Система внутренней отчетности и ее роль в управлении предприятием

СОДЕРЖАНИЕ

1 Внутренняя управленческая отчетность

1.1. Понятие и виды отчетности

1.2 Система управленческой отчетности

1.3 Пользователи внутренней отчетности

2. Использование управленческой отчетности

2.1 Требования к внутренней отчетности

2.2. Формы внутренних отчетов

3 Отчетность по сегментам бизнеса как пример организации внутрихозяйственной отчетности

3.1 Отчетность об отраслевых и территориальных сегментах бизнеса

1 ВНУТРЕННЯЯ УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ

1.1. Понятие и виды отчетности

Отчетность – это система взаимосвязанных показателей, харак­теризующих условия и результаты деятельности предприятия (хозяйству­ющего субъекта) или составляющих его элементов (областей бизнеса) за истекший период.

Отчетность мо­жет содержать как количественные, так и качественные показатели как в стоимостном, так и в натуральном выражении. Важно подчеркнуть, что отчетные данные не могут отражать таких хозяйственных оборотов, кото­рых не было в текущих учетных записях. Отчетность представляет собой важнейший источник информации для анализа и принятия решений.

Применяемая на практике отчетность подразделяется на виды по трем основным признакам:

1)   объему сведений, включаемых в отчеты:

    частная отчетность включает информацию о резуль­татах деятельности какой-либо структурной единицы предприятия или об отдельных направлениях ее деятельности, или о результатах деятель­ности по конкретным географическим регионам.

    общая отчетность ха­рактеризует результаты деятельности предприятия в целом.

2)   целям, для которых составляются отчеты:

    внешняя отчетность служит сред­ством информирования внешних пользователей – заинтересованных физических и юридических лиц – о характере деятельности, доходности и имущественном положении предприятия;

    составление внутренней (внутрихозяйственной) отчетности вызывается потребностью внутри­фирменного управления

    периодам, охватываемым отчетностью:

    периодическая отчет­ность –  составлена на внутригодовую дату, ее называют  (ежедневная, еженедельная, ежедекадная, месячная, квартальная, полугодовая)

   годовая отчетность – регламентируется соответствующими нормативными актами.

Управленческая отчетность – внутренняя отчетность, т. е. отчетность об условиях и результатах деятельности структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также результатах де­ятельности по регионам.

Целью составления управленческой отчетности является удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления стоимостных и натуральных показателей, позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений предприятия (отдельные направления его деятельности), а также конкретных менеджеров.

Цель составления внутренней отчетности обусловливает ее периодичность и формы, а также набор показателей. Точность и объем приводимых данных зависят от организационно-технологических и экономических особенностей, присущих предприятию и конкретному объекту управленческого учета, цели управления применительно к данному объекту учета. В связи с этим разработка внутренней отчетности является главной задачей предприятия.

Для менеджеров имеют значение не только содержание информации, но и способы ее доставки, формы отчетности, грамотно составленные сведения. Внутренняя отчетность должна обеспечить быстрый обзор и оценку фактических результатов, их отклонений от цели, определение существующих недостатков сегодня и на будущее, выбор оптимальных вариантов управленческих решений. Разработать отчетность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, весьма не просто.

1.2 Система внутренней управленческой отчетности

Система управленческой отчетности – один из наиболее сложных и важных элементов управленческого учета, позволяющий руководству предприятия, с одной стороны, понять пределы своих возможностей в получении необходимых сведений от исполнителей, а также возмож­ностей информационной и технической служб, а с другой стороны – получить эти сведения оформленными надле­жащим образом, т. е. в том виде, в котором ими удобно пользоваться для принятия управленческих решений.

Кроме того, система управленческой отчетности – это результат деятельности любой системы управленчес­кого учета или, иначе говоря, продукт ее деятельности, то, для чего она создается на предприятии.

При формировании системы управленческой отчетно­сти требуется:

    определить форму, срок предоставления отчета и ответственного за его составление;

    составить схему формирования управленческих от­четов, определить владельцев исходной информации;

    наделить ответственного полномочиями координа­тора, т. е, административно разрешить ему получе­ние информации у ее владельцев;

    определить пользователей информации и форму, в которой она будет им предоставляться.

Процесс внедрения системы управленческой отчетнос­ти возникновением многочисленных ситуаций, когда не­обходимо принимать решения, например, по вопросам стандартизации процедур и справочников, финансирова­ния проекта, что требует наличия группы оперативного реагирования, наделенной максимально возможными полномочиями.

Внедрение конкретной формы отчетности проводится в три основных этапа.

Первый этап – это анализ необходимой информации с целью подтверждения возможности получения этого документа. Формы могут подвергаться правке, т. е. изме­няться по внешнему виду, по формам представления ин­формации. Это считается достаточно незначительным элементом общей работы по внедрению управленческой от­четности. В этом случае необходимо определить источ­ники получения необходимой информации, которые мо­гут находиться в функциональных подразделениях, на­пример, отдел продаж или отдел закупок, производствен­ные отделы и т. д. Особенно важно проанализировать сам факт наличия необходимой информации. Чаще всего первичные доку­менты содержат необходимый объем информации. Но эта информация не обрабатывается в виде управленческой отчетности. В этом случае необходимо определить форму соответствующих отчетов, назначить ответственных за их получение и обязать владельцев этой информации предо­ставлять эти отчеты в установленное время.

Второй этап – это этап просмотра всех учетных реги­стров и учетной практики предприятия, сориентирован­ный на то, чтобы информация, которая соответствует ос­новной управленческой отчетности, оперативно и посто­янно необходимая предприятию, а также отчетность, не­обходимая для стратегического анализа деятельности, были отражены в учетных регистрах. Для того чтобы по­лучить информацию учетных регистров, необходимо не­сколько модифицировать аналитический учет, чтобы не­обходимая информация отражалась в нем постоянно.

Третий этап – создание автоматической системы формирования управленческой отчетности. Это возможно при наличии после приобретения соответствующего программ­ного обеспечения.

1.3 Пользователи внутренней отчетности

Основными пользователями управленческой отчетности являются:

    руководство организации;

    менеджеры всех иерархических уровней предприя­тия;

    персонал коммерческой организации.

Информация внутренней отчетности необходи­ма для принятия управленческих решений по вопросам, касающихся оценки деятельности центров ответственно­сти менеджерами вышестоящих уровней; выявления тен­денций развития центров ответственности; недостатков и положительных моментов в их деятельности.

Внутрен­няя отчетность является информационным обеспечением управленческих решений и по оптимизации деятельнос­ти предприятия в целом. Например, отчетность по цент­рам прибыли и инвестиций дает возможность составить прогноз о динамике прибыли предприятия и оценить риск новых капитальных вложений.

Ознакомление персонала предприятия с данными уп­равленческой отчетности улучшает отношения в коллективе, формирует уверенность работников в своем положе­нии.

Так как управленческая отчетность сегментов имеет двойственный характер, т. е. это одновременно и внешняя и внутренняя отчетность. Поэтому она предназначена как внутренним пользователям, к которым принято относить вышеперечисленных менеджеров всех уровней предприятия и персонал коммерческой организации, так и вне­шним пользователям, к числу которых относятся финан­совые аналитики.

Сроки предоставления и периодичность управлен­ческой отчетности – также весьма важный параметр, существенно влияющий на результативность всей системы.

С некоторой степенью условности можно выделить три стандартных временных периода, которые являются базовыми для организации учета и предоставления практически всей отчетности на предприятии:

    краткосрочная отчетность;

    среднесрочная отчетность;

    периодическая (стратегическая или долгосрочная) управленческая отчетности.

Краткосрочной считается отчетность, которая предо­ставляется наиболее часто: ежедневная и еженедельная. Однако на некоторых предприятиях, очень редко, в связи со спецификой производства и размером самого пред­приятия, в качестве краткосрочной выступает ежемесячная отчетность. Такая отчетность иногда называется оперативной, что несколько не правильно. Оперативной считается отчетность, которая фиксирует регистрацию пер­вичных хозяйственных документов по функциональным подразделениям. Краткосрочная отчетность – это предоставление информации первичных документов в тех или иных срезах, т. е. эта информация, которая наиболее ак­туальна для предприятия и отражает важные и динами­ческие стороны его деятельности. Также она может отражать те стороны деятельности предприятия, к которым оперативный учет не имеет никакого отношения. Напри­мер, содержит статистически обработанную или расчет­ную информацию. Основными пользователями такой отчетности являются менеджеры среднего звена или линейные руководители. Именно они должны принимать уп­равленческие решения на основе данной информации.

Второй временной период – это среднесрочный. Управленческая отчетность этой группы составляется с пе­риодичностью от раза в неделю до раза в месяц. Такая отчетность объединяет в себе, как правило, показатели деятельности предприятия им обязательно содержит дан­ные прогнозирования на следующий период. Например, анализируя себестоимость раз в месяц, можно делать про­гнозы изменений себестоимости продукции на следующий месяц в соответствии с изменениями рыночных цен на материалы и комплектующие, т. е. отслеживать измене­ния восстановительной стоимости сырья. Впоследствии на основе данных этой отчетности можно попытаться спрогнозировать изменения цен на произведенную про­дукцию и на основе полученных данных показать изме­нения ее рентабельности. Потребителями такой отчетно­сти являются менеджеры более высокого уровня: руководство предприятия, менеджеры высшего звена. Так как многие решения, которые принимаются на основе управ­ленческой отчетности, составленной в среднесрочный пе­риод, могут оказать существенное влияние на всю деятельность предприятия.

2 СИСТЕМА ВНУТРИХОЗЯЙСТВЕННОЙ ОТЧЕТНОСТИ ПО ЦЕНТРАМ ОТВЕТСТВЕННОСТИ И СЕГМЕНТАМ БИЗНЕСА

2.1 Внутренняя отчетность по центрам ответственности

Центр ответственности представляет  собой часть системы управления предприятием, поэтому информация внутренней отчетности позволяет администрации контролировать деятельность центров ответственности и объективно оценивать качество работы возглавляющих их менеджеров.

Внутренняя отчетность по центрам ответственности должна отве­чать определенным требованиям:

    быть настолько оперативной, чтобы позволять оказывать влия­ние на динамику результатов деятельности центра ответственности;

    содержать информацию об отклонениях от плана и предостав­лять возможность прямого доступа к этой информации для анализа от­клонений;

    содержание отчетности должно соответствовать персональной  ответственности менеджера за принятие решений в конкретной области.

Конкретное содержание отчетности, специфика инструментов и методов, применяемых в системе учета и отчетности по центрам ответ­ственности, зависят от того, каков статус данного центра ответственности.