Информационное обеспечение коммерческой деятельности «Гиппо»

     -соответствия  времени прибытия транспорта, указанному в графике прибытия транспорта. График прибытия формируется  в зависимости от плана поставок по закупкам до 20.00 предыдущего дня.

     В случае отсутствия поставщика в графике  прибытия допуск транспорта в зону разгрузки осуществляется по согласованию с начальником отдела приемки. В случае прибытия транспорта ранее времени, указанного в графике прибытия, допуск транспорта в зону разгрузки осуществляется по согласованию с начальником отдела приемки при условии наличия возможности произвести разгрузку на рампе без нарушения графика прибытия других поставщиков.

     2. Начальник отдела приемки обязан  обеспечить в зонах ожидания  и разгрузки надлежащий порядок  и возможность перемещения транспортных средств к рампе, без создания помех для движения и размещения других транспортных средств. Удостоверится в наличии поддонов, разгрузочной техники. Подготовить зону приемки товаров к разгрузке. Организовать работу грузчиков.

     3. Подъезд транспорта к рампе  для разгрузки осуществляется после проверки бухгалтером-логистом документов. Бухгалтер-логист:

1.проводит  сверку данных в ТТН с данными  в компьютере по заявке на  поставку в системе «Axapta» (№ и дату договора, наименование, количество, цену, сумму НДС, стоимость товара с НДС);

2.проверяет  правильность оформления ТТН (См. приложение №4), в соответствии с требованиями законодательства РБ;

3.проверяет  наличие всего комплекта товаросопроводительных  документов

4.вводит  в систему «Axapta» сведения о серии и номере ТТН;

     При выявлении несоответствия сведений ТТН согласованной с поставщиком заявке - приемка товаров осуществляется по решению руководителя ТЦ с учетом установленных в системе «Axapta» допустимых пределов отклонений от согласованных в заявке сведениях о товаре.

     О каждом случае несоответствия бухгалтер-логист обязан незамедлительно уведомить по системе «Лотус» начальника отдела приемки, а также для решения вопроса о направлении претензии поставщику – коммерческую записку. При отсутствии документов, подтверждающих качество товаров, иных требуемых по законодательству документов либо несоответствие действительности содержащихся в них данных, товар не принимается и транспортное средство должно выехать за пределы зон разгрузки и ожидания.

     После проверки всех документов бухгалтер-логист распечатывает Контрольный лист приемки, составленный на основании данных ТТН, по которому дальнейшую приемку осуществляет специалист по приемке товаров (СПТ) и транспортное средство помещается под разгрузку к соответствующей рампе. 

3. Разгрузка транспорта, прибывшего в магазин, и пути ее ускорения.

     Прежде  чем приступить к непосредственной приемке товара, необходимо его разгрузить. После подъезда транспорта к соответствующей рампе (номер рампы присваивается при составлении графика прибытия, в зависимости от привезенного товара) с помощью грузоподъемного стола (электрогидравлическая аппарель) выравнивается уровень разгрузочной площадки и транспортного средства и осуществляется передвижение товаров с автотранспорта в зону приемки товаров. Грузчик выкатывает предварительно сформированный  поддон с товаром, с помощью гидравлической тележки (рокла) в зону приемки товаров  
Товары в разной таре (мешках, кипах, ящиках), не сложенные заранее поставщиком на поддоны выгружаются из машины вручную и укладываются на поддоны.

     Для ускорения процесса разгрузки, поддоны  снимают с транспортных средств автопогрузчиков, если высота машины не позволяет применить грузоподъемный стол.

Все более  широкое применение находит и  доставка товаров в автомобилях, оборудованных подъемным устройством заднего борта, что упрощает и ускоряет процесс разгрузки при поступлении товаров на поддонах. 
Разгрузка транспортных средств должна осуществляться при строгом соблюдении установленных правил выполнения погрузочно-разгрузочных работ. 
 
 
 
 
 
 
 

4. Анализ организации приемки товаров в магазине.

4.1.Приемка  товаров по количеству.

4.2.Приемка  товаров по качеству.

   Приемка товаров – важнейший элемент торгово-технологического процесса, от которого во многом зависят качество товаров в торговом зале и культура обслуживания покупателей.

       Приемку товаров по количеству и качеству в ТЦ «Гиппо» осуществляет специалист по приемке товаров в соответствии с Постановлением Совета Министров РБ от 3 сентября 2008 г. №1290 «Об утверждении Положения о приемке товаров по количеству и качеству», условиями договора, внутренним регламентом приемки товаров в ТЦ «Гиппо», иными актами законодательства. Лица, участвующие в приемке товаров, должны быть ознакомлены с условиями договора, а также всеми иными сопутствующими документами и сведениями, в которых имеется информация о количестве и качестве проверяемых товаров.

     Положение о приемке товаров по количеству и качеству – основной документ, регулирующий отношения юридических лиц независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности и физических лиц – предпринимателей без образования юридического лица.

     В Положении о приемке товаров  оговариваются обязанности поставщика и магазина.

Поставщик обязан:

- соблюдать  правила и нормы упаковки, затаривания  и маркировки товаров;

- обеспечить  поставку товаров, по качеству  и комплектности соответствующих  нормативно-технической документации;

- правильно  оформить все отгрузочные документы;

- соблюдать  действующие на транспорте условия  погрузки, крепления и перевозки грузов;

- приехать с поставкой в срок.

При приемке  товаров от органов транспорта специалист по приемке товаров обязан:

- проверить  исправность транспортного средства. Транспорт должен быть чистым, кузов машины должен иметь  гигиеническое покрытие, легко поддающееся  мойке. Если товар скоропортящийся, температура в кузове машины должна быть не выше + 6 градусов. Проверяет наличие и соответствие у экспедитора, который привез продовольственный товар, действительного санитарного паспорта на машину и санитарную книжку. Проверить тарное место, наличие пломб отправителя, маркировку груза;

- осмотреть  товар на предмет его соответствия  данным, указанным в КЛП, целостность  тары (упаковки), наличие загрязнений  и других признаков, негативно  влияющих на потребительские  свойства товара (течь, бой, инородный запах, иная порча товаров).

     Специалист  по приемке осуществляет приемку  либо принимает решение об отказе в приемке товара на основании  доведенных коммерческой службой нормативов соотношения качественного и  некачественного товара в одной партии.

     После визуального осмотра специалист по приемке дает указание грузчику разгрузить товар, не имеющий признаков, негативно влияющих на его потребительские свойства При выгрузке товаров специалист по приемке осуществляет проверку количества и качества товара, включая проверку соответствия сроков годности и других характеристик товара условиям договора поставки .

     В ТЦ «Гиппо» приемка товаров по количеству и качеству осуществляется: двухсторонняя приемка товаров на собственном складе с участием экспедитора; односторонняя приемка на собственном складе с учетом разрешающего письма от поставщика; односторонняя или двухсторонняя приемка на складе продавца («Милавица», «Торгодежда»), в соответствии:

- с требованиями  нормативно-технической документации  и правилами;

- данными  маркировки;

- данными  сопроводительных транспортных  документов. Проверка товаросопроводительных  документов осуществляется на  основании Постановления Министерства  торговли РБ, Министерства сельского  хозяйства и продовольствия РБ, Министерства здравоохранения РБ, Государственного комитета по стандартизации РБ от 7 мая 2007 г. № 28/35/38/27 «О подтверждении безопасности и качества товаров при их реализации в розничных торговых объектах, торговых объектах общественного питания, на торговых местах на рынках»:

- сертификат  соответствия. (См. приложение 5).

- декларация  о соответствии.

- удостоверение  качества. (См. приложение №6)

- удостоверение  о государственной гигиенической  регистрации. 

- ветеринарное  свидетельство. (См. приложение №7)

- протокола испытаний, об отсутствии ГМО.

Проверяет их подлинность, срок действия.

     При обнаружении в процессе приемки  недостачи магазин должен дальнейшую приемку приостановить, поступившую партию товара хранить отдельно от имеющихся в магазине материальных ценностей, обеспечить их полную сохранность.

       О выявлении недостачи составляется  акт за подписями лиц, принимавших  товар. Магазин обязан по скоропортящимся  товарам немедленно после обнаружения  недостачи, по остальным не  позднее 24 ч направить поставщику  по средству срочной связи вызов-уведомление. В нем указываются наименование товара, номер товарно-транспортной накладной, характер недостачи, состояние пломб, а также количество недостающего товара. Одногородний поставщик, по скоропортящимся товарам обязан явиться в течение 4 ч после получения вызова, по остальным товарам — не позднее чем на следующий день.

     Иногородний поставщик является не позднее чем  в трехдневный срок после получения  вызова-уведомления, не считая времени  на дорогу, только в том случае, если это предусмотрено договором поставки.

     У явившегося представителя поставщика должно быть удостоверение на право  участия в приемке товаров  в данном магазине.

     При неявке представителя поставщика в  указанные сроки, а также в  случае, когда его вызов не является обязательным, приемка количества товара производится:

- с участием  компетентного представителя иного  юридического лица либо государственного  контролирующего органа, выделенного  руководителем этого юридического  лица или органа;

- с участием  компетентного представителя местного  орган управления или самоуправления, выделенного с согласия этого органа;

- с участием представителей Торгово-промышленной палаты;

- односторонне  покупателем, если продавец дал  на это согласие.

     Представитель, выделенный для участия в приемке  товаров, должен иметь разовое удостоверение за подписью руководителя предприятия или его заместителя и заверенное печатью. Удостоверение выдается на право участия в приемке конкретной партии товаров

     Приемка товаров по качеству, поступившие  в исправной таре, должна осуществляться в следующие сроки (если иное не определено договором):

     - при одногородней поставке по скоропортящимся товарам - 24 часа,                                                                                                                                                               по остальным - 10 дней;

     - при иногородней поставке по скоропортящимся товарам - 24 часа,                                                                                                                                                                                                                                         по остальным - 20 дней.

     По  массе нетто и количеству товарных единиц в каждом месте товары принимаются  одновременно со вскрытием тары, но не позднее 24 ч по скоропортящимся товарам и 10 дней — по нескоропортящимся с момента поступления товаров.

     В ТЦ «Гиппо» в случае выявления  несоответствий товара данным ТТН, требованиям по качеству или количеству специалист по приемке товара обязан запросить у водителя (экспедитора) и проверить доверенность (срок действия, подтверждение директора, главного бухгалтера, печать) на участие в приемке, выданную поставщиком.