Информационные технологии как средство повышения эффективности управления образовательным учреждением

Управление финансовыми ресурсами является ключевым в муниципальном менеджменте. Финансовые средства имеют первостепенное значение, поскольку это единственный вид ресурсов, который может быть преобразован с минимальным временным разрывом в любой другой вид ресурсов. Любая деятельность начинается с ответа на вопросы: где найти источники финансирования, как организовать текущее и перспективное управление финансовыми ресурсами.

6. Организационное поведение.

6.1. Достижение установленных целей администрации, непосредственно и главным образом зависит от людей, исполняющих определенных роли и функции. Поведение людей предопределяет их сотрудничество для достижения целей организации. Поведение людей в организации оказывает влияние на эффективность ее деятельности.

6.2. Обычно поведение предсказуемо, если мы знаем, как человек понимает ситуацию и что для него важно. Постороннему наблюдателю поведение других кажется неестественным, потому что наблюдатель лишен доступа к соответствующей информации или по-другому ее воспринимает. Оказавшись в аналогичной ситуации люди, ведут себя по-разному. Однако в основе поведения людей лежит определенная логика, которую можно определить и благодаря этому выявить индивидуальные различия. Именно это дает возможность делать прогнозы. Также можно отметить необходимость перехода от интуитивного представления о поведении к системному подходу, что позволит повысить точность предвидения и объяснения поведения людей именно в организации.

3. Методами мотивации муниципальных служащих является планирование карьеры и повышение квалификации. Процесс планирования карьеры позволяет сотруднику относиться к установленным заданиям не просто как к работе, а как к условиям своего дальнейшего профессионального роста.
4. Личностный подход в администрации практически не применяется.
5. Ключевыми моментами обучения муниципальных служащих являются:

- непрерывность и обязательность профессионального обучения для всех 
служащих, его связь с профессиональным развитием персонала, продвижением его по службе, материальным вознаграждаем;

• строго целевая направленность обучения на основе соблюдения государственных образовательных стандартов при его  гибкости, разнообразии видов, форм и ступеней;
• организация учебного процесса на основе широкого внедрения элементов 
  научно-исследовательской деятельности, анализа современной практики государственного и муниципального управления;
• функционирование системы преимущественно на основе муниципального 
  заказа (если за счет средств местного бюджета);
• широкое использование отечественного и зарубежного опыта государственного и муниципального управления в обучении муниципальных служащих.

7. Социология и психология управления.

7.1. Существует 7 характеристик возможных форм фактической реализации муниципальной власти. Анализируя аппарат управления администрации можно выделить несколько из них:

• власть,   основанная   на   принуждении   (власть   страха).   Исполнитель 
  осознает, что может быть наказан или ущемлен в зависимости от воли 
  влияющего (руководителя). Влияние, оказывается, через страх;
• экспертная власть (власть компетенции). Власть через разумную веру исполнителя в компетенции руководства. Власть построена на реально заслуженных  преимуществах специалистов, не требует затрат ресурсов, быстрота выполнения поручений;
• законная или традиционная власть. Власть, основанная на осознании 
  исполнителя, что руководитель приказывает, а он обязан исполнять, подчиняться. Характеризуется стабильностью, т.к. подчиненный реагирует не на личность, а на должность. Быстрота и предсказуемость влияния с помощью традиций. Упрощается процесс принятия и реализации решений (наиболее распространена).
 

2. Исследование использования информационных технологий                  в территориальной администрации Заволжского района                             мэрии города Ярославля.

Базой нашего исследования была территориальная администрация Заволжского района мэрии города Ярославля.

В администрациях района существуют отделы информатизации и технических средств. Что примечательно созданы они не так давно. Значит, роль информационных технологий в муниципальном управлении была уже доказана, что и привело к созданию отдела. Процесс создания был долгий и трудный, но цель была достигнута. В июле 2003 года выходит постановление мэра о создании отделов.

На пороге информационный век и организация владеющая (рационально пользующаяся) главным товаром века может занять лидирующие позиции. В данном случае это может быть авторитет и степень доверия к органам власти у граждан. К сожалению, авторитет к органам власти у нас в стране невелик. Человек всегда рвется к власти, получив ее, не спешит выполнять обещанные блага (учил Макиавелли). А вот человек, не имеющий власти, уверен, что он будь она у него, гораздо грамотнее бы ей распорядился, и смог больше сделать. Но с помощью грамотного внедрения информационных технологий в деятельность муниципальных органов власти можно добиться сглаживания барьеров между гражданами и органами власти. Вот некоторые мероприятия, проводимые для внедрения информационных технологий в органы государственной власти.

В рамках подготовки городской программы информатизации было проведено комплексное исследование. Анализируя полученные результаты можно сделать следующие выводы: на вопрос о степени осведомленности о сайте мэрии города Ярославля ответы респондентов распределились следующим образом:

• 31,2%- знают, слышали, но пока еще не видели этот сайт;
• 30,0 % - впервые слышат об этом сайте;
• 24,5 % - не интересуются такими сайтами;
• 9,5 % - знают, иногда посещают это сайт;
• 3,1 % - знают, посещали, но не нашли нужной информации по своему 
  вопросу;
• 1,8 % - знают и регулярно посещают этот сайт.

Следовательно, на основании приведенных фактов можно делать вывод о том, что цель создания сайта не достигнута.

Недоверие граждан к данной сети и отсутствие представления о возможности    оплачивать коммунальные услуги, услуги мобильных операторов, искать работу, жилье и т.п. видно из вопроса о способе осуществления платежей. Так через Интернет в нашем городе не осуществляются: коммунальные платежи и платежи за услуги электросвязи. Только 5% респондентов оплачивают услуги мобильных операторов и 0,3 % осуществляют денежные переводы через всемирную паутину (наверное, очень отчаянные люди).

Также следует, отметь мнение респондентов касательно первоначального направления в развитии новых информационных технологий:

• 54, 4% - повышение оперативности работы городских служб,
• 42,3% - повышение информированности граждан о решении их проблем,
• 31,5% - сокращение времени на передачу запросов о решении проблем,
• 29,5 % - удобство доступа к информации о работе городских служб,
• 26,8 % - повышение уровня прозрачности деятельности городских служб,
• 16,2 % - устранение межведомственных барьеров.

Сами работники городских служб считают, что с внедрением информационных технологий работа упростилась и заметно ускорилась, а одной из главных задач на данном этапе развития информационных трехногий в муниципальном управлении считают устранение межведомственных барьеров. Что вполне оправдано с точки ускорения передачи данных. Но вот граждане, как видно из выше изложенной информации оперативности в работе городских служб не наблюдают, а вопрос о снятии межведомственных барьеров ставят на последнее место.

Информационная система управления позволяет повышать степень обоснованности принимаемых решений, своевременность принятия решений по управлению организацией, обеспечивать четкую согласованность решений, принимаемых на различных уровнях управления, обеспечить рост производительности труда, сокращения непроизводственных потерь и т.д. [7]. Граждане хотят знать, куда уходят их налоги, насколько быстро будут решаться их проблемы. Городские власти же заинтересованы в быстрой передаче информации из одной организации в другую, снижении объемов бумажной волокиты. Интернет, электронная почта и различные программы смогут решить проблемы той и другой сторон, хотя конечно нужно стремиться к тому, что проблема одной стороны (граждан) была одновременно и проблемой другой (органов власти). А пока существует расхождение в проблемах, целях и желаемых результатах, добиться стабильной работы системы будет сложно, а подчас и вовсе не возможно.

На пути внедрения информационных технологий стоит одна проблема - отсутствие денежных средств. Причем некоторые эксперты считают, что проблема заключается не в отсутствии средств как таковых, а в их неправильном распределении. Но ведь действительно покупается новая техника, осваиваются новые программы, обучаются специалисты. Правда сами специалисты не очень довольны результатами, тогда как их руководители более уверены в том, что все идет правильно и определенные результаты достигаются.

Территориальные администрации районов работают непосредственно с гражданами. Огромный поток информации необходимо систематизировать, обеспечить быстрый и удобный доступ к ней. Помощью в этом служат прикладные информационные программы, имеющиеся почти в каждом отделе администрации. Например:

• «учет договоров природопользователей по вывозу и утилизации ТБО» - программа   отдела по контролю содержанием и благоустройством территории,
• «Субсидии» - программа отдела по социальной поддержке населения и охране труда,
• «Паспортный стол» - программа отдела информатизации и технических средств,
• «Жилищный фонд» - программа жилищно-коммунального отдела,

- «Канцелярия» - программа общего отдела,

Все эти программы разрабатываются мэрией города Ярославля и ведутся непосредственно администрациями. Кроме того, в муниципальном управлении    используются программы, носящие общий характер и используются многими организациями. Это бухгалтерская программа «1С» и программа «Консультант плюс», находящаяся в общем отделе, где любой может воспользоваться интересующей его правовой информацией.

Стоит уделить особое внимание программе, подготовленной специально к 1000-летию города Ярославля, которая так и называется «1000-летие», находится в пользовании отдела социально-экономического развития района.

Данные программы позволяют избежать скапливания огромного количества бумаг и долго поиска нужной информации. Значит, ускоряется оборот информации внутри организации.

Таким образом, из выше сказанного видно, что средства выделяются, персонал обучается, программы создаются, внедряются и активно используются.

По результатам устной беседы с начальником отдела образования (Ремизова С.А.) очевидно, что не во все отделы администрации внедрены информационные технологии. Так в отделе образования отсутствует уже упомянутая программа «Канцелярия» и другие программные продукты обеспечивающие связь с образовательными учреждениями района и мэрией города. Отсутствует выход в глобальную сеть интернет. Все это существенно снижает скорость и качество передачи информации. А как следствие снижается эффективность управления образовательными учреждениями. Недостоверность информации, а так же ее запоздалое поступление может привести к принятию неверного управленческого решения.

В отделе используются следующие информационные технологии: факсимильная связь и телефонная. Весь документооборот содержится и фиксируется на бумажных носителях. По словам начальника отдела образования данная неблагоприятная ситуация сложилась из-за того, что отдел не имеет своих финансовых средств. Так отдел по социальной поддержке населения и охране труда имеет свой бюджет. В данном отделе имеются электронные программы и базы данных облегчающие работу специалистов органов городского самоуправления. Однако этими данными не могут воспользоваться другие отделы администрации.

Сектору опеки и попечительства (отдел образования) планируется выделение собственных средств. Значит, в секторе появится реальная возможность внедрить ряд программных продуктов, баз данных и получить доступ к серверам мэрии города Ярославля или создать свои. Но это не будет способствовать решению проблемы неэффективного управления образовательными учреждениями в Заволжском районе.

Отсутствие финансовой поддержки отрицательно сказывается на развитии и эффективном использовании информационных технологий. Но использование имеющихся ресурсов на полную или приближенных к полной мощности может позволить существенно повысить эффективность управления образовательным учреждением по средствам информационных технологий.

Из постановления мэра города Ярославля от 10.03.2006 № 760 «Об утверждении Программы развития муниципальной системы образования города Ярославля на 2006 2007 годы» следует, что наибольшее развитие в области информационных технологий следует ожидать в самих образовательных учреждениях и в управлении образования мэрии города Ярославля. О развитии единого информационного пространства в отделах территориальных администраций практически не упоминается.