Мелкорозничная торговая сеть: её роль обслуживании покупателя,пути повышения её работоспособности

Время	Задача
10:00	Совещание
11:00	Прием посетителей

 

Тем не менее  нужно и укладываться в сроки, и выполнять свои функциональные обязанности, и уделять внимание долгосрочным проектам, решить эту задачу помогает гибкое планирование. Существует много различных видов гибкого планирования, позволяющих выбрать оптимальный вариант, исходя из личностных особенностей человека, соответствующий специфике его деятельности.

Важно помнить, что основная задача плана — помощь в принятии решений. Планирование не должно превращаться в самоцель, главной остается ориентация на результат. В этом случае время и усилия, затрачиваемые на составление планов, окупаются, а эффективность применения планирования остается высокой.

Суть обзора задач в тайм-менеджменте.

Любая ситуация выбора и принятия решения связана с неопределенностью. Мы не знаем, что нас ждет впереди, боимся ошибиться, сделать неверный шаг. Этот страх возникает прежде всего потому, что мы не видим всех возможных вариантов развития событий. Для того чтобы действовать эффективно в ситуациях постоянных изменений, необходимо снизить неопределенность будущего, и чтобы принять решение, сделать выбор и начать действовать, необходимо иметь достаточно полное представление о ситуации, проблеме. Снизить неопределенность и обозначить верные ориентиры мы можем с помощью обзора — важного элемента структуры тайм-менеджмента.

Обзор — представление информации (задач, сроков, справочных данных и прочее), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дающее возможность эффективно принимать решения.

Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, на которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали.

Основное отличие  обзора от плана: обзор не привязан ко времени он дает более наглядную картину ситуации и позволяет увидеть все возможности для решения тех или иных задач. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким образом, чтобы все внимание было направлено на решение наиболее важной для нас сейчас задачи. Яркой иллюстрацией этого принципа был ответ Альберта Эйнштейна на вопрос, каков номер его домашнего телефона: «Зачем забивать голову такими пустяками, если существует записная книжка?» А вот для того чтобы найти нужный номер телефона или необходимого нам человека, или важную задачу, или новое креативное решение максимально быстро, следует применить основные инструменты обзора.

Инструменты создания обзора

Хороший обзор  мы можем получить, используя совершенно различные инструменты: от простых записей на стикерах до двухмерных графиков и креативных древовидных карт. Каким бы способом мы не пользовались, важно выполнять главное условие, делающее обзор эффективным средством принятия решений и достижения результата: вся информация обязательно должна быть материализована. Все, что хранится в голове, — ненадежно (можем забыть) и не дает полного представления о ситуации (нет наглядности). Внимание человека ограниченно, и часть информации мы просто не замечаем, а именно эта часть может оказаться решающей, может повлиять на исход дела.

Все инструменты, позволяющие легко и просто создать эффективный обзор, можно разделить на три большие группы:

1)   контрольные  списки;

2)   двухмерные  графики;

3) древовидные  карты.

Суть расстановки приоритетов  в тайм-менеджменте

Если попробовать  передать суть тайм-менеджмента одной фразой, то она звучала бы так: «Как потратить свое невосполнимое время на Главное». Но как определить, что — главное, а что — не очень? Человеку всегда хочется сделать очень многое: и сессию сдать, и в кино с друзьями сходить, и работу хорошую найти, и счастья в жизни, и книжку почитать и компьютер новый купить. Но «все и сразу» не получается, приходите выбирать из «всего-всего» «самое-самое». Вся наша жизнь — это непрерывный выбор, который мы делаем каждый день. Важно, чтобы он был осознанным, а не делался «как придется. Для того чтобы уметь делать правильный выбор, необходимо научиться расставлять приоритеты.

Расставить  приоритеты — значит принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел                                       имеют первостепенное значение, какие — второстепенное.

Основные способы  и методы расстановки приоритетов  в тайм-менеджменте. Самый простой способ расставить приоритеты — оценить все задачи и дела по критериям «важность» и «срочность». Сделать это помогут матрица Эйзенхауэра и метод многокритериальной оценки.

Рассмотрев  основные понятия используемые в  тайм-менеджменте, переходим к анализу  и выяснению возможности применения этих понятий и методик в деятельности руководителя образовательного учреждения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ распределения времени руководителя образовательного учреждения

 

2.1 Целеполагание в деятельности руководителя

Анализ применения тайм-менеджмента в деятельности руководителя образовательного учреждения хочется начать с определения базовых ценностей, как основы, на которой можно будет формулировать долгосрочные цели.

Ценности как основа целеполагания

К основным способам определения ценностей относятся мемуарник, техника перехода от повседневных задач к ценностям, декларация о личной миссии и анализ потребностей. Остановлюсь на некоторых из них.

Простой и технологический инструмент для выявления ценностей – мемуарник ведется следующим образом:

Каждый день вечером выделяется 3-5 минут спокойного времени и записывается в ежедневник главное событие. Именно событие, эмоциональное значимое для себя. Событие может быть и позитивным и негативным.

В конце недели выписываем главное событие недели – одно из семи. В конце месяца – главное событие месяца и т.д.

Рядом с событием формулируем ту ценность, на основе которой именно это событие стало для нас главным. Мемуарник дает возможность достаточно быстро сформулировать список ключевых ценностей. Кроме того, он побуждает нас каждый день уделять несколько минут вопросу о главных составляющих жизни, что не позволяет забывать о них в суете текущих дел.

Личная  миссия

Данный подход к определению ценностей был впервые предложен Стивеном Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей». Декларация о личной миссии – это документ наподобие миссии фирмы, в котором человек пытается сформулировать свои задачи в этом мире – что для него важно, чего мы хотим добиться?

Следует избегать путаницы понятий «цель» и «миссия». Различия между ними заключаются в следующем:

Цель – это то, что мы «берем» от жизни, завоевываем, получаем;

Миссия – то, что мы «отдаем», приносим в этот мир.

Личная миссия не рождается мгновенно и не создается раз и навсегда. Миссию обычно приходится неторопливо «выкристаллизовывать», время от времени пересматривая и корректируя, постольку поскольку жизнь не стоит на месте, мы взрослеем, меняемся, меняются и наши жизненные ценности.

Попробуем наметить личную миссию:

«Добиться в жизни финансовой независимости для себя и своей семьи, воспитать достойных детей, стать счастливой матерью и женой и остаться надежным другом, развить в себе таланты».

Smart-цели и надцели

В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуется ставить цели с помощью техники «SМАRT», от слов specific, measurable, achievable, realistic, time-bound— конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени.

Формулировать  цель  стоит так:  не  просто  «хочу занимать  хорошую    должность»,  а  «хочу стать директором школы, с годовым доходом от 100000 рублей, не позднее чем в ближайшие пять лет».

Чем ближе цель по времени, чем она очевиднее, тем  полезнее детализировать ее с помощью  техники «SМАRT», найдя подходящий измеритель и привязав достижение цели к четкому сроку. Чем дальше цель по времени, чем менее она очевидна, тем меньше необходимости да и возможности в такой жесткой конкретизации. Более того, слишком долгосрочные и при этом конкретизированные цели могут даже мешать эффективности личного стратегического планирования.

Рассмотрим  альтернативу классическим «SМАRT»-целям и покажем область их оптимальной применимости.

Для этого выделим  два различных типа исходной ситуации.

1) Задачной ситуацией называется такое положение вещей, когда ясно, что нужно сделать, и ясно, как это нужно делать. Остается взять и сделать.

Задача —  провести маркетинговое исследование.

2) Проблемной ситуацией называется ситуация, в которой не вполне ясно, что нужно сделать, и тем более неясно, как это нужно делать.

Проблема —  добиться решительного конкурентного  преимущества в совершенно безнадежной с точки зрения здравого смысла ситуации.

Важное свойство задачи — аддитивность. Оно означает, что задачу можно раздробить на части, каждая из которых вносит вклад в ее достижение. Проблемы неаддитивны, не существует четкой последовательности ступенек, которые нужно преодолеть, чтобы решить проблему. Можно полудостичь цели «похудеть на 10 кг», но нельзя полудостичь цели «поступить в вуз» или «перепрыгнуть пропасть». Если удается построить такую последовательность ступенек, это значит, что удалось превратить проблему в задачу (этот процесс называется депроблематизацией).

«SМАRT»-цели идеально приспособлены для задачных ситуаций, так как (можно достаточно четко и подробно описать желаемый результат. Это создает основное их преимущество — возможность программировать свое сознание на их достижение. Четко и детально воображая будущий результат, сознание и подсознание настраиваются на стремление к нему. Однако достоинство может обернуться и недостатком, о котором мы упоминали выше: четкая запрограммированность на конкретный осязаемый результат может помешать увидеть и использовать новые возможности, позволяющие достичь желаемого совершенно другим путем.

Еще один недостаток четко определенных целей и планов их достижения — предсказуемость  поведения, которая хороша в отношениях сотрудничества, но смертельно опасна в отношениях борьбы и конкуренции.

В случае с проблемной ситуацией нужно не детализировать ее, а лишь задать направление движения. В качестве ориентиров можно использовать свои ключевые области жизни или ценности.

Надцели задают направления движения, а конкретные измеримые проекты оцениваются  с точки зрения их вклада в продвижение  по этим направлениям.

Обращаю внимание на то, что если для достижения «SМАRT»-цели нужно выполнить последовательность действий, то для достижения надцели нужно выбрать любое из конкретных направлений деятельности.

Конкретизацией  надцели «достичь решительного конкурентного  преимущества» может быть цель «разработать новый продукт такого-то типа»  или цель «достичь соглашения с таким-то стратегическим партнером».

Достоинство  планирования  деятельности  с  помощью  надцелей - более высокий  уровень гибкости при принятии решений.

Недостаток— абстракции менее сильно мотивируют.

Простой способ  разрешения  этого  противоречия  состоит в том,  чтобы   конкретно  и  осязаемо  изобразить  небольшую,   но  критически  важную часть желаемой будущей ситуации, зажечь «полярную звезду» в окутывающем будущее тумане.

Приступая к  определению собственных целей  и «надцелей», следует помнить о жизненных ценностях и жизненной миссии. Важно, чтобы между ними не возникло противоречий, а, наоборот, появилась целостность в системе нашего персонального целеполагания (табл.2).

Таблица 2 - Надцели, сгруппированные по ключевым областям

Родители	Никогда не забывать о любви и заботе, которую они мне дарили, быть внимательной и заботливой дочерью
Карьера	- Подняться по карьерной лестнице -Добиться признания  и успеха - Сделать сад  лучшим в городе - Сотрудники  должны испытывать гордость за  детский сад, родители стремится отдать своих детей именно в наш д/с
Образование	-Постоянно получать  новые знания в самых разных  областях -Получить степень  МВA
Семья	Прожить с мужем  счастливо всю жизнь
Друзья	-Быть интересным  собеседником и внимательным  слушателем Оставаться всегда честной, надежной, держать свое слово, помогать в трудную минуту
Дети	-Воспитать достойного  человека -Стать ребенку  другом - Поддержать  в трудную минуту
Личное развитие	- Никогда не  останавливаться на достигнутом - Постоянно  развиваться, узнавать что-то новое, получать новый опыт - Интересоваться  литературой, театром, музыкой -Развивать свои  способности
Отдых	-Больше путешествовать, открывать новые места и уголки -Совмещать баланс  между работой и отдыхом, много  двигаться и проводить время на открытом воздухе