Совершенствование бухгалтерского учета основных средств в бюджетном учреждении

Для совершенствования бухгалтерского учета рассмотрим систему внутреннего контроля, определим какие контрольные методы, и процедуры она включает, как с помощью новейших разработок улучшить качество и организацию данных мероприятий, в частности организацию учета, сохранности и состояния основных средств.

Согласно Инструкции № 128Н от 13.11.2008 г. по составлению и представлению отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ любым учреждениям как получателям бюджетных средств, следует организовать систему внутреннего контроля. Положения данного документа распространяются на всех участников бюджетных отношений: распорядителей и получателей средств бюджета, а также на органы, организующие исполнение и кассовое обслуживание бюджета. Дело в том, что сведения о результатах мероприятий внутреннего контроля являются одним из приложений к пояснительной записке к годовой отчетности бюджетных учреждений (форма по ОКУД 0503160). Туда же входят сведения о проведенных инвентаризациях. Бюджетному учреждению в обязательном порядке следует указать тип, наименование контрольного мероприятия, выявленные нарушения и предпринятые меры по их устранению. Перечисленные сведения характеризуют результаты проведенных в отчетном периоде мероприятий по внутреннему контролю за выполнением требований бюджетного законодательства, соблюдением финансовой дисциплины и эффективным использованием материальных и финансовых ресурсов, а также правильным ведением бюджетного учета и составлением бюджетной отчетности.

Выделим основные элементы системы внутреннего контроля в учреждении: наблюдение за его работой и ее проверка, выявление отклонений и нарушений, принятие мер по их предупреждению и устранению. Для бухгалтера система внутреннего контроля в большей степени включает надзор и проверку:

- соблюдения требований бюджетного законодательства;

- точности и полноты составления документов и регистров бухгалтерского учета;

- предотвращения возможных ошибок и искажений в учете и отчетности;

- исполнения приказов и распоряжений руководства учреждения;

- контроля за сохранностью финансовых и нефинансовых активов учреждения.

Основной метод внутреннего контроля - инвентаризация. Внутренний контроль в бюджетных учреждениях должен осуществляться в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете посредством проведения как ежегодных плановых инвентаризаций имущества и обязательств, так и внеплановых выборочных контрольных мероприятий в целях проверки обоснованности и эффективности, принятых руководством управленческих решений, выявления отклонений, ошибок, нарушений в учете и своевременного их устранения. К сожалению, руководители бюджетных учреждений, как и их финансовые службы, не всегда относятся к проведению инвентаризаций добросовестно. Иногда контрольные мероприятия носят только формальный характер. К чему приводит невыполнение руководством должностных обязанностей и пренебрежение ими, а так же какие ошибки и нарушения допускаются при проведении инвентаризации, мы рассмотрим в ходе нашей работы.

Инвентаризация - это процедура периодической проверки и документального подтверждения наличия, состояния и оценки имущества и обязательств, производимая для подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Она состоит из трех этапов, в каждом из которых должны выполняться определенные действия.

Приведенная последовательность проведения инвентаризации в учреждениях и организациях регламентирована Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. Как видно из даты нормативного акта, документ, разработанный финансовым ведомством, четко прописывающий порядок проведения инвентаризации, довольно старый. Все его давно устоявшиеся положения знает наизусть любой бухгалтер и руководитель. Тем не менее, практика показывает, что при проведении инвентаризации допускается довольно много ошибок. Рассмотрим их последовательно.

В соответствии с п. 2.2 Методических указаний для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В целях единовременного проведения инвентаризации при большом объеме работ в отдельных структурных подразделениях могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии. Они подчиняются председателю инвентаризационной комиссии, который осуществляет контроль за их деятельностью.

Таблица 3.1.1

Этапы проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, сроки проверки и т.п.) определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Также руководитель утверждает персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Данные по ее составу в обязательном порядке должны быть доведены под расписку до председателя инвентаризационной комиссии, и ее членов, зарегистрированы в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, который должен вести председатель инвентаризационной комиссии. При этом следует помнить, что в состав инвентаризационной комиссии не может быть включено материально ответственное лицо.

Заметим, что правильность первичных мероприятий по проведению инвентаризации, начинают с проверки наличия в организации приказов о проведении инвентаризации материальных ценностей и основных средств и назначении инвентаризационной комиссии.

Очень часто можно обнаружить, что документы, которыми оформляется инвентаризация (инвентаризационные описи, ведомости учета результатов инвентаризации, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий), подписаны лицами, которые не упоминаются в соответствующих приказах. Как правило, данная ситуация возникает при увольнении члена комиссии и принятии на его должность нового сотрудника. Так как состав комиссии утверждается персонально, подписание документов такими лицами влечет за собой признание результатов инвентаризации недействительными.

Результаты инвентаризации также могут быть признаны недействительными, если во время ее проведения отсутствовал хотя бы один член комиссии, что документально зафиксировано (п. 2.3 Методических указаний). Кроме того, инвентаризация не может быть проведена, если отсутствуют материально ответственные лица - их присутствие при ее проведении обязательно (п. 2.8 Методических указаний).

В соответствии с п. 2.4 Методических указаний до начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссией должны быть получены последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей, основных и денежных средств.

Право визировать все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "_____" (дата)", принадлежит председателю инвентаризационной комиссии. Обнаружение факта оформления визирующей надписи другим лицом влечет за собой признание результатов инвентаризации (например, выявление недостачи) недействительными. Данный факт может быть оспорен предъявлением документов, оформленных (составленных) в период проведения инвентаризации.

В обязанности материально ответственных лиц входит предоставление расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, получившие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества (п. 2.4 Методических указаний). Факт отсутствия расписок также может быть оспорен.

Далее, анализируя основные упущения руководства, отметим следующее. В соответствии с п. 2.12 Методических указаний инвентаризация имущества может проводиться в течение нескольких дней. В данном случае инвентаризационная комиссия обязана:

- по окончании рабочего дня опечатать помещения, где хранятся материальные ценности;

- хранить описи в опечатанном ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В действительности бывает так, что помещения не опечатываются и материально ответственное лицо имеет свободный доступ в них, члены инвентаризационной комиссии уносят сличительные ведомости и описи с собой, что противоречит требованиям Методических указаний, а сам процесс проведения контрольных мероприятий носит формальный характер. В этом случае нельзя с уверенностью утверждать, что данные бухгалтерского учета достоверны. Для организации такие действия влекут наложение штрафных санкций, как на нее, так и на ее должностных лиц (ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП РФ).

Проверяя наличие основных средств, комиссия обязана осмотреть объекты и указать в описи их назначение, инвентарные номера и основные технические характеристики. Основные средства должны заноситься в описи по наименованиям в соответствии с их прямым назначением. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, вследствие чего изменилось его основное назначение, он указывается в описи под наименованием, соответствующим новому назначению.

Оборудование и транспортные средства следует заносить в описи по отдельности с указанием заводского номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Зачастую технические паспорта ОС находятся в ненадлежащем виде либо отсутствуют в учреждении. При этом возможна ситуация, когда комплексу объектов основных средств присвоен один инвентарный номер, но на одном из этих объектов номер отсутствует. В инвентарной карточке данные о составных частях комплекса также отсутствуют. В этом случае доказать отсутствие излишков и принадлежность составной части к комплексу поможет технический паспорт основного средства.

Однотипные объекты основных средств, с одинаковой стоимостью, поступившие одновременно должны приводиться также группами по наименованиям с указанием количества (п. 3.4 Методических указаний).

При инвентаризации объектов основных средств, относящихся к недвижимому имуществу, должно проверяться также наличие документов на право использования организацией этих объектов (п. 3.2 Методических указаний).

Если выявлены объекты, не принятые на учет, а также объекты, по которым в регистрах бухгалтерского учета указаны неправильные характеристики, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели. Следует также обратить внимание на оценку помещений и отражение ее данных в бухгалтерском учете.

Заметим, что, выявленные при инвентаризации неучтенные объекты (излишки) должны оцениваться по рыночной стоимости с учетом износа, который определяется по действительному техническому состоянию объекта. Сведения об оценке и износе должны оформляться соответствующим актом (п. 3.3 Методических указаний). Сведения о рыночных ценах могут быть предоставлены как органами статистики соответствующего субъекта, так и органами исполнительной власти.

На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия должна составлять отдельную опись. В ней указывается время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порча, полный износ и т.д.) (п. 3.6 Методических указаний).

В отдельной описи комиссии следует указать основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. В ней дается ссылка на документы, по которым эти объекты приняты к бюджетному учету (п. 3.7 Методических указаний).

Наиболее распространенные ошибки, допускаемые при оформлении результатов инвентаризации.

В соответствии с Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении регистров бюджетного учета" результаты инвентаризации должны быть оформлены следующими документами:

- Инвентаризационной описью ценных бумаг (ф. 0504081);

- Инвентаризационной описью остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);

- Инвентаризационной описью задолженности по бюджетным ссудам (кредитам) (ф. 0504083);

- Инвентаризационной описью (сличительной ведомостью) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);

- Инвентаризационной описью (сличительной ведомостью) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);

- Инвентаризационной описью наличных денежных средств (ф. 0504088);

- Инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);