Ресурсы и качество продукции как составляющие эффективности управления организацией

Определять необходимую компетентность персонала, выполняющего работу, которая влияет на качество продукции; 
Обеспечивать подготовку или предпринимать другие действия с целью удовлетворения этих потребностей; 
Оценивать результативность предпринятых мер; 
Обеспечивать осведомленность своего персонала об актуальности и важности его деятельности и вкладе в достижение целей в области качества; 
Поддерживать в рабочем состоянии соответствующие записи об образовании, подготовке, навыках и опыте. 
 
Организация должна создавать производственную среду, необходимую для достижения соответствия требованиям к продукции, и управлять ею. 
Организация должна планировать и разрабатывать процессы, необходимые для обеспечения жизненного цикла продукции. Планирование процессов жизненного цикла продукции должно быть согласовано с требованиями к другим процессам системы менеджмента качества. 
При планировании процессов жизненного цикла продукции организация должна установить, если это целесообразно: 
Цели в области качества и требования к продукции; 
Потребность в разработке процессов, документов, а также в обеспечении ресурсами для конкретной продукции; 
Необходимую деятельность по верификации и валидации, мониторингу, контролю и испытаниям для конкретной продукции, а также критерии приемки продукции; 
Записи, необходимые для обеспечения свидетельства того, что процессы жизненного цикла продукции и произведенная продукция соответствуют требованиям. 
Результат этого планирования должен быть в форме, соответствующей практике организации. 
Организация должна определить: 
Требования, установленные потребителями, включая требования к поставке и деятельности после поставки; 
Требования, не определенные потребителем, но необходимые для конкретного или предполагаемого использования, когда оно известно; 
Законодательные и другие обязательные требования, относящиеся к продукции; 
Любые дополнительные требования, определенные организацией. 
Организация должна анализировать требования, относящиеся к продукции. Этот анализ должен проводиться до принятия организацией обязательства поставлять продукцию потребителю (например, участия в тендерах, принятие контрактов или заказов, принятие изменений к контрактам или заказам) и должен обеспечивать: 
Определение требований к продукции; 
Согласование требований контракта или заказа, отличающихся от ранее сформулированных; 
Способность организации выполнять определенные требования.[576] 
Записи результатов анализа и последующих действий, вытекающих из анализа, должны поддерживаться в рабочем состоянии.

Таким образом, система качества, разработанная в соответствии со стандартом Международной системы ИСО 9001, - структурированный набор документов, регламентирующий определенные аспекты производственной деятельности предприятия, который включает политику в области качества, руководство по качеству, методологические инструкции (описания процедур) и рабочие инструкции (протоколы, формы отчетов, описания работ и др.). В целом, указанный набор документов содержит описание наиболее типичных бизнес-процессов, имеющих отношение к качеству выпускаемой продукции и оказываемых услуг. Разработка документов системы качества является необходимым, но не единственным условием получения сертификата по стандарту ISO 9000. 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1. Система информационного  обеспечения организации и ее влияние на эффективность управления 
 
Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств. 
 
Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально- экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства. 
От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты: 

Возможная экономия расходов за счёт снижения 
 
Фонда заработной платы 
 
Коммунальных услуг 
 
Стоимости программного обеспечения 
 
Расходов на почту 
 
Расходов на оформление договоров 
 
Расходов на перераспределение сырья 
 
Устранение возможных расходов в будущем 
 
Избежание будущего роста численности персонала 
 
Уменьшение требований к обработке данных 
 
Снижение стоимости обслуживания 
 
Возможные нематериальные выгоды 
 
Улучшение качества информации 
 
Повышение производительности 
 
Улучшение и ускорение обслуживания  
 
Новые производственные мощности 
 
Более уверенные решения 
 
Улучшение контроля 
 
Уменьшение просроченных платежей 
 
Полное использование программного обеспечения 
 
Понятие информации является достаточно емким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение. 
Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передаче информации вверх от подчиненных к руководителю происходит ее обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчиненным наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации. 
В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причем направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчиненным или от подчиненных к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя. 
На эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей: 
Качество, достоверность и оперативность получения информации 
Знания, опыт, личные качества руководителя 
Квалификационный состав подчинённых 
Ситуация на рынке 
Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса. 
Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

 

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте - сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно - необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности. 
Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные. 
К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др. 
Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация. 
С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы: 
Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия. 
Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации. 
Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов. 
Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т. д.). 
Техническая и технологическая документация. 
Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т. п.). 
Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т. д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно - правовые документы и т. д. 
По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области. 
 
По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте. 
Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату). 
По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т. д.). 
В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. 
Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов. 
Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений. 
Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений. 
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования: 
Краткость, четкость формулировок, своевременность поступления; 
Удовлетворение потребностей конкретных управляющих; 
Точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений. 
Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности. 
Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления. 
Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий: 
Создания самих вычислительных машин; 
Создания для них программного обеспечения; 
Подготовленности среды применения. 
Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы: 
Значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ; 
Обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование; 
Заменяет в конторском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей; 
В бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями. 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Рациональное  использование ресурсов – основа  эффективности управления организацией 
 
Эффективность управления - способность организации получать максимальную прибыль при использовании наименьшего количества ресурсов. 
Возможности организации в осуществлении стратегических планов, как известно, определяются состоянием ее внешней и внутренней среды. Если внешняя среда характеризуется отношениями с поставщиками, заказчиками и конкурентами, – т. e в конечном итоге возможностями и угрозами, то внутренняя среда – сильными и слабыми сторонами самой организации. Определение этих сторон называется анализом организационных ресурсов, или внутренним анализом.