Компьютерные бухгалтерские учетные системы и их возможности

Программы "Мини-бухгалтерия" пользуются наибольшим спросом на современном  рынке бухгалтерских программ, удовлетворяют  потребности большинства коммерческих фирм; они сравнительно недорогие  и легко адаптируются к условиям пользователя. Пакеты этого класса ориентированы на пользователя-непрофессионала  и легко осваиваются бухгалтером. Основой всех пакетов является правильное отражение финансово-хозяйственной  операции в виде бухгалтерских проводок в едином журнале хозяйственного учета без выделения отдельных  участков учета. Бухгалтер освобождается  от ручной работы по ведению учетных  регистров, журналов-ордеров, ведомостей затрат по статьям калькуляции, составлению  отчетности. На основании проводок, занесенных в единый журнал хозяйственных  операций, обеспечивается получение  оборотно-сальдовой ведомости, шахматной ведомости, Главной книги, баланса, карточек синтетического счета, отчетных форм. Все выходные формы могут выводиться на экран, жесткий диск, дискету и печать.

Несмотря на большое разнообразие программ для малого бизнеса, можно  выделить их некоторые общие черты:

Так, программы в основном предназначены для ведения синтетического учета, но в них предусматриваются  и возможности выполнения несложного аналитического учета при небольшом  объеме информации. В программах предлагаются различные подходы к организации  аналитического учета. Наибольшее распространение  получило кодирование субсчетов  и счетов аналитического учета.

Можно также отметить такие  общие характеристики программ, как  похожее построение меню, оперирование одними и теми же клавишами, наличие  плана счетов, типовых проводок, помощи в виде подсказок, календаря, калькулятора; использование типовых  форм бухгалтерской документации и  др. Пакеты могут обеспечивать печать некоторых форм первичного учета: платежных  поручений, накладных, приходных и  расходных кассовых ордеров. Бухгалтер может самостоятельно корректировать и настраивать план счетов; изменять, исключать и вводить новые типовые операции, создавать новые схемы корреспонденции счетов.

Приведенные характеристики в полной мере относятся буквально  ко всем бухгалтерским программам, независимо от их ориентации на малые, средние или крупные предприятия.

Пакет "Мини-бухгалтерия" предусматривает ведение бухгалтерского учета на одном ПК путем организации  локального автоматизированного рабочего места бухгалтера. Не исключена возможность  организации на малом предприятии  и небольшой локальной вычислительной сети, состоящей из 3-4 персональных компьютеров, установленных у руководителя, менеджера и бухгалтера.

В соответствии с Указаниями по ведению бухгалтерского учета  и отчетности и применению регистров  бухгалтерского учета на малых предприятиях, имеющих незначительное количество хозяйственных операций, учет может  осуществляться по упрощенной форме  учета, что вполне обеспечивается пакетом "Мини-бухгалтерия". Малое предприятие  само выбирает форму бухгалтерского учета исходя из своих потребностей, приспосабливает учетные регистры к специфике своей работы при  соблюдении основных принципов ведения  учета, составляет рабочий план счетов. При упрощенной форме учета в  качестве регистра синтетического учета  используется книга учета хозяйственных  операций, а в качестве регистров  аналитического учета применяются  различные ведомости: учета основных средств, учета производственных запасов  и товаров, учета затрат на производство, учета денежных средств и фондов и др.

Обработка бухгалтерского учета  на малых предприятиях с большой  численностью работающих, со значительным объемом хозяйственных операций и при необходимости составления  многих регистров аналитического учета затрудняется использованием пакета "Мини-бухгалтерия". Это и вызвало появление пакетов более высокого уровня - интегрированных систем.

Пакеты "Интегрированная  бухгалтерская система" (ИБС). Большинство  разработок этого класса "выросло" из предыдущего. Сегодня группа ИБС  является одной из наиболее распространенных. Как правило, система работает локально на одном компьютере или в сетевом варианте на нескольких ПК. Система рассчитана на ведение малого и среднего бизнеса и предназначена для бухгалтерий численностью 2-5 человек. При локальном использовании системы на компьютере находится целиком вся система, в сетевом варианте - на нескольких АРМ по участкам учета. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем могут быть рассчитаны на интеграцию с различными функциями управления. Например, программа "1С: Предприятие (версии 7.5, 7.7)", кроме бухгалтерского учета, предназначена для производственного учета, выполнения операций по сбыту и снабжению, финансовому планированию и анализу, а также автоматизации документооборота.

Интегрированные бухгалтерские  системы относятся к программам, объединяющим и поддерживающим ведение  всех основных учетных функций и  разделов. Реализуются обычно в рамках одной программы, состоящей из отдельных  модулей. Каждый модуль предназначен для  обработки отдельных участков учета, где ведется аналитический учет. Основой пакета, как и в "Мини-бухгалтерии", является Головной модуль "Проводка - Главная книга - Баланс", а также  модули для выполнения отдельных  участков учета. Состав модулей, обеспечивающих автоматизированную обработку бухгалтерских  задач, неодинаков в разных программах. В основном это модули, осуществляющие ведение аналитического учета по финансово-расчетным операциям, учету  материалов, учету основных средств  и учету товаров. Для учета  заработной платы создается, как  правило, самостоятельная программа, но этот модуль может находиться и  в общей программе.

Последовательность обработки  учетных задач в интегрированных  системах заключается в следующем. Сначала обрабатываются отдельные  бухгалтерские задачи по участкам учета, в результате чего происходит составление  аналитических сводок.

После окончания обработки  участка учета (или в ходе обработки) бухгалтерские проводки поступают  в головной модуль и записываются в единый журнал хозяйственных операций, на базе которого получаются оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Таким образом, осуществляется интеграция обработки всех бухгалтерских задач. Лучшими пакетами этого класса на выставках и конкурсах признаны программы корпорации "Парус", фирмы "1С" ("1С: Предприятие версии 7.5, 7.7"), "Инфин", "Суперменеджер", "Инфо-бухгалтер", сетевая программа "Интегратор" фирмы "Инфософт", "Турбо-бухгалтер" (4, 5,6), "БЭСТ-3" "Интеллект-Сервис".

Пакеты "Комплексная система  бухгалтерского учета". Бухгалтерский  комплекс программ впервые был разработан в 1950-х годах для осуществления  комплексной механизации бухгалтерского учета на счетно-перфорационных машинах. В 1970-х годах обработка комплексов бухгалтерских задач была переведена на универсальные ЭВМ, где использовались "типовые проектные решения  по бухгалтерскому учету" по каждому  участку учета.

При появлении персональных компьютеров сохранилась тенденция  создания отдельных программ под  каждый участок учета с возможностью последующей их интеграции.

Бухгалтерский комплекс рассчитан  на средние и крупные предприятия, где организация бухгалтерского учета осуществляется комплексом взаимосвязанных  рабочих мест. Характерными чертами  пакетов являются: наличие комплекса  локальных, но взаимосвязанных пакетов  по отдельным участкам бухгалтерского учета интерфейс обмена информацией  между АРМ сводного учета (АРМ  главного бухгалтера) и АРМ отдельных  участков учета для получения  баланса и отчетности, развернутый  аналитический учет по всем участкам учета, расширенный состав традиционного  комплекса бухгалтерских задач.

Состав пакетов комплексов может быть следующим. АРМ главного бухгалтера (АРМ сводного учета), учет труда и заработной платы, учет материальных запасов, учет основных средств и  НМА, учет затрат на производство, учет финансово-расчетных операций, учет готовой продукции.

Состав пакетов может  быть расширен за счет модулей, обеспечивающих учет финансовых результатов, учет капитальных  вложений, финансовый анализ и др.

Состав пакетов может  иметь отличие в комплексах, разработанных  разными фирмами. Его содержание может пополняться за счет включения  дополнительных модулей. Применение комплексов позволяет создать на средних  и крупных предприятиях интегрированную  бухгалтерию, где осуществляется комплексная  автоматизация бухгалтерского учета. При этом необходимо соблюдать главный  принцип: пакеты должны быть информационно  взаимосвязаны, что возможно только при приобретении всего комплекса  программ у одной фирмы-изготовителя, хорошо зарекомендовавшей себя на рынке  программных продуктов. К ним  относятся пакеты фирм: "Интеллект-Сервис" (программа "БЭСТ-4"), "Микро-Плюс" ("Лука"), "Пролог", "Омега" ("Бухкомплекс"), фирма "ЭЙС" ("Гепард"), "Звезда", "Инфин" ("Бухгалтерия-супер"), "Турбо-бухгалтер" (6 проф).

Корпоративные системы предназначены  для автоматизации функций управления предприятием. Иногда такие системы  называют "Корпоративными системами  управления финансами и бизнесом". Система состоит из сложных компонентов, включающих в себя функционально  полную подсистему бухгалтерского учета, а также подсистемы управления, планирования, элементы анализа и принятия решений, делопроизводства и т.д. Бухгалтерская  составляющая в этих системах не является главенствующей, так как подобные системы в основном ориентированы  на процесс управления. В такой  системе большое значение имеет  информационная взаимосвязь всех составных  подсистем. Этот новый класс систем только зарождается в России. Многие зарубежные программные продукты относятся  к этому классу. По прогнозам, в  ближайшее время такие системы  получат в России большое распространение, и спрос на них будет опережать  предложение.

Корпоративные системы ориентированы прежде всего на управленцев-менеджеров и предусматривают организацию сложной многоуровневой локальной вычислительной сети предприятия и установку автоматизированных рабочих мест в различных подразделениях со сложным сетевым обменом информации. Системы отличаются большой сложностью, высокой стоимостью и требуют индивидуальной настройки под каждого клиента. Реализация корпоративных систем осуществляется, как правило, консалтинговыми организациями, выполняющими работу "под ключ".

Системы индивидуально дорабатываются и внедряются на базе типового ядра для каждого заказчика. Сложность  построения корпоративных систем заключается  в наличии различных модулей  программ. Типичным примером может  служить корпоративная система "Галактика", где выделены функциональные контуры  административного управления, оперативного управления, управления производством  и бухгалтерский учет, для автоматизированной обработки которых предусматривается  около 40 программных модулей (АРМ). Систему  можно комплектовать из различных  модулей. Корпоративные системы  предназначены для использования  на крупных предприятиях, в торговых центрах и универмагах, но могут  в усеченном составе модулей  применяться и на средних предприятиях. В качестве примера можно привести некоторые отечественные организации, разрабатывающие корпоративные  системы для крупных предприятий: корпорация "Галактика", фирмы "Инфософт", "Никос-софт", "Омега", "Цефей", "Звезда". Переходят на составление корпоративных систем для средних предприятий и корпорация "Парус", фирма "1С" и др. Несомненным достоинством этих организаций является комплексный подход к созданию АИС на предприятии. Они обеспечивают обследование информационной системы, выбор и поставку технических средств, установку программы "под ключ", сопровождение системы, обучение персонала. Можно утверждать, что будущее за такими организациями.

Из зарубежных разработок получили всемирную известность  корпоративные системы "R/3", "Platinym", "Slala", "R/Style", "Concorde XAL" и др.

Таким образом, для правильного  выбора и оптимального применения программного продукта, автоматизирующего бухгалтерский  учет, необходимо учитывать размер предприятия, сферу деятельности, а  также его специфику работы.

На отечественном рынке  имеется много готовых программных  продуктов по бухгалтерскому учету, самых разнообразных по качеству, функциональному назначению и стоимости. Можно утверждать, что рынок программ сложился, хотя он пока не поддается  четкому упорядочению. При приобретении программ следует ориентироваться  на профессиональные фирмы, имеющие  большой опыт проектирования автоматизации  бухгалтерского учета и хорошую  репутацию. О качестве программ свидетельствует  срок промышленной эксплуатации и количество внедрений на предприятиях, так как  только при этих условиях выявляются и реализуются наиболее распространенные особенности методик учета, совершенствуются технология обработки и предусматриваются различные сервисные функции, например, автоматическое выделение НДС в проводках.

Пакет должен иметь лицензию, сертификат качества. При ознакомлении нужно узнать на какое предприятие он ориентирован: малое, среднее, крупное; следует обратить внимание на отраслевую принадлежность пакета.

Программа должна подходить  к существующей на предприятии системе  бухгалтерского учете, соответствовать  современным его требованиям  и обеспечивать получение всей необходимой  для целей управления информации. Необходимо обратить внимание на наличие  в программе функций, отвечающих профилю фирмы, специфику ее работы. Программа должна иметь достаточный  уровень аналитического учета, т.е. возможность более углубленного, детального учета на отдельных участках производства и организации в  целом, обеспечивать автоматизацию  формирования проводок и выполнения расчетов, составление сводок, отчетов, а также формирование первичных  документов, что намного повышает эффективность ведения первичного учета и облегчает труд бухгалтера.

Система должна обеспечить комплексную  автоматизацию учета и осуществить  стыковку с уже действующими программами.

Необходимо изучить функциональные возможности программы, круг решаемых задач и возможности выполнения индивидуальной настройки при изменении  в методе учета.

Приобретение программного продукта не может вестись в отрыве от другого компонентов, обеспечивающих создание автоматизированной информационной системы. Одновременно должны решаться вопросы выбора, приобретения и установки технических средств обработки информации, обучения персонала. При решении комплекса сложных проблем желательно привлекать работников специальных фирм, выполняющих весь цикл работ по внедрению компьютерной техники на предприятие.