Дебет 71 Кредит 50 – выдан  перерасход по авансовому отчету. 

     1.3 Аналитический и  синтетический учет  

     Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. 

     Таблица 1

     Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» 

 

     Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают  с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера  расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

    Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с  подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.

     Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

     Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных. 
 
 
 
 
 
 
 
 

     II Практическая часть

     2.1 Краткая характеристика  предприятия ООО «Альфа»

 

     Наименование  предприятия: ООО «Альфа».

     Организационно-правовая форма: общество с ограниченной ответственностью.

     Дата  регистрации: 15 января 2007 г.

     Адрес предприятия: 659300, г. Бийск, ул. Красногвардейская, 1.

     Сфера деятельности: ООО «Альфа» производит продукцию и реализует её на территории Алтайского края, Новосибирской и Кемеровской области.

     ООО «Альфа» - развивающееся предприятие, действующее на рынке 3,5 года, применяет современное оборудование для производства продукции.

     Предприятие самостоятельно устанавливает цены на выпускаемую и реализуемую  продукцию.

     ООО «Альфа» самостоятельно устанавливает формы и системы оплаты труда работников, структуру и штатное расписание, самостоятельно распоряжается прибылью после уплаты налогов, сборов и других обязательных платежей.

     Уставный  капитал ООО «Альфа» на 31.12.2009 г. составляет 1 200 000 руб.

     Численность работников 6 человек:

 

      2.2 Учетная  политика ООО «Альфа»

 

     Согласно  учетной политике, принятой в исследуемом  предприятии, применяемая форма  бухгалтерского учета - автоматизированная. При ведении бухгалтерского учета  на предприятии используется бухгалтерская  программа 1С:Бухгалтерия версии 7.7.

     Предприятие выдает наличные деньги под отчет  на командировочные, операционные и  хозяйственные расходы.

     Подотчетные суммы на операционные и хозяйственные  расходы выдаются в размерах и  на сроки, определяемые директором предприятия  по согласованию с учреждением банка, осуществляющим его кассовое обслуживание. За выданные суммы подотчетное лицо должно отчитаться в течение трех дней по истечении срока.

     При учете расчетов с подотчетными лицами первичными документами являются:

     - приходно-кассовые ордера;

     - расходно-кассовые ордера;

     - авансовые отчеты;

     - командировочные удостоверения;

     - платежные ведомости;

     - кассовые чеки;

     - и иные документы.

     Порядок расчетов с подотчетными лицами в  ООО «Альфа» регламентирован Учетной политикой, ведется в порядке, требуемом законодательством РФ.

     Приходно-кассовые ордера заполняются от руки на бланках  строгой отчетности.

     Расходно-кассовые ордера заполняются в бухгалтерской  программе. После чего распечатываются, подписываются и хранятся в деле, вместе с кассовыми документами. Формирование проводок и ведение  учета происходит автоматически.

     Авансовые отчеты заполняются на основании  документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, после чего распечатываются, подписываются и хранятся в деле, вместе с кассовыми документами. Формирование проводок и ведение  учета происходит автоматически.

     Командировочные удостоверения заполняются на заранее  изготовленных бланках, не заполненные  или заполненные не до конца удостоверения  к учету не принимаются.

     Выбывающие  в командировку работники регистрируются и в специальном журнале.

     Выдача  наличных денег под отчет на хозяйственные  и оперативные нужды, а так  же на командировочные расходы на предприятии осуществляется согласно законодательству, и ее порядок соответствует  порядку, описанному в теоретической  части данной работы.

     При необходимости, работники предприятия  используют собственные средства, в  пределах норм расчетов наличными денежными  средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением  банка в соответствии с законодательством  РФ. 

     2.3 Фрагмент журнала хозяйственных операций за 2010 год.

 

     2.4 Бухгалтерская справка

 

     Корректировка для целей налогового учета 

     Норма по представительским расходам = 4% от расходов на оплату труда = 762000 * 0,4 = 30480 руб.

     Представительские расходы в сумме 3200 руб. не учитываются  при расчете налога на прибыль. 
 
 
 
 

     Заключение 

     В результате всего вышеизложенного  материала можно сделать следующие  основные выводы.

     Расчеты с подотчетными лицами - неотъемлемая часть хозяйственной деятельности предприятии, в связи с чем, основными  задачами ведения бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:

     - своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы и результаты использования денежных средств на хозяйственные нужды;

     - документальная обоснованность использования подотчетных сумм;

     - контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

     Только  при решении данных задач и  правильного документального отражения  расчетов с подотчетными лицами в  соответствии с учетной политикой  предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, связанные  с контролем за использованием подотчетных сумм и неправильным их учетом.

     Знание  всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, документальное оформление расчетов с подотчетными лицами позволит облегчить и значительно ускорить данные расчеты на любом предприятии.

     Что касается ООО «Альфа», то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.

     Для ускорения расчетов с подотчетными лицами, в ООО «Альфа» используются автоматизированная система учета, которая позволяет снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных.