Компьютерные бухгалтерские учетные системы и их возможности

Для учета выпуска продукции (работ, услуг) используется счет 40 "Выпуск продукции (работ, услуг)".

Готовая продукция оценивается  по нормативной производственной себестоимости.

Резервы на предстоящую оплату отпусков работникам создаются и  отражаются по счету 97 "Расходы будущих  периодов".

В целях обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и отчетности проводится инвентаризации всего имущества  организации, независимо от его места  нахождения и всех видов финансовых обязательств, денежных средств в  кассе - ежемесячно, при смене материально  ответственного лица, при выявлении  фактов хищения, злоупотребления или  порчи имущества, в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных происшествий, вызванных экстремальными условиями.

Основываясь на Налоговый  Кодекс РФ, для подтверждения данных налогового учета, используются первичные  документы. Оформленные в соответствии со статьей 9 ФЗ от 21.11.1996г. №129-ФЗ "О  бухгалтерском учете".

День отгрузки (передачи товара (работ, услуг) считается моментом определения  налоговой базы по НДС.

При определении размера  материальных расходов при списании сырья и материалов, используемых при производстве (изготовлении) товаров (выполняемых работ, оказании услуг) применяется метод оценки по себестоимости  единицы запасов.

При определении нормы  амортизации по приобретенным объектам основных средств, бывшим в употреблении, устанавливается срок их полезного  использования с учетом количества лет (месяцев) эксплуатации данного  имущества предыдущими собственниками.

2. Общая характеристика  бухгалтерских учетных систем

2.1 Роль программного учета

В неавтоматизированной системе  ведения бухгалтерского учета обработка  данных о хозяйственных операциях  легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами  и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные  документы часто используются и  в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в  электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские  книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать  или изменить которые без компьютера не возможно.

Способ обработки хозяйственных  операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние  на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом  особенностей, которые следует учитывать  при оценке условий и процедур контроля:

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех  же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что  практически исключает появлению  случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные  ошибки (или другие систематические  ошибки в аппаратных либо программных  средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество  процедур внутреннего контроля, которые  в неавтоматизированных системах выполняют  разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим  доступ к компьютеру, возможность  вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы  могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в  неавтоматизированных системах достигается  простым разделением функций. К  подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

Потенциальные возможности  появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными  системами бухгалтерского учета  компьютерные системы более открыты  для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или  косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается  в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления  ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке  прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного  периода.

Потенциальные возможности  усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор  аналитических средств, позволяющих  оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного  инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в  целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Кроме  того, некоторые прикладные программы  накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно  использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система  может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как  это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку  сам факт принятия такой системы  в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих  санкций.

2.2 Основные периоды введения  автоматизации учета на предприятиях

Несмотря на то, что в  мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета. Сегодня мы анализируем уже третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем.

Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России:

Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета  совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах  такого типа для нужд малых предприятий  и кооперативов, обслуживания временных  трудовых коллективов и других новых  субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских  разработок. Большинство программ создавалось  в виде АРМ (автоматизированных рабочих  мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это  время были популярны первые бухгалтерские  программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки  тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и  кооперативов нуждались в бухгалтерском  учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени  вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль  с продаваемого тиража бухгалтерских  программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab.

Современный (третий) этап развития бухгалтерских систем характеризуется  созданием интегрированных программных  средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

2.3 Особенности бухгалтерских  учетных систем

"Идеал" для системы  бухгалтерского и управленческого  учета с точки зрения руководителя  компании и собственника - это  получение всей необходимой информации  по всему предприятию на любой  момент времени, а не за прошлый  месяц. Только в таком случае  можно управлять эффективно.

Когда система работает эффективно, это означает, что эффективно работает каждое ее звено, подразделение. Определен  круг задач, отлажены документооборот и обмен информацией. Создание современной автоматизированной системы влечет за собой необходимость переоснащения технической базы и совершенствования организации обмена данными.

Комплексный подход к внедрению (настройка программного обеспечения  с одновременной технической  разработкой и поддержкой проекта) позволяет руководству компании получить на выходе систему управления предприятием как единым комплексом, с отдельными офисами, являющимися  только "звеньями цепи" и частью целого. А это, в свою очередь дает возможность оперативно и эффективно управлять объединенным ресурсам компании - товарооборотом, складам, денежным средствам  и дебиторской задолженностью.

Правильный выбор программного продукта - один из определенных моментов автоматизации учета. Выбор программного обеспечения осуществляется на стадии организации и проектирования автоматизированных информационных систем (АИС) на основании  данных обследования информационной системы  объекта. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ от самых простейших, способных выполнить минимальный набор операций, необходимый для мелких фирм, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой.

При выборе программного обеспечения  для предприятия возможны различные  варианты.

Приобретение у фирмы-производителя  готового типового программного продукта, полностью отвечающего потребностям этого предприятия. Такие типовые  программные продукты успешно реализуют бухгалтерский учет на предприятиях однородной деятельности с общей спецификой учета и находят широкое применение на малых предприятиях.

Составление индивидуального проекта, если невозможно подобрать типовую программу для предприятия. Индивидуальное проектирование выполняется как силами программистов предприятия, так и с привлечением специалистов со стороны. Стоимость проектных работ при этом значительно увеличивается по сравнению с приобретением типового проекта. Индивидуальное проектирование рекомендуется проводить на предприятиях со своей спецификой учета, в основном на крупных и средних предприятиях.

Доработка и установка  типового проекта "под ключ" осуществляется фирмами, занимающимися консалтингом в области информационных технологий, а также франчайзинговой сетью, обеспечивающими настройку системы на решение любых отраслевых и специализированных задач, адаптацию к специфике учета на конкретном предприятии.

Первый и третий варианты выбора программного продукта фактически ставят пользователя в зависимость  от производителя. Очень трудно вести  речь об универсальности бухгалтерских  программ. Специфика ведения учета  на разных предприятиях, постоянно  меняющегося налогового законодательства, изменение форм отчетности определяет необходимость адаптации практически  любой системы.

Характерной чертой отечественных  программ для бухгалтерского учета  стало расширение их традиционного  состава за счет таких дополнительных модулей, как финансовый анализ, учет инвестиций, производство, складской  учет и др.

Разработка программ ведется  различными отечественными фирмами. Многие из них накопили достаточный опыт и постоянно совершенствуют программы, выпуская новые версии. Фирмы составляют программные продукты в локальном  и сетевом варианте. Реализация сетевых  программ предусматривает организацию  многоуровневой вычислительной сети в  бухгалтерии и сетевой обмен  информацией между уровнями. Сетевая  версия включает в себя расширенный  состав программ, цель которых - автоматизация  задач финансово-хозяйственной деятельности, объединение решения бухгалтерских  задач с коммерческими и техническими службами, производством, различными отделами управления.

Итак, выбор программ для  реализации поставленных целей - довольно трудоемкий процесс, который объясняется  сложной организационной структурой предприятия, большим количеством  сотрудников, сложным документооборотом.

2.4 Типы и конфигурации  бухгалтерских учетных систем

Существующие прикладные системы бухгалтерского учета очень  разнообразны и неоднородны, поэтому  сложно классифицировать современное  программное обеспечение, но чаще всего  специалисты выделяют следующие  классы программ:

ориентация на размер предприятия;

локальные и сетевые версии;

ориентация на бухгалтерский  учет в различных сферах деятельности, а также ориентация на бюджетный  учет;

отечественные и зарубежные программы.

Основным классификационным  признаком бухгалтерских программ остается их ориентация на размер предприятия  и состав выполняемых ими функций. Накопленный опыт составления и  применения программ компьютеризации  бухгалтерского учета позволяет  выделить и их группы.

Рассмотрим краткую характеристику пакетов этих групп:

Пакеты "Мини-бухгалтерия". К этой группе относятся программы  бухгалтерского учета и подготовки отчетных документов, предназначенные  для предприятий малого бизнеса, с бухгалтерией малой численности, без ярко выраженной специализации  сотрудников по конкретным участкам учета, ведущим относительно несложный  учет. Сюда относится большое количество популярных программ, достаточно универсальных  и логически законченных, под  общим названием "Проводка → Главная книга → Баланс", выполняющих в основном функции синтетического и несложного аналитического учета. К типовым программным продуктам этого класса, имеющим наибольшую популярность и распространение, можно отнести следующие базовые варианты пакетов: "1С: Бухгалтерия", "Турбо-бухгалтер", "Инфо-бухгалтер", "Финансы без проблем", "Интегратор-Соло", "Инфин".