Разработка экономической информационной системы ТЗФ «Книжный магазин»

      Глава 2. Разработка проекта  ЭИС для заданной предметной области 

      2.1 Назначение и цели  создания ЭИС

      Информационная  система необходима для автоматизации  учета и продажи товара на данном предприятии. 

      2.2 Описание предметной  области

      Требуется разработать экономическую информационную систему для торгово-закупочной фирмы "Книжный магазин", которая осуществляет продажу книгопечатной продукции. На фирме существует некоторое количество отделов, в которых работают сотрудники. Сотрудники занимают разные должности и выполняют соответствующие им функции. В ее состав входят генеральный директор, отдел маркетинга, отдел бухгалтерии, отдел кадров, отдел продаж, отдел поставок и склад, которым управляет заведующий складом. Также на фирме работают продавец и кассир.

      Фирма заказывает товар у поставщика и доставляет товар на склад. Также фирма продает товар клиентам, которые могут сделать определенный вид заказа на выбранный ими товар. 

      Директор  фирмы:

1) Руководит в соответствии с действующим законодательством хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия;

2) Обеспечивает выполнение предприятием всех обязательства перед федеральным, региональным и местным бюджетами, поставщиками и заказчиками;

3) Решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам – заместителям директора и др.; 

4) Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений;

5) Соблюдает требования охраны труда, установленные законами и иными нормативными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда и защищает имущественные интересы в арбитражном суде. 

      Функции отдела бухгалтерии торгово-закупочной фирмы:

1) Выполняет работу на порученном участке работы по бухгалтерскому учету;

2) Отражает в первичных документах бухгалтерского учета движение денежных средств;

3) Контролирует движение денежных средств на банковских счетах предприятия;

4) Оформляет платежные поручения и своевременно предоставляет их в банк;

5) Осуществляет контроль за своевременностью и правильностью оприходования и списания денежных средств, за составлением кассовых и иных денежных отчетов;

6) Производит платежи в федеральный и местные бюджеты;

7) Производит расчеты платежей по договорам аренды, контролирует правильность и своевременность платежей;

8) Обеспечивает сохранность документов бухгалтерского учета;

9) Контролирует правильность и своевременность оприходования поступления товаров на склад;

10) Отражает в документах бухгалтерского учета операции по поступлению и выбытию товаров, по учету расчетов с поставщиками, составляет реестр дебиторской и кредиторской задолженности;

11) Производит выверку расчетов с поставщиками. 

      Задачами  отдела маркетинга является:

1) Изучение книготоргового рынка, оценка его конъюнктуры, общих и специфических тенденций и возможностей; мониторинг конкурентной среды и позиций фирмы на рынке; изучение факторов, определяющих интерес либо отсутствие заинтересованности потребителей к книгопечатной продукции;

2) Организация и проведение мероприятий по изучению и анализу общего состояния рынка и его участников, состояния спроса и предложений;

3) Сегментирование рынка, определение потребительских потребностей, оценка емкости и потенциала целевого рынка, а также прогнозирование тенденций его развития;

4) Изучение, анализ и прогнозирование деловой активности конкурентов, их долей и позиций на рынке. 

      В состав фирмы входит отдел кадров, функции  которого следующие:

1) Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;

2) Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение. 

      Фирма имеет отдел продаж, включающий управляющего продажами и продавцов.

      Главной обязанностью управляющего отделом продаж является руководство, контроль и координация работ по продаже товаров. На управляющего продажами возложены обязанности, связанные с составлением плана продаж и проведением мероприятий по расширению рынков сбыта и увеличению объёмов продаж.

      Продавцы  отдела продаж оформляют заказы потребителей, осуществляют контроль за их выполнением, консультируют покупателей по вопросам, связанным с ассортиментом и  качеством товаров, ведут систематическое  наблюдение за состоянием товарных запасов на складе. 

      Функции отдела поставок (логистики) торговой компании:

     1) в области закупок товарных ресурсов:

     Анализ  рынка поставщиков (в части транспортировки, упаковки, сроков, графиков поставок), участие в выборе поставщиков, участие  в осуществлении закупок, контроль поставок, подготовка бюджета закупок.

     2) в области транспортировки:

     Задачи  логистического менеджмента компании по организации транспортировки  торговых грузов, принятие решения  по организации собственного парка  транспортных средств (пример расчета целесообразности создания собственного АТП), выбор вида транспорта, выбор перевозчика, разработка  кольцевых маршрутов (практические приемы), расчет стоимости перевозки грузов, учет издержек транспортного средства, оценка показателей работы транспорта отдела торговой компании.

     3) в области управления запасами:

Определение параметров заказа, расчет норм запасов: текущего, страхового, сезонного; работа с неликвидами, выбор системы  контроля состояния запасов, стандартизация систем управления запасами, оценка показателей, характеризующих работу с запасами в торговом предприятии.

     4) в области продаж:

     Выбор логистического канала и логистической  цепи; управление сервисом продаж; организация  централизованного товароснабжения. 

     5) в области складирования:

     Принятие  решений по развитию и размещению складов торговой компании; проектирование и стандартизация технологического процесса на складе; принятие решений  по способу выполнения отдельных  операций технологического процесса на складе; организация труда на складе; расчет потребности в площади, технических и трудовых ресурсах склада; рационализация планировки склада; оценка показателей работы склада; контроль логистических процессов в торговле.  

   Заведующий  складом:

1) Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п.;

   2) Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов;

   3) Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда;

   4) Контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности;

   5) Организовывает приемку-сдачу товаров на склад, контролирует своевременную подачу товаров в торговую секцию, проверяет качество, сроки годности товаров, проверяет наличие маркировок, ценников на товарах; 

   Продажу клиентам закупаемой продукции осуществляет продавец, который:

1) Производит полную предпродажную подготовку товаров (проверку наименования, количества, цены, распаковку, осмотр внешнего вида, прочее);

2) Размещает и выкладывает товары по группам, видам с учетом товарного соседства, частоты спроса, удобства работы;

3) Осуществляет обслуживание покупателей. 

   На  фирме также работает кассир, который:

1) Осуществляет операции по отражению в ККМ всех полученных от покупателей денежных сумм в соответствии с руководством по эксплуатации для соответствующего типа контрольно-кассовых машин;

2) Определяет для каждого покупателя общую сумму покупки по показанию индикатора контрольно-кассовой машины или с помощью счетного устройства и сообщает ее покупателю;

3) Получает от покупателя денежные средства за приобретаемые товары согласно сумме, называемой покупателем или указанной в ценниках; 

   2.3 Диаграммы бизнес-процессов,  потоков данных "сущность-связь", организационная структура

      На  основе предметной области были построены диаграммы бизнес-процессов фирмы (рис. 4,5,6,7,8) и ER-диаграмма «сущность-связь» (рис. 9).

 

Рис. 4 Бизнес-процесс торговли

Рис. 5 Расширенная диаграмма бизнес-процесса торговли

Рис. 6 Диаграмма бизнес-процесса поставки товара

Рис. 7 Диаграмма бизнес-процесса хранения товара на складе

Рис. 8 Диаграмма бизнес-процесса продажи товара

      На основе диаграмм бизнес-процессов фирмы была разработана ER-диаграмма потоков данных «сущность-связь» (рис. 9), в которой указаны таблицы базы данных, связи между ними, первичные и вторичный ключи. 

 

Рис. 9 ER-диаграмма потоков данных «сущность-связь» 

      Для  ER-диаграммы необходимо составить  подробную таблицу типов данных, в ней указаны таблицы, атрибуты таблиц, типы и размеры данных и  описание атрибутов. 
 
 
 
 

Таблица 1. Даталогическая модель данных. Спецификации