Мелкорозничная торговая сеть: её роль обслуживании покупателя,пути повышения её работоспособности

 

Неудачник плывет по течению и поддается воле обстоятельств, успешный человек сознательно творит свою жизнь. Тайм-менеджмент в его техническом, стратегическом и философском измерениях  универсальный инструмент такого творчества.

Итак, мы разобрались в целополагании, определились с личной миссией и выявили надцели, но чтобы сделать анализ исходной ситуации жизни необходимо провести хронометраж дня руководителя.

2. Хронометраж – персональная система учета

 Личный капитал времени

Сначала попробуем определить капитал времени.. Для этого воспользуюсь (табл. 3).

 

 

Таблица 3 -  Капитал времени

1	Мой возраст	36
2	Примерное время  завершения активной деятельности	60
3	Мой капитал  времени в годах	24
4	Мой капитал  времени в сутках	8760
5	Количество часов в сутках, которое трачу на сон	8
6	Количество  активных часов в сутках	16
7	Мой капитал  времени в часах	140 160

 

Теперь я знаю тот реальный размер своего капитала времени, которым могу реально распоряжаться.

Итак, каждый из нас является собственником значительного капитала — капитала времени. Капитала невозобновляемого: мы не можем заработать больше времени, мы можем только эффективно распорядиться тем количеством часов, которое у нас есть. Но для того чтобы начать планировать, необходима полная информация обо всех ресурсах, слабых местах, имеющихся резервах.

Раз время является для нас материальной ценностью, мы должны обращаться с ним так же, как и с другими ценностями: мы должны вести ему правильный и точный учет, надо установить своеобразную бухгалтерскую книгу для учета времени.

Такой подход, когда  мы управляем личным временем как  ресурсом, капиталом компании или  фирмы, помогает выработать системность  решении всех связанных с организацией времени проблем.

Теперь перейдем к технике полного хронометража.

Техника полного хронометража

Техника полного  хронометража состоит из трех основных шагов:

- Так как потребуется учитывать все расходы времени в течение дня и необходимо будет вести записи, следует взять небольшой блокнот или записную книжку. Сначала будем записывать все дела и их длительность при каждом переключении внимания. Через несколько дней, когда начнет вырабатываться внимание ко времени, достаточно будет делать записи один раз в 1-2 ч. — останавливаться на 2-3 мин и записывать все, что было сделано за этот период. Постепенно это войдет в привычку и поможет более осознанно относиться ко всем делам и задачам, которые мы выполняем в течение дня.

Для того чтобы  фиксировать все свои расходы  времени, существует несколько способов ведения учета.

1-й способ. Самый простой — фиксируем начало и окончание любом дела. С него стоит начинать, когда еще не выработалась привычка записывать все расходы времени в течение дня.

2-й способ. Фиксируем не только начало и окончание любого дела, но и его продолжительность. Этот способ стоит применять, когда уже выработалась привычка останавливаться и обращать внимание на свою деятельность в течение дня.

3-й способ. Можно оценивать любое дело не только количественно — по затраченному на него времени, но и качественно, учитывая свое эмоциональное отношение к данному виду работы, дополнительные условия, примечания, дополнительную информацию, дающие представление о рациональности произведенных временных затрат. Это поможет определить, насколько эффективно расходуется время, а также выявить свои индивидуальные поглотители и  то количество времени, которое они   у нас «похищают».

Такой способ ведения  учета своего времени позволяет  отследить не продуктивные расходы  времени, а также определить своеобразный «коэффициент полезного действия» — полезного использования времени.

Полный хронометраж  одного дня руководителя детского сада приведем в таблице (Приложение 1).

Попробуем представить  изложенные выше рассуждения в виде формул, которые помогут произвести необходимые расчеты, используя данные хронометража.

Формула для подсчета времени, потраченного непродуктивно:

           Количество нерационально

Время «брутто» — Время «нетто» =  использованного времени

(поглотители).

 

Формула для расчета коэффициента полезного  использования времени:

Время «нетто» =   Коэффициент полезного

Время «брутто»      использования времени.

 

- Выбираем показатели, которые будем отслеживать в следующем шаге техники хронометража.

Такими показателями могут являться:

- любой поглотитель  времени, который удалось выявить  в процессе ведения учета затрат  времени;

-   любое важное, полезное дело, на которое не хватает времени;

- любое желаемое  действие, до которого «руки не  доходят». Любое ресурсное занятие (то, чем хотелось бы заниматься, дело «для души»), дающее положительные эмоции, силы, энергию, но на которое просто нет времени. Таким образом, любая цель может быть переформулирована и является показателем для хронометража (табл. 4). Выбор показателей осуществляем, опираясь на данные хронометража, проведенного в течение дня.

Таблица 4 - Переформулирование целей в показатели

Цель	Показатель
Хочу меньше времени тратить интернет	Количество  времени в день, потраченного на Интернет
Хочу больше времени уделять самообразованию	Количество  времени в день, которое потрачено  на самообразование
Хочу улучшить свою физическую форму	Количество  часов в день, которое уделяю спортивным занятиям
Хотелось бы найти резервы времени	Количество  времени в день потраченное на поглотители

 

- Отслеживание в динамике осуществляем с помощью графика. Для этого используем таблицу с данными, полученными в процессе ведения хронометража, и выбранные нами показатели. На основании этих данных строим график (рис.2), позволяющий наглядно увидеть динамику происходящих изменений.

Рисунок 2 - График динамики показателей

С помощью данного  графика отслеживается динамика такого показателя, как «время, затраченное  на просмотр телевизора», отнесенного к разряду поглотителей. На графике наглядно представлено, что если в первый день на просмотр телепередач ушло 2ч времени, то на четвертый день ведения хронометража — 60 мин. Таким образом, количество высвобожденного резерва времени составило 1 ч.

Аналогично можно отслеживать динамику любого из показателей. Для большей наглядности возможно совмещение на одном графике показателей.

Отслеживание  поглотителя и важного, нужного  дела, на которое не хватает времени

Возьмем в качестве примера тот же самый поглотитель, как в предыдущем случае, а в качестве второго показателя выберем время, которое каждый день уделяется написанию курсовой работы. Теперь наш график  будет выглядеть следующим образом (рис. 3).

 

 

 

 

Рисунок 3 - График динамики показателей (совмешенный график)

На рис. 3 видно, что если в первые дни на написание курсовой работы было затрачено 60 мин, а на просмотр телевизионных программ — 80-120 мин, то к концу недели показатели изменились на поглотитель сократилось до 60 мин, а высвобожденные резервы времени (1 ч) были использованы для написание курсовой работы.

Техника сокращенного хронометража

Техника сокращенного хронометража применяется в том  случае, когда уже выработалась устойчивая привычка вести учет своего времени, сформировалось внутреннее «чувство времени». При сокращенном варианте ведения хронометража нет необходимости учитывать затраты времени на все ежедневные дела и задачи. Учет ведется только по 1-3 определенным показателям в течение периода, необходимого для их изменения до желаемого результата. При этом все шаги ведения хронометража остаются неизменными.

Метод простой  письменной фиксации и фокусировки  сознания на проблеме, лежащий в  основе хронометража, хорошо известен в психологии. Один из принципов работы с проблемными ситуациями гласит: «Если хочешь, чтобы проблема была решена — нарисуй ее и просто фиксируй, что с ней происходит». Особенность человеческой психики такова, что как только мы фокусируем на чем-либо свое внимание, ситуация сама начинает меняться в желаемую сторону. При этом важным условием положительного результата является регулярность: не прекращать отслеживать изменения до тех пор, пока желаемое состояние не будет достигнуто. Это же правило относится и к технике хронометража. Мы не пытаемся ничего насильно изменить. Мы просто фиксируем и наблюдаем, не прилагая никаких усилий к изменению ситуации. Самое главное здесь — не торопиться, и результат будет достигнут.

Анализ  личной эффективности

На основе данных, полученных с помощью хронометража, можно продумывать и выстраивать систему мер по устранению потерь времени и, следовательно, повышать свою личную эффективность.

Отмечать принадлежность конкретного дела к той или  иной категории можно непосредственно  при записи этого дела в течение  дня, но, как правило, бывает удобнее отложить такой анализ на вечер, выделив специальное время для просмотра дневных записей.

При этом можно  пользоваться электронными таблицами  МS Ехсеl для автоматического вычисления показателей и отслеживания их динамики за несколько дней. Анализируя ход дня, напротив каждого дела вы отмечаете буквами, галочками или, используя разные цвета, принадлежность к тому или иному классу. Рядом можно добавлять свои комментарии. Здесь необходима личная включенность: каждая запись должна наводить на мысли о способах повышения эффективности, о том, какие меры можно принять для устранения потерь времени. Рассмотрим подробнее некоторые критерии классификации расходов времени.

Показатели, отражающие расходы времени на работы заданного типа

Сначала мы должны определить, какие параметры работ нам хотелось бы отследить, и ввести соответствующую классификацию.

Одна из самых  древних классификаций такого рода была предложена древнеримским философом  Луцием Сенекой, советовавшим делить время  на:

-  хорошо потраченное;

-   дурно потраченное,

-  потраченное на безделье.

С. В. Козловский предлагает делить работы на следующие  типы:

-   основные (затраты времени на них хотелось бы увеличить);

-    навязанные (затраты хотелось бы уменьшить);

-  нейтральные (затраты хотелось бы сохранить неизменными).

Подобную классификацию  можно применить к совершенно различим вопросам, на которые мы хотели бы получить ответы с помощью анализа.

Показатели  качества для всех типов классификации  формируются одним и тем же способом: суммируются все затраты времени по соответствующей категории (например, все «основные» затраты времени, которые относятся к дипломному проекту), что дает абсолютный показатель. Если эту сумму поделить на время «брутто», получится относительный показатель (например, доля расходов времени на дипломную работу в общей структуре расходов). И те, и другие показатели дают максимум информации при отслеживании их в динамике. Например, как изменялась в течение недели длительность ежедневного изучения иностранного языка после введения правил: «выучивать в день по 10 новых слов» и «никакого телевизора пока не сделаю три упражнения на грамматическое правило».

Абсолютные  показатели удобны для решения задач  максимизации или минимизации —  например, расходы времени на бесполезные телефонные разговоры хотелось бы свести к нулю. Относительные показатели удобны для решения задач гармонизации — например, на проекты А и Б хотелось уделять по крайней мере по 20% всего рабочего времени, а на проект В хотя бы 10 %. Для того же могут служить и усредненные за период абсолютные показатели, например, «в течение этой недели в среднем за сутки 8 ч.  тратилось на сон» — более компактный и полезный показатель, чем выстроенные в ряд семь абсолютных показателей длительности сна, из которых он получен.

Показатели, отражающие качество организации труда

Самые важные аспекты, отличающие наш подход к управлению собственным  временем, могут быть выражены в ответах на четыре вопроса:

- Была ли необходимость выполнять работу самому?

- Были ли оправданы затраты времени?