Система внутренней отчетности и ее роль в управлении предприятием

В данной работе рассмотрим внутреннюю отчетность по центрам затрат.

Отчет об исполнении сметы центром затрат

Смета – главным инструментом управленческого учета, по­зволяющим контролировать деятельность центра затрат. Это формали­зованный письменный регистр, содержащий плановые стоимостные (иногда говорят, финансовые) показатели.

Смета для центра затрат должна содержать информацию об ожида­емых затратах, основанную на планах управления и концепции контроли­руемых затрат. Определение контролируемых статей – ключевая задача при внедрении на предприятии системы учета по центрам ответственнос­ти. В идеале все затраты должны быть закреплены за определенными подразделениями и конкретными подотчетными лицами.

Сметы, разрабатываемые для центров затрат, иногда называют сметами учета по ответственности. Чтобы обеспечить внут­ри предприятия кооперацию (взаимодействие) менеджеров различных уровней и направлений деятельности и быть уверенными в обоснованно­сти отраженных в смете целей, необходимо каждого менеджера активно вовлекать в подготовку сметы его подразделения.

Широкое распространение получили гибкие сметы, позволяющие пересчитывать ожидаемые затраты на фактический объем производства. Это позволяет исключить неконтролируемое изменение затрат, поскольку объем производства не контролируется центрами затрат.

Результат процедуры управленческого учета, в ходе которой фак­тические результаты сравнивают с запланированными величинами, на­зывается отчетом об исполнении сметы. Отчет каждого уровня управления включает графы с указанием: статей контролируемых затрат, затрат по смете, фактических затрат, отклонений от сметы. Последнее может быть либо положительным и означать перерасход, либо отрица­тельным и означать экономию затрат.

Пример отчетов центров затрат представлен в таблице 1.

Таблица 1 – Формат отчетов центров затрат различных уровней управления, руб.

Таким образом, отчетность по центрам затрат играет роль сигнальной системы, обеспечивающей аппарат управления информаци­ей о ходе производственного процесса и динамике затрат.

Сметы и отчеты об их исполнении составляют первый (нижний) уровень внутрихозяйственной (внутрифирменной) управленческой отчетности, разрабатываемой в рамках информационной системы уп­равленческого учета.

2.2 Отчетность по сегментам бизнеса

В современной экономике, как за рубежом, так и в России все больший интерес для пользователей бухгалтерской отчетности приобретают данные сегментарной отчетности. Необходимость составления и представления такой отчетности обусловлена процессами очевидной интеграции производства и капитала.

В наиболее узком смысле сегментарная отчетность трактуется как база для составления внутренней управленческой отчетности. С этой позиции содержание и формы внутренней сегментарной отчетности определяются двумя основными факторами: организационной структурой предприятия и особенностями калькулирования.

Данные сегментарной внутренней отчетности и обычной деятельности предприятия позволяют оценить качество работы каждого сегмента бизнеса.
Поэтому формирование внешней отчетности по сегментам и внутренней сегментарной отчетности, являющихся основой подготовки управленческих решений в обычной деятельности организации ее структурных подразделений, приобретает особую актуальность.

Информация сегментарной отчетности позволяет администрации организации контролировать деятельность центров ответственности и объективно оценивать качество работы возглавляющих их менеджеров. На ее основе делаются выводы о профессиональной пригодности того или иного менеджера, разрабатываются финансовые и нефинансовые критерии оценки его деятельности, формируется система материального и морального поощрения персонала предприятия.

Вопросы составления сегментарных отчетов напрямую связаны с трансфертным ценообразованием. На базе этих цен формируется отчетность сегмента. От степени обоснованности разработанных предприятием трансфертных цен зависит объективность оценки качества работы структурного подразделения предприятия.

3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ

3.1 Требования к внутренней отчетности

Внутренняя управленческая отчетность является наряду с планом сче­тов управленческого учета системообразующим элементом, тем основным хребтом, на котором держится вся управленческая структура. В ней дается интерпретация отклонений от целей, планов и смет.

Требования к построению и содержанию внутренней отчетности, выработанные наукой и практическим опытом, характеризуют самую суть данного элемента управленческого учета, причем имеют значение как формальные, так и специальные требования.

Формальные требования к внутренней:

1) целесообразность – информация, обобщаемая во внутренних отче­тах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;

2) объективность и точность – внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок; степень погрешности в отчетах не должна препятствовать принятию обоснованных решений; поскольку оперативность, быстрота представления отчетности отражается на точности информации, следует стремиться к минимизации данного фактора;

3) оперативность – отчетность должна представляться к установленному сроку, что необходимо для принятия решений;

4) краткость – в отчетности не должно быть излишней, избыточной информации: чем меньше объем отчета, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;

5) сопоставимость отчетности – возможность использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности; отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;

6) адресность – внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;

7) эффективность – издержки на составление внутренней отчетности должны быть сопоставимы с выгодами от полученной управленческой информации.

Специальные требования к внутренней отчетности состоят в следующем:

1) гибкая, но единообразная структура – информация обратной связи и контроля должна иметь достаточную внутреннюю гибкость, обеспечивающую реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. Вместе с тем необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности не может находиться в стадии перманентного изменения. Обеспечивается тем, что на самом первичном уровне регистрации накапливается необходимый объем данных, которые затем могут отбираться и группироваться в требуемом информационном контексте. Если вы не сможете охватывать необходимые данные на этапе их ввода, то впоследствии вам будет трудно получить нужную в каждом случае информацию;

2) понятность и обозримость информации – каждая отчетная форма должна содержать только ту информацию, которая необходима данному конкретному менеджеру. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность многими малосущественными показателями затрудняет понимание отчетности, ведет к использованию в управлении не той информации, которая позволила бы найти самое верное решение;

3) оптимальная частота представления – является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т.е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах;

4) пригодность для анализа и оперативного контроля.

Непосредственно в отчетных формах должна приводиться первич­ная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет рас­ходов, ранжирование отклонений и т. п.

3.2. Формы внутренних отчетов

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом здесь является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна, и шаблонный подход в данном случае неуместен. Тем самым можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характери­стике форм отчетности.

Схема 1 – Классификационные признаки форм внутренней отчетности

По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются:

   комплексные итоговые отчеты представляются, как правило, за месяц или иной отчетный период (квартал, шесть месяцев и т. п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период, о доходах и расходах по центрам ответственности, об ис­полнении сметы издержек, рентабельности, движении денежных средств и иных показателей для общей оценки и контроля.

   тематические отчеты представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции, и другим не входящим в оценочные пла­новым показателям, подконтрольным центру ответственности.

   аналитические отчеты подготавливаются только по запросам управляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности, например всесторон­няя оценка причин перерасхода ресурсов, изменения рентабельности, уровня продаж по секторам рынка, анализ рынка и использования про­изводственных мощностей, факторов риска деятельности в определен­ных направлениях и т. п.

По уровням управления различают:

   оперативные отчеты, представляемые на нижнем уровне управле­ния в центрах ответственности, содержат подробную информацию для принятия текущих решений; составляются еженедельно и ежемесячно.

    текущие отчеты, содержащие агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли и центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

   сводные отчеты формируются для высшего управленческого пер­сонала организации. На их основе принимаются стратегические реше­ния и осуществляется общий контроль и контроль деятельности управ­ленческого персонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Периодичность этих отчетов колеблется от ежемесячных до ежегодных.

Оперативная информация, адресованная низовым центрам ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. На нижнем уровне принимаются оперативные ре­шения по согласованию и выполнению производственных планов ис­пользования ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представле­ния на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации. В таблице 2 и таблице 3 приведены примеры отчетов об издержках для разных уровней управления одной организацией.

Таблица 2 – Месячный отчет вице-президента по производству