Совершенствование организационных коммуникативных связей

      Основными видами деятельности Открытого акционерного общества «Пищебазы Калачеевской» являются: производство, заготовка, переработка и хранение сельскохозяйственной продукции; торгово-закупочная деятельность; организация оптовой и розничной торговли, общественного питания и бытового обслуживания населения, в том числе на валютной основе в соответствии с действующим законодательством; организация и осуществление транспортно - экспедиционных, автотранспортных и иных сопутствующих работ и услуг; приобретение и поставка оборудования и устройств промышленно-бытового значения; оказание культурно-бытовых услуг гражданам и организациям; привлечение дополнительных финансовых ресурсов путём выпуска ценных бумаг; выпуск различных сортов печенья и крекера; проведение маркетинговых исследований, тенденций деловой активности на рынке продукции и услуг и т.д.

      В настоящее время на предприятии производится крекер «Нежный», «Вяземский», «С солью», «С луком», «С беконом», «Крошечный с ванилью», «Крошечный с маком», «Крошечный с солью», печенье «Сластена», «Мария», «Сладкоежка».

      На  ОАО «Пищебаза Калачеевская» основными видами запасаемого сырья являются: мука пшеничная в/с, маргарин, сахар, соль, сода, масло растительное, молоко, ванилин.

      Основными конкурентами, как и поставщиками продукции на предприятие ОАО  «Пищебаза Калачеевская» являются различные предприятия, которые находятся в Бутурлиновке, Анне, Россоши, Воронеже и других городах. Таким образом, самыми серьезными конкурентами ОАО «Пищебазы Калачеевской» в центральном регионе являются «Воронежская макаронная фабрика» и «Воронежская кондитерская фабрика». При правильной структуре продаж у ОАО «Пищебазы Калачеевской» есть огромный потенциал роста. Предприятие ставит своей целью разделить свой сегмент рынка между основными дочерними предприятиями: воронежским ОАО «Крекер», ОАО "Любятово". 

      2.2 Анализ организационной структуры ОАО «Пищебазы Калачеевской» 

      Рассмотрим организационную структуру предприятия ОАО «Пищебазы Калачеевской» (приложение А).

      Исходя  из организационной структуры можно сделать вывод о том, что коммуникации между генеральным директором и советом директоров на предприятии ОАО «Пищебаза Калачеевская» происходит обычно в форме совещаний и отчетов, которые он предоставляет практически ежемесячно.

      В свою очередь с отделом кадров генеральный директор взаимодействует  прямо, так как он непосредственно  узнает от отдела кадров любые изменения, которые происходят на предприятии. А отдел кадров получает распоряжения в устной форме, периодичность взаимодействия с отделом кадров составляет 2 раза в месяц.

      Также исходя из схемы, можно сделать вывод  о том, что входящая информация движется сверху вниз, т. е. от директора до бухгалтерии. Финансовый директор передает информацию планово-экономическому отделу, также отделу снабжения и сбыта и главному бухгалтеру, а он в свою очередь бухгалтерии.

      Следовательно, выходящая информация распространяется снизу вверх, например, бухгалтерия предоставляет информацию главному бухгалтеру, а он в свою очередь передает ее финансовому директору.

      Периодичность передачи информации у каждого отдела своя, например, бухгалтерия информацию передает главному бухгалтеру ежедневно, а все остальные рассмотренные отделы каждую неделю.

      В связи с тем, что средства передачи информации очень устарели, можно  заметить, что время, которое сообщение  проходит в пути значительно превышает  то время, которое оно могло бы занимать, если бы эти средства были бы обновлены.

      Передача  входящей информации происходит по средствам  совещания, что требует много  времени, в устной форме, что способствует некоему искажению информации. А  выходящая информация передается по средствам отчетов, в письменной форме на бумажном носителе.

      С другим отделом, техническим отделом, он также взаимодействует как  устно, так и письменно.

      Как и в любом другом предприятии  в ОАО «Пищебаза Калачеевская» тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения. К этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие то несогласованности. Еще одним из недостатков присущий всем другим крупным предприятиям является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или отношения с сотрудниками по отдельности, или боязни общаться с директорами и начальниками.

      Другая  причина трудностей в организационных  коммуникациях – перегрузка каналов связи, которая может быть вызвана, как элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации, так и избыточностью информационных потоков. Примером такого затруднения именно на предприятии ОАО «Пищебазы Калачеевской» может служить отдел снабжения и сбыта, потому что в данном отделе существует постоянная перегрузка, так как в этот отдел поступает не только информация от высшего руководства и из других отделов, но и одновременно из внешнего окружения, т. е. внешней среды предприятия. Отсюда следует и другая причина неэффективных коммуникационных каналов, это затрудненная обратная связь.

      Как известно информация передается не самостоятельно, а непосредственно через средства передачи.

      Устная  передача чаще всего, когда происходит зарождение идеи или отбор информации. Данный вид передачи информации на предприятии преобладает, он используется в большинстве случаев.

      Совещания чаще всего проводят, когда уже  руководство приняло решение  и его необходимо довести до всех отделов. В ОАО «Пищебаза Калачеевская» в основном используется, когда генеральному директору необходимо донести до совета директоров те изменения, которые произошли на предприятии.

      Телефонные  переговоры и письменная передача, когда непосредственно передается само сообщение. На предприятии так же активно используется этот вид передачи информации. Искажение сообщений при этом меньше, чем при устной передаче.

      Электронная почта и компьютерные сети, когда  идет непосредственно реализация сообщения. Данные средства передачи информации на предприятии ОАО «Пищебаза Калачеевская» очень устарели, что ведет к замедленной передаче информации.

      Как уже отмечалось выше, многие предприятия  пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения, ОАО «Пищебаза Калачеевская» не исключение. С имеющимися потенциальными потребителями они общаются с помощью рекламы, и других программ продвижения товаров на рынок, а также проводя различные социологические опросы. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, “имиджа” предприятия на местном, общенациональном или международном уровне. Предприятию ОАО «Пищебаза Калачеевская» приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах, как и любая компания, она сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, предприятие пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений.  

      2.3 Исследование коммуникационного процесса ОАО «Пищебаза Калачеевская» 

      Информационные  потоки, связанные отделом снабжения  и сбыта перемещаются в рамках вертикальных и горизонтальных коммуникаций. Таким путем, работникам отдела сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, главный технолог сообщает в отдел снабжения и сбыта о предстоящих изменениях в производстве продукта, следовательно, основной задачей снабженца в данном случае, является поиск наиболее эффективных путей приобретения сырья для выпуска новой продукции. Таким образом, видно, что входящая информация, поступившая от вышестоящего руководства, заключается в необходимости поиска новых поставщиков или в пересмотре работы со старыми. Исходящая информация будет заключаться в ответе на предложенный запрос руководства. Можно рассмотреть, как протекают информационные потоки на предприятии ОАО «Пищебаза Калачеевская» на примере отдела снабжения и сбыта. Потоки перемещаются в рамках вертикальных и горизонтальных коммуникаций.

      Таким путем, работникам отдела сообщается о  текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, главный технолог сообщает в отдел снабжения и сбыта о предстоящих изменениях в производстве продукта, следовательно, основной задачей снабженца в данном случае, является поиск наиболее эффективных путей приобретения сырья для выпуска новой продукции. Таким образом, видно, что входящая информация, поступившая от вышестоящего руководства, заключается в необходимости поиска новых поставщиков или в пересмотре работы со старыми. Исходящая информация будет заключаться в ответе на предложенный запрос руководства.

      Данный  отдел взаимодействует не только с вышестоящими органами управления, но и с внешней средой предприятия. Здесь можно выделить покупателей  продукции, как реально существующих, так и потенциальных, поставщиков  сырья для ее изготовления.

      Помимо  обмена по нисходящей, организация  нуждается в коммуникациях по восходящей, т.е. снизу вверх. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Отдел сообщает руководству об изменениях во взаимодействии с внешней средой, т.е. с теми же поставщиками и потребителями.

      Во  время работы задействованы формальные коммуникации, но существуют и неформальные связи между работниками и  менеджером разного уровня. Неформальные коммуникации выходят на первый план во время праздников и ежегодных корпоративных мероприятий по организации отдыха на природе.

       Горизонтальные  коммуникации в ОАО «Пищебаза Калачеевская» в основном протекают через общение между сотрудниками. Если данному отделу (снабжения и сбыта) необходима какая-либо информация от другого отдела, например, от планово экономического отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация проходит через руководителя фирмы, образуя следующую схему:   
 
 
 
 

      Существуют  различные проблемы на предприятии, которые препятствуют эффективному коммуникационному процессу. Такими процессами довольно часто являются психологические различия в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния. Предприятие ОАО «Пищебаза Калачеевская» тоже подвержено такой проблеме, впрочем, как и отдельные отделы, в данном случае отдел снабжения и сбыта.

      Очень важен также характер взаимоотношений  между руководителем и подчиненным. В атмосфере доверия расширяются информационные потоки, и повышается точность информации: если руководители честны и открыты, информируя своих подчиненных, последние отвечают им тем же. На данном предприятии отношения между руководителем и подчиненными чисто формальные, так что никакой атмосферы доверия между ними не существует.

      Другая  часть проблем межличностных  контактов связана с семантическими барьерами. Они проявляются в  том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национально-культурных различий, должности и т. д. Ситуация осложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений. Данное предприятие ОАО «Пищебаза Калачеевская» тоже не исключение, оно естественно подвержено такой проблеме.

      Одна  из причин, вызывающих затруднения  в процессе коммуникации,- это фильтрация. В организации существует необходимость отбора или фильтрации сведений, чтобы при обмене информацией между подразделениями или уровнями управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности информацию определенным образом «сжимают»: упрощают, обрабатывают, суммируют. Это может привести к отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержимое информации.

       Глава 3. Рекомендации по формированию коммуникационных связей в ОАО «Пищебаза Калачеевская» 

      3.1 Мероприятия по улучшению обмена  информацией в ОАО «Пищебаза Калачеевская» 

      При анализе коммуникационной системы  были выявлены некоторые недостатки. Эти недостатки неблагоприятно влияют на предприятие в целом, поэтому необходимо провести ряд изменений в системе коммуникаций.

      Как уже отмечалось выше, существуют определенные средства передачи информации, одно из средств передачи – компьютерные сети. На предприятии ОАО «Пищебаза Калачеевская» они очень устарели. В качестве рекомендаций можно предложить обновление компьютерной базы. Данное мероприятие позволит увеличить скорость передачи информации, что в свою очередь повлияет на качество и скорость принятия управленческих решений, и их реализацию. При обновлении компьютерной базы, Интернет тоже станет лучше и быстрее работать. Также можно создать локальную сеть на предприятии для того, чтобы передавать электронные виды отчетов, что позволить сэкономить время, как работников, так и руководства.