Организационная структура управления гостиниц

 

Стандарты гостеприимства - не просто уровень сервиса, это своего рода философия, которая проявляется в отношении к гостю и его запросам, но главное ее содержание концентрируется во внутренней организации работы гостиницы, ее персонала, во взаимоотношении ее служб между собой и постояльцами гостиницы.

Главное, на что нацелены стандарты, - установление оптимальных отношений  между различными службами  гостиницы, что позволили бы удовлетворить запросы гостей не только с наименьшими затратами времени и средств, но и с наибольшей эффективностью. При этом качество сервиса является производным, с одной стороны, об общей слаженности в работе гостиницы, с другой - от ответственности и усердия каждого ее работника. Поэтому     вежливость     сотрудника     за     стойкой     приема     гостей, предупредительность швейцара - лишь видимая и небольшая часть того, что включают в себя стандарты гостеприимства.

Персонал отдела кадров занимается тем, что пытается правильно организовать работу всего персонала гостиницы, рационально распределить имеющийся  персонал,  нанимает  новый  персонал,  выполняет функции профсоюза, пытается разрешить нее конфликтные ситуации, предотвратить их  появление.

Менеджер  службы эксплуатации номерного фонда  занимается планированием загрузки. Заключение договоров с компаниями. Организация групповых бронирований.

Финансовый  директор - система взаиморасчетов с клиентами, осуществляющих оплату услуг по безналичному расчету. Финансовые операции внутри гостиницы. Финансовое планирование.

Менеджер  хозяйственной службы - обслуживание номерного фонда уборка, стирка, глажение), уборка общественной территории, уборка служебных помещений.

Директор  ресторана - организация питания (регулярное, банкеты) как гостей, так и персонала.

Зав. производством - организация и  ответственность за количество и  качество приготовляемой пищи.

Технический директор - организация бесперебойного функционирования систем электроснабжения, водоснабжения, вентиляции, отопления. Устранение неполадок.

Коммерческий  директор - организация бесперебойного функционирования информационных систем, оргтехники, системы коммуникаций.

Службы не функционирует автономно. Действия всех служб скоординированы. В гостинице существует не только вертикальная связь внутри служб, но и очень развита неформальная горизонтальная связь между службами.

 

 

 

 

 

3. Совершенствование  организационной структуры гостиницы  «Версаль»

Организационная структура управления - совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности  и обеспечивающих взаимосвязь между  управляющей и управляемой системами.

На  рисунке 8 представлена действующая организационная структура гостиницы «Версаль».

 

 

 

 

 

Рисунок 8 - Организационная структура гостиницы «Версаль»

Гостиница «Версаль» имеет линейно-функциональную структуру управления. При таком маленьком количестве номеров (всего 41 номер) нецелесообразно иметь такую большую организационную структуру, где общее количество работников составляет 79 человек. Следовательно, выявим недостатки организационной структуры гостиницы «Версаль»:

1. Плохое моральное состояние и слабая мотивация. Это явилось следствием следующих структурных недостатков: отдельные работники являются объектом конкурентного давления других сотрудников из-за того что нет стандартных правил определения приоритетов; есть сотрудники, которые имеют слишком большую нагрузку из-за того, что они выполняют работы, которые бы следовало выполнять другим;
2. Необходима формализация должностных обязанностей, и нужно осуществлять делегирование полномочий по осуществлению контролю.
3. Имеют место заметные конфликты и недостаточность координации из-за того, что некоторые сотрудники имеют конфликтные цели не связанные с общей политикой организации в отношении целей; сотрудники выполняющие работу с клиентами не участвуют в планировании, эти сотрудники могли бы внести большой вклад, давая советы и рекомендации по улучшению работы исходя из запросов клиентов.
4. Коэффициент высоты структуры показывает соотношение между количеством ступеней и звеньев управления, то есть в данной структуре коэффициент высоты высок, что приводит к медленному принятию решений в данной структуре управления.
5. Т.к. общее количество работников в гостинице «Версаль» составляет 99 человек, то приходятся большие затраты на содержание организационной структуры управления.
6. Большое количество управленческого персонала сосредоточено в центральных штабных подразделениях.

7) Высокая величина диапазона контроля, что приводит к 
неэкономичности организационной структуры управления.

8) Большой состав ступеней иерархических уровней и звеньев, т.е. 
структурных подразделений и отдельных работников.

9) Некачественное решение вопросов.

10. Происходит задержка начала выполнения работ.
11. Повышенная трудоемкость выполнения работ.

  12) Заведомо высокие затраты на заработную плату определенным группам персонала.

Сама  структура  не  требует  больших  серьезных  преобразований. Организация  действует   в  соответствии  с   правилами  и   процедурами, специально установленными высшим руководством для контроля поведения  работников.

Но  для успешной работы необходимо создать  несколько мероприятий для улучшения деятельности предприятия.

Очень важно создать систему  стимулирования за предложения, связанные  с разработкой новой технологии, услугами, новых рынков и др.

Предприятие должно заботиться о повышении уровня образования своих работников. Наилучшим подходом является обучение через деятельность, т. е. непосредственное вовлечение в решение реальных проблем.

Продвижение сотрудников на основе их компетентности позволит обеспечить постоянный приток в такую организацию высококвалифицированных  и талантливых специалистов и  административных работников.

Существует  понятие рациональности организационной  структуры, которое имеет две  стороны и означает соответствие структуры внешним и внутренним условиям функционирования предприятия:

1) Максимально-возможная простота, которая обеспечивает 
экономичность и оперативность работы аппарата управления. Структура тем 
проще, чем в ее составе представлена меньше ступеней иерархических 
уровней и звеньев, т.е. структурных подразделений и отдельных работников.

2) Оптимальный состав признаков, в соответствии с которым 
осуществляется специализация штабных, а иногда отчасти производственных 
подразделений. Оптимальность - высокий уровень соответствия условиям 
рыночного окружения и собственным возможностям и специфическим 
задачам внутреннего воздействия.

Гостиница «Версаль» требует более  простой и усовершенствованной  организационной структуры, при 41 современных номера.

Проведем  несколько мероприятий для совершенствования  организационной структуры:

1) Необходимо уменьшить количество структурных подразделений, тем 
самым упростим задачу работы организационной структуры.

2) Сократив общую численность управленческого персонала, 
организационная структура придет к тому, что задачи персонала будут 
выполняться быстро и точно, т.е. качественно.

3. Для гостиницы, которая имеет 41 номер необходимо сократить численность централизованного персонала.
4. Чтобы структура не казалась сложной, упростим структуру ближе к линейной структуре управления.

На  рисунке 9 показана более упрощенная и усовершенствованная организационная структура гостиницы «Версаль».

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 9 - Усовершенствованная организационная структура гостиницы «Версаль»

 Гостиница располагает 41 номером и 79 работниками, что не целесообразно в данной ситуации. Поэтому при уменьшении структурных подразделений, сократится численность централизованного персонала, а затем и управленческого персонала, что позволит нам сохранить необходимые средства на другую отрасль данной структуры.

Проанализировав все вышесказанное можно сделать следующие выводы:

1. Организационная структура управления должна, прежде всего, отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.
2. Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.
3. Формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.
4. Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.

5. Организационная структура управления призвана быть адекватной социально- культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров. Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, успешно функционирующие в других социально- культурных условиях, не гарантируют желаемого результата.

 

Заключение

 

 

В заключение важно подчеркнуть, что экспериментирование  с разработкой и введением  новых структур управления стало  характерной чертой последнего десятилетия XX века. В ходе этих экспериментов  нередко используются самые разнообразные  комбинации известных видов и  типов структур, приспосабливаемых  организациями к конкретным условиям их функционирования. Но все же главная  тенденция состоит в том, что  каждая последующая структура становится более простой и гибкой по сравнению  с ранее действовавшими. При этом называются следующие десять требований и характеристик формирования эффективных  структур управления:

1) Сокращение размеров подразделений и укомплектование их более 
квалифицированным персоналом;

2. уменьшение числа уровней управления;
3. групповая организация труда как основа новой структуры управления;

4) ориентация текущей работы, в том числе графиков и процедур, на 
запросы потребителей;

5. создание условий для гибкой комплектации продукции;
6. минимизация запасов:
7. быстрая реакция на изменения;
8. гибко налаживаемое оборудование;
9. высокая производительность и низкие затраты;

10) безупречное качество продукции и ориентация на прочные связи с 
потребителем.

Можно не сомневаться в том, что в  ближайшем будущем мы столкнемся с большим разнообразием структур, каждая из которых будет отвечать потребностям конкретной организации.

В процессе изучения структуры управления организацией были изучены основные понятия и  принципы построения управленческих структур, типы организационных структур управления.

Большое внимание было уделено принципам  и методам формирования структур, выбору типа и комбинациям видов  структур, и изучению принципов их построения. Изучение разновидностей типов структур позволило отметить их основные достоинства и недостатки, которые нужно учитывать при  совершенствовании организационных  структур управления.

Проведена оценка возможных путей  улучшения структуры управления. Четкий организационный механизм необходим  в условиях перестройки для повышения  эффективности управления. Любые  сокращения аппарата управления, изменение  его функций должно быть регламентировано до такой степени, при которой  обеспечивается персональная ответственность  за принятие управленческих решений.

Было  найдено несколько путей совершенствования  организационной структуры:

1. Уменьшение количество структурных подразделений.
2. Сокращение общей численности управленческого персонала.
3. Сокращение численности централизованного персонала.

В результате упрощена деятельность работы организационной  структуры, задачи персонала будут  выполняться быстро и точно, т.е. качественно.

 

Список использованных источников

 

1. Акбердин Р.З., Кибанов А.Я. "Совершенствование структуры, функций и экономических взаимоотношений управленческих подразделений предприятий при формах хозяйствования". Учебное пособие. - М: ГАУ, 2003г.342 с.
2. Акофф Р. Планирование будущего корпораций. М.: Прогресс. 2001 г. 327 с.