Управление информацией на предприятии АПК на примере ИП «Сивко Н. Б.» г. Николаевск

Наиболее распространённые технологии автоматизации – это корпоративная электронная почта, факсимильная связь, автоматизированные рабочие места, автоматизированные информационные системы управления.

 

 

 

Таблица 5

Практические рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения управленческой деятельности

 

Проблемы	Рекомендации	Планируемый результат
Децентрализованное  хранение документов	Внедрить систему централизованного хранения документов с использованием локальных файловых серверов и облачных сервисов	Снижение временных затрат специалистов на поиск, обработку необходимых документов. Надёжная система хранения электронной документации
Отсутствие электронных корпоративных средств связи между сотрудниками	Создание корпоративной электронной почты	Оперативный обмен информацией между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками
Отсутствие  возможности совместного редактирования документов	Создание системы электронного документооборота с возможностью совместного редактирования документов.	Снижение трудовых затрат на работу с документами, распределение нагрузки
Искажение информации в ходе редактирования и передачи от пользователя к пользователю
Отсутствие своевременного напоминания и оповещения о запланированных  мероприятиях и событиях	Использование электронных средств планирования рабочего времени руководителя, календари занятости	Своевременное уведомление подчиненных о различных мероприятиях, напоминание о контроле отданных поручений и т.п.

 

Анализ информационного обеспечения ИП «Сивко Н. Б.» позволил выявить следующие проблемы:

- большая информационная нагрузка  приходится на главного руководителя, что снижает эффективность выполнения его прямых обязанностей;

- отсутствует «обратная связь» с потребителями

По решению первой проблемы - перегруженности информационными данными и потоками директора, было бы целесообразно ввести должность менеджера по профилю деятельности, а именно, менеджера по закупке и продаже хлебобулочных и кондитерских изделий.

В обязанности менеджера по закупкам и продажам предполагается ввести весь круг вопросов, касающийся организации всей торгово-закупочной деятельности при работе с поставщиками и клиентами.

 Выполняемые функции:

- поиск поставщиков;

- поиск заказчиков;

- оформление договоров с поставщиками и заказчиками.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации -оперативность. Повышение оперативности информации в ИП «Сивко Н. Б.» достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д. Одно из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

Методология совершенствования управления бизнес-процессами охватывает весь диапазон действий по улучшению работы предприятия (отдельных его подразделений) начиная от постепенной модернизации и заканчивая полным перепроектированием всей структуры. Цель методологии - преобразование предприятия таким образом, чтобы оно в наибольшей степени удовлетворяло требованиям информационной эры, идеологии управления с точки зрения бизнес-процессов.

К основным мероприятиям, направленным на повышение конкурентных позиций ИП «Сивко Н. Б.» относятся:

- повышение маркетинговой ориентации ИП «Сивко Н. Б.», т.е. изучение спроса покупателей, подборка и своевременное обновление товарного ассортимента в соответствии с ним;

- проведение мониторинга конкурентов, цен на товары конкурентов (создание и постоянное обновление банка данных о конкурентах: товарах, ассортименте, ценах, методах ведения ими конкурентной борьбы и др.):

- совершенствование ценовой политики (установление цен исходя из  уровня цен конкурентов, с учетом конъюнктуры рынка отдельных товаров, гибкое маневрирование ценами);

- проведение сегментации рынка  товаров и услуг (разработка комплекса  маркетинговых мероприятий по  привлечению и удержанию различных  групп потребителей).

Основной задачей также является пропаганда общественной значимости и полезности деятельности. Прежде всего, необходимо сменить устаревшие вывески на более современные и яркие.

В целях улучшения работы ИП «Сивко Н. Б.» целесообразно разработать более совершенную, удовлетворяющую партнеров и покупателей, ценовую политику, то есть выработать определенную стратегию ценообразования, которая будет отвечать на вопросы, как должно вести себя предприятие в тех или иных сегментах рынка, чтобы с помощью эффективной ценовой политики привлечь большее количество покупателей к продаваемым товарам.

Система мониторинга, созданная на предприятии, обеспечивает менеджмент:

- фактическими данными о размерах  оборотных активов по видам  продукции и подразделений;

- информацией о времени задержек  поставок и платежей;

- результатами анализа отклонений  от установленных нормативов.

Сейчас мониторинг оборотных активов предприятия реализован в Excel. Данные поступают из «1С: Предприятие 7.7» и отчетов подразделений об исполнении установленных норм. По результатам анализа формируются ежедневный, декадный и месячный отчеты о состоянии оборотных активов. На основании этой информации принимаются решения о привлечении кредитов, изменении условий работы с поставщиками и покупателями.

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ИП «Сивко Н. Б.» выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

В этот комплекс должны входить следующие документы:

- положение о функциональной  службе документационного обеспечения  управления (ДОУ);

- должностные инструкции секретаря  и инструкция менеджера по  персоналу по ведению делопроизводства.

Руководство ИП «Сивко Н. Б.» планирует заниматься отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии. Вследствие этого не должны быть случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения.

Отсюда следует, что необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в дела и организовать архив предприятия.

Поэтому для упорядочивания работы секретаря и менеджера по персоналу необходимо организовать их работу в соответствии с правилами работы служб ДОУ.

При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

Компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В ходе проведенного исследования были решены следующие задачи:

- выяснена сущность информационного обеспечения процессов управления современным предприятием;

- охарактеризованы технологии организации информационного обеспечения управления предприятием;

- осуществлен анализ информационного обеспечения управления предприятием на примере ИП «Сивко Н. Б.»;

- выяснены направления совершенствование информационного обеспечения ИП «Сивко Н. Б.».

Таким образом, основная цель исследования - на основе анализа теоретических источников и действующей системы информационного обеспечения филиала ИП «Сивко Н. Б.» предложить мероприятия по совершенствованию информационного обеспечения предприятия - была достигнута.

ИП «Сивко Н. Б.» самостоятельно организует свою деятельность, исходя из необходимости производства продукции, а также определяет перспективы развития. Структура предприятия составлена в соответствии с поставленными задачами и функциями должностных лиц и отделов. Управление деятельностью хлебозавода осуществляет директор предприятия. ИП «Сивко Н. Б.» производит хлебобулочную и кондитерскую продукцию для удовлетворения потребности человека в энергии и питательных веществах.

В ИП «Сивко Н. Б.»используется поисковый вид исследования. Поиск информации для маркетинговых исследований осуществляется в основном в Интернете, частично в СМИ, а также при выездах в командировки. Маркетинговой информационной системы предприятие на текущий момент в законченном виде не имеет. В ходе исследования был предложен возможный концептуальный вариант разработки и эксплуатации маркетинговой информационной системы в ИП «Сивко Н. Б.»

Список используемой литературы: