Автоматизация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

     Все банковские документы заполняются  без помарок и исправлений. Подписывать  их может строго установленный круг лиц, образцы подписей которых имеются в банке. Банк выдает организации выписки из расчетного счета с приложением оплачиваемых счетов и других документов. Расчетный счет применяют для расчетов по основной деятельности, а для других расчетов используют специальные счета.

     Для учета расчетов в безналичной форме в ОАО «Энемский кирпичный завод» используют счет 51 «Расчетные счета». 
 

      3.3 Первичный учет расчетов с поставщиками и подрядчиками 

      Для осуществления производственно-хозяйственной деятельности предприятию необходимо иметь определенную величину производственных запасов, которые, как правило, закупают у поставщиков.

    Поступление материальных ценностей от поставщиков, выполнение работ и услуг подрядчиками производится в ОАО «Энемский кирпичный завод» на основании заключенных между заказчиками (покупателями) и подрядчиками (поставщиками) хозяйственных договоров.

    В договорах оговариваются: виды поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ и оказываемых услуг, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели материальных ценностей или услуг, порядок расчетов (условия платежей).

    Как правило, в ОАО «Энемский кирпичный завод» поставки осуществляются собственным транспортом, но наряду с этим используются и услуги посредников – транспортных предприятий, для документального оформления операций с поставщиками и подрядчиками используются типовые формы первичных учетных документов, утвержденные Госкомстатом России. Самостоятельно разработанных форм  первичных документов предприятие в производственной деятельности не использует.

      В организации определен круг лиц, которые могут подписывать первичные документы. Перечень этих лиц утвержден руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером и закреплен в учетной политике исследуемого предприятия.

      Лица, составившие и подписавшие первичные  документы, несут ответственность за своевременное и качественное оформление этих документов, а также за достоверность содержащихся в них данных.

      Оформление  первичных документов осуществляется с помощью выходных форм автоматизированным способом.

          При получении материальных ценностей у поставщиков в бухгалтерии ОАО «Энемский кирпичный завод» выписывают экспедитору или другому материально ответственному лицу, отвечающему за доставку товарно-материальных ценностей на предприятие, доверенность по форме № М-2.

    Форма доверенности установлена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71 а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» (в ред. постановления Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7).

    Доверенности  на получение товара выдаются только сотрудникам организации. Выдача доверенностей лицам, не работающим в данной организации, не допускается. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, ими на то уполномоченными, и заверяется печатью организации. Доверенности, используемые в предприятии (форма № М-2) имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке.

    Доверенность, как правило, выписывают на 15 дней. Если же материальные ценности приобретаются у одного и того же поставщика регулярно, то на календарный месяц. В доверенности обязательно должна быть указана дата ее составления. Доверенность, в которой эта дата не указана, является недействительной.

    Бухгалтер выписывает доверенность в одном  экземпляре и выдает ее работнику, который будет получать товарно-материальные ценности.

    Работник  расписывается в получении доверенности на ее корешке. Кроме того, работник ставит свою подпись в самой доверенности, после чего она заверяется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.

    Работник, получающий товарно-материальные ценности, может предъявить поставщику кроме  доверенности и другие документы (например, копию счета и платежного поручения на оплату материальных ценностей). Реквизиты этих документов указывают в доверенности по строке «Наименование, номер и дата документа».

    Поставщик вместе с материальными ценностями передает представителю организации товаросопроводительные документы (счет-фактуру, накладную и т.д.) и делает отметки в корешке доверенности (графа 8 "Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения").

    Если  работник по каким-либо причинам товарно-материальные ценности по доверенности не получил, то он возвращает ее в бухгалтерию. Там она хранится до конца текущего года.

     Доверенности, по которым были выданы товарно-материальные ценности, хранятся в организации 5 лет.

     При отгрузке товаров со склада поставщика основным товаросопроводительным документом является «Товарная накладная» (форма № ТОРГ-12), которая используется для оформления продажи товаров сторонней организации.

     В товарной накладной указываются  номер и дата оформления, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание товара, его количество (единицы измерения), цена и общие суммы отпущенных товаров с учетом и без учета НДС.

     Товарная  накладная подписывается материально  ответственными лицами, сдавшими и  принявшими товар, и заверяется печатью  организации поставщика и в отдельных случаях печатью покупателя.

     Количество  экземпляров накладной зависит  от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д.

     Товарная  накладная при получении товара на складе поставщика обычно составляется в двух экземплярах. Первый остается у организации-поставщика и является основанием для списания товаров. Второй передается организации-покупателю и является основанием для оприходования товара.

     Независимо  от оплаты и доставки, порядок оприходования  материальных ценностей должен отвечать определенным требованиям.

     При любом варианте получения материальных ценностей у поставщика и любом  варианте доставки, их предъявляют  кладовщику для оприходования.

     Приемка на складе производится методом прямого  счета, взвешивания и внешнего осмотра, с целью выявления соответствия данным сопроводительных документов.

     Если  при приемке товаров у транспортной организации, доставляющей материально-производственные запасы, обнаруживаются:

• несоответствие фактического веса или количества материальных ценностей данным, указанным в сопроводительных документах поставщика;
• повреждение или порча материальных ценностей;
• материальные ценности, которые не значатся в товаросопроводительных документах поставщика,

то составляется коммерческий акт.

    Коммерческий  акт является основанием для предъявления претензии поставщику или транспортной организации (в зависимости от того, по чьей вине образовалась недостача и на кого возложена ответственность за ее последствия согласно договору).

    Коммерческий  акт составляют и подписывают работники транспортной организации, а также представители организации-получателя.

    Акт оформляют в день приемки груза. Если составить коммерческий акт  в этот день невозможно, он должен быть оформлен не позднее следующего дня.

    Коммерческий  акт составляют в 3 экземплярах:

• первый экземпляр остается у организации-получателя;
• второй и третий экземпляры передаются транспортной организации.

     В дальнейшем на основании акта к поставщику могут быть предъявлены соответствующие претензии.

     Если  не обнаружено никаких расхождений  с документами, кладовщик ставит на сопроводительный документ штамп, удостоверяющий получение.

     Наряду с документами, подтверждающими выполнение обязательств по той или иной сделке (акт приемки-сдачи, накладная и т.п.), поставщиками оформляются и счета-фактуры.

    Следует заметить, что освобождаются от составления  счетов-фактур фирмы:

• применяющие контрольно-кассовые машины (такие фирмы выдают покупателям вместо счетов-фактур чеки ККМ);
• оформляющие прием денег от покупателей на бланках строгой отчетности;
• не являющиеся плательщиками НДС (фирмы, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности или на уплату единого налога на вмененный доход);
• банки, страховые фирмы и негосударственные пенсионные фонды (по тем операциям, которые в соответствии с Налоговым кодексом освобождены от НДС).

    Счет-фактуру  оформляют в двух экземплярах: первый экземпляр передают покупателю (заказчику), второй - в бухгалтерию. Причем сделать  это нужно не позднее пяти дней с даты отгрузки товаров покупателю (даты подписания акта приемки-сдачи выполненных работ, оказанных услуг). Для счета-фактуры предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914. Как правило, счета-фактуры выписывает бухгалтер или работник, уполномоченный на это приказом руководителя (например, менеджер по продажам). Заверять счет-фактуру печатью необязательно.

    Ежемесячно  все оригиналы счетов-фактур, полученные организацией от поставщиков, сшивают в журнал. Он называется «Журнал учета полученных счетов-фактур».

    Счета-фактуры  подшивают в журнал в той же последовательности, в которой они поступили от поставщиков. Страницы журнала пронумерованы, а сам журнал - прошнурован. Полученные счета-фактуры хранят в организации четыре года.

    Счета-фактуры, полученные ОАО «Энемский кирпичный завод» от поставщиков, регистрируют в книге покупок. Ее форма утверждена постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914.

    Счета-фактуры  поставщиков регистрируют в книге покупок, если выполнены условия:

     - купленные ценности оприходованы (работы выполнены, услуги оказаны) и оплачены;

     - купленные ценности (работы, услуги) приобретены для проведения операций, облагаемых НДС, или для перепродажи.

     Если оприходованные товары оплачены не полностью, счет регистрируют только на ту сумму, которая перечислена поставщику. При этом в графе 7 книги делают пометку «частичная оплата». В такой ситуации один и тот же счет-фактура поставщика может быть зарегистрирован в книге покупок несколько раз.

     На  основании полученного счета-фактуры  ОАО «Энемский кирпичный завод» принимает к вычету сумму НДС, уплаченную поставщику товаров (работ, услуг). Для этого должны быть выполнены условия:

     - купленные ценности оприходованы (работы выполнены, услуги оказаны) и оплачены;

     - купленные ценности (работы, услуги) приобретены для проведения операций, облагаемых НДС, или для перепродажи;

     - на купленные ценности (работы, услуги) есть счет-фактура, в котором выделена сумма НДС.

     Если хотя бы одно из этих условий не выполнено, сумма НДС к вычету не принимается.

     Возврат товара поставщику при обнаружении  брака в процессе продажи товара, при несоответствии товара стандарту  или согласованному образцу по качеству, осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.

3.4 Синтетический и  аналитический учет расчетов с поставщиками и

           подрядчиками 

      В соответствии планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности в ОАО «Энемский кирпичный завод» для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками предназначен счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».