Автоматизация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

     Документ  «Оплата поставщикам» формируется  по данным выписок банка об оплате стоимости полученных запасов (работ, услуг) с расчетного или иного счета в корреспонденции с дебетом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Документ «Поступление материально-производственных запасов» подтверждает их приемку на склад.

     Тем самым  автоматически регулируется общая величина обязательства поставщика, что особенно важно, когда в компьютер  вводится информация об отгрузке продукции, и ее оплате разными работниками, организационно разобщенными в технологическом режиме по этим операциям.

      На  основании журнала-ордера и ведомости по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» формируются данные Главной книги и Баланса (ф.№ 1). 
 
 
 
 

    3.7 Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками 

    Согласно  статье 12 Закона о бухгалтерском  учете для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в ОАО «Энемский кирпичный завод» перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводится инвентаризация имущества и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

    Инвентаризация  расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета и их реальности.

    При проверке расчетов устанавливают:

     - правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности;

     - имеется ли равенство остатков (дебетовых и кредитовых раздельно) по счетам расчетов по балансу, остаткам в оборотных ведомостях (карточках аналитического учета), а также законность и хозяйственную целесообразность совершенной операции;

     - правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям.

    Инвентаризация  расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками осуществляется посредством составления актов сверок, основное назначение которых подтверждение правильности осуществляемых расчетов между сторонами заключенного договора.

    Акт сверки содержат данные, необходимые  для обоснования суммы задолженности:

     - номера и даты выписки первичных учетных документов, подтверждающих стоимость отгрузки (счета, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и др.);

     - номера и даты выписки расчетных документов, подтверждающих сумму оплаты (платежные поручения и др.);

     - номера и даты других документов, подтверждающих погашение задолженности (акты о взаимозачетах и др.);

     - суммы неустойки, рассчитанные исходя из условий договора, при нарушении установленных сроков оплаты.

    Указанные акты подписываются обеими сторонами.

    При инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками проверке подвергаются записи по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Он проверяется по документам и по соответствующим корреспондирующим счетам.

    При инвентаризации расчетов по неотфактурованным  поставкам проверяется отражение на счетах учета операций по получению товаров от сторонних организаций, не подтвержденных в течение определенного срока первичными документами.

    Фактически  прибывшие товарно-материальные ценности, по которым не поступили расчетно-платежные  документы, считаются неотфактурованной  поставкой и принимаются по акту, составляемому на складе по факту их поступления по цене, указанной в договоре. Если до конца месяца расчетные документы на поступят, то такие материальные ценности отражаются в балансе в условной оценке, а в следующем месяце при поступлении расчетных документов стоимость неотфактурованных поставок сторнируется и производится запись по фактическим суммам, указанным в документах поставщиков.

    Не  подтвержденная документально путем  сверки расчетов дебиторская задолженность может быть списана по результатам инвентаризации на финансовые результаты до налогообложения в дебет счета 60 «расчеты с поставщиками и подрядчиками и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы».

    В соответствии со статьей 410 ГК РФ обязательство  прекращается полностью или частично зачетом встречного однородного требования, срок которого наступил либо срок которого не указан или определен моментом востребования. В случае, если при сверке дебиторской и кредиторской задолженности было выявлено, что одно и то же юридическое лицо является для организации одновременно кредитором и дебитором по различным хозяйственным договорам, для зачета достаточно заявления одной стороны, т.е. направления другому юридическому лицу уведомления об осуществлении зачета взаимной задолженности по двум актам сверки.

    Однородность, являющаяся непременным условием зачета, относится к предмету обязательства. При этом имеется в виду как зачет денежных обязательств (или таких, которые могут быть выражены в деньгах), так и о сущности обязательств. Так, например, должны быть признаны неоднородными и соответственно неспособными к зачету требования о перечислении авансового платежа на полученные товары - по одному договору и о взыскании пени за недопоставку - по другому.

    Возможность зачета по заявлению одной из сторон не допускает оспаривания зачета другой стороной при ее несогласии с зачетом. Если размеры встречных требований неодинаковы, то большие по размеру, прекращаются только в соответствующей части, во всем остальном сохраняют свою силу.

    Так по результатам проведенной сверки расчетов по состоянию на 1 ноября 2006 года ОАО «Энемский кирпичный завод», было выявлено, что ООО «Кит и компаньоны» является для организации одновременно кредитором и дебитором по различным хозяйственным договорам. Сумма дебиторской задолженности составляет 5040 руб. (в том числе НДС 769 руб.), сумма кредиторской задолженности - 11350 руб. (в том числе НДС - 1731 руб.). ОАО «Энемский кирпичный завод» было принято решение и направлено уведомление ООО «Кит и компаньоны» об осуществлении зачета взаимной задолженности по данным актов сверки.

    В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи.

    Произведен  зачет требований в сумме меньшей  задолженности (включая НДС):

      Предъявлен к зачету налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям:

      Одним из вариантов проведения зачета может  быть уступка права требования долга (договор цессии).

    В соответствии со статьей 382 ГК РФ право (требование), принадлежащее организации  на основании обязательства, может быть передано им другому лицу по сделке (уступка требования). Таким образом, может быть реализована дебиторская задолженность организации.

    При этом для перехода к другому лицу прав кредитора не требуется согласия должника, если иное не предусмотрено законом или договором. В свою очередь следует учитывать, что если должник не был письменно уведомлен о состоявшемся переходе прав кредитора к другому лицу, новый кредитор несет риск вызванных этим для него неблагоприятных последствий.

    Необходимо  также отметить, что в порядке уступки прав требования нельзя передать часть требования по обязательству (статья 384 ГК РФ).

    В бухгалтерском учете реализация дебиторской задолженности оформляется с использованием счета 91 «Прочие доходы и расходы». 
 

     3.8 Раскрытие информации о расчетах с поставщиками и

         подрядчиками в бухгалтерской отчетности 
 

    Согласно  п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными. Это означает, что суммы дебиторской и кредиторской задолженности отражаются в учете и отчетности организации на основании имеющихся первичных учетных документов, писем, договоров, счетов, актов о зачете и т. п., причем вне зависимости от того, имеются ли данные документы у другой стороны и признает ли последняя существование такой задолженности.

    Дебиторская задолженность представляется как  краткосрочная, если срок погашения ее не более 12 месяцев после отчетной даты, остальная дебиторская задолженность представляется как долгосрочная. При этом исчисление указанного срока осуществляется, начиная с первого числа календарного месяца, следующего за месяцем, в котором этот актив был принят к бухгалтерскому учету.

    Дебиторская задолженность, представляемая в бухгалтерском  балансе как долгосрочная и предполагаемая к погашению в отчетном году, может  быть представлена на начало этого  отчетного года как краткосрочная.

    Факт  представления дебиторской задолженности, учтенной ранее как долгосрочная в качестве краткосрочной необходимо раскрыть в пояснениях к бухгалтерскому балансу.

    В разделе «Оборотные активы» по статье «Дебиторская задолженность» отражается числящаяся на отчетную дату в бухгалтерском учете задолженность, в частности:

     - покупателей и заказчиков в сумме в соответствии с условиями договоров за отгруженные им товары, продукцию, выполненные работы и оказанные услуги;

     - покупателей и заказчиков, а также других дебиторов по отгруженным им товарам, продукции, выполненным работам и оказанным услугам, обеспеченная векселями;

     - дочерних и зависимых обществ;

     - других организаций и граждан по суммам уплаченных им авансов по предстоящим расчетам в соответствии с условиями договоров;

     - по взносам учредителей и участников, а также по суммам, подлежащим получению в рамках финансирования каких-либо программ и мероприятий;

     - прочих дебиторов, в частности задолженность подотчетных лиц, работников по предоставленным им займам, бюджета и государственных внебюджетных фондов и т. п.;

     - по краткосрочным займам, выданным другим предприятиям;

     - по прочим финансовым вложениям, например банковские вклады.

    В разделе «Долгосрочные обязательства» показывается сумма задолженности организации перед:

• кредиторами по полученным долгосрочным кредитам банков с учетом причитающихся на конец отчетного периода процентов;
• заимодавцами по суммам непогашенных долгосрочных займов;
• задолженность перед бюджетом в сумме отложенных налоговых обязательств, подлежащая погашению более чем через 12 месяцев после отчетной даты согласно ПБУ 18/02;
• прочими кредиторами.

    В разделе «Краткосрочные обязательства» бухгалтерского баланса (ф. № 1) показывается сумма задолженности организации перед:

• кредиторами по полученным краткосрочным кредитам банков с учетом причитающихся на конец отчетного периода процентов;
• заимодавцами по суммам непогашенных краткосрочных займов;
• поставщиками и подрядчиками за поступившие материальные ценности, выполненные работы, оказанные организации услуги;
• поставщиками, подрядчиками и другими кредиторами, которым организация выдала в обеспечение их поставок, работ и услуг векселя;
• дочерними и зависимыми обществами;
• персоналом организации, в частности перед работниками по начисленной, но еще не выплаченной заработной плате, по депонированной заработной плате, перед подотчетными лицами;
• государственными внебюджетными фондами по ЕСН, страховым взносам в Пенсионный фонд РФ и страховым взносам на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• бюджетом по налогам и сборам;
• сторонними организациями в сумме полученных от них авансов по предстоящим расчетам на основании заключенных договоров;
• прочими кредиторами (в частности, страховыми компаниями по личному и имущественному страхованию), перед бюджетом в сумме отложенных налоговых обязательств, подлежащая погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты согласно ПБУ 18/02.