Вхід та вихід з офісу

· Усі конфіденційні матеріали, включаючи комп'ютерні файли, мають  бути конфіденційними (закритими для  осіб, які не мають відповідного права користуватися ними).

· Ніколи не зазирайте в  екран монітора через плече працюючого, не читайте конфіденційні плани, звіти, файли.

· Не забувайте дотримуватися  чистоти у робочому просторі і  забирати з собою всі свої матеріали та документи після завершення роботи.

· Ввічливим та розумним е дотримування політики вашої організації щодо комп'ютерних ігор на офісній техніці.

ВИКОРИСТОВУЄМО ФАКС

Сьогодні ми розглядаємо  факс як швидку форму поштового відправлення. Але не завжди відправлене нами знаходить  свого адресата. Для того, щоб  максимально ефективно використовувати факс у своїй роботі, варто не забувати про основні принципи:

· Завжди перевіряйте, чи вся  необхідна інформація міститься на першій сторінці ("cover page"). До неї належать: номери телефону і факсу, на який відправляється повідомлення/інформація/матеріали; номери телефону і факсу, з якого відправляються матеріали; ім'я особи, назва департаменту/підрозділу, куди відправляється факс; ім'я особи, назва департаменту, звідки відправляється факс; кількість сторінок у відправленні; дата і час відправлення; будь-які повідомлення, у тому числі повідомлення про те, чи є терміновим дане відправлення.

· Не відправляйте матеріали, що містять різного ступеня закриту інформацію, без відповідного дозволу.

· Не відправляйте факсом матеріали, які потребують власноручного підпису/підписів.

· Відправляючи матеріали  на факс, яким користується не одна людина, завжди телефонуйте відповідній  особі з тим, щоб вона знала, коли саме очікувати відправлене. Це має особливе значення для великих організацій, де принтер факсу може знаходитися далеко від адресата. До того ж, у деяких установах факс включається лише у певний час, тому попередній дзвінок також необхідний.

· Творчо вибирайте час  відправлення вашого факсу — можливо, рано-вранці або під час перерви, тоді ваша робота не перетинатиметься з роботою інших співробітників. При відправленні міжнародних факсів враховуйте різницю в часі.

· Дотримуйтеся правил компанії щодо користування факсом для власних  потреб: у деяких організаціях співробітники  ні за яких умов не можуть користуватися  факсом для власних справ; у деяких — по офісному факсу можливо замовити квитки на виставу або ланч; в  інших установах дозволяється використовувати факс офісу для будь-яких потреб співробітників.

· Якщо ви зібралися відправити необхідні вам документи і  побачили на факсі матеріали, які  надійшли раніше, покладіть їх у  відділення для надходжень на ім'я  відповідної особи (адресата) і не читайте далі першої сторінки. Скажіть про факс, що прийшов, адресату, це звільнить людину від необхідності розшукувати Його по всьому офісу, перебуваючи у сумнівах щодо його надходження взагалі.

· Не змінюйте програмування  факсу та номери, що набираються  автоматично, без відповідного дозволу.

· Поповнюйте папір І тонер. Якщо можете, звільняйте факс від паперу, що застряв.

· За необхідності повідомляйте відповідну особу про наявні несправності.

ВИКОРИСТОВУЄМО КОПІЮВАЛЬНУ ТЕХНІКУ

При використанні копіювальної техніки проблеми, що виникають, як правило, можна віднести до однієї з  двох категорій:

1) робота великого обсягу  та

2) догляд за технікою.

Для кожного з названих типів ситуацій є відповідні правила.

РОБОТА ВЕЛИКОГО ОБСЯГУ

· Як правило, особа, яка підійшла першою, першою ж робить копії. У тому випадку, коли двоє співробітників підійшли одночасно, першою користується технікою особа, якій необхідно зробити менше копій.

· Якщо іншим співробітникам треба зробити малу кількість  копій, лише з однієї-двох сторінок, дайте їм таку можливість, перервавши вашу роботу великого обсягу. Якщо ви підійшли тоді, коли хтось копіює великий обсяг матеріалів, можна запитати: "Чи не будете Ви/ти проти, якщо я Вас/тебе перерву? Мені треба зробити лише дві копії".

Однак якщо співробітник з  роботою великого обсягу витратив багато часу та зусиль, готуючи техніку  саме для його потреб — вклав  спеціальний папір, встановив необхідний йому (більший або менший) розмір, розмістив графіки чи діаграми на сторінці — ввічливим буде не переривати його роботи, а, за можливості, повернутися пізніше.

Після завершення копіювання матеріалів великого обсягу впевніться у наявності паперу та за необхідності поповніть його.

Не використовуйте офісну техніку для копіювання особистих  матеріалів, якщо тільки ви не принесли власний папір і робите це у неробочий час. Обов'язково впевніться, що копіювання особистих матеріалів на офісній техніці є прийнятною практикою у вашій організації.

ДОГЛЯД ЗА ТЕХНІКОЮ

· За необхідності самостійно міняйте картридж/поповнюйте тонер, звільняйте машину від паперу, що застряв  усередині. Якщо ви не знаєте, як це зробити, ви повинні звернутися до відповідної особи, яка може вам допомогти. Не залишайте проблемну ситуацію іншому співробітнику.

· Не забувайте після використання знову встановити звичайний режим та кількість копій — як правило, один екземпляр розміру стандартної сторінки.

· Прибираючи за собою, не забудьте забрати ваш оригінал (матеріали, які копіювали). Дуже часто важливі, конфіденційні документи залишаються  в машині, де їх, зрозуміло, можуть знайти і знаходять інші.

ЕТИКЕТ ЕЛЕКТРОННОЇ  ПОШТИ (E-MAIL)

Електронна пошта — зручний спосіб швидкого та ефективного спілкування. Він, очевидно, ніяк не схожий на написання довгих документів, але водночас це і не телефонна розмова чи бесіда з людиною, що знаходиться поруч з вами. Електронна пошта позбавлена надзвичайно важливих елементів спілкування — виразу обличчя, жестів, поз, тону та інтонації голосу. Враховуючи ці особливості, етикет встановлює правила використання e-mail у ділових ситуаціях:

· Пишіть коротко, чітко і зрозуміло. Використовуйте короткі речення та короткі абзаци. Речення мають висловлювати закінчену думку. Викладайте думки у логічній послідовності.

· Стежте за своєю мовою. Перевіряйте правильність написання слів та граматичних конструкцій. Ніколи не виправляйте помилок у чужих електронних листах.

· Уникайте жартів. Без відповідних жестів, пози, тону голосу (які відсутні при електронному спілкуванні) те, що вам здається смішним, може бути розцінене адресатом як "плоске", а ще гірше — вороже чи образливе.

· Використовуйте зручний  для читання формат: друкуйте в  інтервалі один; між абзацами робіть інтервал два.

· Використовуйте як малі, так  і великі (де потрібно) літери. Такий  текст читати легше, ніж написаний  лише малими або тільки великими літерами. Уникайте використання великих літер для виділення головної думки.

· Використовуйте адекватне, відповідне звертання до особи, якій направляєте лист: електронний діловий  лист має в усьому бути діловим та відображати ваш професіоналізм.

· Уникайте прийнятих у  неформальному електронному спілкуванні  скорочень та "смайликів" ("smileyз"), вони більше підходять для листування з вашими друзями та приятелями.

· Завжди підписуйте свої електронні листи. Ви можете створити автопідпис у своїй програмі електронних листів: ваше ім'я, назва вашої компанії, відповідні адреса, телефон та номер електронної пошти будуть автоматично з'являтися у кінці кожного вашого листа.

· Не надсилайте довгих додатків до ваших листів. Якщо вам необхідно  відправити великий обсяг матеріалу, зв'яжіться з адресатом та з'ясуйте, чи слід відправляти цей матеріал електронною поштою (можливо, адресат згоден отримати його звичайною поштою), чи може їх система прийняти великий обсяг матеріалу.

· Відправляйте електронні листи лише тоді, коли в цьому є реальна потреба. Не закидайте комп'ютери колег, ділових партнерів та клієнтів неважливими і непотрібними повідомленнями. Наприклад, не варто відправляти колезі електронний лист з повідомленням про те, що ви передаєте йому меморандум. Однак якщо ви очікуєте від колеги відповіді на переданий йому меморандум до певної дати і не отримали її вчасно, абсолютно допустимо надіслати йому електронний лист з нагадуванням.

· Відправляйте своє повідомлення лише тим, на кого воно розраховане. Якщо ви маєте адресний лист, кожного разу перевіряйте, чи всі внесені до нього люди потребують вашого конкретного повідомлення.

· Не передавайте електронною  поштою інформації, яка розрахована  лише на одну людину. Коли ви пишете електронний лист, особливо людині, яку знаєте мало, завжди враховуйте можливість того, що ваше відправлення можуть прочитати й інші. Якщо ви хочете уникнути такої ситуації, попередьте про це адресата. Для того, щоб не допустити будь-якої можливості поширення інформації, переданої вами, використайте телефон чи звичайну пошту.

· Не читайте електронної  пошти інших без відповідного дозволу.

· Не давайте чужої електронної  адреси іншим особам без відповідного дозволу.

· Перед тим, як відправити ваш лист, ще раз перевірте правильність адреси та зміст. Якщо написане не повністю задовольняє вас, перепишіть, адже те, що не подобається вам, навряд чи сподобається адресату.

· Ніколи не відправляйте лист, будучи роздратованим чи розгніваним. Заспокойтеся; обдумайте ситуацію, що склалась; уявіть, як би ви відповіли людині, коли б вона знаходилась поруч. Ще раз подумайте перед тим, як відправити e-mail: ніколи не пишіть нічого такого, що ви не могли б сказати людині в обличчя. Натиснувши кнопку "Send", ви втрачаєте контроль над своїм відправленням.

· Відправляючи діловий електронний  лист за необхідності вкажіть, коли ви очікуєте (вам потрібно отримати) відповідь. Якщо відповідь не передбачається, також зазначте це.

· Щоденно перевіряйте  вашу ділову електронну пошту.

· За можливості давайте  відповідь на отримані листи у  найкоротший строк. У тому випадку, коли підготовка відповіді на лист забере більше часу, ніж звичайно, у кількох словах повідомте про це відповідну особу.

· Ніколи не надсилайте спам ("врат") — різного роду рекламу, повідомлення про розпродажі і т. ін. — колегам та діловим партнерам. Це є виявом поганих манер і непрофесіоналізму.

ЩО КОЛИ ВІДПРАВЛЯТИ: ДІЛОВИЙ ЛИСТ, МЕМОРАНДУМ, ФАКС, E-MAIL?

Завжди вибирайте відповідну форму письмового спілкування залежно  від необхідного у кожній конкретній ситуації рівня формальності, конфіденційності та швидкості відповіді. При цьому пам'ятайте, що, незважаючи на те, яку саме форму ви вибрали — діловий лист, меморандум, факс чи e-mail, стиль викладу має залишатися незмінним (ви завжди повинні намагатися викласти необхідний зміст чітко, зрозуміло і поважливо).

Якщо необхідний високий  рівень формальності

Використовуємо Не використовуємо

Ділові листи, меморандуми  Факси, електронні листи

Якщо необхідна швидка відповідь

Використовуємо Не використовуємо

Факси, e-mail Ділові листи, меморандуми

Якщо необхідна конфіденційність

Використовуємо Не використовуємо

Ділові листи, меморандуми  Факси, e-mail