Организация бизнеса в сети Интернет

    Поиск товаров, услуг, свободных финансов и партнеров в портале будет  занимать несколько минут.

    У клиентов портала за счет экономии времени возрастет эффективность  труда.

    У клиентов портала существенным образом сократятся затраты и вырастут доходы.

    При разработке проекта целесообразно  использовать систему управления проектами. Одной из таких систем является программа Microsoft Project 2002.

    Управление  проектами — это процесс планирования, организации и управления задачами и ресурсами с целью достижения определенной цели, обычно при наличии ограничений по времени, ресурсам или затратам. План проекта может быть простым, например, содержать написанный в блокноте список задач со временем их начала и завершения. План может быть сложным, содержащим взаимосвязанных задач и ресурсов с бюджетом в сотни миллионов рублей. Независимо от сложности проекта, он состоит из трех основных этапов:

    Будущее проекта можно представить, если знать формирующие каждый проект три фактора.

    Время. Время на выполнение проекта, которое  отражено в календарном плане  проекта.

    Деньги. Бюджет проекта, основанный на затратах на ресурсы, т. е. персонал, оборудование и материалы, необходимые для  выполнения задач.

    Область охвата. Цели и задачи проекта, а также трудозатраты, необходимые для их выполнения.

    Эта тройка — время, деньги и область  охвата — называется треугольником  проекта. Корректировка одного из этих элементов влияет на два других. Хотя важны все эти три элемента, обычно один из них оказывает на проект большее влияние, чем остальные два.

    Зависимость между этими тремя элементами разная для каждого проекта. Она  определяет и возможные проблемы, и допустимые решения. Знание узких  мест и возможностей для маневрирования облегчает планирование и управление проектами.

    Перед рассмотрением задач проекта  или необходимых ресурсов следует  определить его стратегию. Стратегия  используется для освещения общей  картины проекта, чтобы все заинтересованные стороны были четко осведомлены  о начинающемся проекте.

    Важно собирать уточнять следующие сведения:

    Цели. Цели и результаты проекта должны быть абсолютно ясны.

    Ограничения. Любые ограничивающие или принудительные факторы должны быть выявлены. Установление пределов и ограничений также  полезно при планировании действий на решение возможных проблем.

    Эти сведения помогают лучше понять проект. Они могут быть также использованы, если возникнет необходимость отреагировать  на изменения, произошедшие в ходе проекта.

    После создания плана проекта Microsoft Project рассчитывает и создает рабочий график на основании предоставленных сведений о задачах, которые необходимо выполнить, сотрудниках, работающих над этими задачами, оборудовании и материалах, используемых для выполнения задач, а также произведенных затратах.

    При создании плана проекта вводятся следующие типы сведений:

    Задачи 

    Длительность 

    Зависимости задач 

    Ресурсы

    Затраты

    На  основании этих сведений в Microsoft Project могут быть рассчитаны календарный  план, затраты и загрузка ресурсов.

    Если  определены цели проекта и выделены основные его этапы, можно начать создание плана этого проекта.

    Сначала создается новый план проекта, в  который вводится и упорядочивается  список задач для выполнения, включая  длительность каждой задачи и зависимости  задач.

    Затем в план добавляются сотрудники, оборудование, материалы и затраты на них, после этого задачам назначаются ресурсы. На основе этих сведений о ресурсах и задачах Microsoft Project создает календарный план. При необходимости план можно проверять и корректировать.

    Когда создан план проекта, его можно заполнить задачами. Сначала перечислим шаги, необходимые для достижения целей проекта. Проще всего начать с крупных частей работы, а затем поделить каждую часть на задачи с отдельными результатами. Добавьте вехи. И, наконец, оцените и введите примерную длительность.

    После ввода сведений о задачах создается  структура, которая помогает при  логической организации задач и  просмотре структуры всего проекта.

    После создания и структурирования списка задач следует проверить, как  задачи соотносятся друг с другом и как они соответствуют важным датам. Можно связать задачи, чтобы отразить их зависимость, например указав, что одна задача начинается по завершении другой. Эти связи называются зависимостями задач. Вместе с длительностью и другими факторами планирования зависимости задач играют в Microsoft Project важную роль при расчете начальной и конечной даты задач.

    Если  изменился график связанной задачи, перепланирование связанных с ней  задач производится автоматически. Уточнить календарные планы задач можно с помощью конкретных ограничений дат и крайних сроков.

    Задачам следует назначать ресурсы, если требуется выполнять следующие  действия:

    Отслеживание  объема работ, выполненного назначенными задачам сотрудниками и оборудованием, или отслеживание материалов, использованных для выполнения задачи.

    Планирование  задач с большей гибкостью.

    Балансировка  загрузки ресурсов между теми ресурсами, которым назначено мало работы, и  теми, которым назначено много  работы.

    Отслеживание  затрат на ресурсы

    Без сведений о ресурсах календарный  план в Microsoft Project рассчитывается на основе длительности задачи, зависимостей и ограничений даты.

    Если  ресурсы назначены, график работы и  доступность ресурсов используются при расчете календарного плана.

    Если  требуется учесть расходы на каждую задачу или общие затраты на проект, ввод норм затрат на работу ресурсов над задачами или фиксированных затрат на задачи позволяет увидеть отклонения от бюджета.

    Для ресурсов можно ввести нормы на использование  и сверхурочную работу, планировать  повышение оплаты ресурса и выбрать  срок начисления затрат. Кроме того, сведения о затратах можно просматривать различными способами.

    После ввода основных сведений проекта  их следует проверить. Соблюдаются  ли крайние сроки? Какие ресурсы  используются прямо сейчас? Сколько  будет потрачено бюджетных средств?

    Сначала необходимо просмотреть картину в целом: обратить внимание на общую начальную и конечную дату и критический путь. Затем проверить все детали. Для этого необходимо отобразить задачи и ресурсы в нужных представлениях.

    Если  произвести разносторонний анализ проекта, можно точно определить его узкие места и предпринять необходимые меры для их устранения, прежде чем возникнут серьезные проблемы.

    После просмотра и анализа календарного плана может потребоваться внести определенные изменения. Если обнаружено, что конечная дата проекта может быть просрочена, можно скорректировать задачи, чтобы сократить календарный план.

    Проверка  может обнаружить перерасход бюджета. Возможно, потребуется только убедиться  в том, что план в точности отражает реальное выполнение проекта.

    Можно ли начать задачу раньше? Воспользоваться  сроком опережения. Существует ли дата, к которой задача должна быть обязательно  начата? Добавить ограничение. Есть ли перегруженные и незанятые ресурсы? Для сокращения задач переназначить  ресурсы.

    После ввода сведений о задачах, ресурсах или затратах на проект можно сохранить текущую копию базового плана.

    В процессе выполнения проекта можно  ввести фактические сведения и воспользоваться  помощью Microsoft Project для сравнения  этих данных с базовым планом.

    При управлении проектом необходимо отслеживать элементы треугольника проекта: время, бюджет и область охвата. Корректировка одного элемента влияет на два других. Такие события, как непредусмотренные задержки, превышение затрат и замена ресурсов, могут привести к проблемам в календарном плане.

    Если  данные проекта постоянно обновляются, то всегда есть возможность просмотреть  последнее состояние проекта. Можно  отслеживать фактический ход  выполнения задач, фактические трудозатраты ресурсов, сравнивать фактические затраты с запланированным бюджетом и выравнивать загрузку ресурсов. Все это позволит вовремя определить потенциальные проблемы, чтобы найти и применить правильное решение.

    После создания проекта и начала работы можно отслеживать фактические  даты начала и окончания, процент выполнения задач или фактические трудозатраты. Фактические данные показывают влияние изменений на другие задачи и, в конечном итоге, на дату окончания проекта.

    Необходимо  определить один или два показателя хода выполнения для использования в проекте. Например, ресурсы могут быстро представить отчет о проценте выполнения трудозатрат по задачам, что позволяет получить общее представление о ходе выполнения задач. Либо, наоборот, ресурсы могут отчитываться о часах работы над каждой задачей по неделям. Это займет больше времени, но даст подробную картину хода работ. Выбор индикаторов зависит от ваших предпочтений и приоритетов.

    Может возникнуть необходимость отслеживать  количество трудозатрат каждого  ресурса, задействованного в проекте (по каждой из задач или по всему проекту). После этого можно сравнить запланированное и фактическое количество трудозатрат. Это поможет отслеживать производительность ресурсов и планировать трудозатраты для будущих проектов.

    Может возникнуть необходимость отследить превышение затрат на определенной стадии проекта или выяснить величину затрат на конкретный ресурс в определенный день. Возможно, потребуется увидеть общее значение начисленных затрат.

    Отслеживание  затрат по проекту помогает определить, какие изменения необходимо внести, чтобы завершить проект вовремя и в рамках бюджета. Оно может пригодиться и при планировании бюджета для будущих проектов.

    Календарный план следует регулярно проверять  на наличие ресурсов со слишком большими или, наоборот, недостаточными трудозатратами. Если для некоторых ресурсов превышена доступность, то можно сбалансировать загрузку ресурсов, добавив дополнительные ресурсы или переназначив задачу.

    Если  это не помогает, можно задержать  в календарном плане задачи, назначенные  ресурсу, у которого превышена доступность, либо уменьшить количество трудозатрат для задач.

    Чтобы эффективно управлять проектом, необходимо обеспечить передачу и распространение  сведений о проекте. Можно подготовить  отчеты или презентации, опубликовать сведения на веб-узле или использовать сервер Microsoft Project Server для связи с группой проекта по Интернету.

    В Microsoft Project можно отформатировать  и напечатать представления и  отчеты, необходимые определенному  лицу или группе. Можно также опубликовать данные в формате HTML или включить их в презентацию, используя такую программу, как Microsoft PowerPoint.

    При работе с крупными проектами, включающими  много задач, зачастую бывает сложно сконцентрировать внимание на наиболее важных для пользователя областях. Можно выделить определенные сведения, настроив формат списка задач и отрезков диаграммы Ганта.

    Можно изменять формат категорий сведений, например всех задач, которые должны быть завершены не позднее определенной даты. Можно изменять или добавлять  отрезки диаграммы Ганта для определенных сведений. При необходимости можно также изменять форматирование отдельных текстов и отрезков диаграммы Ганта.

    Возможно, при анализе плана или совместном использовании данных проекта понадобится  представить различные аспекты  плана проекта в печатном виде.

    В распечатку проекта можно добавить верхние колонтитулы, нижние колонтитулы  и номера страниц. Можно выбрать  другое представление, настроить представление  на отображение только необходимых  данных и напечатать эти данные. Можно также выбрать один из встроенных отчетов.