Совершенствование бухгалтерского учета основных средств в бюджетном учреждении

Инвентаризация осуществляется посредством терминала сбора данных (ТСД), автоматически считывающего штриховые коды с этикеток и отображающего всю имеющуюся в базе данных информацию о конкретном объекте учета. По сути - это электронная инвентарная карточка основного средства. В процессе инвентаризации информация об идентифицированных объектах накапливается в ТСД и не может быть изменена лицом, проводящим инвентаризацию. Накопленные данные впоследствии автоматически загружаются в упомянутый программный модуль, в котором производится:

- сравнение учетных данных о состоянии инвентарных объектов и их местонахождении с фактическими данными инвентаризации;

- актуализация информации по инвентарным объектам и их местонахождению;

- формирование инвентаризационной описи и других форм отчетности по результатам инвентаризации.

Использование данной технологии, отражает преимущества нового метода (рис.1). Данное решение позволяет:

- сократить временные издержки на проведение инвентаризации;

- минимизировать трудовые затраты;

- уменьшить вероятность исчезновения имущества;

- избавиться от неточностей при приеме или выбытии основных средств;

- выявить прямые злоупотребления материально ответственных лиц;

- обеспечить контроль над составом, местонахождением и перемещением объектов имущества.

Функциональные возможности (рис.2) программного обеспечения «KEEP COUNT Основные средства»:

- ведение основных справочников;

- идентификация единиц имущества;

- ввод данных о поступлении, отпуске или перемещении имущества;

- проведение инвентаризации, оценки имущества и других операций;

- формирование типовых или индивидуальных шаблонов по выполненным операциям;

Рисунок 1  Преимущества  метода «KEEP COUNT Основные средства»

- формирование документов «инвентаризационная опись» и «сличительная ведомость»;

- печать этикеток, как для нескольких единиц имущества, так и отдельно по каждой.

Данное программное обеспечение позволит проводить инвентаризацию основных средств с использованием терминалов сбора данных и технологий штрихового кодирования. По заранее сформированным и загруженным на терминал данным, есть возможность выполнять учет основных средств, с возможностью вывода подробной информации об объекте учета, его остатках, принадлежности к группе учета и т.д.

Рисунок 2 Функциональные возможности.

Результатом проведения инвентаризации являются сформированные документы «инвентаризационная опись» и «сличительная ведомость», данные выходные формы соответствуют установленным формам отчетности.

Выходные формы, получаемые с помощью программного обеспечения «KEEP COUNT» позволят проанализировать и обработать выгружаемые из основной системы учета данные. В соответствии с принадлежностью к группам, а так же, во время проведения инвентаризации, отображать детальную, многострочную информацию по каждому объекту учета, с отражением краткой характеристики объекта, местонахождения, года ввода в эксплуатацию, заводских и паспортных данных (таблица 3.1.1).

Проведение инвентаризации осуществляется с помощью терминалов сбора данных и программного обеспечения «KEEP COUNT». На терминале сбора данных открывается операция «инвентаризация ОС». Путем сканирования штриховых кодов или ручным поиском по наименованию, внутреннему коду, инвентарному номеру или штриховому коду однозначно определяется требуемая единица идентификации. В случае если операция не закончена, ее можно сохранить и в последующем приступить к ее редактированию. В момент создания или выполнения операции есть возможность указать место проведения операции, например, выбрать склад, кабинет, и.т.д.

Программное обеспечение «KEEP COUNT» установленное на терминале сбора данных даст возможность формирования списков несоответствия по всем излишкам и недостачам.

Этапом предварительной работы, при внедрении данного комплекса, будут мероприятия по заполнению справочников, карточек учета основных средств, внесению индивидуальных характеристик. Данная работа носит разовый характер, отражение всех учетных данных в карточках учета основных средств соответствуют инструкции, и в процессе внедрения автоматизации учета и инвентаризации, данные пробелы будут восполнены.

Следующим этапом подготовительной работы будет маркировка этикетками штрихового кода всех единиц имущества, во всех местах нахождения или хранения основных средств.

С помощью программного обеспечения «KEEP COUNT» можно осуществлять печать этикеток содержащих инвентарные номера, наименование, штриховой код и другую информацию. Печать может быть осуществлена как для нескольких единиц имущества, так и для каждого из них по отдельности. Полное или частичное отражение информации на этикетке штрихового кодирования предусмотрено для любого объекта учета.

Все справочники по учету основных средств, а так же данные о наличии и движении имущества, находящиеся в основной системе учета  «1С: Бухгалтерия 7.7", необходимо будет выгрузить в специальные файлы обмена, которые обрабатываются, загружаются и сохраняются в «KEEP COUNT». После проведения инвентаризации, все результаты, с отражением расхождений, а так же установленных выходных форм, могут быть выгружены в специальные файлы обмена в обратном порядке, и загружены в основную программу «1С: Бухгалтерия 7.7».

Основными показателями улучшения учета основных средств является, прежде всего, сокращение времени на сбор и обработку информации об объектах, и как следствие, повышение достоверности информации об объектах учета.

Использование программного решения «KEEP COUNT» дает возможность более точной и быстрой обработки данных во время проведения инвентаризации, а также позволяет максимально исключить фактор человеческой ошибки, что повышает достоверность ведения бухгалтерского учета.

Следует также отметить, что работники бухгалтерии, работа которых будет осуществляться с системой KEEP COUNT, повышают свою квалификацию, так как имеют дело с новейшими технологиями, что, конечно же, не может не сказаться на привлечении дополнительных трудовых ресурсов в других отраслях деятельности учреждения.

Как правило, современные разработки высокотехнологичного оборудования сопровождают проблемы их дальнейшей реализации и применения. А специфика бюджетного учета уже приучила бухгалтеров материальной группы к регулярным изменениям в ведении учета основных средств и амортизации. Программный комплекс "KEEP COUNT Основные средства" был разработан с учетом всех этих проблем. Специальные модули позволяют постоянно обновлять оборудование, входящее в состав функционирования системы. Это дает возможность постоянно модернизировать систему в соответствии с изменениями и введениями новых технологий в основной программной системе. Стоит отдельно обратить внимание на то, что комплекс поставляется в нескольких модификациях, начиная от самой бюджетной и заканчивая самой высокотехнологичной, в которой используются две технологии автоматической идентификации - штриховое кодирование и радиочастотная идентификация. Задействованное оборудование является относительно недорогим и при этом очень надежным и устойчивым к воздействию внешних факторов, таких как удара - прочность, пыле - и влага - защищенность.

Бюджет внедрения системы более чем в десяток раз меньше бюджета, затрачиваемого учреждением на проведение периодических инвентаризаций основных средств, что еще раз свидетельствует о доступности данной системы для различных уровней ведения учета основных средств.

Установка системы "KEEP COUNT Основные средства" это показатель улучшения ведения учета основных средств. Важно понимать планируемый эффект от внедрения. Избежание ошибок допускаемых при учете основных средств, выявление фактического состояния, и остаточной стоимости объектов учета, отражение данных о переоценке и модернизации, представляет ряд мероприятий по улучшению учета основных средств. Внедрение системы в минимальной модификации сократит время на сбор информации и последующий ее ввод в учетную систему. Внедрение системы ее установка происходит достаточно быстро и при этом сопровождается комплексным обучением, а также демонстрацией функциональности системы. На этапе ввода в эксплуатацию новой системы возможно определение оптимального варианта первичной инвентаризации, что позволит исключить ошибочные действия пользователей, которые могут привести к потере лишнего времени.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенные исследования позволяют сделать следующие выводы:

В соответствии с поставленной задачей были изучены теоретические аспекты учета движения основных средств, в бюджетных учреждениях.

К основным задачам бухгалтерского учета основных средств относится: правильное документальное оформление и своевременное отражение в учетных регистрах операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию объектов основных средств, а так же, контроль за сохранностью и эффективностью их использования. Отражение всех учетных операции в аналитическом учете основных средств, происходит на основании первичной документации, представляющих собой утвержденные пунктом 23 Инструкции №148Н регистры бюджетного учета.

Были изучены методы ведения бухгалтерского учета основных средств, в бюджетных учреждениях. Установлено, что учет поступления, перемещения и выбытия основных средств ведется в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях и организациях, утвержденной Приказом Министерства финансов РФ от 30.12.2008г. №148н. В соответствии с данной инструкцией определено, что к основным средствам относятся материальные объекты независимо от их стоимости, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданные в аренду, а также имущество казны Российской Федерации, которые:

- используют в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд учреждения;

- имеют срок полезного использования более 12 месяцев.

Рассмотренный порядок начисления амортизации по основным средствам в бюджетных учреждениях определил, что амортизация служит показателем степени изношенности основных средств. Она показывает размер снашивания или уменьшения первоначальной стоимости основных средств, в процессе их эксплуатации. В соответствии с п. 39 Инструкции № 148н годовая сумма начисления амортизации основных средств рассчитывается линейным способом исходя из первоначальной (восстановительной) стоимости основных средств и нормы амортизации. Норма амортизации устанавливается исходя из срока полезного использования этого объекта.

Проведенная организационно – экономическая характеристика Муниципального специализированного бюджетного учреждения по ведению бюджетного учета «Межведомственная централизованная бухгалтерия» показала, что учреждение создано постановлением администрации г.Дивногорска путем слияния централизованных бухгалтерий комитета по образованию, комитета по культуре, искусству и молодежной политике, комитета по физической культуре и спорту администрации. Учредителем данного учреждения является администрация г.Дивногорска Красноярского края.