Расчеты с подотчетными лицами

     Для успешного проведения переговоров  с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

     Очень часто возникают вопросы, что  считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты и размер расходов.

     Представительским расходам в налоговом учете посвящен пункт 2 статьи 264 НК РФ, из которого вытекает, что представительскими расходами  признаются расходы налогоплательщика  на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:

     - представителей других организаций,  участвующих в переговорах в  целях установления и (или)  поддержания взаимного сотрудничества;

     - участников, прибывших на заседания  совета директоров (правления) или  иного руководящего органа налогоплательщика.

     При этом совершенно не имеет значения, где проводится официальная встреча - на территории принимающей стороны  или на любой нейтральной территории - в другом городе или даже за границей, на это прямо указано в самой  статье 264 НК РФ.

     Непосредственно в состав представительских расходов налоговое законодательство относит  расходы:

     - на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного  мероприятия) для указанных лиц,  а также официальных лиц организации-налогоплательщика,  участвующих в переговорах;

     - на транспортное обеспечение  доставки этих лиц к месту  проведения представительского  мероприятия и (или) заседания  руководящего органа и обратно;

     - на буфетное обслуживание во  время переговоров;

     - на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

     В составе представительских расходов не могут учитываться расходы  на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

     Согласно  п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

     Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и  реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы  связаны с предпринимательской  деятельностью.

     1.2 Выдача и учет подотчетных сумм

 

     Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно - хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.

     Основным нормативным документом, регулирующим правила работы с подотчетными суммами, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Центрального Банка Российской Федерации от 22.09.1993 г. N 40.

     В первую очередь пунктом 11 Порядка  ведения кассовых операций определен сам перечень расходов, по которым организацией могут выдаваться подотчетные средства. Так, выдать средства под отчет организация вправе на хозяйственно-операционные расходы, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений фирм, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, причем в размерах и на сроки, определяемые руководителем компании.

     Кроме того, выдача денег под отчет производится и при командировочных расходах, при этом подотчетные суммы выдаются сотрудникам организации в пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели.

     Максимальный размер сумм, выдаваемых под отчет, законодательно не определен, в связи с чем организации для осуществления контроля движения наличных денежных средств следует предусмотреть свой лимит.

     При этом необходимо учесть Указание Центрального Банка Российской Федерации от 20.06.2007 г. N 1843-У "О предельном размере  расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу  юридического лица или кассу индивидуального  предпринимателя".

     Согласно  этому документу предельный размер расчета наличными денежными  средствами между юридическими лицами, между юридическим лицом и  гражданином, осуществляющим предпринимательскую  деятельность без образования юридического лица (далее - индивидуальный предприниматель), а также между индивидуальными  предпринимателями, осуществляемыми  в рамках одного договора, составляет 100 000 руб.

     Поэтому, если организация предусмотрит в  приказе, что максимальный размер выдаваемых под отчет сумм, составляет более 100 000 руб., то не исключено, что подотчетное  лицо при расчетах наличными нарушит  требование Центрального Банка Российской Федерации. Это может привести к  серьезным штрафным санкциям, предусмотренным  статьей 15.1 КоАП РФ. Так, осуществление расчетов наличными деньгами сверх установленного предела влечет наложение административного штрафа:

     Помимо  перечня расходов, по которым возможна выдача подотчетных сумм, пункт 11 Порядка  ведения кассовых операций содержит и правила отчета по использованию  подотчетных сумм. В соответствии с этими правилами лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, или  со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации  отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     Также Порядком ведения кассовых операций установлено, что:

     - выдача наличных денежных средств  под отчет производится лишь  при условии полного отчета  конкретного подотчетного лица  по ранее выданному ему авансу;

     - передача выданных под отчет  наличных денежных средств одним  лицом другому запрещается.

       Таким образом, на основании  пункта 11 Порядка ведения кассовых  операций можно сделать вывод,  что в организации должен иметься  внутренний регламент, определяющий  порядок использования механизма  подотчета. Обычно такой документ  оформляется отдельным приказом  руководителя, в котором определен  круг лиц, имеющих право получать  деньги под отчет на хозяйственные  расходы, сроки, на который  выдаются подотчетные суммы, а  также порядок представления  и утверждения авансовых отчетов.

     Отсутствие  подобного распорядительного документа  фирмы рассматривается контролирующими  органами как не установление сроков выдачи подотчетных сумм, вследствие чего расчеты по подотчетным суммам должны быть произведены организацией в пределах одного рабочего дня. Именно такой вывод следует из Письма ФНС Российской Федерации от 24.01.2005 г. N 04-1-02/704.

     Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены  с данным приказом под роспись.

     Кроме того, с работниками, включенными  в список подотчетных лиц фирмы, необходимо заключить договор о  полной материальной ответственности. Это следует из статьи 243 ТК РФ, согласно которой материальная ответственность  в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при  недостаче ценностей, вверенных  ему на основании специального письменного  договора, или полученных им по разовому документу.

       Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление N 88).

     Если  организация перечисляет подотчетные  средства на личную карточку сотрудника, то при проверке контролирующие органы могут квалифицировать такую  операцию как выдачу заработной платы, со всеми вытекающими последствиями  в виде доначисления сумм "зарплатных" налогов. Чтобы этого избежать, рекомендуется в регламенте использования механизма подотчета предусмотреть положение о возможной выдаче подотчетных сумм посредством безналичного перечисления денежных средств на карточный счет работника.

     Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб  и управлением предприятием в  целом.

     К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому  опту в розничной торговле и расходы  на прочие операционные нужды.

     Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации может производиться:

- либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

- либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

     При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки:

     Если  сначала выдаются денежные средства под отчет:

     Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка;

     Дебет 10 Кредит 71 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

     Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ;

     Дебет 50 Кредит 71- возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

     Если  работник закупает ТМЦ  за свой счет, а организация  возмещает затраченные  средства:

     Дебет 10 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

     Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

     Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

     Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.

     1.2.1 Учет представительских расходов

 

     Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно - зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

     Указанные расходы включаются в себестоимость  продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая  сумма расходов по смете и фактические  расходы, относимые на себестоимость  продукции (работ, услуг), не должны превышать  предельных размеров, исчисляемых по нормативам.

     Предприятиям  рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального  оформления и контроля.