Автор: Пользователь скрыл имя, 01 Марта 2012 в 00:48, шпаргалка
Работа содержит ответы на вопросы по дисциплине "Кадровый аудит".
Аудит персонала в социально-психологическом аспекте — это оценка социально-трудовых отношений на предприятии для выявления основных факторов трудовой мотивации и нахождения резервов совершенствования деятельности фирмы с субъективных позиций работников.
Экономический аспект аудита персонала — это определение:
1) конкурентоспособности предприятия в трудовой сфере, оцениваемой сравнением экономических и социальных показателей деятельности предприятия с законодательно установленными нормами и нормативами или со средними и лучшими в отрасли показателями на аналогичных предприятиях;
2) эффективности функционирования служб управления персоналом, выявление их роли в повышении конкурентоспособности предприятия;
3) экономической эффективности самого аудита, сравнение затрат на проведение аудиторской проверки с ее результатами.
Анализ и оценка какого-либо одного показателя или явления в отрыве от других не дают желаемого результата. Поэтому необходим комплексный анализ, предполагающий изучение уровня и динамики любого отдельного показателя в тесной взаимосвязи с изменениями уровня и динамики всех других. Наиболее эффективна проверка, предоставляющая полную и достоверную информацию о результатах внедрения программ управления и развития персонала, рассматриваемых как вклад стратегических задач организации.
Аудит персонала должен осуществляться с точки зрения трех аналитических уровней.
Стратегический уровень изучается по заданию высшего звена управления организацией, требующего проверки интегрированности практики управления персоналом в организационное стратегическое планирование, и практической связи службы управления персоналом с другими функциональными подразделениями в части стратегического решения вопросов, касающихся формирования и использования трудового потенциала организации.
Аудиторы изучают стратегию организации посредством интервьюирования ключевых руководителей, изучения бизнес-планов, систематизации внутренних и внешних факторов управления и определения динамики изменений. Общая корпоративная стратегия заинтересована в получении конкурентоспособного преимущества. Руководство фирмы ищет и изобретает пути к завоеванию такого преимущества, проводя всестороннюю оценку окружающей фирму среды, слабых и сильных сторон, а также наличие угроз (рисков) и возможностей.
Аудиторы могут узнать больше о стратегии фирмы посредством интервью с ключевыми исполнителями, изучения долгосрочных деловых планов и систематического мониторинга окружающей среды, а также с помощью других инструментов, о которых пойдет речь ниже.
Операционный уровень — проверка эффективности деятельности функционального подразделения по управлению персоналом организации. На этом уровне аудитор отвечает на три вопроса:
• соответствуют ли результаты поставленным целям;
• получены ли эти результаты при наименьших затратах;
• можно ли упростить или улучшить процедуры управления.
Аудит функции управления персоналом должен логически начаться с обзора работы службы управления персоналом. Он должен сосредоточиться на информационной системе управления персоналом, укомплектовании персоналом и его развитии, организационном контроле и оценке. Эти три области аудита дополняют друг друга и объединены друг с другом. Аудит касается фактически каждого раздела из области управления персоналом организации. Никакая отдельная область не должна быть особо подчеркнута в аудите. Анализ только отдельных аспектов системы управления персоналом может упустить показатели, затрагивающие эффективность службы управления персоналом. По каждому разделу таблицы аудиторская бригада должна:
• выделить ответственного за каждое направление работы;
• определить цели, преследуемые каждой деятельностью.
• рассмотреть политику и практику по достижению этих целей.
• изучить образцы отчетов в информационной системе УП, чтобы узнать правильно ли осуществляется политика и практика управления персоналом.
• подготовить доклад (отчет), рекомендующий надлежащие цели, политику и процедуры.
• разработать план действий по исправлению ошибок в целях, политике и процедурах.
• составить план оценки последствий исправления ошибок, найденных в результате аудита с позиции подразделения фирмы, наемных работников, третьих сторон.
По общему признанию, аудит каждого направления деятельности управления персоналом требует значительных затрат времени и средств. Приглашение внешних аудиторов могут позволить себе только организации, «продвинутые» как в финансовом отношении, так и с точки зрения желания повысить эффективность использования собственного кадрового потенциала.
Правильно организованный внутрифирменный аудит персонала позволяет своевременно обнаружить недостатки в деятельности службы управления персоналом и вовремя принять меры к их устранению. Фактически внутрифирменный аудит персонала контролирует правильность реализации кадровой политики фирмы.
Управленческий уровень предполагает проверку правильности применения линейными руководителями разработанной методологии управления персоналом.
В этой миссии аудитор использует информацию от:
• представителей профсоюза;
• наемных работников;
• администрации и службы управления персоналом;
• внешних источников (социальные органы, акционеры, муниципальные службы).
При выполнении аудиторских процедур в этой области повышается степень уважения линейных руководителей к функциональной деятельности службы управления персоналом. В случае же более высокой оценки управления персоналом со стороны линейного менеджера, следует скорректировать деятельность службы управления персоналом.
Аудит также оценивает, насколько хорошо линейные менеджеры исполняют кадровую политику фирмы. Если менеджеры игнорируют эту политику или нарушают законы в отношении работников, аудит должен раскрыть эти ошибки так, чтобы можно было предпринять корректирующее действие. Согласие с законами особенно важно, поскольку в случае нарушения прав человека, техники безопасности, компенсаций или закона о труде, правительство переносит всю ответственность на компанию.
В наиболее прогрессивных организациях с этой целью регулярно проводится «обзоры отношений», т.е. выяснение мнения работников о климате в коллективе. Например, в российском отделении компании Пепси-Кола они носят название «Здоровье коллектива». Это позволяет организации решить проблемы прежде, чем они разовьются в большие и более сложные проблемы.
Независимо от выбранного подхода аудиторам необходимо собрать данные относительно деятельности службы управления персоналом организации.
Часто применяемыми аудиторами управления персоналом инструменты:
• интервью;
• анкетные опросы и обзоры;
• анализ официальных документов;
• внешняя информация;
• эксперименты в области управления персоналом.
Интервью
В аудите персонала интервью — наиболее применимый инструмент сбора информации, применяемый для получения информации Для анализа рабочего процесса, выяснения суждений работников по определенным вопросам.
Разновидность интервью — такой полезный источник информации как «выходное» интервью. Интервью с увольняющимися работниками проводятся, чтобы изучить их представления об организации. Анализ данных такого интервью позволяет выявлять и осуществлять меры по предотвращению текучести.
24. Анкетные опросы и обзор отношений
Один из наиболее объективных и экономичных подходов — это проведение опросов об отношении работников к работе. Использование анкет позволяет получить большое количество фактов от большого числа людей. Такие опросы представляют, как правило, собой самостоятельное заполнение респондентом вопросников или анкет. Опросы работников особенно результативны для оценки взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций. Кроме того, анкетные опросы обычно приводят к более искренним ответам, чем лицом к лицу с интервьюером.
Один из видов опросов в современной практике управления персоналом — «обзор отношений». Исследование используется, чтобы узнать, как служащие рассматривают своего менеджера, свою работу и службу управления персоналом. Иногда задают до нескольких сотен вопросов по критическим проблемам. Ответы группируются и анализируются с целью выяснения факторов риска в системе взаимоотношений в коллективе. Анализ может выявить проблемы с определенными руководителями, рабочими местами или льготами.
Не все проблемы можно увидеть из обзоров отношений. Иногда проблемы могут быть вскрыты только после изучения отчетов фирмы. Изучение отчетов помогает определить соответствие деятельности в области управления персоналом требованиям законодательства и положениям кадровой политики организации, выявить проблемные области.
25. Анализ официальных документов организации
Обычно в ходе аудита персонала используются следующие отчеты:
Отчет о безопасности и здоровье
Определяет различия до и после реализации программ управления персоналом, нацеленных на снижение уровня текучести. Показывает нарушения Трудового кодекса и норм здоровья.
Жалобы
Изучает сущность и причины недовольства, отсутствие ясности в области деятельности по управлению персоналом.
Аудиторская команда может раскрыть модель недовольства. Недовольства могут порождаться рабочими местами, менеджерами, представителями профсоюза, возрастными группами или неточностями контракта. Если модель обнаружена, специалисты в области управления персоналом уточняют основные причины и предпринимают корректирующее действие.
Изучение системы вознаграждений
Аудиторская команда тщательно рассматривает методы компенсации, используемые службой управления персоналом и прежде всего уровень заработной платы, льгот и услуг. Система дополнительных льгот также изучается с целью выяснения ее конкурентоспособности и согласованности с правительственными нормами.
Права человека
Аудиторы уделяют особое внимание найму, расстановке и вознаграждениям представителей меньшинств и других уязвимых категорий (женщины, инвалиды, ранее судимые).
Изучение кадровой политики и программ
Аудиторы оценивают согласованность программ в области управления персоналом друг с другом и их интегрированость в общефирменное управление, а также их выполнение.
Уровень конфликтности
Текучесть
Аудитор определяет изменения в показателях текучести и абсентеизма до и после реализации программ по управлению персоналом.
Повышение квалификации
Продвижение по службе
Подбор персонала
Внешняя информация
Исследование, ограниченное только изучением внутренних отношений в организации и отчетов, может раскрыть неблагоприятные тенденции. А внешние сопоставления дают контрольной бригаде перспективу, с позиций которой фирмы могут быть оценены действия фирмы.
Большинство внешней информации поступает из опубликованных государственных статистических данных, отраслевых сборников, периодики научно-практического характера.
Обзор заработной платы — в настоящее время основной и наиболее объективный источник информации о складывающихся на рынке труда тенденциях. Информация, содержащаяся в обзорах оплаты помогает отслеживать ситуацию на рынке труда, как в целом так и с учетом профиля деятельности компании, проводить сопоставления размеров и систем оплаты труда, вносить необходимые корректировки. Типичные задачи, решаемые с помощью данных обзоров: корректировка уровня заработной платы компании по отношению к рыночной, совершенствование стимулирования труда, удержание нужных людей и т.п. Основная задача — это конкурентная позиция компании на рынке отбора и найма персонала.
Эксперименты в области управления персоналом
Это инструмент, доступный службам управления персоналом и аудиторским командам. Экспериментирование связано с некоторыми препятствиями. Многие менеджеры отказываются экспериментировать с отдельными рабочими из-за нравственных проблем и потенциальной неудовлетворенности среди тех, кто не был отобран для эксперимента.
Значительную часть времени аудиторская команда посвящает аналитической работе с полученными данными. Для практических целей направления диагностического исследования конкретизируются. В рамках направлений аудита персонала формируется последовательность его практического осуществления. Решение о первоочередном внимании к тем или иным вопросам принимается аудитором, проводящим аудит персонала, с позиции максимизации его эффективности.
Аудит персонала начинается на стратегическом уровне управления. Оценка системы управления персоналом проводится с использованием критериев эффективности. Аудит персонала служит совершенствованию процесса управления персоналом.
Убедившись в удовлетворительном состоянии системы управления персоналом, делается переход к обследованию нижестоящего уровня управления персоналом — уровня функционального подразделения.
Аудит персонала временно приостанавливается после обнаружения совокупности проблем, без практического решения которых не имеет смысла осуществлять дальнейшую диагностическую работу. Это существенно сокращает время аудиторского исследования, высвобождая дорогостоящее время аудиторов, за счет концентрации усилий на изучении проблем, требующих первоочередного внимания. По окончании аудита персонала на конкретном предприятии подготавливается аудиторское заключение, служащее основой дальнейшего совершенствования управления. Использование рекомендаций, означающее приведение в соответствие управления персоналом представленным критериям, дает возможность продолжить процесс совершенствования управления и, соответственно, продолжить аудит персонала.
Для проведения полномасштабного аудита персонала любой организации требуется доскональное знакомство с особенностями кадровой политики и результатами ее осуществления. Использование кадров представляет собой целенаправленное их соединение с теми задачами, которые организация ставит перед собой. Это соединение имеет количественный, качественный, временной и пространственный аспекты и строится таким образом, чтобы требуемые кадры нашли применение в соответствии со своими склонностями, а задачи предприятия были выполнены наиболее эффективно с точки зрения сроков, качества и объема производства при оптимальном использовании производительных средств в определенный отрезок рабочего времени.