Вхід та вихід з офісу

ВХІД ТА ВИХІД З ОФІСУ: ДВЕРІ, ЛІФТИ,СХОДИ

Дуже часто ми потрапляємо  у складні ситуації біля дверей, ліфтів та сходів тому, що не можемо вибрати правильну поведінку. Чи повинні ми притримувати двері? Чи треба виходити із ліфту у протилежному порядку до того, за яким ми заходили? Чи необхідно чекати поки зупиняться двері, які обертаються?

Даючи відповідь на подібні  питання сучасний діловий етикет більшою мірою, ніж раніше, виходить із практичності. При цьому ввічливість в офісі все частіше не пов'язується зі статтю працюючих. У будь-якому ж разі, якщо ви не знаєте, яка поведінка буде правильною у тій чи іншій ситуації, робіть так, як підказує вам здоровий глузд, і в абсолютній більшості випадків ваш вибір буде безпомилковим.

ДВЕРІ

Вхід та вихід iз дверей — не найскладніша ситуація, але багато людей її невиправдано утруднюють. У результаті дехто, наближаючись до дверей разом з іншими співробітниками, починає стишувати ходу, щоб не підійти першим і не вирішувати питання, хто відчиняє та притримує двері. Ще у недалекому минулому багато правил етикету щодо того, хто відчиняє двері, хто їх притримує і хто проходить через них першим, виходили зі статі або статусу осіб (чоловік-жінка, підлеглий-начальник). Сьогодні ці правила переважно зорієнтовані на практичність.

Основою поведінки у подібних ситуаціях сучасний діловий етикет пропонує вибрати принцип — двері  відчиняє той, хто першим до них підходить.

Звичайно, завжди є ввічливим притримати двері для іншої людини, особливо, якщо у неї зайняті руки, або цій особі важко пересуватися, або ж двері не зачиняються щільно, а хитаються і можуть вдарити того, хто іде позаду вас. Очевидно, що не можна відпускати двері ні перед ким, слід дочекатися, поки людина, що йде за вами, матиме можливість сама притримати двері.

Супроводжуючи відвідувача  вашого офісу, завжди намагайтеся підійти до дверей першим, відчинити та притримати їх для гостя.

Якщо ви — жінка, чи слід вам відступити вбік, щоб колега – чоловік зміг відчинити двері  для вас? Якщо ви — наймолодший  за посадою серед групи, що наближається до дверей, чи треба вам поспішити, щоб відчинити двері вашому начальнику? Відповідь на подібні питання залежить як від рис вашого характеру, так і від корпоративної політики вашої фірми, організації чи установи. Очевидно, що у традиційному діловому оточенні кращим вибором відповідно будуть більш традиційні правила — чоловік притримує двері для жінки, нижча посадова особа відчиняє двері для вищої посадової особи.

Завжди надзвичайно важливо  пам'ятати про збереження обличчя  оточуючих вас людей, тобто уникати  ситуацій, у яких вони почуватимуть себе некомфортно. Якщо старший за віком чоловік почуватиме себе ображеним у ситуації, коли жінка не надасть Йому можливості притримати для неї двері і тим самим опосередковано вкаже на його немолодий вік, співробітниці слід дозволити це зробити. Рівною мірою справедливе і протилежне: якщо жінка почуватиме себе незручно у тому разі, коли група колег-чоловіків чекатиме на неї біля дверей, щоб пропустити її першою, їм треба просто йти за порядком наближення до дверей — хто першим підійшов до дверей, проходить першим.

ДВЕРІ, ЩО ОБЕРТАЮТЬСЯ

Метою створення дверей, що обертаються, було прискорення руху людей у двох напрямках через  вузький прохід. Однак ефективність таких дверей значною мірою залежить від вміння тих, хто входить та виходить, сприйняти і підтримувати задані швидкість та ритм руху. У такому випадку синхронні дії є виявом ввічливої співпраці. Раптові зупинки та зміна швидкості можуть бути як грубі, так і небезпечні. Ключовим моментом для кожного, хто використовує двері, що обертаються, має бути уважність та бажання пристосуватися.

Людина, яка ходить повільно, або ж просто відчуває себе некомфортно, проходячи через подібні двері, повинна дочекатися, поки пройде основний потік і після того рухатися зі зручним для себе темпом та швидкістю. Якщо ви підійшли до дверей, що обертаються, зразу після того, як така особа зайшла у них, ввічливим буде дочекатися, поки двері звільняться, або ж прилаштуватися, синхронізувати ваші швидкості, щоб уникнути підштовхування того, хто іде попереду.

Коли до вас прийшов  відвідувач і ви заходите або виходите з ним із будинку через двері, що обертаються, ви першим проходите  через двері і зустрічаєте гостя на протилежній стороні, вказуючи напрямок подальшого руху. Входячи у двері, ви можете сказати: "Я зустріну вас на протилежному боці" — ваш гість почуватиме себе комфортніше. Будучи хазяїном, ви штовхаєте двері, але не дуже швидко. Після виходу з дверей дочекайтеся вашого гостя; якщо ж за вами йде кілька осіб, слід дочекатися, поки вийдуть усі, і потім продовжувати рух.

ЛІФТИ

У минулому координувати вхід та вихід пасажирів допомагали оператори  ліфтів. Тепер усе залежить лише від поведінки тих, хто користується ліфтом, при цьому передбачається, що всі будуть ввічливими та передбачливими.

На жаль, не всі пасажири ліфтів знають або ж практикують ввічливу поведінку. Але чим більше бажаючих скористатися ліфтом (і у зв'язку з цим, чим повільніше рухаються ліфти), тим більша необхідність, потреба у ввічливій поведінці. Чемний (і практичний) пасажир розуміє, що чим більше він буде враховувати інтереси інших, тим з меншими проблемами та затримками рухатиметься ліфт і, відповідно, тим швидше він (пасажир) дістанеться до потрібного йому поверху.

Коли двері ліфта відчиняються, зачекайте трохи, щоб побачити, чи виходить хтось із пасажирів. Поспішаючи зайти, ви можете або зіткнутися з  кимось, або ж просто уповільнити  події, намагаючись розійтися з  іншими людьми, які у свою чергу будуть прокладати собі дорогу. Подібний "танець" може забрати багато часу. Можливо притримати двері ліфта рукою для того, щоб встигнути зайти усередину. Якщо ви збираєтесь виходити на наступному поверсі, а з вами заходить чимало людей, зачекайте, пропустіть їх і заходьте останнім. У такий спосіб ви розташуєтесь як раз перед дверима ліфта, що полегшить ваш вихід.

Зайшовши до ліфта, просувайтеся на вільне місце, даючи іншим пасажирам змогу йти за вами, і не забудьте за можливості притримати двері або ж натиснути на кнопку "Відчинені двері", якщо побачите когось, хто поспішає до ліфта. Прийнятною поведінкою для пасажирів, які першими зайшли до ліфта, буде розміщення вздовж його стін біля дверей; інші можуть ставати уздовж бокових та дальньої стіни; ті, хто заходять останніми, розміщуються усередині ліфта. Займати місце у центрі, виходячи із бажання бути першим при виході, не розсудливо. Крім того, що подібна поведінка є неввічливою, вона призведе до уповільнення процесу, тому що присутнім доведеться обходити один одного.

Супроводжуючи гостя, притримайте  двері ліфта для нього і  надайте можливість зайти першим. Виходячи з ліфта, за можливості також притримайте двері для гостя і вкажіть напрямок подальшого руху, сказавши, наприклад: "Мій офіс — ліворуч по коридору". Якщо ви проводжаєте гостя після візиту до вашого офісу, доведіть його до ліфта та дочекайтеся, поки відчиняться двері.

Якщо ви не маєте можливості дотягнутися до кнопки потрібного вам  поверха, ввічливо попросіть того, хто може це зробити, і потім подякуйте їй або йому.

Штовхнувши когось, вибачтесь.

Якщо ліфт зупинився не на вашому поверсі, посуньтеся, щоб  надати можливість бажаючим зайти. У  разі коли ліфт дуже заповнений, ви стоїте перед дверима і ті, хто знаходиться  у глибині, біля дальньої стінки, бажають вийти, також вийдіть, щоб не заважати руху, але притримайте двері ліфта, щоб не залишитися на чужому поверсі.

Стоячи у глибині ліфта, скажіть, коли ви збираєтесь виходити. Зробити це бажано заздалегідь, до зупинки  ліфта на вашому поверсі, щоб інші пасажири мали час і можливість звільнити  вам дорогу. Таким чином ви збережете  власний та чужий час, що і важливо.

Якщо ліфт не переповнений і ви пізнали особу, яка тільки зайшла, ввічливим буде привітатися з нею та почати коротку неформальну бесіду. Якщо до ліфта, де знаходитесь ви та ваші колеги, зайшла знайома вам людина, представте присутніх один одному.

Будучи у ліфті, не варто голосно обговорювати приватні проблеми або ж питання, які викликають протиріччя. Ви можете не знати, хто знаходиться у ліфті разом з вами чи зайшов до нього, і ви не звернули на це уваги. Не треба ставати джерелом чи об'єктом чуток — це не розумно і не красиво.

СХОДИ

Хазяїн офісу по сходах завжди іде попереду гостя, незважаючи на напрямок руху — вверх чи вниз. Це дає йому можливість після привітання вказувати дорогу. При цьому можна сказати: "Дозвольте показати Вам дорогу".

Колеги починають рух  по сходах, незалежно від статі: у та* кому разі значення має порядок, у якому вони підійшли до сходів; часом розмір сходів дозволяє рухатися паралельно, не заважаючи один одному. Ніколи не треба йти дуже близько до людини, яка іде попереду.

Підганяти людину на сходах одночасно і небезпечно, і невиховано. Якщо хтось іде повільніше, ніж вам хотілося б, стиште ходу або ж за можливості обженіть "тихохода", але ніколи нікого не вимушуйте прискоритися. У разі, коли ви рухаєтесь повільно, пропускайте тих, хто іде швидше. Ви можете сказати: "Проходьте вперед, я не поспішаю".

Ідучи по сходах, очевидно важко  підтримувати розмову, тому краще зачекати, поки ви спуститесь або підніметесь. Це допоможе уникнути незручної ситуації, коли хтось із присутніх не має можливості брати участь у розмові.

Основні положення зі сказаного  вище вкладені у нашому своєрідному Путівничку через двері, ліфти, сходи.

ДВЕРІ

Хто іде першим: Той, хто  підходить першим. (Пам'ятаємо про корпоративну політику офісу та його традиції.)

Перевага надається: Людям, яким важко пересуватися; а також  тим, у кого зайняті руки.

Інші зауваження: Притримуйте  двері для особи, яка йде за вами. Якщо хтось притримав двері  для вас, не забудьте подякувати.

ДВЕРІ, ЩО ОБЕРТАЮТЬСЯ

Хто іде першим: Той, хто підходить першим. Хазяїн офісу іде попереду гостя, обережно і неквапливо штовхаючи двері і зу стрічаючи гостя на протилежному боці.

Перевага надається: Людям, яким важко пересуватися; особам похилого віку; тим, у кого зайняті руки; а також вашому хазяїну (особі, у чий офіс ви прийшли).

Інші зауваження: Намагайтеся підтримувати постійну швидкість руху, не зупиняйтеся і не змінюйте темп раптово.

ЛІФТИ

Хто іде першим: Той, хто підходить першим. Гість заходить перед господарем. Господар виходить першим, притримуючи двері для гостя та вказуючи напрямок подальшого руху.

Перевага надається: Людям, яким важко пересуватися; особам похилого віку та пасажирам, що виходять.

Інші зауваження: Притримуйте двері або натисніть кнопку "Двері відчинені" для полегшення руху пасажирів, які виходять або заходять, а також для того, щоб надати можливість особам, які поспішають до ліфта, встигнути підійти до нього.

СХОДИ

Хто іде першим: Хазяїн офісу. В інших випадках — той, хто підійшов до сходів першим.

Перевага надається: Людям, яким важко пересуватися, або тим, хто поспішає.

Інші зауваження: Ніяким чином не підганяйте людей на сходах, якщо ви поспішаєте — обійдіть їх.

ВІЗИТ ДО ОФІСУ. ПОВЕДІНКА  ГОСПОДАРЯ ТА ГОСТЯ

Збираючись з візитом до фірми, установи, з якою працює ваша компанія, не забувайте про те, що ваша поведінка  під час зустрічі не тільки відображатиме вашу особистість, а й впливатиме на ваших партнерів, з якими ви зустрічаєтесь. Так само ваші вміння зустріти гостя і поводитися з ним у вашому власному офісі зможуть багато розповісти про ваші світські та ділові навички.

У цілому візит до офісу не є  чимось надзвичайно окладним: існуючі  щодо нього правила — прості і  конкретні. Зрозуміло, що те, як ви зустрінете та привітаєте гостя у вашому офісі, впливатиме на тон майбутньої розмови, рівень ефективності зустрічі в цілому, а також подальший розвиток взаємовідносин між вами і вашим гостем, між гостем і вашою компанією, між двома компаніями, представниками яких ви і ваш гість є. Дуже часто, приходячи у нове місце та зустрічаючись з незнайомцями, люди почувають себе напружено і не дуже впевнено, ось чому в подібних ситуаціях мають значення найменші деталі. Вам, зрозуміло, хочеться, щоб усе пройшло, як годиться, і ваша зустріч принесла необхідні результати, заклала солідне підґрунтя для майбутнього. Те, як ви вперше привітаєте гостя у вашому офісі, може значною мірою визначити, чи зустрічатиметесь ви з цією особою, вже як з постійним діловим партнером, надалі.

Зведений етикет візиту визначає основні  правила поведінки як для хазяїна  офісу, так і для гостя.

ЕТИКЕТ  ВІЗИТУ

СИТУАЦІЯ	ДІЇ ГОСПОДАРЯ			ДІЇ гостя
Час візиту	Не заставляйте вашого гостя чекати у приймальні, це не найцікавіше місце вашого офісу. До того ж, час вашого гостя так само важливий, як і ваш власний			Приходьте вчасно, або за кілька хвилин раніше для того, щоб мати додатковий час для отримання перепустки, роздягання в гардеробі (якщо він в)
Прибуття	Детально поясніть, як найкраще дістатися  до місця призначення, назвавши оптимальний маршрут. Точно зорієнтуйте гостя, де розташований ваш кабінет, офіс. За необхідності внесіть ім'я гостя в список на перепустку. Зустріньте гостя при вході або у приймальні (це може зробити ваш помічник/секретар) та проведіть в офіс. Якщо використовуєте ліфт, притримайте двері для гостя (гість заходить першим). Якщо ви використовуєте двері, які обертаються, хазяїн проходить першим, щоб мати можливість вказати гостю напрямок подальшого руху			За необхідності уточніть ваш  маршрут перед виходом. При вході  до установи або у приймальні хазяїна  назвіть своє ім'я, організацію, яку ви представляєте, а також ім'я особи, до якої ви прийшли. За необхідності запропонуйте свою бізнес-картку
СИТУАЦІЯ			ДІЇ ГОСПОДАРЯ			ДІЇ ГОСТЯ
Привітання			Привітайтеся, посміхнувшись та потиснувши руку. При зустрічі в кабінеті/індивідуальному  робочому місці — підніміться та вийдіть із-за столу			Аналогічні дії для привітання
Верхній одяг, головний убір			Повісьте верхній одяг та головний убір гостя			Почекайте, поки господар покаже, де повісити верхній одяг та головний убір. Якщо таке місце не буде вказано, покладіть  речі на сусідній з вашим стілець
Розміщення			Запропонуйте сісти, вказавши місце, яке буде не тільки комфортним, а  й достатньо зручним для ведення  записів. При цьому гість і  хазяїн мають сидіти як рівні, а стіл не повинен бути бар'єром між ними			Почекайте, доки господар не вкаже вам  місце, де сісти (можливо, вам запропонують перейти в інше приміщення). Не кладіть нічого на стіл хазяїна — це його територія. Портфель або сумку краще за все поставити на підлогу. Якщо ви бажаєте переставити запропонований стілець або крісло, зробіть це тільки з дозволу хазяїна офісу
СИТУАЦІЯ		ДІЇ ГОСПОДАРЯ			ДІЇ гостя
Неформальна бесіда		Тривалість неформальної бесіди — від 3 до 5 хвилин, після цього переходьте до справ (ви можете запропонувати гостю каву, чай, і воду або сік)			ініціатива належить господарю, якщо він запропонував зустріч; у протилежному випадку ініціатива за гостем.
Початок бесіди		Зразу, якщо цього  не було зроблено при призначенні  зустрічі, визначте час, який ви можете відвести для бесіди з вашим гостем			3 розумінням поставтеся  до можливих змін у часових рамках зустрічі
Бізнес-картки		Запропонуйте гостю  свою картку, а також картку організації, яку ви представляєте			Попросіть картку хазяїна  офісу/органі за ції, яку вія представляє, якщо її вам не запропонували. Якщо бізнес-картки знаходяться у спеціальній підставці (хо-лдері), перед тим, як взяти одну, запитайте дозвіл у хазяїна офісу
Паління		Запитайте дозвіл у  гостя (мВи не будете заперечувати?")			Намагайтеся утриматися від паління
Перерви у бесіді		Не відволікайтеся на телефонні дзвінки та на інших  візитерів, якщо вони тільки не пов'язані з якоюсь екстремальною, терміновою справою. Якщо ж до вашого кабінету			Якщо хазяїв офісу  вимушений переговорити по телефону, запитайте (це можливо зробити і  за допомогою відповідних жестів), чи хотів би вів вести розмову без присутності сторон-