4.3. Подсистема «Бухгалтерский учет»

 

     На  данное время сложилась необходимость  ведения учета с использованием персональных компьютеров и применения электронных таблиц в бухгалтерском  учете. Автоматизация учета в  рамках бухгалтерии можно считать  первым шагом к построению комплексной информационной системы. Цель – локальная автоматизация бухгалтерии, а если есть возможность, и комплексная автоматизация финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Результатом этого будет нормализация работы, большинство рутинных операций начинают выполнятся автоматически, устраняется дублирование в работе, появляется возможность не только учитывать, но и прогнозировать. Как правило, конечным результатом бухгалтерского учета является получение оборотного баланса, а при помощи компьютера этого результата можно достичь гораздо быстрее.

     Учет  денежных средств. Порядок получения, использования, хранения и возврата денежных средств определен Положением о ведении кассовых операций на предприятии. Прием наличных денег оформляется приходным кассовым ордером, квитанцией к приходному кассовому ордеру. Расход денежных средств оформляется расчетно-платежными ведомостями, расходными кассовыми ордерами. Эти первичные документы заполняются в компьютере при помощи различных каталогов и справочников, что гораздо уменьшает время подготовки документов.

     Порядок заполнения приходного кассового ордера:

     1) Наименование организации, структурного  подразделения;

     2) Номер документа;

     3) Дата заполнения;

     4) Сумма цифрами;

     5) От кого принято (организация  или Ф.И.О.);

     6) Назначение платежа (за что);

     7) Сумма прописью;

     8) Примечания;

     9) Подписи главного бухгалтера  и кассира.

     По  данным приходных и расходных  кассовых ордеров автоматически  заполняется кассовая книга. Основной документ общения с банком – платежное  поручение. Собственные реквизиты предприятия – наименование организации, ИНН, номер расчетного счета, БИК, номер корреспондентского счета банка и его наименование – будут зафиксированы раз и навсегда; проблем с написанием суммы платежа прописью вообще не будет, так как реализация этого процесса будет автоматически. И наконец, все документы окажутся в его памяти, что пригодится для отчетов. Подписывается платежное поручение директором и главным бухгалтером предприятия.

     Учет  труда и заработной платы. Учет заработной платы – это важнейший участок учетной работы бухгалтерии предприятия. Учет должен обеспечить:

• контроль за выполнением заданий по росту производительности труда и других установленных планом показателей по труду, количеством и качеством труда, использованием рабочего времени, фонда з/пл;
• осуществление своевременных и точных расчетов по заработной плате;
• получение данных по труду и заработной плате, необходимых для планирования и оперативного руководства производством;
• своевременное составление установленной бухгалтерской и статистической отчетности по труду и заработной плате.

     Учет  использования рабочего времени  и контроль за состоянием трудовой дисциплины ведут в табелях. Учет выполнения норм выработки ведут  на основе первичных документов (нарядов-актов, путевых листов и др.) по учету выработки продукции и выполненных работ за соответствующий период. Зарплату за весь расчетный период начисляют на основании первичных документов по учету выработки (нарядов), фактически проработанное время (табелей). После обработки нарядов оформляются расчетные и платежные ведомости. Нормы выработки, тарифные ставки, штатные расписания и расценки и другие условия оплаты труда регулируются действующим коллективным договором и соответствующими нормативными документами. Все виды удержаний из заработной платы производят в соответствии с действующим законодательством. Заработная плата в соответствии с законодательством о труде выдают не реже 2 раз в месяц в сроки, установленные коллективным договором предприятия. Выплату зарплаты производят по платежным ведомостям, составленных на основании расчетной ведомости.

     Сложность работы при начислении заработной платы  состоит в том, что при расчете  сумм удержаний необходимо учесть очень  много вводных данных: один работник проработал полный месяц, другой брал 3 дня за свой счет, у третьего льгота. Число исходных данных для расчета заработной платы превышает 40 и, в зависимости от выбора одного из них или их набора, будет выбран алгоритм расчета.

4.4. Постановка задачи  «Формирование ведомости по начислению

       простой повременной заработной платы по тарифным

       ставкам»

     4.4.1. Организационно-экономическая  сущность задачи

 

     Целью решения задачи является автоматизация  процесса начисления заработной платы. Задача решается один раз в месяц. Результаты выдаются не позднее первого числа следующего за отчетным месяца. Задача является начальным этапом комплекса задач по учету труда и заработной платы.

     Переменной  информацией являются данные из «Табеля  учета рабочего времени», постоянная информация о часовых рабочих ставках содержится в «Справочнике лицевых счетов работников».

     Перечень  подзадач:

     1. Формирование табеля учета рабочего времени.

     2. Расчет заработной платы.

     3. Формирование ведомости на выплату  заработной платы.

     Используемые  классификаторы информации для решения данной подзадачи:

• справочник подразделений;
• кадровая база персонала;
• штатное расписание;
• ставки налога на доходы.

     Основные  первичные документы:

     1. Рабочий табель учета отработанного времени.

     2. Штатная расстановка.

     3. Карточки кадрового персонального учета.

     4. Различные нормативные акты по  расчету заработной платы.

Таблица 14

Документооборот для табеля учета  отработанного времени

Таблица 15

Документооборот ведомости по выдаче заработной платы

 

     Для автоматизации указанной задачи целесообразно применение ПЭВМ имеющих  следующие характеристики:

• Intel Pentium – IV;
• Емкость ОЗУ – 256 МБ;
• Емкость винчестера – 80 Гб;
• Монитор цветной SVGA;
• Принтер лазерный или струйный.

     В настоящее время табеля составляются вручную в бумажном виде. Путем  автоматизации составления табелей  ускоряется процесс их составления  и корректировки, появляется возможность хранить табеля в электронном виде и использовать для дальнейшего расчета заработной платы на компьютере. В дальнейшем можно использовать накопившуюся информацию для компьютерного анализа использования рабочего времени.

     Табеля  формируются на компьютере каждым подразделением, для чего из числа работников подразделения  выбирается человек ответственный  за эту работу. Исходные данные содержатся в рабочем черновом табеле, готовые  сформированные табеля выдаются для  дальнейшего расчета заработной платы. 

4.4.2. Информационная база  задачи

Таблица 16

Входная оперативная информация

 

Таблица 17

Структура основной базы данных TABL.dbt

Продолжение таблицы 17

 
 

Нормативно-справочная информация

Таблица 18

Структура кадровой базы данных KADR.dbf