Документальное оформление и учет движения основных средств и пути его совершенствования

    Первоначальная  стоимость объектов основных средств, полученных от других организаций и физических лиц безвозмездно, учитывается исходя из их рыночной стоимости на дату оприходования.

    Первоначальной  стоимостью основных средств, приобретенных  по договорам, предусматривающим неденежную форму исполнения обязательств, признается стоимость обмениваемого имущества, по которой оно было отражено в бухгалтерском учете передающей стороны.

    Первоначальная  стоимость основных средств, изготовленных  в самой организации, определяется по стоимости их изготовления и доведения  до рабочего состояния. В стоимость изготовления основных средств включаются фактически произведенные затраты, связанные с использованием в процессе изготовления сырья, материалов, топлива, энергии, трудовых ресурсов, и иные затраты на их изготовление [9, с. 158].

    Существует  также понятие «восстановительная стоимость». Так как основные средства вводятся в эксплуатацию в разные годы, служат продолжительное время, когда меняются резко (особенно в период инфляции) цены на оборудование, стройматериалы, расходы на заработную плату, то для правильности учета основных средств (приведение в соответствие с аналогичными объектами их стоимости в современных условиях), правильности начисления амортизации и создания необходимых фондов для обновления основных средств предприятия всех форм собственности должны ежегодно по состоянию на 1 января производить переоценку основных средств. Восстановительная стоимость принимается на баланс в качестве первоначальной стоимости.

    В процессе эксплуатации основные средства теряют свои первоначальные качества, т.е. физически и морально изнашиваются. Соответственно, их фактическая стоимость по мере износа уменьшается на его величину. Остаточная стоимость и будет составлять разницу между первоначальной стоимостью и начисленной суммой амортизации.

    В бухгалтерском балансе основные средства учитываются по остаточной стоимости.

    Остаточная  стоимость основных средств —  это их первоначальная стоимость  за вычетом износа в денежном выражении.

    Таким образом, значение основных средств  имеет огромное значение для эффективной  работы предприятия, а правильное осуществление классификации и оценки основных средств позволяет сделать «прозрачной» работу по учету в сфере основных средств. 

    1.2 Нормативно –  правовое регулирование  учета основных  средств 

    В нормативно-правовую базу, регулирующую осуществление хозяйственных операций с основными средствами, входят следующие документы:

    1. Закон Республики Беларусь «О  бухгалтерском учете и отчетности»  №ЗЗ 21 от 18.11.94 в редакции от 29.12.2007г. №188-3

    Закон определяет правовые и методологические основы организации и ведения  бухгалтерского учета (в том числе и основных средств), устанавливает требования, предъявляемые к составлению и представлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь

    2. Типовой план счетов бухгалтерского учета и инструкцию по его применению. Утвержден постановлением Министерства финансов №89 от 30.05.2003 г.

    Типовой план счетов и Инструкция по его  применению предназначены для ведения  бухгалтерского учета в организациях всех форм собственности и видов деятельности независимо от организационно-правовых форм, ведущих учет методом двойной записи.

    Типовой план счетов представляет собой систематизированный  перечень синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета (в том числе и счет 01 «Основные средства»), на которых происходит регистрация и группировка фактов хозяйственной деятельности (имущества, обязательств, финансовых, хозяйственных операций и др.) в бухгалтерском учете.

    3. Временный республиканский классификатор  основных средств и нормативных сроков их службы, утвержденным постановлением Министерства экономики Республики Беларусь от 21 ноября 2001 г. № 186 в редакции постановления от 07.09.2004 №208.

    Классификатором предусмотрено 11 групп амортизированного  имущества и их нормативные сроки службы.

    4. Инструкция о порядке бухгалтерского  учета основных средств. Утверждена  постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 9.04.2004 г. № 110.

    Инструкция  о порядке бухгалтерского учета  основных средств определяет порядок организации учета основных средств и отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций в коммерческих и некоммерческих организаций (исключая банки, иные небанковские кредитно-финансовые организации); организации, финансируемые из бюджета (бюджетные организации), у индивидуальных предпринимателей, принявших решение о ведении бухгалтерского учета (далее – организации).

    5. Инструкция о порядке начисления  амортизации основных средств  и нематериальных активов. Утверждена  постановлением Министерства экономики, Министерства финансов, Министерства статистики и анализа, Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 30.03.2004 г. №87-55-33-5.

    Инструкция  о порядке начисления амортизации  основных средств и нематериальных активов определяет условия регулирования процесса их воспроизводства коммерческими и некоммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями в хозяйственной деятельности путем осуществления амортизационных отчислений в установленные сроки с применением установленных способов и соответствующих правил.

    6. Инструкция о порядке бухгалтерского  учета лизинговых операций. Утверждена  постановлением Министерства финансов  Республики Беларусь от 30.04. 2004 г.  №75 (в редакции постановления  Минфина РБ  23. 07.2004 г.№114).

    Инструкция о порядке бухгалтерского учета лизинговых операций устанавливает единый порядок отражения в бухгалтерском учете лизинговых операций для коммерческих и некоммерческих организаций (исключая банки, иные небанковские кредитно-финансовые организации; организации, финансируемые из бюджета, и индивидуальных предпринимателей, принявших решения о ведении бухгалтерского учета).

    7. Общегосударственный классификатор  Республики Беларусь «Основные средства и нематериальные активы» (ОК РБ 020-2002), утвержденном постановлением Госстандарта от 27.09.2002 г. №48.

    8. Постановлением Министерства финансов  Республики Беларусь от 08.12.2003 г.  №168 «Об утверждении типовых унифицированных  форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкции о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов». Данное постановление утверждает типовые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкцию о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм и первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов. 
 
 

1.3 Роль бухгалтерского учета в обеспечении сохранности и эффективности использования основных средств 

    Основные  средства являются одним из важнейших  факторов любого производства.

    Их  состояние и эффективное использование прямо влияет на конечные результаты хозяйственной деятельности предприятия.

      Переход к современным условиям хозяйствования побуждает трудовые коллективы к постоянному поиску резервов повышения эффективности использования всех материально - вещественных факторов производства, в том числе и основных средств. Выявить и практически использовать эти резервы можно с помощью тщательного экономического анализа.

    Состояние и использование основных средств - один из важнейших аспектов аналитической работы, так как именно они являются материальным воплощением научно - технического прогресса - главного фактора повышения эффективности любого производства.

    Учет  основных средств представляет собой  трудоемкий и последовательный процесс, начиная с учета хранения основных средств и заканчивая расчетом эффективности основных средств. Сущность учета проявляется в обеспечении сохранности основных средств, в выявлении нарушений и злоупотреблений, установлении их причин, а также в  разработке мероприятий по их устранению и недопущению в будущем, расчету эффективности использования основных средств.

    При организации учета основных средств первоочередное внимание необходимо уделить учету состояния их хранения и сохранности, что непосредственно связано в дальнейшем повышением эффективности использования основных средств. Особое место в этой работе занимает организация действенного предварительного контроля.

    Предварительный контроль за соблюдением установленного порядка хранения и обеспечения  сохранности основных средств осуществляют руководители и специалисты.

    В осуществлении текущего контроля за состоянием хранения и сохранностью основных средств, кроме работников, принимают участие представители кредитно-финансовых и других органов.

    В первую очередь для целей учета  следует организовать следующее:

• меры по обеспечению сохранности основных средств. Для этого нужно назначить приказом руководителя материально ответственные лица, отвечающие за сохранность основных средств. Заключить с ними письменные договора о полной материальной ответственности, как это требует законодательство;
• соответствие должности материально ответственных лиц перечню должностей и работ, занимаемых и выполняемых работниками, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;
• создать условия материально ответственным лицам для обеспечения сохранности материальных ценностей;
• назначить приказом руководителя постоянно действующую комиссию для проведения проверки сохранности основных средств.

    Далее целесообразно приступить к учетной  работе сохранности основных средств непосредственно. Следует проводить проверку основных средств, в том числе начинать с внезапной инвентаризации основных средств. Кроме того, необходима постоянная проверка наличия и состояния инвентарных карточек аналитического учета основных средств и проверка соответствия данных аналитического учета данным синтетического учета на проверяемые даты. Для этого сопоставляют данные описи инвентарных карточек по классификационным группам с имеющимися в картотеке инвентарными карточками.

    Таким образом, устанавливают отсутствие инвентарных карточек, затем выясняют причины такого отсутствия, убеждаются в наличии объектов, по которым отсутствуют инвентарные карточки.

    Убедившись  в наличии всех инвентарных карточек, проверяют на 1 число месяца соответствие их стоимости внутри классификационных групп, при установлении расхождений выясняют причины, виновных лиц.

    Кроме того, необходимо организовать учет так, чтобы обеспечить достоверность данных инвентарных карточек. Для этого следует выборочно, по отдельным объектам основных средств, например, по тем, которые подвергались ремонту в отчетном периоде правильно отразить затраты на ремонт.

    Затем, учет основных средств помогает организовать правильность наличия и состояния  технических паспортов и другой технической документации, ее оформление, которое необходимо для сверки фактического состояния основных средств и их технической характеристики по данным бухгалтерского учета, а также для установления комплектности отдельных видов основных средств.

    Важным  элементом обеспечения сохранности  основных средств является своевременность их закрепления за материально ответственными лицами по месту нахождения или эксплуатации объектов. С этой целью ведется учет инвентарных списков или инвентарных описей.

    Кроме того, проводится выборочная инвентаризация, что выявляет фактическое наличие и качественное состояние объектов основных средств. Как правило, выборочной инвентаризации подвергаются предметы культурно-бытового назначения, мебельные гарнитуры, средства передвижения и техника.

    Обязательной  выборочной инвентаризации подвергаются основные средства, по которым при предыдущей инвентаризации была выявлена недостача, а также те объекты, которые по каким-либо причинам не были закреплены за материально ответственными лицами.