Функции и структура пресс-службы, координация пресс-службы со структурными подразделениями органа государственной власти.

     В зависимости от того, чем занимается компания и насколько она велика пресс-служба в составе этой компании может иметь  различную структуру. В связи с отсутствием нормативных документов и авторитетных рекомендаций структуру можно выделить лишь условно.

     Как правило, пресс-служба состоит из следующих подразделений⁵:

        а) Отдел (сектор) мониторинга. Он осуществляет анализ СМИ,

     отслеживает освещение деятельности данной компании журналистами и

     готовит обзоры, аналитические записки для служебного пользования.В

     органах власти эти функции выполняет специально созданная социологическая группа.

        б) Отдел (сектор) оперативной работы с журналистами – обязательная

     составляющая  в структуре пресс-служб. Это подразделение  обеспечивает

     написание пресс-релизов, иных сообщений для прессы по текущим событиям

     в организации.

        Часто данное подразделение отвечает  за проведение пресс-конференций  и

     брифингов. Иногда для этой работы создается  специальный сектор.

        Взаимодействие с руководством  и редакциями электронных СМИ  имеет свою специфику. Считается целесообразным выделять группу по работе с

     электронными  СМИ.

        в) В последние годы активизировалось использование информационных

     технологий. Нередко пресс-службы имеют свои подразделения по направлениям  разработки собственного сайта, ведению блога руководителя и т.д.

        г) Отдел (сектор) взаимодействия с политическими и общественными

     организациями координирует контакты компании с общественностью,

     организует  соответствующие мероприятия (семинары, круглые столы,

     конференции, публичные слушания).

     Подходов  к определению понятия пресс-службы много, но каждый из них не противоречит друг другу, а отображает это структурное  подразделение организации с  разных сторон и раскрывает сущность его деятельности и  функционирования. Структура пресс- службы строго не регламентирована и может быть представлена как разветвленным отделом с узкой специализацией каждого работника, так и одним пресс-секретарем, который будет выполнять необходимые функции. 

1.2. Задачи и функции пресс-службы. 

     Работу  пресс-службы организации можно  условно поделить на две сферы: внутренняя и внешняя. Внутренней сферой является сама организация (например: региональная областная организация). Внешней  сферой является все то, что окружает организацию(приложение 1). В связи с вышесказанным, главной целью работы пресс-службы организации является:

• Освещение деятельности организации в средствах массовой информации и формирование посредством этого положительного имиджа организации.
• Создание единого информационного потока внутри организации и от организации.

     Внутри  организации пресс-секретарь территориальной  организации взаимодействует с  пресс-секретарями первичных и  местных организаций и формирует  внутреннее информационное поле. Это  поле представляет собой хорошо отлаженные коммуникационные линии для передачи оперативной информации.  Во внешней сфере - СМИ, органы государственной власти различных уровней, общественные организации, коммерческие организации.

     . Основная функция пресс-службы, пресс-группы или пресс-центра – информирование общественности через средства массовой информации. Эта работа должна строиться на основе пресс-стратегии, которая,  в частности, координирует пресс-конференции, пресс-релизы, редакционные статьи, проведение встреч с потребителями, электоратом, избирателями.

           Пресс-служба решает две задачи:

1)обеспечивает  полноту и оперативность информации  о деятельности представляемой  ею организации;

2)создает  оптимальные условия для работы (и отдыха) аккредитованных журналистов.

     Также цель пресс-службы как структурного подразделения заключается в  передаче «нужной» информации в «нужное  время» на самых разных уровнях⁶.

     На  местах актуальных событий пресс-служба может создавать субпресс-центры, иметь пресс-атташе. Такую картину  можно видеть на Олимпийских играх, которые проходят в различных городах страны-устроителя. Пресс-атташе есть и в организациях, имеющих выход на международные контакты, зарубежные представительства (часто это советники, эксперты по связям с иностранными СМИ).

     В числе важных функций пресс-службы – разработка стратегии по отношению  к прессе, информационные консультации, подготовка информационных бюллетеней, текстов и опубликованных документов. Важнейшим условием эффективности  работы любой организации сегодня  является своевременная и достоверная информация, и информационный центр становится ядром любой фирмы или учреждения, обеспечивая согласованность действий, выработку планов и достижение целей. Причем мало наладить документооборот или приобрести оргтехнику, а необходимо  целенаправленно работать с информацией.

     В целом можно пресс-служба выполняет  следующие функции:

1.Составление планов работы по реализации стратегии информационной политики. 2.Подготовка заявлений и сообщений для СМИ, брифингов и пресс-конференций. 3.Оперативное распространение в СМИ официальных сообщений.

4.Организация совместно со СМИ общественных акций, подготовка программ на ТВ и радио.

5.Ведение официального сайта компании, поддержка интерактивных сервисов. 6.Контроль за упоминаниями о компании и руководства в Интернет-источниках. 7.Поддержка рабочих контактов с главными редакторами СМИ, руководителями телерадиокомпаний.

8. Формирование круга "доверенных" журналистов, которые будут постоянно сотрудничать с вашей организацией.

9.Подготовка информационных материалов и имиджевых статей, пресс-релизов, справок и других материалов, касающихся деятельности организации.

10.Проведение пресс-конференций, брифингов, информационных встреч журналистов. 11.Участие в подготовке и проведении официальных визитов и рабочих поездок по стране и за рубеж в целях их освещения в СМИ.

12.Подготовка и передача СМИ теле-, фото - и аудиоматериалов, связанных с деятельностью компании.

13.Подготовка мониторингов.

      Чтобы успешно выполнять свои функции, пресс-служба должна быть готова к работе по следующим направлениям:

1. Советы, консультации по вопросам, связанным  с паблик рилейшнз, даются как высшему руководству компании, так и руководителям отдельных ее подразделений или секторов.

2. Коммуникационная  работа — охватывает информирование внешних групп общественности о кампании и ее деятельности с помощью различных средств коммуникации.

3. Исследование  и анализ PR-проблем (изучение общественного мнения, анализ социально-политической ситуации, намерений государственных и иных организаций) означает выявление, оценку и обобщение информации о внешнем мире для нужд самой корпорации.

4.PR-программы (PR-кампании) включают разработку целого ряда мероприятий, рассчитанных на формирование позитивного восприятия компании.

5. Интеграция коммуникационных функций представляет собой объединение в единое целое всего, что может повлиять на общественное мнение.

     В случае если пресс-служба в организации  представлена только пресс-секретарем, его функции определяются творческим подходом к своей работе. Можно ограничиться лишь контактами со СМИ по мере необходимости, а можно стать для всех СМИ постоянным источником информации о деятельности вашей организации. 
Пресс-секретарю территориальной организации необходимо налаживать связи с первичными организациями, а также координировать их работу при проведении совместных мероприятий. Кроме того, взаимодействовать с пресс-секретарями других территориальных организаций при организации межрегиональных и государственных мероприятий.

       Таким образом, можно сделать вывод о том, что функции пресс-службы или пресс-секретаря обширны и многогранны, помимо оперативного распространения информации о деятельности компании и мониторинга СМИ, также осуществляется оперативное взаимодействие со СМИ, организация специальных событий, подготовка информационных документов.

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.Пресс-служба как структурная единица органа государственной власти

     2.1.Специфика  работы пресс-служб органов государственной власти.

     Правовое  демократическое государство призвано постоянно поддерживать отношения с общественностью на основе взаимопонимания и обмена информацией по всем аспектам жизни общества. Поэтому главная цель пресс-служб в органах государственной власти – наладить механизм использования коммуникативного потенциала как ресурса проведения государственной политики, а также создание позитивного имиджа учреждения и руководителя в контексте позитивного имиджа власти.

       Коммуникационные возможности государственной власти заключаются не только в наличии эффективных информационных каналов, но и в способности общаться с населением, объяснять обществу свои решения, слышать запросы различных социальных групп.

     Органы  государственной власти – это  не только средство информирования общества, но и воспитания основных слоев населения с целью стимулирования к деятельному и продуктивному участию в решении проблем локального и общенационального масштаба, доводя информацию до общественности о сути принятых решений, пресс-служба проводит анализ реакции на действия должностных лиц и органов власти, и разрабатывать технологические шаги для нейтрализации негативных тенденций

     Выполняя  функцию управления, пресс-службы включают в себя набор работ по обеспечению  руководства государственных организаций  информацией об общественном мнении, оказанию ему помощи по информационному обеспечению различных направлений государственной деятельности.

     Внешнеполитическая  деятельность любого государства не может быть осуществлена без доведения до широких кругов мировой общественности объективной и точной информации о его позициях по основным международным проблемам, внешнеполитических инициативах и действиях. Неотъемлемым элементом соответствующей работы являются целенаправленные усилия по широкому разъяснению за рубежом сути внутренней политики государства и происходящих в стране процессов. Это ещё одна работа по выполнению функции управления, которая стала расширяться благодаря глобальной системе Интернет, которая, в свою очередь, фактически уже вышла за рамки своего оригинального технического предназначения электронной связи и стала фактором политической действительности.

     Второй  по значению функцией государственной  власти является сохранение в стране политической стабильности. Социально-политическую стабильность можно определить через  понятие функциональности: социальная система тогда считается стабильной, когда взаимодействие её компонентов обеспечивает нормальное функционирование системы и приводит к ее воспроизводству. Таким образом, политическая стабильность представляет собой систему связей, в том числе и общественных и информационных между различными политическими субъектами, для которой характерны определенная целостность и способность эффективно реализовать возложенные на нее функции.

     Из  данного определения следует, что система общественных связей является определяющей для сохранения и поддержания политической стабильности в обществе.

     Важнейшим направлением в деятельности пресс-служб в органах государственной власти является информационное обеспечение деятельности судебной и правоохранительной систем⁷. Власть в демократическом обществе должна отчитываться перед народом.

     Информационные  действия должны предшествовать экономическим  решениям, особенно если они напрямую затрагивают интересы большинства  людей. Интересным примером такой деятельности в нашей стране стала федеральная программа проведения рекламно-пропагандистской кампании по принятию налогового кодекса. Налоги – это тот объект, к которому негативно относится все население. Управлением по связям с общественностью и средствами массовой информации Государственной налоговой службы РФ была разработана концепция проведения этой кампании. В целях повышения информированности всех участников налоговых отношений и нейтрализации возможной негативной реакции были разработаны меры по всестороннему и объективному информированию населения, среди которых на первом месте стоит ознакомление широкой аудитории с идеологией проводимой налоговой реформы. Весьма знаменательно в этом плане не только подключение к этой работе всех заинтересованных структур, но и отказ от методов воздействия, построенных на негативе. В программе было прямо заявлено о нецелесообразности в демократическом обществе разговаривать с людьми с позиции силы.