Разработка (совершенствование) управления системой адаптацией персонала

3. МЕТОДЫ  ОЦЕНКИ

     Наиболее  распространенными в российских службах персонала методами оценки адаптации являются следующие.

1.  Проведение интервью с сотрудниками через один/ два/три месяца работы. Интервью с новичком может проводить как сотрудник, отвечающий за адаптацию со стороны службы персонала, так и любой другой работник НR-службы.

2.  Анкетирование сотрудников после завершения адаптационного периода.

3.  Проведение пульс-опросов среди сотрудников, проработавших в компании менее года. Пульс-опрос — корпоративное исследование на определенную тематику, чаще всего состоящее всего из нескольких вопросов и адресованное конкретной группе сотрудников.

4. Включение вопросов о системе адаптации и адаптационных мероприятиях в ежегодные комплексные исследования удовлетворенности.

     Наиболее  часто замеряемыми в опросах  удовлетворенности факторами являются:

• условия труда;
• обучения;
• вознаграждение;
• информированность о происходящем в компании.

 
 
 
 

Глава 3.  Разработка и совершенствование системы адаптации. 

     Адаптация работника на производстве, эффективное  управление этим процессом требуют  большой организационной работы. Поэтому на многих предприятиях страны создаются специализированные службы адаптации кадров.

     Службы  адаптации работника могут выступать  как самостоятельные структурные  подразделения  или же входить в состав других функциональных подразделений — в отдел кадров, социологическую лабораторию, и т.п. Важно, чтобы служба адаптации была составным звеном общей систем, управления кадрами на предприятии.

     Структурное закрепление функций управления адаптацией может проходить по следующим направлениям:

     Выделение соответствующего подразделения в структуре системы управления персоналом. Чаще всего функции по управлению адаптацией входят в состав подразделения по обучению персонала.

1. Распределение специалистов, занимающихся управлением адаптацией, по производственным подразделениям предприятия при сокращении, координации их деятельности со стороны службы управления персоналом.
2. Развитие наставничества.

     Главная цель этих служб это – сделать процесс адаптации новых работников к предприятию как можно более коротким и безболезненным.

     Функции этого подразделения должны быть ориентированы на работников, которым  нужна помощь в адаптации, а также  выпускников учебных заведений, так как для них проблема адаптации  стоит наиболее остро, чем у работников, имеющих опыт работы в коллективе.

     Подразделение по управлению адаптацией должно выполнять  следующие функции: изучение и прогнозирование конъюнктуры рынка труда, проведение мероприятий по адаптации к нему, осуществление соответствующей переструктуризации кадрового потенциала; наем и отбор персонала с использованием профессиограмм, расстановкой кадров, закреплением ротаций и внутрифирменными перемещениями кадров, формированием стабильного трудового коллектива; организацией взаимодействия с региональной системой управления адаптацией на взаимовыгодных условиях.

      Руководству организации следует определить документацию, необходимую для разработки, внедрения и поддержания в  рабочем состоянии процесса управления адаптацией и поддержки результативного  и эффективного его функционирования.

     Характер  и степень документированности  должны отвечать требованиям, потребностям и ожиданиям сотрудников и  организации. Документация может быть в любой форме или на любом  носителе, исходя из потребностей организации.

      Разработку, использование и управление документацией следует оценивать с учетом результативности и эффективности организации на основе следующих критериев:

• Функциональность (скорость обработки);
• Простота в использовании;
• Текущие требования к сотрудникам;
• Сравнение с лучшими системами документации.

      Первоначально необходимо разработать следующие  нормативные документы:

1. Должностная инструкция сотрудника, за которым закрепляется функция по управлению адаптацией;
2. Положение об адаптации персонала.

 
 
 
 

1. Разработка  Положения об адаптации  персонала. Разработка Должностной инструкции менеджера по персоналу.

 

• Положение об адаптации персонала – организационный  документ, в соответствии с которым  осуществляется управление адаптацией персонала. На его основе разрабатывается методика управления адаптацией персонала.
• Положение состоит из четырех частей. В первой части – «Общие положения» - определяется понятие адаптации, а также условие, при наступлении которого применяется данное положение («прием нового работника»).
• Во второй части «Цели и задачи управления адаптацией персонала» устанавливаются общие цели и задачи управления адаптацией персонала.
• Третьей частью «Этапы управления адаптацией персонала» определяются этапы управления адаптацией персонала: планирование мероприятий, организация и проведение предусмотренных планом процедур, периодичность оценки, варианты оценочных решений и состав оценочных групп.
• В четвертой части «Распределение функций по управлению адаптацией персонала» распределяются функции по управлению процессом адаптации между субъектами адаптации: руководителем, специалистом отдела кадров и наставником.
• Должностная инструкция менеджера по персоналу – документ, регламентирующий деятельность должности менеджера по персоналу и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Данная должностная инструкция составлена инспектором по кадрам на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, но с учетом деятельности. Согласно должностной инструкции, функция по управлению адаптацией закрепляется за менеджером по персоналу.

 

2. Совершенствование технологии процесса адаптации персонала.

      Технология  процесса адаптации состоит из трех больших этапов, включающих в себя комплекс мероприятий, приходящихся на конкретный этап адаптации.

      Этапам  технологии процесса адаптации предшествовал  подготовительный этап - разработка документационного  обеспечения процесса адаптации.

      Согласно  должностной инструкции, разработка документационного обеспечения  процесса адаптации закреплена за менеджером по персоналу.

      Документы, необходимые для реализации процесса адаптации сотрудников, составляются в произвольных формах с учетом деятельности организации, утверждаются и подписываются директором по персоналу и директором.

      Набор документов, сопровождающих процесс адаптации на каждом его этапе, представлен ниже. Этапы адаптации сотрудников определены третью частью «Этапы управления адаптацией персонала» Положения об адаптации персонала.

      На  подготовительном этапе менеджером по персоналу были разработаны следующие документы:

• Информационная брошюра;
• Проекты общей и специализированной программ адаптации сотрудника;
• Теста для выбора наставника;
• Адаптационный лист;
• Методические рекомендации по оценке уровня адаптации;
• Бланк оценки адаптации;
• Отзыв о работе нового сотрудника в период адаптации;
• Анкета сотрудника;
• Заключение об итогах адаптации.

      В дальнейшем разработанные документы  будут применяться в процессе адаптации. В случае отсутствия изменений  и дополнений к этим документам подготовительный этап будет отсутствовать.

      3.2.1. Первый этап технологии процесса адаптации

      1) Разработка информационной брошюры. Менеджер по персоналу в день подписания между работником и организацией трудового договора (контракта) встречается с новым работником, вручает информационную брошюру о предприятии.

      На  ознакомительном этапе работы с  адаптантом проводятся мероприятия, способствующие ускорению овладения информацией  о предприятии в целом (о деятельности, данные о высшем руководстве, кадровой политике, о критериях оценки действий работника, существующем контроле и т.д.). Разработка материалов информативного характера для новых работников является инструментом их интеграции в систему предприятия. Основными преимуществами информационных материалов являются следующие:

• выдаются каждому новому работнику и он может воспользоваться ими в любое время;
• такие материалы являются важным средством удовлетворения потребности новых работников в получении текущей информации;
• информационные материалы дают возможность новым сотрудникам воспринимать информацию вне зависимости от эмоций или чьего-либо воздействия;
• возможность поверхностного первоначального ознакомления с новой обстановкой, что ускоряет интеграцию новых работников в систему предприятия.

      ИНФОРМАЦИОННАЯ  БРОШЮРА ДЛЯ СОТРУДНИКОВ.

      Общий блок информации (для новых работников)

1. История создания организации и основные этапы ее развития.
2. Виды деятельности организации, стратегические задачи, сегодняшняя ситуация (финансовое состояние, социальные и общественные проекты и др.).
3. Организационная структура (схема с пояснениями, описание основных функций подразделений, коммуникаций).
4. Данные о высшем руководстве (Ф.И.О., фотография, расписание работы и приема по личным вопросам, телефон, некоторые сведения общего характера).
5. Кадровая политика.
6. Нормы корпоративной культуры.
7. Деловая и производственная этика.

      Специальный блок информации (отдельно для каждой профессиональной и должностной категории работников)

1. Данные о непосредственном руководстве.
2. Функции подразделения, в которое направлен новый работник.
3. Взаимоотношения с другими подразделениями.
4. Содержание предстоящей работы и ее результатов.
5. Важность данной работы для работы подразделения и всего предприятия в целом. Связь ее с другими работами в подразделении (в Центре).
6. Критерии оценки деятельности работника и существующий контроль.
7. Организация процесса труда (рабочее время, оплата труда).
8. Возможность профессионального роста, карьеры.
9. Дополнительные требования к работнику (внешний вид, образ жизни и др.).
10. Нормативная информация по работе в подразделении.

      2) Разработка общей  и специализированной  программ адаптации.  Менеджер по персоналу знакомит нового сотрудника с его общей и специализированной программами адаптации, т.е. информирует о разработанных мероприятиях по управлению его адаптацией, сроках их проведения.

      Общая программа адаптации является организационным документом по управлению адаптацией, составленным для конкретного работника на период ознакомительного этапа адаптации. Она содержит перечень планируемых мероприятий по включению работника в новую для него производственную и социальную среду (с указанием сроков проведения и ответственных лиц).

      Среди мероприятий выделяют такие как:

• передача адаптанту информации, дающие общие представления о предприятии;
• представление адаптанта руководителю, объяснение задач и требований к работе;
• информирование о нормах поведения и внутреннего распорядка предприятия;
• включение в социально-психологические отношения в подразделении, представление работника коллективу, сотрудникам других подразделений, с которыми он будет взаимодействовать;
• мероприятия, способствующие развитию базового уровня профессиональных навыков и умений (обучение, формальное или неформальное наставничество);
• мероприятия, направленные на ускорение процесса освоения совокупности условий, необходимых для работника во время труда (санитарно-гигиенических, технологических);
• информирование о внутренней экономической ситуации, сложившейся на предприятии: нормы оплаты, удержания, каким образом выплачиваются деньги, способы участия в прибыли и др. (Приложение 2).

      На  основе общей программы адаптации  менеджер по персоналу разрабатывает  проект специализированной программы адаптации для конкретного нового сотрудника с учетом его личностных особенностей. Специализированная программа адаптации охватывает вопросы, связанные конкретно с каким-либо подразделением или рабочим местом. Проект согласовывается с руководителем структурного подразделения, в которое принят новый работник. В процессе согласования руководитель может вносить изменения в специализированную программу адаптации.

      После согласования в течение 2-3 дней специалист отдела кадров доводит до сведения лиц, участвующих в процессе управления адаптацией персонала, содержание и  сроки проведения мероприятий, предусмотренных  программой.