Совершенствование бухгалтерского учета основных средств в бюджетном учреждении

- Инвентаризационной описью расчетов по доходам (ф. 0504091).

Главные бухгалтеры бюджетных учреждений должны относиться к вопросам оформления документации по инвентаризации крайне ответственно. От того, насколько грамотно оформлена первичная документация, насколько полно отражены все необходимые параметры, зависят результаты инвентаризации. Стоит обратить внимание на то, что в случае обнаружения недостач и хищений результаты инвентаризации являются законным основанием для обращения в правоохранительные и судебные органы. Ниже в таблице 3.1.2 рассмотрим наиболее распространенные нарушения, совершаемые при проведении инвентаризации, а также дадим оценку их возможных последствий.

Так же актуальным остается вопрос о том, правомерно ли не распечатывать результаты инвентаризации, а хранить в электронном виде. В наш прогрессивный век у бухгалтеров все чаще возникают вопросы по поводу хранения данных инвентаризации только в электронном виде. На основании п. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете организации предоставлено право оформлять первичные и сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации. Как следствие каждый первичный учетный документ должен содержать личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Таблица 3.1.2

Виды нарушений и их последствия

Следовательно, либо документ должен быть составлен на бумажном носителе, либо электронный документ должен быть заверен электронными цифровыми подписями (ЭЦП) с соблюдением норм Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Иные варианты, обеспечивающие выполнение данного требования, на сегодняшний день законодательством не предусмотрены.

Четкое соблюдение процедуры проведения инвентаризации, правильное оформление документов станут залогом уверенной позиции членов комиссии и руководства учреждения при возникновении спорных ситуаций.

Автоматизация процесса инвентаризации основных средств, как один из методов повышения эффективности ведения учета основных средств, это следующий шаг, данной дипломной работы.

Проведение инвентаризаций в обслуживаемых учреждениях МСУ «МЦБ»  процесс масштабный и длительный. Это связано в первую очередь с тем, что специфика деятельности каждого учреждения различна, вследствие этого и инвентаризация основных средств, требует детального осмотра каждого объекта. Данный процесс предлагается автоматизировать.

Задействовать технологию автоматической идентификации можно с использованием различного оборудования. В наше прогрессирующее  новыми технологиями и разработками время, разработана  универсальная технология проведения инвентаризации основных средств, с последующим контролем сохранности. Существующее инновационное решение, позволяет задействовать новейшее высокотехнологичное оборудование с целью получения максимальной оптимизации при учете и описи основных средств.

Программный комплекс "KEEP COUNT Основные средства" позволяет существенно оптимизировать и усовершенствовать процессы бухгалтерского учета основных средств, материальных ценностей и прочего имущества. Разработанная система расширяет функциональность используемых систем учета, таких как: "1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 7.7", на базе которой ведется учет основных средств МСУ «МЦБ».

Использование данной технологии позволит: сократить временные издержки на проведение инвентаризации; минимизировать трудовые затраты; уменьшить вероятность исчезновения имущества; избавиться от неточностей при приеме или выбытии основных средств; выявить прямые злоупотребления материально ответственных лиц; обеспечить контроль над составом, местонахождением и перемещением объектов имущества.

В функциональные возможности программного обеспечения «KEEP COUNT Основные средства» входит: ведение основных справочников; идентификация единиц имущества; ввод данных о поступлении, отпуске или перемещении имущества; проведение инвентаризации, оценка имущества и других операций; формирование типовых или индивидуальных шаблонов; формирование документов; печать этикеток, как для нескольких единиц имущества, так и отдельно по каждой

Данное программное обеспечение позволит проводить инвентаризацию основных средств с использованием терминалов сбора данных и технологий штрихового кодирования. По заранее сформированным и загруженным на терминал данным, есть возможность выполнять учет основных средств, с возможностью вывода подробной информации об объекте учета, его остатках, принадлежности к группе учета.

Выходные формы, получаемые с помощью программного обеспечения «KEEP COUNT» позволят проанализировать и обработать выгружаемые из основной системы учета данные. В соответствии с принадлежностью к группам, а так же, во время проведения инвентаризации, отображать детальную, многострочную информацию по каждому объекту учета, с отражением краткой характеристики объекта, местонахождения, года ввода в эксплуатацию, заводских и паспортных данных.

3.2. Оценка предложенных рекомендаций по улучшению бухгалтерского учета основных средств

На текущий момент МСУ «МЦБ» сталкивается с существенными проблемами при учете основных средств, числящихся на бухгалтерском балансе подведомственных учреждений. С введением новой инструкции, повлекшей за собой ряд значимых изменений, а так же с переходом экономики на рыночные отношения многие учреждения столкнулись с тем, что процесс физического и морального износа активной части основных средств ускорился. Накопилась огромная масса устаревшего оборудования. В этой связи весьма актуальна проблема учета основных средств, в решении которой понятия "инвентарный объект", "инвентаризация" и "амортизация" занимают значительное место.

В постановке правильного учета основных средств определенное значение имеет классификация, объектом которой является инвентарный объект. Хотя определение понятия "инвентарный объект" в настоящее время дано в нормативных документах по бухгалтерскому учету, но, как показывает практика, оно требует дальнейшего уточнения с учетом отраслевой специфики.

Сложившаяся в условиях плановой экономики система учета основных средств, практически сводится к учету количества и движения объектов, и не может отвечать современным требованиям управления и организации учета.

Для эффективного управления основными средствами необходима полная и достоверная информация об их наличии, оценке и состоянии. Наиболее действенным средством контроля правильности отражения в регистрах бухгалтерского учета поступления объектов, их стоимости и фактического износа является инвентаризация основных средств. Важным этапом проведения инвентаризации основных средств было и остается определение их фактического износа. Однако есть и другие не менее важные основания проведения инвентаризаций, к которым можно отнести процесс смены материально ответственных лиц, обнаружение фактов хищения и порчи имущества, ликвидацию или реорганизацию, а также различные стихийные бедствия и другие чрезвычайные ситуации, произошедшие в месте расположения имущества организации.

В ходе проведения инвентаризации комиссия должна осмотреть все необходимые объекты и внести в описи их полное наименование, назначение, инвентарные номера, основные эксплуатационные и технические показатели. При инвентаризации объектов недвижимости необходимо зафиксировать наличие документов, подтверждающих право собственности на них.

Если в ходе инвентаризации комиссия обнаружит объект основных средств, который не учтен в бухгалтерских документах, то в описи надо сделать запись о его наименовании, технических характеристиках и материалах, из которых он изготовлен. Такие объекты надо оценить по рыночным ценам, а износ определить по фактическому техническому состоянию (экспертным путем).

Таким образом, процесс проведения инвентаризации, а также последующее сопоставление фактических данных с данными бухгалтерского учета весьма трудоемкий и требует больших затрат времени и человеческих ресурсов. Кроме того, необходимо учитывать и человеческий фактор, то есть наличие ошибок, как на этапе сбора информации, так и на этапе ее ввода в бухгалтерскую систему.

Из-за проблем и сложностей, возникающих при учете основных средств, вопрос автоматизации данного процесса даже не поднимается - он просто необходим. Одним из самых эффективных способов решения проблемы автоматизации учета основных средств, является использование современных новейших информационных технологий и технологий автоматической идентификации.

Автоматическая идентификация основных средств, с помощью штрихового кодирования предусматривает решение задачи быстрого определения объектов, подлежащих учету, контроля внутренних перемещений и передачи в ремонт, определения материально ответственных лиц и местоположения объектов учета. Результирующим фактором всех достоинств технологии автоматической идентификации является существенное ускорение проведения инвентаризаций, а также существенное снижение человеческого фактора.

Совмещая технологический прорыв автоматической идентификации и четкую постановку задач на выполнение того или иного процесса инвентаризации, можно снять большинство проблем, что позволит учреждениям освободить максимальный объем трудовых и финансовых ресурсов, избежать нарушений в учете, движении основных средств и амортизации, вести, свою деятельность не обращая внимания на несуществующие проблемы.

Эффективным методом сокращения трудоемкости процессов инвентаризации товарно-материальных ценностей является применение технологии штрихового кодирования и идентификации объектов.

Как правило, при ведении учета или проведении инвентаризации основных средств возникает ситуация, когда в результате каких-либо причин учетные данные не совпадают с фактическим наличием. Причины могут быть различными. Это может быть воровство, неточный учет основных средств, при их поступлении или выбытии. Надо также отметить, что срок эксплуатации некоторых основных средств ограничен. Неожиданное отсутствие требуемых средств может весьма отрицательно сказаться на деятельности учреждения или вообще остановить производственный процесс, что приведет к значительным потерям времени и средств.

Совершенно очевидно, что для нормального функционирования, необходимо проводить проверки фактического наличия и состояния основных средств как можно чаще и точнее. Такие проверки называются инвентаризацией, цель которой заключается в том, чтобы фактическое наличие основных средств не расходилось с учетными данными. Но с ростом объемов работ, время, затрачиваемое на проведение инвентаризации, существенно растет, что неизбежно увеличивает и затрачиваемые трудовые ресурсы, а соответственно и затрачиваемые денежные средства. Все это тормозит деятельность учреждения или неизбежно ведет к непредсказуемым проблемам.

Для осуществления своей деятельности учреждение должно иметь необходимые средства труда и материальные условия. Они являются важнейшим элементом производительных сил и определяют их развитие. В бухгалтерском учете средства труда выделены в отдельный объект учета, именуемый основными средствами.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности МСУ «МЦБ» ежегодно проводит инвентаризации имущества во всех обслуживаемых учреждениях. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления.

Использование программного решения «KEEP COUNT» даст возможность для более точной и быстрой обработки данных во время проведения инвентаризации, а также позволит максимально исключить фактор человеческой ошибки, что повысит достоверность ведения бухгалтерского учета.

Автоматическая выдача достоверной информации об объектах имущества позволит предотвратить ошибки в принятии различного рода решений.

Использование новейших технологий позволит сократить время сбора и обработки информации при проведении инвентаризации и других операций, что снижает рост затрачиваемых трудовых ресурсов, а соответственно и затрачиваемых денежных средств.

«KEEP COUNT Основные Средства» это типовое решение для оптимизации и усовершенствования процессов бухгалтерского учета и складской деятельности, которое расширяет своей функциональностью возможности аналоговой обработки существующих, наиболее популярных систем автоматизации.

3.3. Внедрение предложенных рекомендаций по учету основных средств в организации

Весь процесс внедрения данной технологии заключается в следующем. В автоматизированной системе финансово-хозяйственной деятельности, используемой в организации, в нашем случае это программное обеспечение "1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 7.7" присутствует раздел учета основных средств. Данные из этого раздела с помощью специального программного модуля выгружаются в терминал сбора данных. Наряду с этим с помощью принтера печати этикеток формируются этикетки инвентарных объектов и их местонахождений, содержащие штриховые коды, однозначно идентифицирующие эти объекты. Каждый объект учета вместо нанесения инвентарного номера краской, которое по части эстетики слегка пугает, маркируется самоклеящейся этикеткой с инвентарным номером в виде штрихового кода. Оторвать и переклеить этикетку на менее ценный с точки зрения бухгалтерского учета объект имущества без изменения ее внешнего вида невозможно.