Теоретические и методические основы психологического изучения и отбора персонала в организации

2.2 Анализ кадрового  состава организации

Персонал компании - это  опытные и квалифицированные  специалисты. Компания регулярно проводит обучающие семинары и корпоративные тренинги. Менеджеры всех уровней стажируются в ведущих западных фирмах. Современные методы работы с персоналом, профессионализм, опыт и высокая мотивация сотрудников существенно повышают эффективность работы компании.

Исследуем кадровый состав организации (табл.2).

Таблица 2

Анализ кадрового состава ЗАО «Сити-XXI»

Показатели	Ед.изм.	2003г.	2004г.	2005г.
Численность персонала  по категориям:	чел.
- Руководители		22	24	27
- Специалисты		728	771	794
Всего		750	795	821
Возрастной состав персонала:	чел.
до 20 лет		-	-	5
20 – 30 лет		525	530	539
30 - 40 лет		150	175	186
свыше 40		75	90	91
Средний возраст работающих	лет	29	29	29
Структура персонала  по полу:
мужчины	чел	225	239	197
	%	30	30	24
женщины	чел	525	556	624
	%	70	70	76
Распределение персонала  по стажу:
до 1 года	чел.	113	80	287
	%	15	10	35
1-3 года	чел.	225	278	197
	%	30	35	24
3-5 лет	чел.	150	159	140
	%	20	20	17
5-10 лет	чел.	262	278	197
	%	35	35	24
Уровень профессиональной подготовки	%
- высшее образование		85	87	90
- неполное высшее		15	13	10

Анализ приведенных  данных позволяет сделать следующие  выводы:

Численность персонала  за 2003-2005гг. увеличилась по всем категориям: руководители – (+ 4 чел), специалисты – (+66 чел). В 2003г. на каждого руководителя в среднем приходилось по 33 специалиста, в 2004г. – 32 специалиста, в 2005г. – 29 специалистов. Увеличение количества руководителей связано с изменениями в организационной структуре предприятия и с появлением новых отделов.

В целом прирост персонала за 2003 – 2005гг. составил 71 чел. или 9,5 %.

В графическом виде динамика численности персонала ЗАО «Сити-XXI» представлена на рисунке 2.

Динамика численности  персонала ЗАО «Сити-XXI»

Рисунок 2

Наибольший удельный вес в структуре персонала, как показано на рисунке 3, занимают специалисты: 97,1 % в 2003, 97,0 % в 2004гг. и 96,7 % в 2005г.

 

 

Структура персонала  ЗАО «Сити-XXI» по категориям

Рисунок 3

В структуре персонала  по полу наблюдаем преобладание женщин: 76 % женщин в 2005г. против 24 % мужчин (рис.4).

Структура персонала  ЗАО «Сити-XXI» по половому признаку

Рисунок 4

Положительным моментом является увеличение доли сотрудников  компании с высшим образованием – с 85 % в 2003г. до 90 % в 2005г., что свидетельствует о высокой квалификации кадров. Остальные сотрудники компании имеют неполное высшее образование (рис.5).

Уровень профессиональной подготовки персонала ЗАО «Сити-XXI»

Рисунок 5

В компании приветствуется стремление к обучению, к совершенствованию  своих профессиональных навыков, чтобы  работали либо профессионалы своего дела, либо люди, желающие стать таковыми. Подготовка кадров и повышение их квалификации происходит в высших учебных заведениях, на различных курсах, через институты и факультеты повышения квалификации руководящих кадров. Сотрудникам, желающим повысить свой образовательный уровень и квалификацию, гарантирован карьерный рост, при этом обучение проходит за счет средств организации.

Анализ персонала по стажу показал, что по состоянию  на 2005г. основную долю занимают работники, проработавшие в организации  менее одного года (35 %). Значительную долю также занимают работники со средним опытом работы по специальности  от 5 до 10 лет, и работники с совсем небольшим опытом работы от 1 до 3 лет (24 %). Наименьшую долю (17 %) занимают работники со стажем от 3 до 5 лет (рис.6).

 

 

Структура персонала ЗАО «Сити-XXI» по стажу работы

Рисунок 6

Средний возраст персонала ЗАО «Сити-XXI» в 2003-2005гг. составил 29 лет (рис.7).

Средний возраст персонала  ЗАО «Сити-XXI»

Рисунок 7

Наиболее молодой и  малоопытный персонал – это рядовые  служащие отделов (экономисты, менеджеры). Более опытными являются старшие специалисты, руководители отделов. И наиболее опытными являются генеральный директор, начальники отделов.

2.3 Анализ системы  управления персоналом в организации

Все дела по подбору, оценке и управлению персоналом в компании ЗАО «Сити-XXI» ведет генеральный директор и отдел кадров.

Генеральный директор может:

• принимать, увольнять и перемещать работников;
• самостоятельно утверждать штаты;
• поощрять работников;
• налагать взыскания на работников при необходимости.

Начальник отдела кадров:

• отвечает за профессиональный уровень сотрудников;
• организует тренинги по обучению и развитию персонала;
• занимается предварительным отбором персонала;
• проводит оценку и аттестацию персонала;
• отвечает за трудовую дисциплину персонала.

Отдел кадров возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности приказом Директора. В своей деятельности отдел руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом Компании, распоряжениями и приказами директора компании.

В структуре отдела кадров ЗАО «Сити-XXI» выделяются следующие штатные должности:

- начальник отдела  кадров;

- менеджер по персоналу. 

Во главе отдела кадров компании ЗАО «Сити-XXI» стоит директор по персоналу. Это профессиональный HR-менеджер, который отвечает за разработку и выполнение решений по персоналу всей компании. Руководитель отдела кадров работает вместе с менеджерами по приему служащих на работу и менеджерами по размещению кандидатов по должностям, которые курируют отделы компании или занимаются такими специальными вопросами, как вопросы компенсаций, социальных льгот и др. вопросами.

Отдела кадров ЗАО «Сити-XXI» выполняет следующие функции:

• готовит предложения по совершенствованию структуры Компании и составлению штатного расписания;
• ведет учет численности сотрудников Компании;
• ведет анализ состава, деловых качеств специалистов Компании с целью их рационального использования;
• осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях;
• проводит систематический анализ кадровой работы в компании, разрабатывает предложения по ее улучшению;
• организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях Компании и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;
• ведет работу по замещению вакантных должностей в компании;
• осуществляет прием, переводы и увольнения сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами директора компании, выдает справки с места работы сотрудникам, заверяет заявления для получения заграничных паспортов, заверяет личные подписи на доверенностях для получения заработной платы;
• хранит и заполняет трудовые книжки, а также ведет журнал трудовых книжек;
• регистрирует в журнале учета листков временной нетрудоспособности больничные листы, подсчитывает непрерывный трудовой стаж работы сотрудника, выставляет процент оплаты по больничному листу;
• составляет и подписывает отчеты в военкомат;
• ведет переписку от имени директора по кадрам и режиму в пределах своей компетенции;
• ведет работу по составлению должностных инструкций, положений об отделах;
• разрабатывает правила внутреннего трудового распорядка;
• разносит новые сведения о сотрудниках по личным карточкам;
• знакомит сотрудников с приказами о приеме, увольнении, перемещении под роспись;
• консультирует сотрудников по вопросам трудового законодательства;
• осуществляет контроль за исполнением постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами;
• организует разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с компаниями аналогичного профиля, информирования работников внутри компании об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников;
• ежегодно составляет списки детей сотрудников компании для получения новогодних подарков;
• занимается поздравлениями сотрудников компании с праздниками, составляет списки для поощрений;
• ежегодно взаимодействует с соцстрахом и туристическими фирмами для предоставления сотрудникам компании путевок в дома отдыха, здравницы на территории РФ, детям сотрудников - путевки в лагеря отдыха.

В процессе исследования особенностей работы менеджера по персоналу в компании ЗАО «Сити-XXI» мне удалось побеседовать с одним из менеджеров компании, который подробно рассказал о своем рабочем дне. Результаты данного исследования представлены в Приложении 1.

2.4 Анализ системы  психологического изучения и отбора персонала в организации

Отбор кандидатов на занятие  вакантной должности является завершающим процессом подбора персонала в соответствии с заявленными потребностями структурных подразделений организации ЗАО «Сити-XXI».

Процедура отбора персонала в ЗАО  «Сити-XXI» складывается из этапов, представленных на рис. 8.

Этапы отбора кандидатов на занятие вакантной должности  в ЗАО  «Сити-XXI»

Рисунок 8

Приведем краткое описание содержания работ по каждому из этапов.

Первый этап представляет собой предварительный отбор, при котором может быть отсеяно до 90 % претендентов. Осуществляют отбор специалисты отдела персонала по формальным критериям: образование, специальность, стаж работы, пол, возраст. Исходными документами для отбора являются заявка структурного подразделения (Приложение 2) и резюме претендента.

На втором этапе устанавливается личный или телефонный контакт с отобранными по первому этапу кандидатами, которым предлагается представить определенный набор документов согласно действующей в организации 
инструкции о порядке проведения отбора кандидатов (Приложение 3). В состав предъявляемых на данном этапе документов, как правило, входят следующие:

• копии документов об образовании, о квалификации или о наличии специальных знаний или специальной подготовки;
• анкета-вопросник, благодаря которой можно получить ряд дополнительных сведений о претенденте по сравнению с резюме;
• автобиография - документ, составляемый от руки самим претендентом - форма произвольная;
• характеристика - официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность;
• рекомендательное письмо - документ, близкий по назначению характеристике, представляемый по инициативе претендента.

В отдельных случаях, с учетом специфики особенностей условий выполнения должностных обязанностей, не исключено представление дополнительных документов и наоборот, сокращение некоторых из них.

На третьем этапе производится анализ представленных кандидатами документов. Результатом анализа документов является подготовка собеседования (интервью), осуществляются проверка приведенных в них данных, наведение справок, уточнение подлинности отдельных документов.

Справки наводятся у  руководителей по прежнему месту  работы, у других лиц, знающих претендентов на должность. По претендентам на управленческие вакансии делается попытка выяснить на прежней работе стиль руководства, отношение кандидата к новому, общительность, умение работать с людьми, способность и ответственность в принятии решений и т. д. К проверке данных возможно подключение службы безопасности организации.

На третьем этапе  возможен отсев кандидатов по причине недостоверности представленных документов, отдельных сведений о себе, вызывающих сомнение биографических данных и т. п. 

На четвертом этапе проводится собеседование-интервью с кандидатами, прошедшими три предыдущих этапа. Интервью проводят подготовленные специалисты отдела персонала организации или привлеченные работники кадровых агентств, поскольку проведение интервью требует подготовки.

Задача интервью - не принятие какого-либо решения о подготовленности и личных качествах кандидата, а только сбор дополнительной информации. Проведение интервью базируется на знании основ психологии общения, психодиагностики и техники проведения интервью.

Пятый этап предусматривает личное собеседование будущего непосредственного руководителя с претендентом (претендентами) на вакантное место. Хотя руководитель использует результаты анализа представленных документов и отчет по проведению интервью, главная ценность собеседования заключается в личном контакте начальника с подчиненным, поскольку мнение непосредственного руководителя, его оценка претендента может явиться основным доводом в пользу принятия решения руководством организации о приеме кандидата на работу. Кроме того, результатом собеседования может явиться необходимость проведения тестирования кандидата, проведения ознакомления с рабочим местом, выполнения в порядке испытания отдельных работ и т. д.

Медицинскому освидетельствованию (шестой этап) согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 69) подлежат кандидаты, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также в иных случаях, предусмотренных Кодексом и другими федеральными законами Российской Федерации.

Седьмой этап является заключительным в процессе отбора кандидатов. На основе анализа представленных документов (этап 4, 5, 6) и учета мнения руководителя соответствующего структурного подразделения работодатель (в лице 
руководителя организации или уполномоченное им на то лицо) принимает решение о заключении трудового договора с кандидатом, успешного прошедшим процедуру отбора.

Восьмой этап заключается в оформлении трудового договора с отобранным кандидатом в подготовке и издании приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу. Основанием для издания приказа (распоряжения) является трудовой договор (ст. 68 Трудового кодекса РФ) с предъявлением основных и дополнительных (при необходимости) документов.