Информационное обеспечение коммерческой деятельности «Гиппо»

     При отсутствии у водителя (экспедитора) доверенности приемка товара не производится и специалист по приемке обязан незамедлительно проинформировать начальника отдела приемки, который в свою очередь должен направить соответствующее сообщение по системе «Лопус» в коммерческую службу. Коммерческая служба должна незамедлительно направить поставщику по факсу уведомление о ненадлежащем исполнении поставщиком обязательств, а также предложить поставщику в кратчайшие сроки предоставить необходимые документы. Начальник отдела приемки принимает меры по освобождению рампы от транспорта.

     При наличии доверенности специалист по приемке осуществляет следующие действия:

     - в случае несоответствия ассортимента  товара данным ТТН специалист  по приемке принимает товары  в пределах ассортимента, соответствующего  ТТН. Остальной товар приемке  не подлежит.

     - в случае если количество поставленных товаров превышает количество, указанное в ТТН, специалист по приемке принимает товар в количестве соответствующего ТТН. Остальной товар приемке не подлежит.

     - в случае если количество поставленных  товаров меньше количества (по  одной позиции менее 10%), указанного в ТТН, специалист по приемке принимает товар и составляет акт о расхождении.

     Специалист  по приемке товаров принимая товар по количеству, проверяет соответствие фактически полученного товара с данными, указанными в КЛП.

     Приемка по количеству товаров, поставленных в закрытой таре, осуществляется по массе брутто и количеству грузовых мест, указанным в ТТН. В зависимости от принимаемого товара, используются средства измерения, только в исправном состоянии и прошедшие в установленном законодательством порядке проверку.

Приемка по количеству товаров, поступивших  без тары, в открытой или поврежденной таре, осуществляется по массе нетто  и количеству товарных единиц.

Приемка товарных единиц проводится путем сплошного подсчета, открывая каждую тарную коробку и сканируя каждую единицу товара Палмом или визуально (в случае, если штрих-код не распознается Палмом и отсутствует в системе «Axapta», или вовсе отсутствует, такой товар приемке не подлежит).

      Организация приемки товаров по количеству в ТЦ «Гиппо» обеспечивает его сохранность. В этих целях приемка  одной партии товара производится непрерывно одним специалистом по приемке товара. При осуществлении приемки большой партии товаров либо по иным уважительным причинам допускается перерыв в приемке товаров  при организации мер по контрольному обеспечению сохранности товаров и условий их приемке. Сохранность товаров обеспечивается путем запалечивания и наблюдения за ним службой охраны.

      В случае обнаружения недостачи товара специалист по приемке товара обязан:

- приостановить  приемку;

- обеспечить  сохранность товара и предотвращение  его смешания с однородным  товаром;

- оформить  факт выявленной недостачи актом. 

     Одновременно  с приемкой товаров по количеству товар принимается также и  по качеству. Приемка по качеству осуществляется в соответствии с требованиями стандартов, технических условий, договоров, а также по сопроводительным документам, удостоверяющим качество (сертификаты соответствия, удостоверения о качестве, ветеринарные свидетельства и т. д.). Не подлежат приемке товары с истекшим сроком годности, хранения (реализации); товары, подлежащие обязательной сертификации, государственной гигиенической регламентации и регистрации, но не прошедшие ее в установленном порядке.

     Приемка товаров по качеству может не проводится в отношении товаров, которые  продаются в оригинальной упаковке производителя, имеющей исправное  состояние (не развакуумированое) и ненарушенное контрольное обеспечение сохранности.

     Проверка  качества и комплектности осуществляется сплошным методом. Выборочная проверка качества с распространением результатов проверки на всю партию допускается лишь в случаях, предусмотренных стандартами или договором. При обнаружении несоответствия качества, комплектности, маркировки товаров или тары установленным требованиям специалист по приемке товара приостанавливает приемку и выполняет следующее:

     - составляет акт о количестве осмотренного товара и характере выявленных дефектов.

     - обеспечивает сохранность товара и размещает его отдельно от однородного;

     - информирует поставщика в течение 24 часов, а по скоропортящимся товарам — сразу после обнаружения несоответствия качества;

     - оформляет акт.

     Скрытые производственные дефекты, обнаруженные позже, актируются. Акт о скрытых недостатках товара, гарантийный срок на который исчисляется с момента его продажи через розничную торговлю, может быть составлен и в период хранения до его продажи. Акт составляется в течении 24 часов с момента обнаружения дефектов и предъявляется в сроки, установленные законодательством или договором для выявления покупателем скрытых недостатков товаров.( См. приложение 8)

     При проверке качества товаров может  быть произведен отбор образцов (пробы). Количество отбираемых образцов (проб) определяется в соотве тствии с  указанными требованиями исходя из необходимости проведения контрольных операций для оценки качества партии товара (внешний осмотр и измерительный контроль, лабораторные испытания и др.).

     Результаты  проверки качества образцов (проб) распространяются на всю партию товара, из которой они отобраны.

     Отобранные  образцы (пробы) опечатываются либо опломбируются и снабжаются этикетками, подписанными лицами, участвовавшими в отборе.

     Отобранные  образцы (пробы) товара должны храниться  покупателем или продавцом до разрешения спора о качестве товара, а в случаях передачи материалов о выпуске недоброкачественного товара в следственные органы, органы прокуратуры и суда - до разрешения дела в этих органах.

     Продавец  или покупатель вправе в порядке, установленном законодательством, опротестовать заключение экспертизы качества товара, а также потребовать проведения повторной или дополнительной экспертизы.

     Повторная или дополнительная экспертиза товара может производиться в соответствии с законодательством.

     Продавец  вправе перепроверить качество товара, признанного некачественным и возвращенного покупателем, в порядке и в случаях, предусмотренных законодательством, нормативно-технической документацией или договором. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     5.Оформление документов при приемке товаров.

     Если  при приемке товаров по количеству и качеству специалистом по приемке  товара были выявлены недостача товара или его ненадлежащее качество, то результаты приемки оформляются  актом, составленным в день его выявления. Акт оформляется в двух экземплярах, первый экземпляр остается у получателя, второй — у поставщика.

     В акте указывают:

     • дату и номер акта;

     • место приемки товаров и составления  акта;

     • время начала и окончания приемки  товара;

     • наименование получателя и отправителя, их адреса;

     • лица, участвующие в приемке товара, их место работы, занимаемая должность;

     • номер и дата заключения договора;

     • дата и номер удостоверения на право участия в приемке товаров;

     • даты и номера всех сопроводительных документов;

     • время поступления груза на склад;

     • условия хранения товаров до начала приемки

     • масса брутто, количество мест, состояние  пломб и описание их оттиска;

     • сведения о фактическом количестве поступившего товара;

     • заключения о причинах недостачи (излишков), пересортице и месте их образования;

     • количество недостающего товара и его стоимость;

     • общая масса товара, масса каждого  грузового места , в котором обнаружена недостача;

     • сведения об отборе образцов и куда они направлены.

     Акт должен быть подписан всеми лицами, участвующими в приемке товаров  по количеству (специалист по приемке, экспедитор). Лицо, не согласное с содержанием акта, подписывает его с изложением собственного мнения. Если возникают разногласия о характере выявленных дефектов по качеству и причины их возникновения, о причинах недостачи товара, то для их определения вызывается эксперт или представитель, указанный ранее. К акту должны быть приложены:

     • копии сопроводительных документов;

     • упаковочные ярлыки, вложенные в  каждое тарное место;

     • квитанции станции назначения о  проверке массы груза, если такая проверка производилась;

     •  пломбы от тарных мест, в которых  обнаружена недостача;

     •  подлинный транспортный документ;

     •  документ, удостоверяющий полномочия представителя, выделенного для  участия в приемке;

     • акт о приостановлении приемки товара, составляемый для вызова представителя, и другие документы.

     Акт приемки товаров утверждается руководителем  предприятия — получателя или его заместителем не позднее следующего дня после составления акта.

     После проведения приемки специалист по приемке подписывает контрольный лист прихода, составляет и подписывает акт, если таковой имеется, подписывает товарно-транспортную накладную (ФИО специалиста по приемке, должность, подпись специалиста по приемке, печать для документов, место разгрузки, способ разгрузки, дата и время начала и окончания разгрузки, № акта, дата составления, подпись).

     Пакет документов передается бухгалтеру-логисту, который на основании представленных данных осуществляет ввод данных о  принятом товаре в систему учета. 
 
 
 

6.Техника  безопасности и охрана труда.

    Права и обязанности работников по охране труда и технике безопасности регламентируются в должностных  инструкциях, разработанных на предприятии.

      Основными регламентирующими документами  по вопросам охраны труда являются  следующие документы:

-Конституция  Республики Беларусь;

-Трудовой  Кодекс Республики Беларусь;

-Санитарные  правила;

-Коллективный  договор;

-Правила  внутреннего распорядка;

-Положения;

-Инструкция  по охране труда.

   1)Вводный  инструктаж - проводится со всеми  вновь принятыми на работу. Запись о провидении фиксируется в журнале регистрации вводного инструктажа и в документе о приеме на работу

   2)Первичный  инструктаж - проводится на рабочем  месте с каждым работником  индивидуально до начала производственной  деятельности, а также с работниками, переведенными с одного подразделения в другое.

    3)Внеплановый инструктаж проводится  в тех случаях, когда на предприятии  установлено новое оборудование, при нарушениях работниками инструкций, при перерывах в работе. При  регистрации такого инструктажа указывается причина его проведения.

   4)Целевой  инструктаж - проводится в связи  с выполнением разовых работ,  не связанных с прямыми обязанностями  по специальности.

   Все инструктажи на рабочем месте  завершаются устным опросом о  безопасных способах работ и фиксируются в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте установленной формы руководителем. Журнал пронумерован, прошнурован и скреплен печатью.

    На  основании Инструкции о порядке  подготовки (обучения)( См. приложение №9)., переподготовки, стажировки, инструктажа, повышения квалификации и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.11.2008г. при поступлении на работу в мини-кафе директор проводит с работником вводный инструктаж, который разработан и утвержден руководителем в журнале регистрации вводного инструктажа делается запись. Перед тем как приступить к производственной деятельности на рабочем месте с работником проводится вводный инструктаж.