Контроль и ревизия

При изучении локальных  актов необходимо установить, имеется  ли утвержденное в установленном  порядке Положение о бухгалтерской службе и как оно выполняется, а также проверить установлены ли главным бухгалтером (руководителем бухгалтерской службы) служебные обязанности для работников бухгалтерии.

При проверке соответствия бухгалтерского учета и отчетности действующей нормативно-правовой базе следует выяснить:

-выполняются ли главным  бухгалтером обязанности, возложенные  на него Федеральным законом  от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском  учете», по организации бухгалтерского  учета и контролю за обеспечением  сохранности денежных средств и материальных ценностей;

-своевременно ли предоставляются  бухгалтерии все необходимые  для бухгалтерского учета и  контроля документы;

-ведутся ли все  предусмотренные инструкциями и  приказами Минфина РФ учетные  регистры, правильность, своевременность и аккуратность записей операций в этих регистрах;

-соответствие остатков  на начало года в учетных  регистрах данным за предыдущий  год, выведены ли итоги оборотов  за месяц и в надлежащих  случаях с начала года, а также  остатки по соответствующим субсчетам;

-наличие подлинных  документов, своевременность и правильность  их составления, оформления и  соответствия их установленным  формам;

-правильно ли оформлены  и составлены регистры бухгалтерского  учета (журналы-ордера, накопительные  ведомости);

-соответствуют ли итоги остатков по каждой группе аналитических счетов оборотных ведомостей итогам остатков этих субсчетов книги «Журнал-главная» и показателям финансовой отчетности. При выявлении несоответствий следует вычислить величину отклонений по каждому из бухгалтерских счетов.

Величина отклонения показателей финансовой отчетности от итоговых остатков аналитических  счетов будет свидетельствовать  о величине искажения финансовой отчетности.

Необходимо учесть, что  искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10% является грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда.

-выполняются ли предложения  по результатам предыдущих проверок состояния бухгалтерского учета и отчетности;

-соблюдаются ли установленные  правила хранения в бухгалтерии  первичных документов, учетных регистров  и других бухгалтерских документов  текущего года и за прошлые  годы до передачи их в архив.

При анализе отчетности по составу и содержанию необходимо установить:

1)правильность составления  отчетности в объемах и по  формам, установленным Министерством  финансов РФ;

2)правильность и полноту  заполнения показателей, предусмотренных  в формах отчетности, согласованность взаимосвязанных показателей, приведенных в отдельных формах, между собой и с балансом, а также правильность арифметических подсчетов;

3)соответствие данных  синтетического и аналитического  учета данным форм бухгалтерской  отчетности.

Пример проверки организации первичного учета на участке списания сырья, материалов и полуфабрикатов в производство

Процедура 1 "Проверка достоверности (полноты и точности) фактов списания ТМЦ в производство"

Процедура 2 "Проверка оперативности регистрации фактов списания ТМЦ на носителях информации"

Процедура 3 "Проверка законности первичной учетной документации (ПУД), оформляющей списание ТМЦ в  производство"

Процедура 4 "Проверка соблюдения графика документооборота"

Процедура 5 "Проверка полноты и точности регистрации документа в учетных регистрах"

Процедура 6 "Проверка организации хранения документов и  организации доступа к ПУД"

Хозяйственные операции по списанию товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в производство в большой  промышленной организации относятся  к операциям с повышенным уровнем риска по следующим причинам:

1. Вероятность санкционированного  списания ТМЦ под несуществующие  заказы и объемы выпуска. Цель- увеличение себестоимости выпуска  и снижение налогов на прибыль,  и имущество (в данном случае  может иметь место сговор между должностными лицами).

2. Вероятность хищения  товарно-материальных ценностей.

3. Огромный объем совершаемых  операций и соответственно большой  массив первичной учетной документации (ПУД), следствием чего могут стать:

отсутствие оправдательных документов;

несанкционированное списание ТМЦ (отсутствие реквизитов, придающих  документам юридическую силу);

утеря документов.

4. Искажение фактов  списания ТМЦ вследствие технических  ошибок при подсчете и измерении  совершаемых операций на стадии  сбора и регистрации информации.

Основная цель проверки системы организации первичного учета (СОПУ) на этом участке- установить достоверность фактов списания ТМЦ  в производство и гарантировать  качество оправдательной первичной  документации. Это необходимо для того, чтобы при дальнейшей проверке данного участка учета аудитор мог с уверенностью опираться на данные первичного учета (в частности, при проверке соответствия корреспонденций счетов, сумм оборотов и остатков в регистрах учета, способов списания ТМЦ, сумм, списанных на себестоимость произведенной продукции, и т.д.).

При проведении проверки первичного учета на данном участке  проверке подвергаются три подсистемы, входящие в СОПУ (система сбора  и регистрации оперативного факта, система ПУД, система организации работы с документацией). Также учитываются результаты анализа четвертой подсистемы СОПУ (среда функционирования СОПУ) и анализа системы внутреннего контроля (СВК) на данном участке, после чего выявляются типичные ошибки и нарушения, свойственные построению системы первичного учета на данном участке для организации, определяется перечень рекомендаций руководству фирмы и дается заключение о качественности и достоверности системы первичного учета в данной организации для проведения следующих этапов проверки.

Оценивая состояние  СВК на проверяемом участке учета, ревизору следует воспользоваться  результатами опроса, проведенного среди  респондентов, имеющих отношение  к данному разделу учета. Среди  них: главный бухгалтер, старший  бухгалтер материальной группы, заведующие складами, работники складов, работники службы внутреннего контроля.

Процедура 1 "Проверка достоверности (полноты и точности) фактов списания ТМЦ в производство"

На данном этапе ревизору следует убедиться в том, что  при списании ТМЦ в производство измерение (либо подсчет) количественных показателей производится с достаточной степенью точности и измерению либо подсчету подвергаются все без исключения ТМЦ, списываемые в производство. Процедура проводится ревизором с помощью методов наблюдения и пересчета. При необходимости можно использовать метод опроса персонала. Проверяющий должен выяснить, какие способы, приемы и технические средства используются в организации при измерении ТМЦ, оценить состояние весового хозяйства и измерительных приборов, проверить, как часто должна производиться поверка приборов и когда производилась в последний раз. Выяснить, удовлетворены ли работники склада состоянием подручных средств и обеспечивают ли, по их мнению, данные средства полноту и точность при измерении и подсчете оперативных фактов. Полезно ознакомиться с наличием должностных инструкций работников склада и с заключенными договорами о материальной ответственности. Целесообразно провести опрос работников склада и получателей ТМЦ.

Результаты этого опроса помогут ревизору в оценке организации отпуска ТМЦ в производство и в необходимости рекомендаций по оптимизации этого процесса.

Если у ревизора возникают  сомнения в эффективности организации  отпуска сырья, материалов и полуфабрикатов в производство, в том, что в  системе есть вероятность сбоев и нарушений, то ревизор может провести дополнительную процедуру по выявлению возможности допущения ошибок и нарушений при отпуске ТМЦ в производство. Ревизор запрашивает в бухгалтерии данные о списании на производство ТМЦ за месяц. Далее проводится отбор (в соответствии с запланированным объемом выборки) либо наиболее часто встречающихся, либо наиболее многочисленных (в суммовом выражении) позиций ТМЦ. Количественные данные бухгалтерии о списанных в производство позициях сверяются с аналогичными данными складского учета (табл. 1)

Затем информация (гр. 4) из бухгалтерского учета сверяется  с информацией планово-экономического или технологического отдела о рассчитанной потребности данных позиций ТМЦ  на фактический выпуск продукции (с учетом незавершенного производства) либо, если это работа по определенному заказу, данные о нормативном расходе ТМЦ согласно рассчитанной смете.

В каждой средней или  крупной промышленной организации  должен быть заложен максимальный процент  возможных отклонений фактического расхода от плановой (нормативной) величины. Как правило, он небольшой, так как в технологических картах (или в иной расчетной документации) уже учтены практически все возможные отходы и потери.

Составив эти две  таблицы, аудитор получит следующую информацию.

1. По результатам таблицы 2:

если расхождений нет  либо они незначительны, то нельзя однозначно утверждать о правомерности, точности и полноте списания ТМЦ, однако есть один положительный момент (в случае, если передача информации между складом и бухгалтерией не автоматизирована)- сверка между складом и бухгалтерией проводится регулярно;

расхождения есть, они  значительны- возможные объяснения этих обстоятельств:

а) нерегулярные сверки со складом;

б) утеря первичных  документов (сбои в системе документооборота);

в) возможная пересортица  при списании ТМЦ.

2. По результатам табл. 3 с учетом результатов табл. 2:

расхождений нет по результатам  обеих таблиц либо они очень незначительны- все прослеженные факты списания ТМЦ можно считать достоверными;

по табл.3 отклонений нет, однако данные склада отличаются- в этом случае вероятнее всего следует один из трех выводов из п.1 (а, б или в), которые очень легко установить путем сверки первичных документов;

по табл. 2 расхождений нет, а в табл. 3 отклонения значительны либо имеют место факты, когда определенная позиция ТМЦ списана по данным бухгалтерского учета, а в планируемом расходе ее нет- один из следующих выводов (при условии, что логичного объяснения расхождениям не дано):

а) ошибка в плановых расчетах;

б) намеренное списание бухгалтерией ТМЦ с целью увеличения себестоимости  выпуска и уменьшения налогов  на прибыль и на имущество;

в) намеренное списание бухгалтерией ТМЦ с целью прикрытия хищений  или с целью списания излишков ТМЦ, выявленных в ходе инвентаризации.

Ревизору следует получить объяснения от ответственных работников о причинах возникших отклонений и при обнаружении фактов неправомерного списания ТМЦ зафиксировать это  в акте проверки и поставить в  известность руководство организации.

Процедура 2 "Проверка оперативности регистрации фактов списания ТМЦ на носителях информации"

С помощью этой процедуры  ревизору следует выяснить, всегда ли данные о совершении хозяйственной  операции фиксируются на носителе в  момент ее совершения либо сразу после окончания. Получить такую информацию (с надлежащей степенью достоверности) возможно, только используя устный опрос получателей ТМЦ. Из ответа на вопрос, каким образом и когда происходит фиксация факта отпуска материалов в производство (заполнение бланков вручную, создание документа с помощью вычислительной техники и т.п.), ревизор может составить определенное мнение об уровне оперативности фиксации факта и о том, какова вероятность того, что такой уровень оперативности на данной стадии учетного процесса присутствует всегда.

Процедура 3 "Проверка законности первичной учетной документации (ПУД), оформляющей списание ТМЦ в  производство"

Цель проведения данной процедуры- получение достаточного количества доказательств того, что  весь массив ПУД по списанию ТМЦ  в производство имеет юридическую силу. В ходе проведения процедуры используются следующие источники информации:

требования накладные (N М-11) или лимитно-заборные карты (N М-8);

карточки учета материалов (N М-17) или книги сортового учета;

приказы об утверждении лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Особенно следует обратить внимание на документы, в которых  отсутствуют или исправлены следующие  реквизиты:

наименование структурного подразделения- получателя;

наименование вида деятельности (вида работ), для которого затребованы ТМЦ;

количество затребованных  и особенно отпущенных ТМЦ;

личные подписи участников операции.

Кроме того, на данном этапе  можно также отдельно отмечать документы, на которых отсутствует контировка бухгалтера, чтобы затем учесть эту информацию при проверке правильности оценки ТМЦ, списываемых в производство.

Процедура 4 "Проверка соблюдения графика документооборота"

С помощью этой процедуры  устанавливается наличие или  отсутствие графика документооборота по операциям списания ТМЦ в производство, на все ли первичные документы он составлен, а также работает ли этот график в действительности.

Процедура 5 "Проверка полноты и точности регистрации  документа в учетных регистрах"

Выборка документов, проверяемых  в рамках данной процедуры, должна производиться с учетом результатов предшествующих процедур. Особое внимание следует уделить: