Особенности учета кассовых операций в банках

В своем стратегическом развитии ОАО «УБРиР» стремится  к главным целям - дальнейшему  укреплению лидирующих позиций банка  среди кредитных организаций Уральского региона, путем создания новых индивидуальных решений для своих клиентов, существенно повысить стоимость бизнеса и, как результат, увеличить свою финансовую эффективность.

 

Глава 3. Особенности учета кассовых операций в банках

 

3.1 Учет и документооборот по  операциям с наличными деньгами

 

Основной  принцип, на котором основывается выполнение кассовых операций в банке, заключается  в том, что кассир может выполнять  операции по приему и выдаче ценностей  только на основании распоряжения экономиста учетно-операционного отдела, оформленного соответствующими кассовыми документами (приходными или расходными). Экономисты учетно-операционного отдела, проверив законность оформления кассовых операций, подписывают документы, регистрируют их в кассовых журналах (приходных или расходных) и передают кассиру.

В начале операционного  дня кассиры получают от заведующего  кассой (старшего кассира) определенную сумму наличных денег в качестве аванса, а в течение операционного дня в случае необходимости - дополнительные суммы.

В конце дня  кассиры отчитываются за использование  полученного аванса: общая сумма проведенных ими за день операций сверяется с данными учета экономистов учетно-операционного отдела, после чего остатки имеющихся у них денег, кассовые документы и составленные кассирами справки об операциях за день передаются заведующему кассой (старшему кассиру). Передача денег и ценностей в виде аванса или возврата оставшихся у кассира ценностей отражается в книгах кассиров и заведующего кассой (старшего кассира).

Для учета  денег и ценностей в кладовой банка ведется “Книга учета ценностей  кладовой”. В этой книге отражается движение ценностей кладовой (наличных денег, ценных бланков и других документов и ценностей, хранящихся в кладовой банка). Движение кассовой наличности отражается по счету 20202 “Касса кредитных организаций”.

Планом счетов бухгалтерского учета в кредитных  организациях Российской Федерации для учета операций коммерческих банков с наличными деньгами предусмотрено использовать активные счета раздела 2: 20202 “Касса кредитных организаций”, 20209 “Денежные средства в пути”, 20206 «Кассы обменных пунктов», 20207 “Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещений банков”.

Операции  по приему наличных денег в кассы банка оформляются объявлением и приходным кассовым ордером. Клиенты банка для оформления вносимых в банк наличных денег заполняют объявление, которое состоит из трех частей: объявления на взнос наличными, ордера и квитанции. Заполненный комплект бланка объявления клиент передает экономисту учетно-операционного отдела. Проверив правильность заполнения всех трех частей документа, экономист регистрирует его сумму в приходном кассовом журнале.

Получив объявление, подписанное экономистом учетно-операционного  отдела, кассир приходной кассы принимает  наличные деньги от вносителя и после  пересчета их подписывает квитанцию, ставит на ней печать кассы, отделяет квитанцию от объявления и ордера и выдает ее вносителю денег. Ордер, заверенный подписью кассира, возвращается экономисту учетно-операционного отдела, который в приходном кассовом журнале делает отметку о поступлении денег по соответствующему счету.

В бухгалтерском  учете операция по зачислению внесенных  наличными денег на счет клиента осуществляется на основе приходного кассового журнала и оформляется проводкой:

Дебет 20202 Касса  кредитных организаций

Кредит Соответствующий  счет клиента (например, 40702 Счета негосударственных коммерческих предприятий).

После получения  данных синтетического и аналитического учета и их сверки ордер передается клиенту вместе с выпиской из его  лицевого счета. Таким образом, по суммам, внесенным на счет клиентов наличными, последние получают два документа - квитанция и ордер.

Наличие ордеров  позволяет клиентам следить за поступлением денег в банк и правильностью  произведенных записей по их счетам. Объявления на взнос наличными остаются у кассира и в конце дня  передаются заведующему кассой (старшему кассиру) вместе с другими документами  и ценностями.

Некоторые операции по внесению наличных денег в кассу  банка оформляются приходными кассовыми  ордерами, взносы физических лиц для  зачисления на их счета или в погашение  полученных кредитов, возврат неиспользованных сумм, полученных работниками банка под отчет, и другие.

Например, возврат  неиспользованной подотчетной суммы  будет отражен следующей записью:

Дебет 20202 Касса  кредитных организаций

Кредит 60308 Расчеты  с работниками банка по подотчетным  суммам.

В конце дня  кассир приходной кассы на основе имеющихся у него кассовых документов составляет справку об общей сумме  принятых наличных денег с распределением по отдельным экономистам учетно-операционного отдела, от которых поступали кассовые документы. Общая сумма по справке должна совпадать с суммой принятой денежной наличности. Данные справки сопоставляются с записями в приходном кассовом журнале экономистов учетно-операционного отдела. Произведенная проверка заверяется подписями экономистов учетно-операционного отдела.

В справке  кассира приходной кассы и  подписью кассира в приходном  кассовом журнале. Остаток кассовой наличности вместе со справкой и кассовыми документами кассир передает заведующему кассой (старшему кассиру) под расписку в книге кассира приходной кассы.

Основным  документом для получения наличных денег служит денежный чек. По некоторым операциям выплата наличных денег оформляется расходными кассовыми ордерами: выплата по счетам физических лиц, выдача аванса работникам банка. В оформлении расходных кассовых операций кроме экономиста учетно-операционного отдела и кассира всегда участвует специально выделенный работник – контролер по расходным кассовым операциям.

Денежные  чеки предъявляются экономистам  учетно-операционного отдела. При  наличии на счете клиента остатка  средств, достаточных для оплаты чека, экономист учетно-операционного отдела проверяет обоснованность требования на выплату наличных денег, а также проверяет правильность заполнения чека, тождественность подписей и печати чекодателя с образцами, предъявленными банку, соответствие номера чека номерам в чековой книжке, выданной данному клиенту. По документам (паспорту) проверяется личность получателя, который расписывается на оборотной стороне чека в получении денег. Затем экономист учетно-операционного отдела отделяет от чека контрольную марку и передает ее получателю для предъявления кассиру банка при получении денег. Чек, передается контролеру по расходным кассовым операциям. Контролер, убедившись в наличии на оборотной стороне чека разрешительной надписи экономиста учетно-операционного отдела на оплату чека, росписи в получении денег, повторно проверяет правильность заполнения чека и тождественность подписей и печати клиента образцам, представленным банку проставляет на оборотной стороне чека свою подпись и регистрирует сумму чека в кассовом журнале по расходу.

Контролер передает чек кассиру непосредственно  или через курьера банка под  расписку в отдельной книге или  в кассовом журнале. Получив расходный кассовый документ (денежный именной чек или расходный ордер), кассир проверяет наличие подписей экономиста учетно-операционного отдела и контролера и их тождественность с имеющимися образцами, а также сведения о предъявлении паспорта и наличие расписки в получении денег на документе. После проверки кассир по номеру поступившего чека вызывает получателя денег, принимает от него контрольную марку и выдает наличные деньги. Для контроля кассир просит получателя назвать сумму и наименование организации, от имени которой предъявлен чек, назвать фамилию, имя и отчество получателя денег. Контрольные марки приклеиваются к соответствующим чекам в специально отведенном на чеке месте.

В бухгалтерском  учете расходные кассовые операции отражаются на основе расходного кассового  журнала после сверки его экономистом  учетно-операционного отдела и кассиром. Суммы наличных денег, выданных из кассы банка, отражаются в учете:

Дебет Расчетный (текущий) счет клиента (например, 40702 Счета  негосударственных коммерческих предприятий)

Кредит 20202 Касса  кредитных организаций.

В конце дня  кассир расходной кассы сверяет  общую сумму оплаченных документов с данными расходного кассового журнала контролера. Для этого он составляет отчетную справку, в которой указывается сумма аванса, полученная под отчет в начале дня, сумма, выплаченная за день, и остаток денег на конец дня. Правильность суммы оборотов, указанной в справке, заверяется подписью контролера по кассовым операциям. Одновременно кассир заверяет своей подписью правильность общей суммы в кассовом расходном журнале. Остаток денег и расходные кассовые документы вместе с отчетной справкой кассир расходной кассы сдает заведующему кассой под расписку в книге кассира.

На основе справок кассиров операционных касс (приходных и расходных) заведующий кассой составляет сводную справку о кассовых оборотах, сверяет ее с кассовыми оборотами по кассовым журналам. Затем сумма кассовых оборотов записывается в книгу учета ценностей кладовой, где выводится остаток на следующий день, который должен быть равен кассовой наличности.

Если остаток  кассовой наличности на конец дня  превышает лимит операционной кассы, коммерческий банк должен сдать сверхлимитный  остаток кассы в расчетно-кассовый центр (РКЦ) для зачисления этой суммы на свой корреспондентский счет в РКЦ.

Доставка  наличных денег в РКЦ, как правило, осуществляется инкассаторами.

На сумму  наличных денег, сдаваемых в кассу  РКЦ, составляется препроводительная ведомость в трех экземплярах. Первый экземпляр препроводительной ведомости и наличные деньги вкладываются в инкассаторскую сумку, сумка пломбируется. Второй экземпляр препроводительной ведомости (накладная) передается инкассатору. Третий экземпляр препроводительной ведомости (квитанция) с распиской инкассатора в приеме денег остается в банке. На сумму инкассированных наличных денег выписывается платежное поручение для зачисления сдаваемой кассой наличности на корреспондентский счет банка в РКЦ.

Сумма наличных денег, переданных из кассы инкассатору, отражается в учете:

Дебет 20209 Денежные средства в пути

Кредит 20202 Касса  кредитных организаций

В РКЦ сумма  инкассированных наличных денег  зачисляется на корреспондентский счет коммерческого банка и поступает в кассу РКЦ.

В коммерческом банке на основе выписки из его  корреспондентского счета в РКЦ  делается проводка:

Дебет 30102 Корреспондентские  счета кредитных организаций  в Банке России

Кредит 20209 Денежные средства в пути

Подкрепление  операционной кассы банка осуществляется за счет средств на его корреспондентском  счете в РКЦ на основе платежного поручения банка. До получения коммерческим банком наличных денег из РКЦ сумма платежного поручения отражается в учете:

Дебет 20209 Денежные средства в пути

Кредит 30102 Корреспондентские  счета кредитных организаций  в Банке России

Полученная  от РКЦ денежная наличность после  ее пересчета передается в кассу банка с отражением в учете:

Дебет 20202 Касса  кредитных организаций

Кредит 20209 Денежные средства в пути.

 

3.2 Вечерние кассы и инкассирование  выручки

 

Для приема наличных денег после окончания операционного  дня в банках работают вечерние кассы. Наличие таких касс создает возможность  лучше обслуживать предприятия  и организации, позволяет им сдавать  денежную выручку, поступившую за весь рабочий день, ускоряет поступление в банк денег и обеспечивает их сохранность.

Время работы вечерних касс устанавливает коммерческий банк. Прием наличных денег производится кассиром под контролем бухгалтера-контролера или только кассиром с использованием контрольного кассового аппарата. Принятые наличные деньги должны быть обработаны в тот же день, чтобы утром следующего рабочего дня их можно было использовать для кассовых операций. Деньги, принятые вечерней кассой, зачисляются банком на соответствующие счета не позднее утра следующего рабочего. Расходные операции вечерние кассы не выполняют.

При сдаче  денег в вечернюю кассу лицо, вносящее деньги, заполняет объявление и передает его контролеру, который проверяет  и подписывает документ, регистрирует сумму взноса в приходном кассовом журнале, а затем передает объявление кассиру. После приема денег кассир подписывает объявление, ордер и квитанцию, проставляет оттиск печати вечерней кассы на квитанции и отдает ее клиенту. По окончании операций вечерней кассы общая сумма принятых денег сверяется с данными кассового журнала и приходных документов; журнал подписывается кассиром и контролером. Поступившие деньги, приходные кассовые документы, кассовый журнал и печать вечерней кассы хранятся в несгораемом сейфе. Сейф закрывается на два ключа, один из которых хранится у кассира, другой – у бухгалтера. Сейф опечатывается в присутствии представителя охраны и сдается охране под расписку.

Утром следующего рабочего дня кассир и контролер  принимает сейф от работника охраны, и сдают деньги и приходные документы заведующему кассой под расписку в кассовом журнале, а журнал бухгалтер передает главному бухгалтеру. Заведующий кассой также передает принятые приходные кассовые документы для проверки главному бухгалтеру банка. После контроля приходные кассовые документы на взнос наличными передаются для хранения заведующему кассой, а ордера – экономистам учетно-операционного отдела. Кассовый журнал, подписанный главным бухгалтером, передается для отражения операций в бухгалтерском учете.

Дебет 20202 Касса  кредитных организаций 

Кредит Соответствующие  лицевые счета клиентов (например, 40702 Счета негосударственных коммерческих предприятий)

Если прием  денег в вечерней кассе осуществляет только кассир (без бухгалтера-контролера), то за кассиром закрепляется контрольный  кассовый аппарат, а имеющаяся в  кассе печать изымается. Выдаваемые вносителям денег квитанции снабжаются оттиском штампа, проставляемого кассовым аппаратом, который содержит номер вечерней кассы, дату приема денег, порядковый номер операции и сумму взноса. Квитанция подписывается кассиром. Проверив правильность заполнения документа, кассир принимает от клиента наличные деньги, подписывает объявление, ордер и квитанцию, а на квитанции и объявлении проставляет штамп кассового аппарата. Квитанция выдается вносителю денег, кассовый журнал составляется утром следующего рабочего дня работником бухгалтерии на основании объявлений на взнос наличными и контрольной ленты кассового аппарата. Главный бухгалтер контролирует правильность составления кассового журнала. Записи в журнале он сверяет с данными контрольного кассового аппарата. Наличные деньги и объявления на взнос наличными передаются заведующему кассой, а ордера – экономисту учетно-операционного отдела.