Функции менеджмента (на примере туристического предприятия «Клумба Колумба»)

Поскольку функция  организации состоит в сведении воедино всех специалистов фирмы, задача в том, чтобы определить миссию, роль, ответственность, подотчетность каждого из них. Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера предприятия, его целей, технологии и персонала. Существует ряд элементов, которые пришлось структурировать для того, чтобы данная фирма смогла выполнить свои планы и тем самым достичь своей цели. Существует ряд принципов, которыми руководствовались менеджеры в процессе выполнения организационной функции:

1) определение  и детализация целей фирмы,  которые были выявлены в ходе планирования;

2) определение  видов деятельности, необходимых  для достижения этих целей;

3) поручение  различных задач индивидуумам (разделение  труда) и объединение их в  управляемые рабочие группы или подразделения.

Что касается последнего пункта, то здесь речь идёт о конкретной организационной структуре турфирмы.

Компанию возглавляет  генеральный директор. Он организует работу всего коллектива, несет полную ответственность за состояние компании и ее деятельность.

Генеральному директору подчиняется главный бухгалтер и юрист, специалист визовой поддержки и управляющий по работе с клиентами, ему в свою очередь – менеджеры и курьер.

 

2.2 Применение  функций мотивации и контроля

 

Как же применяется  функция мотивации в турфирмы «Клумба Колумба»? Мотивационный процесс может быть представлен в виде следующих одна за другой стадий: сознание работником своих потребностей как системы предпочтения, выбор наилучшего способа получения определенного вида вознаграждения, принятие решения от его реализации; осуществление действия; получение вознаграждения, удовлетворение потребности.

Для управления трудом на основе мотивации необходимы такие предпосылки, как выявление  склонностей и интересов работника  с учетом его персональных и профессиональных способностей, определение мотивационных возможностей и альтернатив в коллективе и для конкретного лица. Необходимо полнее использовать личные цели участников трудового процесса и цели организации.

Никакие установленные  извне цели не вызывают заинтересованности человека в активизации своих усилий до тех пор, пока они не превратятся в его «внутреннюю» цель и далее в его «внутренний» план действия. Поэтому для конечного успеха большое значение имеет совпадение целей работника и предприятия.

В турфирме «Клумба Колумба» ориентируются, прежде всего, на развитие чувства индивидуальной ответственности и повышение квалификации работников. Также уделяется внимание вопросам поддержания корпоративной культуры и сплоченности коллектива.

Сотрудникам фирмы  предоставляется возможность обучения как непосредственно на рабочем месте (на предприятии), так и вне предприятия с частичной или полной оплатой за счет организации.

Для всех работников предприятия предусмотрено предоставление служебного транспорта и возможность пользоваться услугами предприятия по льготным ценам.

В период летнего  туристского сезона работникам (менеджерам по продаже турпутевок) выплачивались  премии в размере 7% с продаж в  сверхурочное время, а также надбавки к зарплате за напряженные условия  труда.

По окончании  каждого месяца изучается книга  отзывов клиентов фирмы, и выдаются премии сотрудникам за отмеченные в ней отзывы-благодарности.

Что касается контроля, то за нарушения корпоративных правил и трудовой дисциплины (распорядка) налагаются штрафы в размере, определенном внутренними документами фирмы. В отчетный период были зарегистрированы взыскания в виде штрафов за опоздания и неявки на работу по неуважительным причинам, а также штраф за искажение информации при работе с клиентами.

 

За полтора года существования в туристической фирме «Клумба Колумба» сформировался сплоченный коллектив и благоприятный психологический климат. Одним из мотивирующих факторов персонала турфирмы является оплата труда.

В качестве материального  стимулирования за высокий процент  реализации туристских путевок выплачивается  единовременное пособие в виде премий.

Цель доплаты – стимулирование закрепления на предприятии постоянных работников, чей профессиональный и квалификационный уровень соответствует требованиям предприятия. Категория персонала, на которой распространяется доплата: все группы категории постоянных работников предприятия.

С целью усиления заинтересованности работников в результатах  своего труда на предприятии широко применяются различные формы  материального стимулирования за качественные достижения в работе в виде премий, годового вознаграждения. Персоналу фирмы, а также их семьям предоставляется скидки на туристические услуги фирмы.

Представляется  праздничные выходные дни в порядке  установленным государством (исключение составляет производственная необходимость - работа в праздничные дни оплачивается согласно должностному окладу, представляются отгулы). Представляются выходные дни по болезни, которые оплачиваются согласно больничному листу; бесплатная оплата за курсы повышения квалификации по основным и смежным специальностям (в целях развития и повышения профессиональных способностей персонала).

Материальное  и нематериальное стимулирование создает  предпосылки для успешного выполнения своих обязанностей, которые предполагают не только высокую отдачу своих профессиональных знаний, но и высокую культуру труда. Культура труда заключается в правильной организации своего рабочего места. В фирме созданы все предпосылки для нормального функционирования производственной деятельности сотрудников: просторный офис, функциональная мебель, средства электронной коммуникации (компьютер, принтер), телефон, факс, нормативное и информационное обеспечение.

Условия труда, выступают не только потребностью, но и мотивом, побуждающим трудиться  и следствием определенной производительности труда и его эффективности. Культура труда в туристской фирме зависит не только от управляющего фирмы, но и самого персонала.

Важным принципом  стимулирования является уважение, доверие, искреннее отношение к ним  руководства. Признание со стороны  руководства и коллег повышает удовлетворение каждого сотрудника в отдельности от хорошо выполненной работы, от пребывания на фирме, от контактов с ними тех, кто их окружает в повседневной деловой обстановке. Признание позволяет сотруднику поверить в надежность и стабильность положения фирмы, получить удовлетворение от своего статуса, от положения в коллективе. Знание социально-психологических аспектов управления позволяют заинтересовать людей в результатах своего труда, в повышении не только своего личного статуса, но и эффективности всей трудовой деятельности на фирме, что позволяет влиять на положительный имидж фирмы, на повышение её конкурентоспособности на туристском рынке, на привлечении дополнительных клиентов, на достижение целей фирмы, повышение её прибыльности.

 Система  стимулирования компании направлена  на:

– стимулирование персонала к наилучшим результатам по достижении целей бизнес-плана в соответствии со стратегией компании;

– повышение личной и командной результативности работников;

– установление непосредственной зависимости оплаты труда и иных

льгот сотрудников  от достижения ими конкретных результатов  в соответствии с утвержденными  планами работ.

 

ГЛАВА 3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ НА ТУРИСТИЧЕСКИХ ПРЕДПРИЯТИЯХ

 

3.1 Совершенствование планирования и организации

 

 Туристической  фирме «Клумба Колумба» приходится работать в условиях сезонных колебаний спроса. Требуется принимать меры, направленные на выравнивание сезонных изменений. Основной набор предлагаемых программ - это, усиление рекламы, интенсификация действий по продвижению товаров и услуг (дополнительное обслуживание, доставка, распродажи).

На этапе  развивающегося спроса на первый продукт  или услугу, турфирма должна начинать поиск возможностей предложения другого продукта на базе исследования потребностей и потребительских предпочтений в занимаемых сегментах рынка. Можно применить политику стратегических наборов для обеспечения сочетания преимуществ краткосрочных и долгосрочных бизнес-проектов.

Стратегический  набор состоит из краткосрочных программ (КП), среднесрочных (СП) и долгосрочных программ (ДП). Ввод программ в действие может производиться одновременно или с временным сдвигом. Вводится в действие бизнес-проект начального уровня. Получаемую быструю прибыль частично использовать для поддержки проектов среднего уровня, которые, в свою очередь финансируют наиболее продолжительный и сложный бизнес-проект.

Для сглаживания  сезонных колебаний может проводиться  работа с различными регионами, имеющими различную потребительскую привлекательность для различных сезонов.

Стоит обратить внимание на более детальную разработку бизнес-плана турфирмы. Степень детализации плана должна соответствовать его целям, но не включать ничего лишнего.

Нужно использовать разговорный язык, избегать технической терминологии, для технической и дополнительной информации использовать приложения, а не основной текст.

Как можно чаще использовать заголовки для разделения текста. При обосновании прогнозов использовать как можно больше подтверждающих фактов, а не собственное мнение. Прогнозы должны быть не слишком унылыми, но и не слишком амбициозными, т.е. они должны быть скорее осмотрительными, а не оптимистичными.

При формировании плановых заданий необходимо соблюдать  следующие требования:

– учет прошлого опыта, преемственность решений, сохранение позитивных традиций. Это позволит уберечь систему планирования от резких и необоснованных изменений;

– осторожность, постепенность в планировании темпов роста деятельности или снижения затрат. Данное требование ориентирует систему планирования на постепенность, а производственную систему предохраняет от катастрофических последствий и резких спадов. Однако чрезмерная постепенность или осторожность являются тормозом в развитии фирмы;

– упреждение будущих изменений. Это требование нацеливает систему планирования на поиск рациональных (оптимальных) решений из возможных направлений будущего развития, при планировании акцент делается на адекватную оценку и учет изменений внешней среды;

– адаптацию деятельности фирмы к целям своего развития. Это связано с проектированием будущего состояния фирмы на основе планируемых мероприятий по ее развитию.

Следует обратить внимание на организационную структуру  турфирмы, которая должна направлять внимание всех сотрудников не на усилия, а на результаты работы предприятия в целом. Работу руководителей нужно оценивать по экономическим результатам, а не по стандартам узкопрофессиональной компетентности или административного мастерства.

Организационная структура не должна ориентировать  людей на «псевдорезультаты». Она не должна поощрять тенденцию навешивать не прибыльную продукцию на прибыльные производственные линии. Она не должна ориентировать людей на интенсификацию усилий (т. е. повышение затрат), а мастерство превращать в самоцель.

Организация должна помогать каждому сотруднику понимать свою собственную задачу и общую задачу предприятия. Чтобы соотносить свои усилия с благом целого, каждый сотрудник должен понимать, как его задача сопряжена с общей задачей и как общая задача определяет его задачу, его усилия, его вклад.

Организация должна обладать устойчивостью во времени  и способностью к самообновлению, быть способна сама производить лидеров завтрашнего дня. Обязательное условие для этого - минимум уровней управления. Способный человек, попадая на низовую управленческую работу, скажем, в двадцать пять лет, не должен тратить свою жизнь, поднимаясь со ступеньки на ступеньку. Иначе, когда он окажется на верху лестницы, у него уже не останется сил. Еще важнее опыт, который можно приобрести в организации. Структура должна помогать каждому сотруднику учиться и развиваться на любом занижаемом посту, она должна предусматривать непрерывное обучение.

Соблюдение  вышеизложенных требований позволит создать  гибкую, способную к быстрой перестройке  организационную структуру, которая будет способствовать развитию системы управления на предприятии, повысит уровень ее организованности и создаст все условия для эффективного функционирования предприятия в целом.

Основные проблемы, возникающие при разработке структур управления в данной компании:

 

установление  правильных взаимоотношений между  отдельными подразделениями, что связано  с определением их целей, условий  работы и стимулирования;

– распределение ответственности между руководителями;

– выбор конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений;

– организация информационных потоков;

– выбор соответствующих технических средств.

Проблема совершенствования  организационной структуры управления предполагает уточнение функций  подразделений, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.