Шпаргалка "Управління персоналом "

 

5.Етапи відбору персоналу.

До прийняття організацією рішення  про прийняття на роботу кандидат, як правило повинен пройти декілька ступенів відбору:

• Попередня відбірна бесіда;
• Заповнення бланку заяви;
• Бесіда щодо найму (інтерв’ю);
• Тестування;
• Перевірка рекомендацій та послужного списку;
• Медичний огляд;
• Прийняття рішення.

Бесіда може проводитись різними  способами. Для деяких видів діяльності бажано, щоб кандидати приходили  на майбутнє місце роботи, тоді її може проводити лінійний менеджер, а в  інших випадках це не важливо і  її проводить спеціаліст відділу кадрів. Основна ціль співбесіди – оцінка рівня освіти претендента, його зовнішнього вигляду, особистих якостей.

Претенденти, які успішно пройшли попередню  співбесіду, повинні заповнити спеціальний  бланк заяви та анкети.

Існує декілька типів співбесіди по найму:

• За схемою – бесіди носять дещо обмежений характер, отримана інформація не дає широкого уявлення про власника заяви, хід бесіди не може бути пристосований до особливостей кандидата, звужує можливості отримання інформації;
• Слабоформалізована – завчасно готовляться тільки основні питання, той хто проводить співбесіду може включати і інші, незаплановані питання, гнучко змінюючи хід бесіди;
• Не за схемою – завчасно готовиться лише список тих питань, які повинні бути обговоренні. Для досвідченого інтерв’юера така бесіда – величезне джерело інформації.

Тестування – джерело інформації, що може надати відомості про професійні здібності кандидата, описати як потенційні установки, орієнтації людини, так і ті конкретні способи діяльності, якими він вже фактично володіє. Тестування може дозволити сформувати думку про здатності кандидата щодо професійного та посадового зростання, специфіки мотивації, особливостях індивідуального стилю діяльності.

Інформація рекомендованих листів та бесід з людьми, яких кандидат назвав як рекомендавців, може дозволити уточнити, що конкретно і з яким успіхом кандидат робив на попередніх місцях роботи, навчання, проживання.

Медичний огляд проводиться, як правило, якщо завдання ставить особливі вимоги до здоров’я кандидатів.

На етапі прийняття рішень відбувається порівняння кандидатів, пред’явлення результатів на огляд керівництву, що приймає рішення, а також прийняття  та виконання рішення.

Тема 5. Функції та обов’язки кадрової служби

1.Кадрові служби. Їх різновиди.

Кадрова служба організації – це сукупність спеціалізованих структурних підрозділів у сфері управління організацією разом з зайнятими в них посадовими особами (керівники, спеціалісти, виконавці), які покликані управляти персоналом у рамках вибраної кадрової політики.

Головне призначення кадрової служби полягає у тому, щоб не тільки керуватись у здійсненні кадрової політики інтересами підприємства, але й діяти  з урахуванням трудового законодавства, реалізації соціальних програм, прийнятих  як на федеральному, так і на територіальному рівні.

 

Різновиди служб  персоналу.

Існує  чотири види кадрових служб. Фактично всі вони є підрозділами однієї великої служби управління персоналом. Розглянемо ці служби:

• Відділ  кадрів займається розробкою перспективних та річних планів комплектування підприємства кадрами з урахуванням перспектив його розвитку, зміни складу працівників в зв’язку з введенням нових технологій, …  прогнозує та визначає потреби в персоналі на основі планів економічного та соціального розвитку підприємства. займається питаннями найму, звільнення, переведення кадрів; вивчає ділові якості та індивідуальні особливості спеціалістів. Приймає участь  в розробці заходів по реалізації рекомендацій атестаційних комісій; визначає коло спеціалістів, що потребують додаткової атестації.; забезпечує підготовку необхідних документів. Організовує своєчасне оформлення прийому, переведення та звільнення працівників у відповідності з трудовим законодавством…. 
• Відділ підготовки кадрів  займається забезпеченням рівня професійної та загальноосвітньої підготовки працівників. Організовує підготовку, перепідготовку, практичне навчання молодих спеціалістів в період проходження ними стажировки. На основі вивчення потреби підприємства в кваліфікованих кадрах розроблює проекти перспективних та річних планів   підготовки та підвищення кваліфікації працівників.
• Відділ соціального розвитку. Займається соціологічною роботою, котра направлена на підсилення впливу соціальних факторів на підвищення продуктивності праці та ефективності виробництва, на покращення якості продукції, на удосконалення організації стимулювання праці та соціальної структури, а також на стабілізацію трудових колективів, розвиток трудової та соціальної активності працівників.   Здійснює розробку та впровадження різних методів удосконалення поділу праці, створення сприятливих та безпечних умов виробництва. Бере участь в розробці заходів по створенню умов для найбільш повного використання творчих здібностей працівників, розвитку трудової та соціальної активності, підвищенню культурно - технічного  рівня працівників.
• Відділ організації праці та заробітної плати - займається організацією праці, управлінням виробництва, формами та системи оплати праці, матеріального та морального стимулювання. Аналізує ефективність застосування діючих форм та систем оплати праці, матеріального та морального заохочення, …. Забезпечує контроль за витратами фондів заробітної плати та матеріального заохочення, правильністю застосування форм та систем оплати праці. 

2.Функції кадрових служб.

Для виконання поставлених завдань  відділ персоналу на підприємстві виконуються  такі функції [2]:

1. Разом з економічним відділом, відділом праці та соціального захисту складає перспективні та поточні плани потреби в різних категоріях персоналу та джерел його поповнення з урахуванням впровадження нової техніки та технології, введення нових потужностей, нових структур управління та документообігу.
2. Організовує  та  забезпечує  комплектування  підприємства працівниками всіх категорій, потрібних професій, спеціальностей та кваліфікацій відповідно до плану по праці.
3. Організовує приймання на роботу, переведення, звільнення, відпустки особового складу персоналу підприємства відповідно до чинного законодавства та нормативних документів.
4. Здійснює облік усіх категорій персоналу відповідно до вимог директивних органів.
5. Формує та підготовляє резерв спеціалістів для висування на керівні посади номенклатури керівника підприємства.
6. Організовує  облік  порушень  працівниками  підприємства трудової дисципліни та громадського порядку.
7. Вивчає ділові та особистісні властивості працівників для їх переміщення або зарахування до резерву на висування.
8. Аналізує професійний, освітній та віковий склад персоналу, а також інші соціально-демографічні дані з метою використання для поліпшення якісного складу персоналу, для складання відповідних розділів плану соціального розвитку колективу.
9. Складає розрахунки і заявки на потреби підприємства у молодих спеціалістах і кваліфікованих працівниках, які закінчили університети, інститути, коледжі, технікуми, школи, училища.
10. Бере участь в організації роботи та виробничої практики студентів базових та прикріплених до підприємства навчальних закладів.
11. Перевіряє обґрунтованість пропозицій щодо призначення, переміщення та звільнення працівників підвідомчих підрозділів підприємства.
12. Виконує роботу щодо сприяння у навчанні без відриву від виробництва працівників підприємства, а також щодо обліку та контролю результатів їх навчання.
13. Веде  облік  заохочень  та  винагород  робітників  і  службовців.
14. Організовує проведення атестації та інших видів оцінки діяльності керівників та спеціалістів, а також матеріально відповідальних осіб. Розробляє заходи з виконання рішень атестаційних комісій і контролює їх виконання.
15. Оформлює, зберігає та видає трудові книжки, своєчасно заносить до них потрібні дані (про переміщення по роботі, зміни посади, професії, спеціальності, кваліфікації, прізвища, про заохочення, присвоєння почесних звань, винагороди).
16. Підготовляє договори з місцевими органами зайнятості населення щодо забезпечення підприємства робітниками, спеціалістами та допоміжним персоналом.
17. Підготовляє та видає довідки на прохання працівників про  сучасну та минулу трудову діяльність, а також відгуки та характеристики на робітників і службовців за запитами уповноважених органів.
18. Підготовляє всі види державної звітності та поточної інформації про чисельний та якісний склад персоналу.
19. Контролює виконання керівниками підрозділів наказів і розпоряджень керівництва підприємства з питань роботи з персоналом.
20. Розробляє та реалізує кошторис фінансових витрат на підготовку резерву для висування, виготовлення бланків трудових книжок,  прийняття  на  роботу,  матеріалів  соціологічних  досліджень.
21. Підготовляє та оформляє пенсійні документи для працівників.
22. Веде облік військовозобов’язаних.
23. Організовує  проведення  соціологічних  досліджень  щодо підвищення ефективності роботи з персоналом та стабільності трудового колективу.
24. Допомагає у працевлаштуванні особам, які звільняються, підприємствах  у  випадках,  передбачених  чинним  законодавством.

3.Нормативно-технічне забезпечення роботи кадрової служби.

1. Особиста справа

Особиста справа складається з нижче перерахованих документів в наступному порядку:

Список документів починає вестись при оформленні особистої справи, в порядку розташування їх в особистій справі. Документи, що поступають після оформлення особистої справи, заносяться в список додатково.

У список записується повна назва документа (що точно відповідає назві при його складанні), номер, дата і ким підписаний, а так само дата занесення документа в особисту справу і кількість листів. Запис проводиться так, щоб виключити можливість заміни одного документа іншим.

При необхідності вилучення документа з особистої справи працівником по кадрах робиться відповідна відмітка: ким вилучений документ і по якій причині.

Доповнення до особистого листка по обліку кадрів. Необхідне для відображення змін, які сталися у працівника після оформлення його особистої справи.

Особистий листок по обліку кадрів є одним з основних документів в особистій справі працівника. Він містить всі необхідні автобіографічні дані про працівника.

Автобіографія складається працівником за довільною формою. У ній вказується рік і місце народження, в якій сім'ї народився (робітників, службовців, .. ), короткі відомості про найближчих родичів; коли і в яких учбових закладах вчився, яку дістав освіту і спеціальність, де, коли і на яких посадах працював. Крім цього необхідно освітити найбільш важливі події в житті і трудовій діяльності. У кінці необхідно вказати домашню адресу і телефон, поставити розпис і дату заповнення автобіографії.

Копія документа про освіту повинна бути завірена нотаріально і включається в особисту справу при пред'явленні оригіналу документа. Іноді для внутрішнього користування може бути пред'явлена довідка, яка завіряється працівником відділу кадрів при пред'явленні диплома.

Заява про прийом на роботу складається працівником власноручно. У правому верхньому кутку листа пишеться кому і від кого. У самій заяві необхідно указати на яку посаду працівник поступає (в який відділ, цех, підрозділ). У кінці необхідно поставити розпис і дату. На заяві обов'язково повинна бути резолюція (віза) начальника підрозділу, і резолюція (віза) керівника підприємства.

Наказ про прийом на роботу (зарахування на посаду, переміщення, звільнення) складається працівником відділу кадрів після отримання заяви від працівника з резолюцією керівника підприємства.

 

 

2. Особиста картка (типова форма  Т-2)

Ведеться на всіх робітників і службовців (по військовому обліку - і на працівників і фахівців).

Вона заповнюється працівником  відділу кадрів на основі опитування працівника, що приймається і відповідних документів: паспорта, трудової книжки, диплома про закінчення учбового закладу, військового квитка і ін.

Всі зміни в даних  про працівника регулярно відбиваються в особистій картці.

Для зручності користування особистими картками їх можна групувати  по цехах, відділах або інших підрозділах  в алфавітному порядку в спеціально виготовлених ящиках по розміру карток з прокладками між підрозділами.

3. Облікова картка фахівця, що має вищу освіту (форма 206) і Облікова картка фахівця, що має середню спеціальну освіту (форма 210)

Ведеться на підприємствах  і організаціях з великою кількістю фахівців. Це забезпечує більш оперативний повсякденний контроль за переміщенням фахівця з служби після заповнення облікової картки.

Вони заповнюються працівником  по кадрах на основі диплома, свідчення, посвідчення про закінчення вищого або середнього спеціального закладу. Картка підписується фахівцем і завіряється начальником відділу кадрів або працівником по кадрах.

4. Штатно-посадова книга

Ведеться на всіх фахівців і службовців за формою встановленого зразка:

• номер по порядку,
• найменування посади,
• прізвище, ім'я і по батькові,
• стать,
• рік народження,
• національність,
• освіта (коли і який учбовий заклад закінчив),
• спеціальність за освітою,
• час призначення на посаду.

Запис працівників в  штатно-посадовій книзі ведеться по цехах, відділах і інших підрозділах.

На випадок зміни  штатного розкладу після запису працівників по цехах, відділах або інших підрозділах, необхідно залишати місце для внесення цих змін або продовження записів.

Порядкові номери записів  працівників в штатно-посадовій  книзі привласнюються їх особистим справам і особистим карткам.

У разі звільнення або  переміщення працівника на іншу посаду дані про нього в штатно-посадовій  книзі витираються і вносяться  дані про нового прийнятого працівника із збереженням на особистій справі того ж облікового номера. У зв'язку з цим всі дані (крім найменування відділів, підрозділів, посад, посадових окладів) потрібно записувати олівцем.

Всі записи в штатно-посадову книгу вносяться одночасно з  оформленням наказів про призначення  на посаду, переведення і т.д.

5. Алфавітна книга

Ведеться для зручності  і оперативності розшуку в  сховищі особистої справи (особистої  картки) і отримання довідкової інформації про працівників (працюючих і  вибулих).

Вона заповнюється за формою:

• номер по порядку,
• прізвище, ім'я і по батькові,
• номер особистої справи (особистої картки),
• примітка.