Аудит денежных средств на предприятии ТОО «Кокше Компьютер С»

2.3 Учет денежных средств  на счетах в банке

Расчетные счета открываются  предприятиям, являющимся юридическими лицами и имеющим самостоятельный баланс и др.

Порядок открытия расчетного счета регламентирован инструкцией, в соответствии с которой каждому предприятию может быть открыт только один расчетный счет в одном из банков по его выбору.

На расчетном счете  сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.

С расчетного счета производятся почти все платежи предприятия: оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, соцстраху, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т.п. Выдача денег, а также безналичные перечисления с этого счета банком осуществляются, как правило, на основании приказа предприятия - владельца расчетного счета или с его согласия (акцепта).

В особых случаях банк принудительно списывает денежные средства с расчетного счета по документам других организаций. Например, по приказам финансовых органов перечисляются суммы просроченных налогов и сборов, по исполнительным листам, приказам Госарбитража - суммы удовлетворенных исков и т.п. Банк, кроме того, может списывать денежные средства с расчетного счета предприятия без его приказа, по собственной инициативе (например, проценты за пользование ссудами, суммы по просроченным ссудам, за выполненные им услуги).

При расчетах между предприятиями, банками и государством применяется календарная система расчетов, то есть все платежи с расчетного счета, включая отчисления в бюджет и выплату заработной платы, производятся в порядке календарной отчетности (в порядке их поступления в банк).

Прием и выдача денег  или безналичные перечисления производятся банком на основании документов специальной формы, утвержденной им же. Из них наиболее распространенными являются: объявление на взнос наличными, чек (денежный), платежное поручение, расчетный чек, платежное требование - поручение.

Предприятие периодически (ежедневно или в другие установленные банком сроки) получает от банка выписку из расчетного счета, т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.

Выписка из расчетного счета  является вторым экземпляром лицевого счета предприятия, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства предприятий, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) - по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списания - по кредиту. Выписка из расчетного счета имеет определенные показатели, часть которых кодируется банком, и эти же коды используются предприятием.

Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета  по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских  записей. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом ”погашено”. Ошибочно зачисленные или списанные с расчетного счета суммы принимаются на счет ”Расчеты по претензиям”, а банку немедленно сообщается о таких суммах для внесения исправлений. В последующих выписках банк вносит исправления, а в бухгалтерском учете предприятия задолженность списывается.

На полях проверенной  выписки против сумм операций и в  документах проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 1040 "Денежные средства на текущих банковских счетах в тенге", а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке. Эти данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ, справок, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок должны производиться в день их поступления.

Полученная из банка  выписка проверяется и обрабатывается: подбираются все оправдательные документы, проставляются корреспондирующие счета (коды), а по расходам на содержание и эксплуатацию машин и оборудования, общепроизводственным и общехозяйственным издержкам обращения, расчетам с бюджетом и другим, кроме того, проставляются и коды статей. Это необходимо потому, что аналитический учет по многим счетам организуется в разрезе статей. Группировка сумм по статьям осуществляется в листах-расшифровках, которые открываются ежемесячно в разрезе счетов, цехов и заполняются по данным документов к соответствующим журналам-ордерам.

Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия предприятия ведет на счете 1040 "Денежные средства на текущих банковских счетах в тенге". Это активный счет, по дебету которого записываются остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу.

Для отражения оборотов по кредиту счета 1040 служит журнал-ордер №2. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №2. Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки из расчетного счета.

Суммы с одинаковыми  корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в журнал-ордер и в ведомость итогами.

Обязательное условие для заполнения регистров - использование одной строки для каждой выписки независимо от того, за какой период она составлена. Количество занятых строк журнала-ордера №2 и ведомости №2 за каждый месяц должно быть одинаковым и равно количеству полученных за этот период выписок из банка. Как в журнале ордере №2, так и в ведомости №2 суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 1040. Наличие этих показателей за каждый отчетный день и месяц позволяет счетным работникам анализировать источники поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, контролировать целевое использование средств, исполнение обязательств перед бюджетом и прочими хозяйственными органами согласно утвержденному календарному графику финансовых платежей.

Учет операций по валютному  счету.

Операции с иностранной  валютой могут осуществлять любые  предприятия. С этой целью необходимо открыть в банке, имеющем разрешение (лицензию) от НБ на совершение операций в иностранной валюте, текущий валютный счет. Банки, получившие лицензию, называются уполномоченными банками.

Работая по договорам-контрактам, заключенным казахстанскими предприятиями - участниками внешнеэкономической деятельности, оплата которых производится в иностранной валюте, предприятия обязаны 50% выручки продавать на валютном рынке, через уполномоченные банки, в течении 14 дней со дня ее зачисления. Эта особенность требует первоначального отражения всей суммы поступившей выручки в иностранной валюте на так называемый транзитный счет. Банк сообщает клиенту о зачисленных суммах с целью своевременного получения от него документа о продаже и зачислении инвалютных средств на текущий счет. Если распоряжение от предприятия о продаже инвалюты не получено, то банк может проводить ее самостоятельно.

Учет денежных средств  на специальных счетах в банках

Учет операций на специальных  счетах в банках предприятия ведут  на счетах подраздела 1070 "Денежные средства на специальных счетах в банках" в который входят следующие счета.

Денег в аккредитивах на предприятии нет.

Счет 1070 " Денежные средства на специальных счетах в банках". На этом счете учитывают движение денежных средств, находящихся в аккредитивах. Аккредитив – это безусловное денежное обязательство банка, выдаваемое им по поручению клиента в пользу его контрагента по договору, по которому банк, открывший аккредитив (банк-эмитент), может произвести поставщику платеж или предоставить полномочия другому банку производить такие платежи при условии предоставления им отгрузочных и других документов, предусмотренных в аккредитиве. Могут открываться следующие виды аккредитивов: покрытые (депонированные) или непокрытые (гарантированные); отзывные или безотзывные.

Покрытыми считаются  аккредитивы, при открытии которых  банк-эмитент перечисляет собственные средства плательщика или предоставленные ему в кредит в распоряжение банка поставщика (исполняющий банк) на отдельный балансовый счет на весь срок действия аккредитива.

Непокрытый аккредитив может открываться в исполняющем  банке путем предоставления ему права списать всю сумму аккредитива с ведущегося у него счета банка-эмитента, если между банками установлены корреспондентские отношения.

В каждом аккредитиве  должно быть ясно указано является ли аккредитив отзывным или безотзывным.

Отзывной аккредитив может быть изменен или аннулирован банком-эмитентом без предварительного согласования с поставщиком (например, в случае несоблюдения условий, предусмотренных договором). Все распоряжения об изменении условий отзывного аккредитива плательщик может давать поставщику только через банк-эмитент, который извещает банк поставщика (исполняющий банк), а последний поставщика. Однако, исполняющий банк обязан оплатить документы, соответствующие условиям аккредитива, выставленные поставщиком и принятые банком поставщика до получения последним уведомления об изменении или аннулировании аккредитива.

Безотзывной аккредитив представляет собой твердое обязательство  банка-эмитента осуществлять выплаты  по аккредитиву при выполнении всех его условий. Безотзывной аккредитив не может быть изменен или аннулирован без согласия поставщика, в пользу которого он открыт.

Поставщик может досрочно отказаться от использования аккредитива, если это предусмотрено условиями  аккредитива.

Аккредитив может быть предназначен для расчетов только с одним поставщиком. Срок действия и порядок расчетов по аккредитиву только с одним поставщиком. Срок действия и порядок расчетов по аккредитиву устанавливается в договоре между плательщиком и поставщиком. Договор должен содержать также: наименование банка-эмитента; вид аккредитива и способ его использования; способ извещения поставщика об открытии аккредитива; полный перечень и точную характеристику документов, представляемых поставщиком для получения средств по аккредитиву; сроки предоставления документов после отгрузки товаров, требования к их оформлению; другие необходимые документы и условия.

Для получения средств по аккредитиву  поставщик, отгрузив товары, предоставляет  отгрузочные и другие предусмотренные  условиями аккредитива документы  в обслуживающее учреждение банка. Документы, подтверждающие выплаты по аккредитиву, должны быть представлены поставщиком банку до истечения срока аккредитива и подтверждать выполнение всех условий аккредитива. При нарушении хотя бы одного из этих условий, выплаты по аккредитиву не производятся.

Банк поставщика контролирует правильность использования средств по аккредитиву, за что аккредиттиводатель платит ему  комиссионные в установленных размерах от суммы аккредитива. Сумма комиссионных в поручении на выставление аккредитива указывается отдельно.

При выплате аккредитива банк поставщика (исполняющий банк) обязан проверить  соблюдение поставщиком всех условий  аккредитива, а также правильность оформления реестра счетов, соответствие подписи и печати поставщика на нем  заявленным образцам.

Если условиями аккредитива  предусмотрен акцепт уполномоченного  покупателя, то проверяется наличие  акцептной надписи и соответствие подписи уполномоченного предоставленному им образцу.

Не принимаются к  оплате реестры счетов без указания в них даты отгрузки, номеров товарно-транспортных документов, номеров почтовых квитанций при отправке товара через предприятия связи, номеров или дат приемо-сдаточных документов и вида транспорта, которым отправлен груз при приеме товара представителем покупателя на месте у поставщика.

Реестр счетов представляется поставщиком банку в трех экземплярах, из которых первый экземпляр используется в качестве мемориального ордера, третий выдается поставщику в качестве расписки в приеме реестров, а второй с приложением товарно-транспортных документов и отметкой банка отсылается банку-эмитенту для вручения плательщику.

Выплата с аккредитива  наличными деньгами не допускается.

Если условиями аккредитива  предусмотрен акцепт уполномоченного  покупателя, то указанное лицо обязано представить исполняющему банку: паспорт или заменяющий его документ; образец своей подписи, если такового в банке не имеется (заполняется на бланке карточки образцов подписи); командировочное удостоверение или доверенность, выданные организацией, открывшей аккредитив.

На реестрах счетов или  товарно-транспортных документов, акцептованных  для оплаты за счет аккредитива, уполномоченный делает запись об акцепте.

Закрытие аккредитива  в банке поставщика производится по истечении срока аккредитива. О закрытии аккредитива исполняющий банк уведомляет банк-эмитент. Неиспользованная сумма аккредитива перечисляется банку плательщика по его указанию на счет, с которого депонировались средства; аккредитивы, сумма которых отзывается полностью или частично самим покупателем, уменьшается в день получения сообщения от банка-эмитента. О закрытии аккредитива посылается уведомление банку-эмитенту.

Все претензии к поставщику, кроме возникших по вине банка, рассматривается  сторонами без участия банка.