Экономические информационные системы

Содержание 

Введение………………………………………………………………………………………….3

1 Экономическая информация и данные……………………………………………………….4

1.1 Требования  к экономической информации………………………………………………...4

1.2 Требования  к данным и информации………………………………………………………8

2 Информационное обеспечение экономики…………………………………………………10

2.1 Внешние входящие  информационные потоки……………………………………………12

2.2 Внутренние  информационные потоки…………………………………………………….12

2.3 Мониторинг  внешней деловой среды……………………………………………………..13

Заключение……………………………………………………………………………………...17

Список использованных источников………………………………………………………….18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Мультимедиа (multimedia) - это современная компьютерная информационная технология, позволяющая объединить в компьютерной системе текст, звук, видеоизображение, графическое изображение и анимацию(мультипликацию). Мультимедиа-это сумма технологий, позволяющих компьютеру вводить, обрабатывать, хранить, передавать и отображать (выводить) такие типы данных, как текст, графика, анимация, оцифрованные неподвижные изображения, видео, звук, речь.

     В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» информация определяется как сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. В различных теориях и концепциях, например теории прибыли экономиста Фрэнка Найта, теории информации инженера и математика Клода Шеннона информация определяется как средство снижения неопределенности и риска.

     Переход общества к постиндустриальной эпохе  и наукоемким технологиям опирается на информационные ресурсы, что повышает требования к квалификации труда производственного персонала. Современные производственные и сервисные технологии, производство продукции и услуг, немыслимы без информационных технологий, обеспечивающих потребности в информации управленческих, производственных, снабженческих, торговых, сбытовых и других функциональных подразделений предприятий. Информационные технологии дают возможность рационально распоряжаться всеми видами ресурсов предприятия.

     Материальные  и финансовые ресурсы всегда ограничены, поэтому ключевым фактором успеха экономической деятельности является принятие правильного и своевременного решения о том, где и как следует их сосредоточить для достижения максимального эффекта.

     Именно  своевременная и актуальная информация позволяет концентрировать ресурсы в нужное время и в нужном месте для реализации главных, приоритетных задач.

     Информационные  системы расширяют профессиональные возможности специалистов и позволяют осуществлять деятельность хозяйствующего субъекта более рационально, целенаправленно и экономно, а следовательно, более эффективно.

     1. Экономическая  информация и данные

     1.1 Требования  к экономической информации

     Говоря  об информатике и информатизации, нельзя не сформулировать четко, что  же понимается под информацией. ''Информация, - по определению Норберта Винера, - это обозначение содержания, полученного человеком из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособления к нему наших чувств. Процесс получения и использования информации является процессом нашего приспособления к случайностям внешней среды и нашей жизнедеятельности в этой среде" [1]. Информация - это знания для других, отчужденные от их первоначального живого источника (генератора) и ставшие сообщениями (в той или иной степени переработанными). К информации относятся знания, сконцентрированные в статьях, книгах, патентных описаниях, устных сообщениях (непосредственно, по телефону, радио, телевидению), в управленческих документах (отчетах, планах, предписаниях и т.п.), проектной документации, моделях, алгоритмах, программах и т.д.

     Информация - это овеществленная, отчужденная  от создателя и обобществленная  форма знания. С одной стороны, информация обеспечивает превращение  знания в общественное достояние. С другой стороны, информация представляет собой модель, т.е. упрощенное и огрубленное представление знания. Таким образом, текст, закрепленный на материальном носителе, является информационной моделью знания.

     Информация - это отчужденное знание, записанное в определенном формате на определенном языке в виде знаков на материальный носитель, доступное для воспроизведения без участия автора и переданное в каналы общественной коммуникации [2].

     Специалисты по информатике делят информацию на два уровня - данные (или первичные данные) и информацию. Первичные (или фактические) данные представляют собой первичные сведения о каком-то событии или содержат точное описание этого события. При обобщении данных о многих событиях или описании исходного события данные превращаются в информацию. Информация может содержать сведения о многих событиях, описания различных событий, объединенных по какому-либо признаку, и т.д. Однако при обобщении или, как иногда говорят, при укрупнении исходных данных и преобразовании их в информацию могут возникать различного рода искажения. Тогда Информация и информационные системы в экономике для того, чтобы провести проверку укрупненной информации, требуется снова "спускаться" на уровень первичных данных и устранять искажения.

     На  рисунке 1 показано, как происходит преобразование данных в информацию в типичных системах информационной поддержки, использующихся на предприятии. Часто такие системы называют учетными [3].

     В учетных системах каждая торговая или  производственная операция фиксируется  в соответствующих документах - накладных, чеках, расходных ордерах, актах приемки и пр. Эти документы существуют, как правило, и в бумажном, и в электронном виде. Они, так же как и данные, называются первичными, поскольку отражают фактически выполняемые операции и содержат точные и достоверные данные о каждой операции. Если не принимать во внимание случаи умышленного искажения данных в первичных документах, то неправильные первичные данные могут возникнуть только в результате ошибок в работе персонала или учетных систем, которые случаются чрезвычайно редко [4].

     Поскольку руководителям предприятия работать с каждым первичным документом неудобно, да и нецелесообразно, первичные данные обобщаются, например, в журналах операций или в сводных таблицах. В принципе эти обобщенные сведения уже можно рассматривать как информацию. Но на этом процесс укрупнения данных и обобщения информации не заканчивается. 

Рисунок 1 - Взаимосвязи данных и информации в учетных системах

     Каждое  подразделение предприятия использует журналы операций для выполнения своей работы, но для того чтобы  вписаться в работу предприятия  в целом и оценить свое участие в этой работе, подразделение готовит отчеты более высокого уровня, содержащие не только обобщенные и укрупненные данные из первичных документов, но и необходимые дополнительные сведения, характеризующие работу подразделения.

     К таким сведениям может относиться, например, загрузка персонала или  оборудования за отчетный период, информация по взаимодействию со смежными подразделениями и любые другие сведения, предусмотренные действующей на предприятии системой планирования и отчетности. Если в процессе подготовки отчетов о деятельности подразделений или сводного отчета о деятельности предприятия возникает ситуация, когда два отчета от разных подразделений "не стыкуются", т.е. содержат противоречащие друг другу сведения, для выяснения причин таких противоречий приходится опускаться на самый нижний уровень учетной системы - уровень первичных данных и выяснять причины возникших расхождений [5].

     С обобщенной информацией работать удобнее, она более информативна и при  правильном использовании создает близкую к действительности информационную модель предприятия. Однако при возникновении искажений в процессе обобщения и укрупнения информации, что достаточно часто происходит, например, при наличии на предприятии нескольких учетных систем, работающих автономно, созданная в итоге информационная модель будет тоже искаженной, как и принимаемые на ее основе решения.

     Искажения информации возможны не только в учетных, но и в информационно-справочных системах, с помощью которых предприятие  получает информацию из внешней среды. Как правило, из внешней среды поступает обобщенная информация, содержащая первичные факты, значения и/или выводы. Типичным случаем поступления такой информации на предприятие является статья, в которой описывается, например, принятие каким-либо органом власти некоторых решений, которые, по мнению автора, приведут к определенным последствиям. Если описываемые решения или предполагаемые последствия важны для предприятия, то руководитель предприятия может либо положиться на мнение автора статьи, либо проверить достоверность описанных фактов.

Чаще всего  без проверки никакие решения  не принимаются.

     На  рисунке 2 показано, как происходит преобразование данных в информацию и информации обратно в данные, а затем снова в информацию в информационно-справочных системах.

     При поверхностном взгляде может  показаться, что выполняется двойная  напрасная работа, когда из уже  обработанной информации "вытаскиваются" первичные данные, которые затем снова обрабатываются и превращаются в информацию. Однако только такой подход к работе с информацией, полученной из внешних источников через информационно-справочные системы, позволяет выделять действительно существующие и влияющие на деятельность предприятия факты, анализировать их, строить прогнозы и принимать на их основе важные для предприятия решения [6].

Рисунок 2 Взаимосвязи данных и информации в информационно-справочных системах 

     Для того чтобы с уверенностью пользоваться информацией, она должна быть качественной. Теоретическое понятие качества информации достаточно сложное и запутанное. В обычной практике информация считается качественной, если она удовлетворяет ряду требований. 
 
 

     1.2 Требования  к данным и информации

     Весь  комплекс информационно-аналитического обеспечения бизнеса призван  реализовать информационную поддержку решения стоящих перед руководством предприятия в целом и его отдельными структурными подразделениями задач. Качество информации применительно к деятельности предприятия определяется тем, насколько рациональны и обоснованны управленческие решения, принятые руководством предприятия на ее основе. Качественная информация должна обеспечивать возможность адекватной оценки ситуации и выработки эффективных оперативных и стратегических решений. Обычно считают, что информация качественная, если она достоверна, точна, актуальна, доступна по запросу и представлена в удобной для понимания и использования форме (рис. 3) 

Рисунок 3 Требования к информации, используемой для управления предприятием 

     Рассмотрим  спецификации и особенности выделенных выше требований к информации [7].

     Используемая  для управления предприятием и принятия управленческих решений информация должна быть максимально достоверной. Недостоверная информация приводит к искажению информационной модели предприятия, а решения, базирующиеся на искаженной информационной модели, приводят к неправильным действиям и прямым убыткам.

     Точность и достоверность очень близкие характеристики, но не синонимы. Например, для того чтобы отгрузить товар клиенту, недостаточно достоверно знать, что поступила оплата от клиента, нужно точно знать, какая именно сумма поступила. Точно так же недостаточно просто достоверно знать, что за определенные нарушения могут последовать штрафные санкции, а необходимо точно знать, при каких именно нарушениях и какие санкции могут наступить.

     Информация  должна содержать сведения, которые  действительны в момент ее использования.

     Доступность по запросу - это одно из важнейших свойств качественной информации. Поскольку информация представляет собой обобщенные и обработанные данные, очевидно, что на обработку тратится какое-то время. Если время ожидания подготовки информации слишком велико, она может утратить свою актуальность.

     Информация, поступающая лицам, принимающим  решения, должна быть максимально удобной по форме представления. Недостаточно обработанная, плохо структурированная или представленная в неудобном для восприятия виде информация может не только существенно замедлить процесс принятия решений, но и потребовать вовлечения управленческого персонала в переработку информации, что в принципе не является их работой и может быть выполнено менее квалифицированным персоналом.

     Информация, удовлетворяющая этим требованиям, может считаться качественной. Но для того чтобы построить систему  получения и использования качественной информации в деятельности предприятия, подчас требуется не меньше усилий и затрат, чем для построения основного производства. Информация - редкое благо, у которого имеются свои издержки [8].

     Лица, принимающие решения, инициируют сбор информации лишь до тех пор, пока ожидаемые выгоды не повысят предполагаемые затраты на ее получение. Требуемая информация, как правило, не сконцентрирована в одном определенном месте вследствие закономерности концентрации и рассеяния информации, согласно которой основная часть информации (около одной ее трети по интересующему вопросу) концентрируется в сравнительно небольшом числе источников, остальная же информация рассеяна по значительно большему числу источников. Поэтому при поиске и сборе "рассеянной" информации проявляется закономерность повышения стоимости информации по мере увеличения ее полноты: стоимость сбора информации резко повышается по мере увеличения ее полноты. Проблема стоимости информации - не единственный фактор, влияющий на то, как собирать и использовать информацию. Попытки собрать исчерпывающий объем информации могут привести к критической потере времени, когда конкуренты примут важные решения раньше, базируясь не на основе точной и всесторонней информации, а на основе деловой интуиции [9].