Виды деловых совещаний, условия их эффективности подготовки и проведения

 

Таблица 1 – Приемы управления коммуникациями на совещании

Цель	Приемы
Сохранение единства участников совещания	В случае возникновения инцидента разрядить обстановку, сделать паузу. Не принимать чью–либо сторону до окончательного подведения итогов. Руководителю совещанию не высказывать первым свою точку зрения. Поддерживать новых работников, молодых специалистов, плохо ориентирующихся в ситуации, и не позволять нападать на них.
Активизация участников делового совещания	Иметь оптимальную стратегию принятия решения. Создать условия для творческой работы. Не использовать и не позволять  оперировать деструктивной критикой или критиканством Не давать участникам совещания возможности выключаться из работы Не оставлять без внимания даже самые незначительные предложения Умело осуществлять руководство групповым  взаимодействием в процессе принятия решения
Фокусирование внимания на обсуждаемой  проблеме	Основываться на конкретных фактах и веских доказательствах Записывать все вносимые предложения Прогнозировать возможность внедрения  предлагаемых идей, решений, проектов: наличие времени, ресурсов, материально–технического обеспечения, финансовых затрат и пр.
Активизация обсуждения предложений	Задавать основные вопросы и  дополнительные по ходу ответов на них; Высказывать одобрения тем участникам совещания, которые вносят конструктивные предложения; Побуждать возникновения альтернативных точек зрения; Не допускать резких выпадов в чьей–либо адрес; Чем выше «температура» дискуссии, тем хладнокровнее должен вести себя ее организатор; Оказывать всестороннюю поддержку  новым прогрессивным идеям; Быть готовым к отрицательному исходу коллективного обсуждения вопроса; Если не достигнут консесус, тогда идти на компромисс; Не подавлять мнение меньшинства, возможно, оно и есть перспективное.

 

Вести совещание –  это не означает говорить каждому, что  он должен делать. Если альтернативы возможных  действий всем ясны, то следует фокусирующий вопрос: «Какую из альтернатив мы выбираем для реализации?». Такой вопрос приведет участников совещания к совместному решению.

Когда решение принято, то для выполнения конкретных задач  надо найти добровольцев либо руководителю самому раздать поручения.

Совещание можно закончить  подведением итогов. Обычно это итоговое заключение стараются опустить –  все устали и торопятся. Но, потратив на него немного времени, руководитель совещания сильно продвинется в  исполнении задуманного.

Именно на конечном этапе часто теряются хорошие идеи и действия. Эффективное проведенное совещание должно иметь конкретные последствия. Руководителю совещания при подведении итогов обсуждения того или иного вопроса, обобщая важнейшие положения, целесообразно выяснить у присутствующих, все ли его правильно поняли.

Хотя для любого руководителя главное в деловом совещании  – его итог, качественность, эффективность  принятого решения, тем не менее  очень важны и чисто психологические  последствия подобного мероприятия.

Люди должны уйти с совещания, не испытывая при этом раздражения по поводу происходившего, не ощущая антипатии к кому–то из коллег, чье мнение получило признание большинства, не испытывая чувства дискомфорта, если, скажем какая–то собственная идея таким признание не пользуется.

На заключительном этапе  совещания важно не забыть зафиксировать, что и кто будет выполнять, и, кроме того, следует проследить, чтобы все присутствующие получили протокол результатов совещания. На основании этого официального документа  руководство вправе требовать от сотрудников выполнения принятых решений.

 

5. Протокол делового совещания

 

Протокол, в котором  правильно зафиксировано основное содержание выступлений и формулировка принятых решений, может оказаться  неоценимым помощником в служебных  конфликтах, возникающих на почве непреднамеренного или умышленного искажения чьей–либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела. Протокол отражает фактическое состояние рассматриваемого вопроса на предприятии на день и час совещания. В формуляр протокола входят: наименование ведомства, наименование учреждения или предприятия, название вида документа, дата заседания, индекс (номер), место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, куда входит наименование коллегиального органа или конкретного совещания, указание фамилий председателя и секретаря, состав присутствующих, повестка дня, текст по форме: слушали – решили (постановили), подписи председателя и секретаря [2, c. 167].

В зависимости от полноты  фиксации хода совещания выделяют краткий и полный протоколы. В кратком протоколе не приводятся полные тексты выступлений, а указываются только повестка дня, фамилии выступавших, тема выступлений и принятые решения. Полные протоколы дают возможность судить не только о характере совещания, как это имеет место в случае краткого протокола, но и о деятельности предприятия, учреждения, фирмы в целом. Полный протокол обычно ведут с помощью стенографической или магнитофонной записи. Важно, чтобы при составлении протокола обеспечивалась его юридическая полноценность, которая определяется наличием всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой достоверностью информации, отраженной в протоколе.

Нередко на совещаниях решения  принимаются путем голосования, поэтому в протоколе должно быть указано число присутствующих (ибо от этого зависит кворум, установленный уставом предприятия или законом), а иногда и явочный лист с подписями присутствовавших на заседании (например, в случае присуждения ученых степеней и званий, прохождения по конкурсу).

Заключение

 

Подводя итог вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на основные положения подготовки и  проведения деловых совещаний.

В предпринимательской  практике широко распространены особые формы ведения деловых разговоров – деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных проблем.

Практика деловой жизни  показывает, что деловые совещания  более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев.

Однако, недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как расходуют дорогостоящее время людей, отрывая их от основной работы.

Поэтому прежде чем собирать на совещания работников, следует  подумать относительно необходимости подобного шага.

Если такое совещание  признается целесообразным, оно тщательно  готовится. В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания  включает следующие действия: определение  тематики, формирование повестки дня, определение задач совещания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы; подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения. В процессе делового совещания очень важно контролировать его ход.

Для этого руководителю необходимо: оставаться на нейтральных  позициях; постоянно поддерживать разговор; немедленно принимать меры к устранению напряжения, обусловленного эмоциями; выслушивать всех оппонентов и стремиться найти точки соприкосновения интересов; нетерпимо относится к отклонениям от темы; чаще подводить промежуточные итоги, чтобы продемонстрировать участникам, как близки они к цели; экономить время.

Проводя совещание, следует  соблюдать общие правила ведения спора:

• четко разграничивать, по каким вопросам спорить можно и от обсуждения каких лучше отказаться;
• стараться так возражать, чтобы не вызвать неприязни и раздражения собеседника;
• не допускать превращения делового спора в выяснение личных отношений;
• не вводить собеседника в замешательство в присутствии других, демонстрируя его некомпетентность;
• проигрывать и побеждать достойно.

Как видим, совещание – процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил.

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1. Колтунова М.В. Язык делового общения / М.В.Колтунова. - Изд-во: Экон. литература. - М., 2003. – 288 с.
2. Курбатов В.И. Как успешно провести переговоры. – Ростов на/Д.: Феникс, 2010. – 318 с.
3. Нарушак В.Б. Психология внутрифирменного менеджмента: Практическое руководство для менеджеров по персоналу. – М.: Экзамен, 2008. – 196 с.
4. Прокофьева Н.И. Психологические аспекты ведения переговоров. – М.: ГроссМедиа, 2007. – 128 с.
5. Самохвалова А.Г Деловое общение: путь к успеху. – Кострома: КГУ, 2007.– 332 с.
6. Сафронов В.И. Культура общения: Конспект лекций / В.И.Сафронов. - М.: Изд-во «Мир книги», 1992. - 108 с.
7. Семенов А.К. Психология и этика менеджмента и бизнеса. – М.: Маркетинг, 2009. – 200 с.
8. Фомичев А.О. Конструктивное совещание. Техники коллегиальной работы. – Спб.: Питер, 2005. – 160 с.

 

 

Приложение 1

 

Таблица 1.1 - Типы совещаний в зависимости от их назначения

Тип совещания	Содержания совещания
1.Совещание по планированию	Обсуждаются вопросы стратегии и тактики деятельности фирмы (организации), ресурсы, необходимые для реализации планов.
2. Совещание по мотивации труда	Обсуждаются проблемы производительности и качества труда коллектива, отдельных  работников; рассматриваются проблемы удовлетворенности персонала, причины низкой мотивации, возможности ее изменения, моральное и материальное стимулирование; вопросы дисциплины, повышения включенности людей в дело, развитие у них приверженности фирме, корпоративной культуре
2. Совещание по внутрифирменной  организации	Обсуждаются вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений; проблемы делегирования полномочий, внесение корректив в структуру или  направление деятельности фирмы (предприятия) из–за изменений во внешней среде; вопросы ответственности
2. Совещание по контролю за  деятельностью работников	Обсуждаются результаты той или  иной деятельности, достижения поставленных целей, проблемы срывов, низкой производительности труда; рассматриваются вопросы  коррекции планов и задач в соответствии со сложившимися обстоятельствами, дисциплинарной ответственности работников, способы контроля
2. Совещание, специфические для  фирмы (предприятия)	Обсуждаются оперативные вопросы  управления в связи с ситуацией  в фирме; инновация и возможности их внедрения; проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа фирмы, ее стиля.