Совершенствование бухгалтерского учета основных средств в бюджетном учреждении

Данные формы актов 0306001, 0306030, 0306031, коды которых приведены в Инструкции № 148н в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), утверждены постановлением Госкомстата России от 21 января 2003г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»[26].

Актами о приеме передаче основных средств оформляются следующие операции:

- включение объектов в состав основных средств и учет их ввода в эксплуатацию при их поступлении по договорам купли-продажи, дарении, приобретении за плату, изготовлении для собственных нужд и вводе в эксплуатацию законченных строительством  зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке, безвозмездном получении от вышестоящего органа. При приобретении объектов, не требующих монтажа, акты составляются в момент приобретения; при приобретении объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию;

- выбытие из состава основных средств, при передаче, продаже и пр. другой организации, учреждению[6].

Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке: при приобретении, безвозмездном получении объектов недвижимости, транспортных средств, помимо актов о приеме-передаче объектов основных средств, необходимы документы, подтверждающие государственную регистрацию объектов недвижимости и транспортных средств[6].

В актах ф.0306001, 0306030, 0306031 указывают наименование объекта, год постройки или выпуска заводом, краткую характеристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения, необходимые для аналитического учета основных средств[34].

После оформления акты о приемке-передаче основных средств передают в бухгалтерию учреждения. К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту (паспорт, чертежи и т.п.) На основании этих документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные карточки основных средств, после чего техническую документацию передают в отделы предприятия.

Акт утверждает руководитель организации. При передаче основных средств, другой организации, акт составляют в двух экземплярах (для организации, сдающей и организации, принимающей основные средства)[34].

Перемещение объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения в другое, а также их передачу из запаса в эксплуатацию оформляют накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств ф. 0306032. Накладную выписывает передающая сторона в трех экземплярах работник отдела сдатчика, при этом в данном первичном документе должны быть подписи ответственных лиц структурных подразделений, как получателя, так и сдатчика. Первый экземпляр передают в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке, второй остается у сдатчика для отметки о выбытии соответствующего объекта в инвентарном списке основных средств, третий передается получателю[26].

Приемку законченных работ по ремонту, реконструкции и модернизации объекта оформляют актом о приемке-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств ф. 0306002. В акте указывают изменение в технической характеристике и первоначальной стоимости объекта, вызванное реконструкцией и модернизацией. Акт подписывает работник отдела или комиссия, уполномоченные на приемку основных средств, и представитель предприятия, производящего реконструкцию и модернизацию, после чего сдают в бухгалтерию организации, которая производит соответствующие записи в инвентарной карточке по учету основных средств[34].

Выдача основных средств в эксплуатацию оформляется  документами:

- стоимостью до 3000 руб. за единицу – на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения ф.0504210;

- стоимостью свыше 3000 руб., а также библиотечного фонда, независимо от стоимости, - на основании требований-накладных ф. 0315006 с изменением материально ответственного лица в регистрах аналитического учета объектов основных средств[6].

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения применяется для оформления выдачи материальных ценностей в эксплуатацию для хозяйственных научных и учебных целей, а также предметов основных средств, стоимостью до 3000 руб. за единицу. Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания материальных ценностей и предметов основных средств, стоимостью до 3000 руб. за единицу в установленном порядке с баланса учреждения[34].

Выбытие основных средств, в бюджетном учреждении, как установлено в пункте 22 Инструкции № 148н, может происходить по следующим причинам:

- основные средства стоимостью до 3000 руб. выданы в эксплуатацию;

- основные средства непригодны к дальнейшей эксплуатации вследствие физического износа, морального устаревания;

- проданы;

- безвозмездно переданы;

- вложены в уставный капитал организации;

- выявлена недостача[29].

Списание объектов основных средств, включает в себя следующие мероприятия:

- определение технического состояния каждой единицы основных средств;

- оформление необходимой документации;

- получение разрешения на списание;

- демонтаж, разборка;

- утилизация объектов основных средств и постановка на учет материалов, полученных от их ликвидации;

- списание с балансового (забалансового) учета учреждения.

Мероприятия по списанию основных средств, производят учреждения, у которых они числятся на балансе либо на забалансовом учете.

Основанием для получения разрешения на списание основных средств являются:

- техническое состояние объекта, не соответствующее требованиям нормативно-технической документации, правилам государственных органов, осуществляющих надзорные функции;

- нецелесообразность дальнейшего использования.

За полноту и правильность проведения мероприятий по списанию основных средств, документальное оформление и финансовые расчеты несет ответственность руководитель учреждения или главный бухгалтер по распоряжению руководителя[29].

Выбытие основных средств оформляется первичными документами приведенными в таблице 1.1.2.

Таблица 1.1.2

Формы актов  выбытия объектов основных средств

Акты о списании применяются для списания пришедших в негодность:

- объекта основных средств – по ф. 0306003;

- автотранспортных средств – по ф. 0306004;

- групп объектов основных средств - по ф. 0306033.

Акт ф. 0504143 применяется для списания однородных предметов хозяйственного инвентаря стоимостью от 3000 руб. до 20 000 руб.

Акты о списании объектов основных средств составляет комиссия, назначаемая руководителем организации, в двух экземплярах, один передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица[34].

В актах на списание основных средств указывают техническое состояние и причину списания объекта, первоначальную стоимость, сумму амортизации, затраты на списание, стоимость материальных ценностей, полученных от ликвидации объекта, результат от списания.

Акт составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения. Списание производится при полной изношенности предметов. Акт оформляется в двух экземплярах, первый сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

В акте указывают: наименование списываемых объектов, их количество, время нахождения их в эксплуатации, цену, стоимость, шифры дебетуемого и кредитуемого счетов, а также наименование, единицу измерения, количество, цену, стоимость материалов, полученных в результате списания мягкого и хозяйственного инвентаря с указанием цели их использования[6].

Акт о списании исключенной из библиотеки литературы составляется постоянно действующей комиссией, назначаемой руководителем учреждения. Акт оформляется в двух экземплярах и утверждается руководителем учреждения. Первый экземпляр с приложением списка с указанием причин на исключение литературы из библиотеки передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица. Списание литературы с баланса производится и оформляется на основании утвержденного акта и квитанции о сдаче ее в макулатуру[31].

Полномочия бюджетного учреждения в части распоряжения основными средствами устанавливаются собственником указанных нефинансовых активов. Имущество закреплено за бюджетным учреждением на праве оперативного управления. Учреждение владеет, пользуется и распоряжается этим имуществом в пределах, установленных законом, в соответствии с целями своей деятельности, заданиями собственника этого имущества и назначением этого имущества.

1.2. Синтетический и аналитический учет основных средств в организации

Первичные документы служат основанием для аналитического учета основных средств. Аналитический учет объектов основных средств, согласно пункту 23 Инструкции № 148н, ведется в следующих регистрах бюджетного учета:

- Инвентарная карточка учета основных средств (ф. 0504031) – для аналитического учета основных средств, нематериальных и непроизводственных активов;

- Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф.0504032) – для аналитического учета основных средств[26].

Инвентарная карточка учета основных средств открывается на каждый объект основных средств. Записи в ней производятся на основании первичных учетных документов: актов о приемке-передаче основных средств, технических паспортов заводов – изготовителей и других документов.

В заглавной  части карточки указываются:

- наименование учреждения, структурного подразделения;

- полное наименование объекта учета; его назначение; организация-изготовитель; местонахождения объекта;

- фамилия, имя, отчество материально ответственного лица; номер счета бюджетного учета; инвентарный номер объекта.

В содержательной части карточки отражаются:

- паспортные данные; дата выпуска или изготовления; дата и номер акта ввода в эксплуатацию;

- первоначальная (восстановительная), кадастровая стоимость;

- срок полезного использования;

- сведения по амортизации, о реконструкции, модернизации, достройке, капитальных вложениях;

- о результатах переоценки, оприходовании, перемещении, выбытии объекта.

Кроме того, записывается краткая характеристика объекта; размер и прочие сведения по основному объекту и важнейшим пристройкам и принадлежностям, относящимся к основному объекту; сведения о содержании драгоценных материалов с указанием наименования объекта, драгоценного материала, единицы измерения, количества драгоценного материала.

В оформляющей части карточки указываются должность, подпись, расшифровка подписи лица, заполнившего карточку[34].

Инвентарная карточка группового учета основных средств открывается на группу объектов основных средств и предназначена для учета библиотечных фондов, производственного и хозяйственного инвентаря. В содержательной части карточки указываются: первоначальная (восстановительная) стоимость объектов; дата изменения стоимости в результате переоценки; сведения о поступлении и выбытии (дата и номер журнала операций, количество, сумма); остаток в количественном и денежном выражении; сведения о норме и суммах амортизационных отчислений[31].

Для библиотечных фондов открывается одна карточка. Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.

Инвентарные карточки регистрируются в Описи инвентарных карточек по учету основных средств. В ней записываются наименование классификационной группы и код по Общероссийскому классификатору основных фондов (ОКОФ), номер карточки, наименование и инвентарный номер объекта, отметка о выбытии объекта (дата и номер журнала операций).