Информационные технологии как средство повышения эффективности управления образовательным учреждением

Базой нашего исследования была территориальная администрация Заволжского района мэрии города Ярославля. Анализ изученной документации позволил сделать следующие выводы:

1. К целям и задачам администрации относится:

• социально-экономическое развитие района;
• организация, содержание и развитие образования (дошкольного, общего, 
  профессионального);
• организация    содержание    и    развитие    муниципальных    учреждений 
  здравоохранения, обеспечения санитарного благополучия населения;
• регулирование планировки и застройки территорий района;
• контроль за использованием земель на территории района;
• организация, содержание и развитие муниципальных энерго- газо-, тепло-, 
  и водоснабжения и канализации;
• муниципальное дорожное строительство и содержание дорог местного 
  значения;
• благоустройство и озеленение территории района;
• организация утилизации и переработки бытовых отходов;
• организация транспортного обслуживания населения и муниципальных 
  учреждений,
• создание   условий   для    обеспечения    населения   услугами   торговли, 
  общественного питания и бытового обслуживания.

2. Территориальная администрация, являясь структурным подразделением мэрии города Ярославля, осуществляет в Заволжском районе исполнительно-распорядительные функции городского самоуправления, пределах установленных Положением о территориальной администрации.

2. К миссии администрации можно отнести ее деятельность, по решению вопросов местного значения, исходя из интересов населения, т.е. основная миссия администрации защита интересов граждан.
3. Территориальная  администрация Заволжского района мэрии  города Ярославля располагается на территории Заволжского района, в центральной его части (Красноборский микрорайон). Этот район считается самым экологически чистым и зеленым. Резко-континентальный климат северной России. Болотистые почвы отрицательно сказываются на фасаде здания.
4. Степень механизации и автоматизации  можно оценить как среднее. Несмотря  на    то, что  компьютерной  техникой   и  необходимыми программами для осуществления своей деятельности оснащены почти все отделы, но они преимущественно устаревшие. Ощущается недостаток копировально-множительной техники.
5. В администрации работают специалисты разных профилей (специалисты жилищно-коммунального хозяйства, строители, работники сферы обслуживания, образования, кадровики и д.р.). Существует система взаимодействия между специалистами разных профилей.

2. Организационная структура управления.

2.1. Организационные отношения между структурными подразделениями 
можно охарактеризовать как официальные, деловые четко регламентируемые нормами и правилами.

2.2. Организационная структура администрации представляет собой структуру, основанную на делении всех задач на серии четко определенных должностных обязанностей или функций. Имеет структуру пирамиды с высшим руководителем (глава администрации) в верхней точке, который распределяет весь объем работы организации и делегирует ответственность за каждую часть общей задачи своим заместителям. Последние, в свою очередь, делегируют ответственность на более низкие уровни управления по цепочке команд, которая доходит до каждого работника.

3. Деятельность структурных подразделений регламентируется положением о  территориальной администрации района мэрии города Ярославля, положением об отделах администрации района. В зависимости от функций, объема и сложности, возложенных на подразделение обязанностей может варьироваться количество специалистов в нем, также их профессиональный уровень. Так в отделе по физической культуре и спорту предусмотрена только одна ставка - начальник отдела.
4. В   2006   году   структура   администрации   претерпела   значительные изменения, направленные на повышение эффективности управления.

• Управление персоналом.

Муниципальные должности подразделяются в соответствии с действующим законодательством и включают категории «А», «В», «Б». Муниципальными должностями муниципальной службы являются муниципальные должности категории «В», «Б». Муниципальные должности муниципальной службы классифицируются по группам и специализациям. В целях технического обеспечения деятельности органов местного самоуправления муниципальных образования Ярославской области в их штатное расписание могут включаться должности, не относящиеся к муниципальным должностям Ярославской области.

3.1. Персонал администрации Заволжского района преимущественно состоит из служащих имеющих категорию «В» (101 чел., всего работников 119), а также 1 служащий с категорией «Б», 6 служащих на должностях, не относящихся к муниципальным служащим.

3.1.1. Стаж муниципальных служащих:

• от 25 и старше - 20 чел.,
• от 15 до 25 - 18 чел.,
• от l0 до 15 лет 26 чел.,
• от 5 до 10 лет - 16 чел.,
• от 1 до 5 лет - 18 чел.,
• до 1 года - 3 чел.

Таким образом, число служащих работающих в администрации от 5 до 25 и более лет составляет 67,2% и менее 5 лет – 32,8%.

3.1.2. Образовательный уровень кадров: 
-   высшее профессиональное образование - 89 чел.,

из них:

• гуманитарные и социальные науки - 14 чел.,
• юриспруденция - 9 чел.,
• экономика и управление - 9 чел.,
• государственное и муниципальное управление - 7 чел.,
• управление персоналом - 1 чел.,
• физико-математические и естественные науки - 4 чел.,
• образование и педагогика - 19 чел.,
• здравоохранение- 1 чел.,
• культура и искусство - 1 чел.,
• сельское рыбное хозяйство - 1 чел.
• среднее профессиональное образование - 12 чел.,

Относительно небольшое количество служащих имеющих профильные специальности компенсируется высоким стажем работы.

2. Подбор кадров руководителей и специалистов осуществляется строго по конкурсу или из резерва. Строго соблюдаются квалификационные требования.
3. К методам материального стимулирования относятся:

- материальная помощь,

- премии (за выполнение особо важных поручений).

К методам морального стимулирования можно отнести различные награды: почетные грамоты, благодарственные письма главы администрации, которые вручаются к юбилеям сотрудников, за выполнение особо важных и сложных заданий, за многолетний и добросовестный труд и т.д.

4. Для реализации полномочий в соответствии с утвержденной структурой  управления городом в территориальной администрации образуются структурные подразделения. Каждым структурным подразделением руководит заместитель главы, являющийся куратором этого подразделения. В функции заместителей главы входит контроль деятельности отделов администрации, находящихся в их подчинении.
5. Проанализировав соответствие квалификационным требованиям аппарата управления администрации, можно сделать вывод о том, что высшее и среднее звено управления полностью соответствует требованиям, предъявляемым к ним (опыт работы, аттестация, повышение квалификации).
6. Ежегодно работники администрации направляются на курсы повышения 
   квалификации (в 2007 году 5 чел.), профессиональную переподготовку (в 
   2008 году 1 чел.).

Для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия муниципальных служащих занимаемым муниципальным должностям муниципальной службы проводится их аттестация (раз в 4 года). Кроме того, ведется подготовка схем продвижения работников (в том числе по управлению), планирование ближайших кадровых перемещений и ведение   резерва кадров. Касательно развития персонала (повышение квалификации, обучение) применяются следующие методы:

• разработка общей программы организационного и кадрового развития (в т.ч. и саморазвития);
• конкретные программы тренингов, повышения квалификации, обучения, 
  личные планы профессионального развития.

4. Информационная система управления.

4.1. Коммуникационный процесс в администрации представляет собой установленные нормы (правела, инструкции, принципы, закономерности, положения), отношение между работниками администрации района и выполнение ими закрепленных функций, а также система документооборота.

4.2. Коммуникационный процесс между уровнями управления и подразделениями  налажен и достаточно четко функционирует, однако существуют свои нюансы   (например, руководитель может написать резолюцию не тому исполнителю). Горизонтальные коммуникации также имеют ряд недостатков (например, межличностные отношения внутри организации).

3. Вся поступающая информация проходит через главу администрации. Глава ставит свою резолюцию и затем документы направляются в общий отдел, где они регистрируются и направляются исполнителям, а затем вновь   к   главе.

Делегирование   полномочий   практически   отсутствует, наблюдается централизация информационных потоков. Однако существует ряд документов, которые направляются непосредственно в отделы, а так же документы, выходящие за подписью заместителей главы и начальников отделов. Так в отделе образования (в основном запросы в различные инстанции)  ряд  документов  выходят  за  подписью  начальника  отдела образования и не проходят регистрацию в общем отделе администрации 
района.

4. Передача и использование информации в основном осуществляется по средствам бумажных и электронных носителей (51,1  %), так же часто используется передача данных только в бумажном виде (41,6 %), и только 1,9 % экспертов работают с информацией, полученной в электронном виде. В ходе исследования мы выявили, что 64,% экспертов хотели бы получать  информацию и в бумажном, и в электронном виде, то есть желаемое совпадает с действительностью.

4.5. Занимаются документацией непосредственно специалисты, а руководители отделов осуществляют первоочередной контроль документооборота. В администрации существуют три схемы документооборота:

• горизонтальная схема (переписка внутри организации);
• вертикальная схема (организационно-распорядительные документы);
• внешняя схема (входящая и исходящая корреспонденция).

6. В настоящее время делопроизводство в администрации района автоматизировано (программа «Канцелярия»). Она позволяет фиксировать пути похождения от поступления документа в организацию или его создания до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота в администрации. Также с помощью программы «Канцелярия» существенно упростился поиск документов по реквизитам и.т.д.

В отделе образования с частично-автономным делопроизводством программа «Канцелярия» не установлена. В данной программе содержатся все виды документов.

7. Выявленные в ходе исследования недостатки коммуникационного процесса можно устранить при помощи:

• снятия межведомственных барьеров;

• расширения диапазона информационных систем, вместе с тем создания единой точки в сети мэрии (отдел образования и ЗАГС администрации района не имеет связи с общей сетью мэрии);
• увеличения объема и темпа инноваций в сфере информационно-коммуникационных технологий.

4.8. Существенное влияние на совершенствование коммуникационных технологий   оказывает развитие организационных форм, возможность предоставления информации в электронном виде.

5. Экономические службы и финансовый менеджмент.

Данные вопросы находятся в ведении отдела социально-экономического развития района.

Согласно Положению о территориальной администрации, администрация является бюджетным учреждением и финансируется из средств единого городского бюджета в соответствии с утвержденной сметой текущих расходов. Однако администрация участвует в разработке единых городских: бюджета, панов и программ социально-экономического развития. Обеспечивает развитие единой финансово-бюджетной и социально-экономической политики на территории района. Администрация осуществляет методическое руководство по вопросам связанным с исполнением смет текущих расходов бюджетных учреждений района.