Мелкорозничная торговая сеть: её роль обслуживании покупателя,пути повышения её работоспособности

По пунктирной линии вырезается ярлычок, в него вписывается название контекста. Ярлычок для наглядности подкрашивается маркером.

Далее лицевая  сторона карточки делится по горизонтали  примерно пополам. Верхнюю половину подписываю «Взять с собой», «Сделать до» или «Подготовить». Нижнюю — «Сделать на месте». Оборотную сторону также делю на две части по горизонтали. Верхнюю половину подписываю «Условия». Нижнюю — «Рядом».

Таким образом, применяя понятие контекста и  создавая более гибкую систему планирования, мы можем реагировать на любые изменения ситуации, использовать их для решения стоящих перед нами задач.

Контекстное планирование — способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этой время, не всегда заранее заданное.

Система контекстного планирования

Наладить систему  контекстного планирования достаточно просто. Для этого следует придерживаться следующей техники контекстного планирования, состоящей из трех основных шагов.

- Выделить типовые личные контексты, наиболее актуальные для повседневной жизни или рабочей деятельности (как правило, достаточно 5-9).

- Составить список задач под каждый контекст.

- При приближении контекста просмотреть список соответствующих этому контексту задач.

Выполнение алгоритма планирования кайросовых задач

- Имеем раздел, соответствующий контексту «Детский сад».

- Приехав на работу, открываем соответствующий раздел ежедневника и просматриваем список задач, дел, вопросов, связанных с рабочим процессом. Увидели задачу: «Детский сад — зайти к завхозу, взять запасной ключ от подвала».

-  По приезду иду к завхозу и беру запасной ключ.

Точно так же можно поступать с любыми другими  «кайросами», характерными именно для меня: «Институт», «Управление образования», «Бухгалтерия», «Дом», «Семья» и др. Регулярное ведение контекстного планирования способствует выработке внутреннего чувства приближения нужного контекста и обеспечивает просмотр нужного раздела в подходящий момент, быстро входит и привычку.

Инструменты контекстного планирования

К основным инструментам, с помощью которых мы можем  создать свою систему контекстного планирования, относятся:

-  ежедневник;

-   стикеры,  закладки для гибких задач;

-   доска  для контекстного планирования;

- MS Outlook.

Ежедневник. Система контекстного планирования может быть налажена в обычном ежедневнике. Для этого следует выявить основные контексты, как в первом шаге контекстного планирования. В ежедневники создаются категории или разделы, соответствующие этим контекстам, в  которые записываются необходимые дела и задачи. При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в нужный раздел ежедневника или органайзера и просмотреть список дел.

Стикеры, закладки. Другой способ управления кайросовыми задачами - использование стикеров. Гибкие задачи выписываются на стакеры, которые приклеиваются либо на соответствующую страницу ежедневника, либо на специальную закладку для кайросовых задач.

Такая система  позволяет определять приоритетность той или иной задачи с использованием стикеров разных цветов. При этом вы избегаете необходимости постоянного переписывания задач, переходящих изо дня день в связи с отсутствием «кайроса», и вычеркиваний выполненных задач. Если задача переносится на другой день, достаточно переклеить стикер на нужную страницу или просто переложить закладку.

Доски для контекстного планирования. Это наиболее наглядный инструмент планирования, особенно удобен для командной работы. Материалом для доски может служить белая магнитная доска, лист ватмана и др. Важно помнить, что доска планирования отлично подходит для организации личного планирования. Участок стены, увешанный стикерами, рядом с рабочим столом, пробковая доска над рабочим местом, дверца холодильника — это тоже доски планирования. При этом правила организации досок планирования для командной или индивидуальной работы будут одни и те же. Использование данного инструмента позволяет связать несколько контекстов. Чаще всего встречается структурирование задач по таким контекстам, как «люди» и «задачи/проекты».

MS Outlook. Контекстное планирование в MS Outlook удобно налаживать с помощью категорий задач. Создавая задачу, ей можно присвоить одну или несколько категорий. Преимущество контекстного планирования в MS Outlook — одну и ту же задачу можно видеть в разных категориях. Например, задачу «Зайти к завхозу и взять запасной ключ от подвала» можно отнести к категориям «Завхоз», «Детский сад». Таким образом, мы сможем видеть эту задачу и перед разговором с завхозом, открыв категорию «ЗАВХОЗ», и приехав в здание детского сада , открыв категорию «Детский сад». В этой особенности заключается главное преимущество электронного планирования перед бумажным.

 

Долгосрочное планирование

План  достижения жизненных целей

Для того чтобы  реализовать свою мечту, превратив  желаемое в действительность, необходимо составить четкий план достижения значимой цели. Стратегический и тактический планы можно составить в виде раздельных таблиц или, объединив их в одну (табл. 7).

Таблица 7 - План достижения цели

Ключевая область жизни	Цель	Важность	Срок  (год)	Действия (тактические  цели)	Срок (год)
Карьера	Стать заведующей детского сада	Высокая	2013	Окончить курс «Менеджмент в образовательном  учреждении»	2011-2012
				Встать в  резерв молодых руководителей	2012
				Наработать  опыт руководящей деятельности	2010-2013

 

Каждая цель будет достижима только в том  случае, если для нее определены критерии желаемого результата (критерии формулируете вы сами) и установлены  сроки ее выполнения («когда-нибудь»  не сбудется никогда). Только сформулировав  желаемый результат и определив сроки исполнения своих целей, можно соотнести их с планами достижения цели и проверить, реалистичны ли они. Не стоит брать на себя слишком много: чем нереальнее задачи, тем меньше шансов их решить. Надо устанавливать конкретные краткосрочные цели, согласованные с достижением срочных глобальных проектов. Составляя долгосрочный план, необходимо учитывать изменение ситуации, возникновение новых тенденций и, исходя из этого, осуществлять краткосрочное и среднесрочное планирование, позволяющее достигать промежуточных результатов.

Планирование дня 

Каждый день нам приходится решать не только задачи, направленные на достижение своих целей, работать над долгосрочными проектами, но и выполнять большое количество повседневных, рутинных дел. Как же спланировать свою деятельность таким образом, чтобы и ежедневные, текущие дела выполнять, и о своих целях и стремлениях не забывать, и в сроки укладываться? Ответ один — начать планировать свой день. План на день необходим — это непреложная истина тайм-менеджмента. Ежедневное  планирование — кирпичики,  из  которых  постепенно   выстраивается здание нашей жизни.

Систематическое составление плана на день поможет  научиться лучше структурировать  все свои задачи, дела, а в целом  и свою жизнь. Конечно же, может  возникнуть возражение: зачем это нужно, ведь все так быстро меняется, какие там планы. Правильно, но именно из-за этого (как ни парадоксально звучит) и необходимо составлять план. То, что заранее известно, предсказуемо и понятно, нет нужды планировать. Мы ведь не планируем процесс утреннего поедания бутерброда или чистки зубов — все и так понятно, доведено до автоматизма. План — это не жесткие рамки строгого расписания, которое ни под каким предлогом нельзя нарушить или изменить. План — ваш верный помощник, дающий возможность быстро сориентироваться в постоянно изменяющихся условиях, выбрать оптимальный вариант действий и при этом не упустить ничего важного. Но для того чтобы план стал нашим союзником, а не врагом, он должен быть правильно составлен.

Как планировать день. Правила эффективного планирования

Как мы обычно планируем свой день. Держим в голове все «не забыть», «надо сделать», «обязательно» и «необходимо»? Наш монитор как новогодняя елка заклеен стикерами с напоминаниями о неотложном? Мы записываете дела на день на листочках и благополучно их теряете? Все это не планирование.

Можно выделить пять основных правил, при соблюдении которых план будет высокоэффективным  способом организации времени.

-   Письменный вид. Первое и главное условие, при котором план будет работать, — он должен быть материальным, выполненным в письменном виде и находиться в одном месте. При этом не важно на каком носителе он будет вестись: в ежедневнике, в MS Outlook или MS Ехсеl. Все задачи, которые мы стараемся удержать в голове, обязательно будут забываться — это особенность человеческой памяти, которая неспособна удерживать одновременно большой объем информации. Для обеспечения контроля и управляемости ежедневных задач их необходимо записывать.

-   Регулярность. Планирование должно быть регулярным. Привычка составлять план на каждый день способствует выработке эффективного мышления, внимания к собственной деятельности, своей жизни. Регулярное составление плана на день помогает разгрузить память, освободи голову для более творческих мыслей и идей.

- Приоритетность. Составляя план, необходимо выделять наиболее приоритетные,  ключевые,  наиболее  значимые  задачи.  Использование принципа приоритетности способствует созданию более четкой структуры задач.

- Реалистичность. Планирование помогает оставаться в рамках реальности, мотивирует на выполнение тех задач, которые занесены в план. При планировании, особенно тактическом и оперативном, следует придерживаться принципа реалистичности, избавляться от строительства иллюзорных замков, витания в облаках.

- Гибкость планирования.  План должен быть составлен таким образом, чтобы при появлении любых неожиданных ситуаций, внезапных обстоятельств его было бы легко пересмотреть, внести в него необходимые изменения и дополнения. План на следующий день составляется вечером, просматривается корректируется утром, и в течение дня в него вносятся необходимые изменения.

Есть и еще одно правило: для того чтобы наш план эффективно работал, список задач на день должен быть грамотно составлен, ориентирован на достижение результата. Посмотрим, как он составляется.

Результат-ориентированный  список задач на день

Технология  результат-ориентированного планирования строите на основе классического  «check-list» или «to do list» , но с определенными настройками. Такой список задач, составленный грамотно, работает чрезвычайно эффективно. Результат-ориентированный список составляется в несколько этапов.

-  Составим таблицу ежедневных задач, не привязанных к строго определенному времени (табл. 8).

Таблица 8 - Ежедневные задачи

№	Что сделать?	+/-
1	Написать отчет  по питанию
2	Позвонить начальнику охраны
3	Взять у завхоза  ключ от подвала
4	Заключить договор  на обслуживание пожарной сигнализации

 

- В графу «Что сделать?» запишем все, что нужно сделать в течение дня.

Особое внимание  уделим формулировкам задач: они должны давать ответ на вопрос «что сделать?» и отражать результат, который хотим получить.

Глагол  + Ясный   =   Результат-ориентированная

  Результат                    формулировка задачи.

 

- Используйте различные цвета для обозначения важности задач. Например, красным выделите 2-3 наиболее приоритетных, самых важных дела; желтым — текущие дела, которые необходимо выполнить сегодня; зеленым — те, которые можно безболезненно перенести на следующий день (табл. 9). Цвета рекомендуется выбирать другие, разработав собственную систему обозначения.

 

Таблица 9 - Ежедневные задачи (выделение приоритетных дел)

№	Что сделать?	+/-
1	Написать  отчет по питанию
2	Позвонить начальнику охраны
3	Взять у завхоза ключ от подвала
4	Заключить договор на обслуживание пожарной сигнализации

 

- Держим план всегда под рукой и в течение дня обращаемся к нему как можно чаще. Выполненные задачи помечаем «+», а напротив тех, которые остались невыполненными, ставим «-» (табл. 10). Выполненные задачи можно торжественно вычеркивать, используя для наглядности цветной маркер яркого цвета.

Таблица 10 - Ежедневные задачи (с отметками о выполнении дел)

№	Что сделать?	+/-
1	Написать  отчет по питанию	+
2	Позвонить начальнику охраны	-
3	Взять у завхоза ключ от подвала	+
4	Заключить договор на обслуживание пожарной сигнализации	+

 

Приоритезация задач в списке. Какие задачи выделять красным цветом и считать приоритетными? Только те, которые наиболее важны для нас самих, работают на наши цели, а не те, которые «очень-очень срочные», сиюминутные, не ориентированы на достижение значимого результата. Решение приоритетных задач бывает для нас психологически трудным, и мы склонны их откладывать. Например, написание реферата или Диплома, как правило, затягивается до самого последнего критического срока, а подготовка к экзамену откладывается на последний день, и всегда именно одного дня и не хватает, чтобы все выучить. А это верный путь впасть в панику, обеспечить себе стрессовую ситуацию, что совсем некстати на экзамене или зачете, не говоря уже о защите дипломной работы. Поэтому имеет смысл отметить красным то важное дело, которое привыкли  откладывать на последний момент.