Пути совершенствования системы подбора и отбора персонала в ООО «Кока-Кола ЭйчБиСиЕвразия»

Специалист по подбору персонала несет ответственность за:

• своевременное предоставление полной информации об открывшейся вакансии в источники информации для  кандидатов;
• проведение переговоров с поставщиками  услуг по поиску кандидатов и координацию работы с ними, включая оплату услуг;
• первичный отбор поступающих резюме;
• проведение первичных интервью, проверку рекомендаций, предоставленных кандидатом;
• предоставление начальнику отдела резюме кандидатов и организацию последующих этапов интервью;
• завершение переговоров с выбранным кандидатом;
• координация и контроль за выполнением программы адаптации нового сотрудника;
• оповещение непосредственного руководителя нового сотрудника об окончании испытательного срока (оповещать может также специалист отдела по работе с персоналом).

Менеджер по работе с персоналом несет ответственность за:

• помощь менеджерам отделов в определении потребности в персонале и составление штатного расписания;
• помощь в составлении должностной инструкции;
• определение компенсационного пакета для искомых сотрудников и постоянный мониторинг рынка заработных плат (возможно совместно с менеджером по компенсациям и льготам);
• эффективную работу специалиста по подбору персонала,

контроль за соблюдением штатного расписания.

Отбор и прием на работу сотрудников в организации ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»  состоит из следующих этапов:

1. Формирование запроса на заполнение вакансии.
2. Выбор ресурсов, применяемые для заполнения вакансии.
3. Организация процесса поиска среди внутренних и внешних кандидатов
4. Проведения отборочных интервью и принятие решения
5. Прием на работу.

1.Формирование запроса на заполнение вакансии.

При возникновении вакансии в случае увольнения сотрудника или в случае вновь созданной позиции в любом отделе Компании Менеджер отдела заполняет форму – Заявку на сотрудника, представленную в приложении А. В заявке Менеджер отдела определяет критерии отбора в соответствии с должностными обязанностями на данной  позиции, а также личностные качества (характеристики), необходимые кандидатам.

После согласования заявки с соответствующими лицами (список и порядок утверждения которых указаны в форме-заявке), менеджер отдела передает подписанный документ и должностную инструкцию Специалисту по подбору персонала как основание  для начала поиска кандидатов на данную вакансию.

Исходя из должностной инструкции и критериев, определенных Менеджером отдела, Специалист по подбору персонала составляет список требований к кандидатам.

2.Ресурсы, применяемые для заполнения вакансии. Порядок и правила их использования.

Специалист по подбору персонала определяет источники для поиска кандидатов и порядок их использования. Источники поиска кандидатов подразделяются на внутренние и внешние.

        К внутренним источникам относятся все сотрудники, работающие в компании в данный   момент.

       К внешним  источникам относятся следующие  кандидаты: 

• рекомендованные сотрудниками компании,
• откликнувшиеся на рекламу (размещенную на телевидении, радиостанциях, в специализированных печатных изданиях, Интернет-сайтах и т.д.),
• представленные кадровыми агентства и агентствами по трудоустройству,
• кандидаты, резюме которых находится в базе данных.

3.Организация процесса поиска среди внутренних кандидатов:

Перед началом поиска среди внешних кандидатов Менеджер отдела и Менеджер по персоналу обсуждают возможность закрытия вакансии путем внутренних передвижений сотрудников отдела. Если кандидаты выявлены, с ними проводятся интервью с целью выяснения их мотивации и соответствия требованиям открытой позиции (уровень образования, опыт работы, наличие необходимых навыков  и знаний). В случае принятия решения о назначении сотрудника на новую должность ему вручается Письмо о назначении/ Переводе и производятся соответствующие изменения в кадровых документах (одобряется  заявка на перевод сотрудника)

В случае, если среди сотрудников отдела не найдено кандидатов, подходящих на закрываемую должность, объявление о наличии вакансии размещается внутри Компании для выявления внутренних кандидатов, соответствующих требованиям, предъявляемых к данной позиции. Процесс может быть организован по средствам электронной базы данных внутренних вакансий в ЛОТУСе, доски объявлений в офисе.

Если отклик поступает от сотрудника франчайза, в котором открыта вакансия, Специалист по подбору персонала информирует непосредственного руководителя откликнувшегося на объявление сотрудника об интересе его подчиненного к вакансии.          В случае положительного решения по внутреннему кандидату продолжительность процесса перехода сотрудника на позицию в другой франчайз определяется по взаимному согласию между франчайзами с учетом времени на поиск замены сотрудника и передачу дел. Переход сотрудника в другой франчайз оформляется только в порядке перевода, строго 1 числа месяца.

На поиск и рассмотрение внутренних кандидатов отводится 2 недели. Рассмотрение кандидатов из внешних источников начинается после того, как внутренние ресурсы для заполнения вакансии исчерпаны.

4.Организация процесса поиска среди внешних кандидатов

При выборе источников для поиска внешних кандидатов компания исходит из принципов быстроты поиска кандидатов, затрат на публикацию объявлений, а также квалификационных требований к сотруднику.

ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия» в сфере подбора персонала сотрудничает со следующими контрагентами:

- Газеты (Работа для Вас, Работа сегодня, Биржа плюс карьера, Все вакансии нижнего);

- Интернет (www.rabota.ru, www.superjob.ru, www.hh.ru);

- Бегущая строка на  ТК «Сети НН» и «Волга»;

- Кадровые агентства (Партнер, Адеко, VIP, Ритейл Сервис, Место под солнцем, Kelly Services);

-  Размещение объявлений  в ВУЗах (ННГУ, НГТУ, НГЛУ, НКИ, ВШЭ, НГСХА);

-  Участие в ярмарках  вакансий;

-  Работа с центрами  занятости населения;

-  Расклеивание объявлений  на улице;

- Разовые проекты (Размещение  объявлений о вакансиях в электричках  и автобусах пригородного направления; Проект ISIC- гид, Листовки в кинотеатрах и т.д.)

4. Этапы проведения отборочных интервью и принятие решения.
0. После получения резюме кандидатов, поступления звонков заинтересованных в вакансии лиц или заполнения Анкеты. Бланк Анкеты приведен в приложении Б. Специалист по подбору персонала производит первичный отбор кандидатов по резюме и в ходе телефонного интервью.  Далее Специалист по подбору персонала проводит с кандидатами первое интервью, используя технологии, соответствующие типу вакансии, делая пометки.

На первом интервью Специалист по подбору обязан удостовериться, что компания может заключить трудовой договор или договор подряда как непосредственно с рассматриваемым кандидатом, так и через третьих лиц, предоставляющих компании услуги, связанные с использованием труда данного кандидата. Это означает, что кандидат не относится к следующим категориям лиц:

- не достигшие возраста 18 лет;

- проходящие срочную службу в рядах вооруженных сил РФ;

- граждане других государств, найм на работу которых связан  с получением разрешений на  трудовую деятельность на территории  других государств, за исключением  граждан других государств, имеющих  разрешение на работу на территории РФ;

- граждане других государств, проживающие на территории РФ  без разрешения официальных властей (нелегальные иммигранты);

- граждане, приговоренные  к лишению свободы, отбывающие срок лишения свободы.

Более подробно следует остановиться на процедуре отбора, так как для относительно небольшой компании не целесообразно иметь в штате психолога или покупать сертифицированные тестирующие программы. Поэтому на первый план, как инструмент отбора, выходит интервью – структурированное или проективное. И от того, как, какие вопросы задаются, зависит, насколько точна получаемая информация, и, соответственно, насколько верно принимаемое на ее основе управленческое решение.

При проведении любого интервью необходимо обратить внимание на два аспекта: интервью – это не допрос кандидата, но с другой стороны – это не сделка по продаже. И в том, и другом случае не происходит получение адекватной информации о кандидате. Более того, при проведении интервью в форме допроса мы демотивируем потенциальных кандидатов, формируем негативный образ компании, а при проведении интервью в форме продажи у кандидата формируются изначально завышенные ожидания от работы в компании, которые в будущем приведут к увольнению в течение испытательного срока.

Перед представлением кандидатов Менеджеру отдела Специалист по подбору персонала при необходимости проверяет рекомендации на кандидата с предыдущих мест работы, получая информацию из доступных источников с разрешения самого кандидата. Ответственность за своевременную и качественную организацию интервью кандидатов с Менеджером отдела несет Специалист по подбору персонала. Менеджер отдела, проводя интервью с кандидатом, оценивает соответствие данного кандидата требованиям на вакантную позицию в его отделе, делая пометки

При необходимости кандидат проходит дополнительные интервью с теми Менеджерами компании, которые участвуют в принятии решение о приеме на работу. Окончательное решение о приеме на работу принимает будущий непосредственный руководитель.

После принятия решения о приеме данного кандидата  на работу и формирования условий предложения Специалист по подбору проводит с выбранным кандидатом заключительные переговоры. В зависимости от уровня позиции Предложение о работе  делается в устной форме или вручается кандидату лично для подписания.

5. Процедура оформления на работу  сотрудника

При приеме на работу работник отдела по работе с персоналом обязан потребовать у поступающего на работу:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договора заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования,
• документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
• имеющиеся характеристики или рекомендации (если они есть);

• копию пенсионного свидетельства;

• копию водительских прав и водительскую справку (для сотрудников, использующих автотранспорт Компании).

1. При приеме на работу отдел по работе с персоналом и сотрудник оформляют и заполняют следующие документы:

• Заявление о приеме на работу;
• Приказ о приеме на работу;
• Трудовой договор;
• Информацию о сотруднике;
• Анкету для заведения пенсионного свидетельства (в случае его отсутствия);
• Соглашение о личной ответственности (с сотрудниками, использующими автотранспорт Компании);
• Договор о материальной ответственности (с материально ответственными лицами);
• Заявление об уменьшении подоходного налога на содержание детей и иждивенцев или заявление о стандартном налоговом вычете.

2. При поступлении сотрудника на работу администрация обязана:

• с условиями оплаты его труда;
• с Кодексом делового поведения;
• с должностной инструкцией;
• с Правилами внутреннего трудового распорядка для работников ООО "Кока-Кола ЭйчБиСиЕвразия ";
• с  Основными принципами защиты информации;
• с Положением об использованием транспортных средств ООО "Кока-Кола ЭйчБиСиЕвразия";
• проинструктировать по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране и по другим правилам по охране труда и экологии (ответственный - инженер по охране труда и экологии);
• заполнить личную карточку форма №Т-2;
• внести соответствующие дополнения в базу данных отдела по работе с персоналом;
• внести изменения/завести трудовую книжку в течение 5 дней с момента приема на работу.