операций в РФ. Утвержден решением совета директоров ЦБ РФ от 29.09.2003г. № 40, в котором отражен порядок ведения операций в кассе предприятия. В документе изложены основные направления организации кассовых операций, лимит кассовых средств, сроки расчетов с подотчетными лицами [4].
4. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета, финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкции по его применению» (ред. от 18.09.2006), в котором приводится план счетов бухгалтерского учета для систематизации данных учета с подотчетными лицами предприятия [5].
5. Постановление Правительства от 13 октября 2008 года № 749 «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки», определившее особенности оформления командировок в пределах Российской Федерации, а также зарубежных командировок, в котором рассмотрен особенности направления работника в служебную командировку. [6]
6. Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 (ред. от 24.12.2008) «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета», в котором приводятся нормы выплат суточных при учете командировочных расходов в зарубежные командировки [7].
7. Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет», в котором приведена форма первичных документов для заполнения авансового отчета [8].
8. Указание ЦБ РФ от 20.06.07 №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»

2.2  Документальное оформление выдачи денег в подотчет

Основные документы, которые  используются при учете расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «ППФ Тимашевская», включают следующий перечень:

• расходный кассовый ордер (форма № КО-2);
• приходный кассовый ордер (форма № КО-1);
• командировочное удостоверение (форма № Т-10);
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
• журналы учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих в командировки;
• платежная ведомость (форма № Т-53);
• авансовый отчет (форма № АО-1);
• заявление на выдачу денежных средств в подотчет;
• доверенность (формы № М-2 и М-2а);
• смета представительских расходов;
• акт на списание представительских расходов;
• прочие (счет, квитанция, проездные билеты, акт закупки товарно-материальных ценностей и т.п.).

Бухгалтерия ЗАО «ППФ Тимашевская» не имеет право выдавать подотчетные суммы сотрудникам, не представившим авансовые отчеты о расходовании предыдущих подотчетных сумм.

Выдача наличных денег  из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или  надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении  денег может быть сделана получателем  только собственноручно чернилами  или шариковой ручкой с указанием  полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе  предприятия, производится по расходным  кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий  стихийных бедствий, может производиться  по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия-организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

 Оплата труда, выплата  пособий по социальному страхованию  и стипендий производится кассиром  по платежным (расчетно-платежным)  ведомостям без составления расходного  кассового ордера на каждого  получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями  руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это  уполномоченных.

В аналогичном порядке  могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. При получении расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир ЗАО «ППФ Тимашевская» обязан проверить:

- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

- правильность оформления документов;

- наличие перечисленных в документах приложений.

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи (Приложение З,И ) .

2.3 Анализ синтетического  и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами

На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок проведения кассовых операций. Это означает, что  если подотчетному лицу поручено произвести оплату товаров, работ и услуг других организаций, то данные платежи не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами, установленного Указанием Центрального Банка РФ от 20.06.07 №1843-У, который составляет 100 тыс. руб. по одной сделке с одним юридическим лицом в день. Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировочные расходы, обязано в 3-х дневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно-хозяйственные расходы, то отчет составляется в 3-х дневный срок после истечения времени, на который эти суммы выданы. В случаях, когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него подоходный налог. Если срок, на который были выданы деньги, заранее не был установлен, у бухгалтера нет оснований для предъявления претензий подотчетному лицу. Сотруднику, командируемому на другое предприятие, полагается сохранение среднего заработка на срок командировки и компенсация расходов: по проезду к месту назначения и обратно, по найму жилого помещения и суточные за время нахождения в командировке. Суммы на командировочные расходы в ЗАО «ППФ Тимашевская» выдаются подотчетному лицу при наличии приказа (распоряжения) по направлению его в командировку. Размеры выдаваемых на командировочные расходы сумм ограничены законодательством. Эти ограничения составлены таким образом, что сверхнормативные суммы командировочных расходов, хотя и включатся в себестоимость выпускаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), при налогообложении прибыли не учитываются. В соответствии с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Федеральным законом от 22.07.2008 г. № 158-ФЗ, с 1 января 2009 года сумма устанавливаемых в организации суточных не нормируется. В соответствии с изменениями, внесенными в главу 23 Налогового кодекса Федеральным законом от 24.07.2007 г. № 216-ФЗ, с 1 января 2008 г. суммы возмещения командировочных расходов в части суточных освобождены от налогообложения НДФЛ в пределах следующих норм: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке внутри страны и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (подпункт 3 статьи 217 НК РФ). При этом норматив суточных в размере 700 и 2500 рублей – принят исключительно в целях исчисления налога на доходы физических лиц. Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ суточные признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» установлен норматив суточных в размере 100 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Кроме командировочного удостоверения, подотчетное лицо получает бланк служебного задания, в котором отражена цель командировки, и который по прибытии должен быть заполнен отчетом о ее выполнении. При возврате из командировки сотрудник заполняет также авансовый отчет, к которому прикладываются все оправдательные расходные документы: командировка, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки и т.п. Согласно налоговому законодательству при оформлении авансового отчета разрешается выделять расчетным путем НДС из сумм расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затрат на постельные принадлежности в поезде, а также расходов по проживанию в гостинице. Если данные расходы укладываются в утвержденные нормы, то НДС по ним относится на зачет с бюджетом. НДС по той доле расходов, которая выходит за пределы установленных норм, должны списываться за счет собственных средств предприятия, т.е. за счет нераспределенной прибыли. (Из суточных налог не выделяется и не предъявляется к зачету с бюджетом.)