Расчеты с подотчетными лицами

     Главное, чтобы фактически произведенные  организацией представительские расходы, превышающие пределы, установленные  законодательством, не уменьшали налогооблагаемую прибыль.

     Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается  только при наличии оправдательных первичных документов, в которых  должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники  со стороны предприятия, величина расходов.

     Если  деньги на представительские расходы  выдаются физическому лицу под отчет  на основании приказа руководителя предприятия с установлением  срока их возврата и эти расходы  подтверждены документально, то такие суммы не являются доходом физического лица.

     Не  следует забывать, что сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать  представительские средства, как  правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру и тем самым  выступает по отношению к предприятию  как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном  законодательством порядке.

     Таким образом, подотчетное лицо, взявшее  в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы  предъявлением в бухгалтерию  товарного чека, счета, накладной  на отпуск товара, а также чека кассового  аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью предприятия.

     Исключением из вышеизложенного правила могут  служить расходы, которые подтверждены предъявлением документов строгой  отчетности по формам, утвержденным Министерством финансов России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и т.д.).

     В бухгалтерском учете  представительские  расходы будут  отражены в данном случае следующим  образом:

     Дебет 71 Кредит 50 - выдано под отчёт на представительские расходы;

     Дебет 26 Кредит 71 - списаны представительские расходы по предъявленным документам, или

     Дебет 20 Кредит 71 – отражены представительские расходы;

     Подтверждая документально произведённые представительские  расходы, необходимо помнить, что принимать  к исполнению можно только первичные  документы, соответствующие Положению  о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ.

     Поэтому не являются документами, подтверждающими  расходование наличных средств, акты, служебные записки, приходные кассовые ордера без печати, товарные чеки без  чека ККМ, счёт по проведению официального приёма.

     В случае непредставления подотчётным  лицом соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведённые  расходы, такие суммы подлежат включению  в совокупный налогооблагаемый доход  работника на общих основаниях в  соответствии Закона РФ «О налоге на доходы».

     1.2.2 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы

 

     Отправляя своего работника в служебную  поездку, организация гарантирует  ему оплату командировочных расходов, которые признаются расходами организации, как в бухгалтерском, так и  в налоговом учете.

     Гарантии  работника на возмещение ему расходов, связанных со служебными командировками, закреплены в статье 167 ТК РФ.

     К возмещаемым командировочным расходам относятся:

     - расходы на проезд;

     - расходы по найму жилого помещения;

     - дополнительные расходы, связанные  с проживанием вне места постоянного  жительства (суточные);

     - иные расходы, произведенные работником  с разрешения или ведома работодателя.

     Вместе  с тем, признать в бухгалтерском  учете расходы командированного сотрудника организация вправе лишь при наличии их документального  подтверждения.

     В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) организация обязана оформлять все хозяйственные операции, совершаемые ею, оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, и только при отсутствии типовых  форм необходимых первичных документов, организация вправе использовать самостоятельно разработанные формы первичной  учетной документации. Самостоятельно разработанные формы "первички" должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ, а их использование должно быть закреплено учетной политикой компании.

     При направлении работника в командировку организацией должны быть оформлены  следующие документы:

     1. приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку по  формам N Т-9 (для одного работника)  и N Т-9а (для нескольких работников);

     2. командировочное удостоверение  - форма N Т-10, в котором проставляются  отметки о дне прибытия и  дне выбытия из места командировки. На основании этих отметок  определяется фактическое время  нахождения в месте командировки, и, соответственно, определяется  размер суточных.

       Все командировочные удостоверения регистрируются фирмой либо в специальном журнале (Журнале выдачи командировочных удостоверений).

         3. служебное задание для направления  в командировку и отчет о  его выполнении по форме N Т-10а.

     В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета сумма выданного аванса отражается в бухгалтерском учете  компании по дебету счета 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" в корреспонденции  с кредитом счета 50 "Касса".

     Если  организация отправляет работника  в загранкомандировку, то она может  выдать денежные средства в иностранной валюте, тогда к счету 50 "Касса" следует открыть два субсчета:

     50 - 1 "Касса в рублях";

     50 - 2 "Касса в иностранной валюте".

     По  возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих  дней представить авансовый отчет об израсходованных суммах. При этом авансовый отчет оформляется по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 01.08.2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

     К авансовому отчету должны быть приложены  оправдательные документы по расходам подотчетного лица:

     - авиа - и (или) железнодорожные  билеты (подтверждающие расходы  на проезд);

     - счета гостиниц (подтверждающие  расходы на проживание);

     - другие документы, подтверждающие  произведенные расходы.

     При заграничных командировках к  авансовому отчету могут прилагаться  ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении  границы (подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке).

     Если  оправдательные документы составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод (на отдельном  листе) на русском языке.

     На  основании представленного сотрудником  авансового отчета бухгалтер производит распределение командировочных  расходов. Так, например, если командировка работника связана с приобретением  материально-производственных запасов, то командировочные расходы будут  включены в фактическую стоимость  их приобретения. Это следует из пункта 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 09.06.2001 г. N 44н "Об утверждении Положения  по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01".

     Если  же командировка связана с приобретением  основного средства, то командировочные  расходы нужно учесть в первоначальной стоимости основного средства. Такое  правило установлено пунктом 8 Положения  по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденному Приказом Минфина Российской Федерации от 30.03.2001 г. N 26н "Об утверждении положения  по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01".

     В общем случае командировочные расходы  учитываются на счете 26 "Общехозяйственные  расходы", которые впоследствии в  соответствии с порядком, закрепленным учетной политикой компании, могут  либо распределяться между видами изготавливаемой  продукции (работ, услуг), либо в качестве условно-постоянных списываться напрямую в себестоимость продаж того периода, в котором они возникли.

     Обоснованность  расходов, которые были произведены  командированным работником, удостоверяется подписью руководителя организации, проставляемой  на авансовом отчете.

     Согласно  Плану счетов бухгалтерского учета  учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 "Расчеты  с подотчетными лицами", если есть необходимость, то к нему открываются  субсчета:

     71-1 "Расчеты с подотчетными лицами  в рублях";

     71-2 "Расчеты с подотчетными лицами  в валюте".

     Расходы на командировки, связанные с осуществлением основного вида деятельности компании, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности.

     Если  имеет место командировка за рубеж, то на дату выдачи командированному сотруднику денежных средств в валюте, организация должна произвести пересчет выдаваемой валюты в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи денежных средств.

     В составе командировочных расходов организации учитываются и суточные, которые до 01.01.2009 г. в целях налогообложения прибыли подлежали нормированию. С указанной даты на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, суточные для целей налогообложения прибыли принимаются также как и в бухгалтерском учете, в полном объеме. В соответствии со статьей 168 ТК РФ порядок и размер возмещения расходов, связанных с командировками, определяются организацией самостоятельно и закрепляются коллективным договором или иным локальным актом компании.

     Так как суточные больше не нормируются, то у организации не возникает  постоянных разниц между данными  бухгалтерского и налогового учета  командировочных расходов.

     Однако статья 217 НК РФ устанавливает нормы, в пределах которых суточные освобождаются от налогообложения НДФЛ.

     Для целей обложения НДФЛ возмещаемые командировочные расходы подлежат нормированию, в частности, необлагаемый размер суточных для целей НДФЛ составляет:

     - не более 700 руб. за каждый  день нахождения в командировке  на территории Российской Федерации;

     - не более 2 500 руб. за каждый  день нахождения в заграничной  командировке.

     В том случае, если коллективным договором  организации или Положением о  командировках закреплен более  высокий размер суточных, то сумма  превышения признается налогооблагаемым доходом физического лица, и, следовательно, организация должна удержать с работника  НДФЛ и перечислить его в бюджет.

     В бухгалтерском учете организации  хозяйственные операции, связанные  с командировкой сотрудника, отражены следующим образом:

     Дебет 71 Кредит 50 - выдача денежного аванса командированному лицу;

     Дебет 08, 10, 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 71 - списаны командировочные расходы в зависимости от характера расходов;

     Дебет 19 Кредит 71 - учтен НДС, подлежащий возмещению из бюджета;

     Дебет 50 Кредит 71- возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.